Verordening financieel beheer en beleid gemeente Den Haag

1. Het college stelt in het Uitvoeringsbesluit financieel beheer nadere regels omtrent de activi-teiten binnen de gemeente in het kader van de planning en control op het gebied van financiën en administratief beheer en voor de voorbereiding en inhoud van de door het college uit te brengen jaarstukken.

2. Het college stelt in het Uitvoeringsbesluit Treasurybeheer nadere regels voor de activiteiten binnen de gemeente in het kader van de treasuryfunctie.

1. Jaarlijks stelt het college een notitie op waarin de budgettaire ruimte meerjarig is weergegeven. Deze notitie dient als uitgangspunt voor het opstellen van de meerjarenbegroting. Het college legt deze Kadernotitie uiterlijk 1 juni ter vaststelling voor aan de raad.

2. Het college biedt de raad uiterlijk de tweede dinsdag in september voorafgaande aan het begrotingsjaar ter vaststelling de stukken bedoeld in artikel 190 van de Gemeentewet aan (de begroting met een toelichting van de gemeente en een meerjarenraming met toelichting voor ten minste drie op het begrotingsjaar volgende jaren).

3. Met het vaststellen van de begroting worden de doelstellingen per programma met eventuele bestuurlijke kengetallen, de beschikbare bedragen voor alle taken en activiteiten op programmaniveau alsmede de financiële middelen die per programma kunnen worden aangewend, vastgesteld door de raad. Tevens besluit de raad over de meerjarenbegroting als leidraad voor het te voeren beleid.

4. De beleidsbegroting bevat naast de in het BBV (artikel 9, lid 2) voorgeschreven paragrafen, lokale heffingen, weerstandsvermogen, onderhoud kapitaalgoederen, financiering, bedrijfsvoering, verbonden partijen, grondbeleid, tevens de volgende paragrafen: externe geldstromen, verstrekte subsidies, investeringen en stadsdelen.

5. Bij de opstelling van de begroting past het college het voorzichtigheidsbeginsel toe: baten worden alleen geraamd indien ze voldoende zeker zijn; lasten worden geraamd indien verwacht wordt dat deze zich voordoen.

6. Het bedrag voor onvoorziene uitgaven dat volgens het BBV (artikel 8 lid 6) in de begroting is opgenomen wordt geraamd op basis van de risico’s zoals opgenomen in de paragraaf weerstands-vermogen en de kans dat een risico zich feitelijk voordoet. Onttrekkingen aan de post onvoorzien geschieden bij raadsbesluit.

7. Jaarlijks verstrekt het college inzicht in de verwerking van loon- en prijsontwikkeling in de budgetten per programma. De verwachte loon- en prijsontwikkeling wordt gebaseerd op informatie van het Centraal Planbureau.

8. Bij het formuleren van nieuw beleid hanteert het college waar mogelijk de uitgangspunten van Zero Bas Budgetting (ZBB).

1. Het college rapporteert aan de raad over de voortgang van de begrotingsuitvoering, zowel over de relevante beleidsmatige ontwikkelingen als over de financiële uitputting, in de zogenaamde concernberichten.

2. Beleidsvoorstellen van het college aan de raad gedurende het begrotingsjaar met financiële gevolgen zijn voorzien van een begrotingswijziging, waardoor de begroting in evenwicht blijft.

3. Een voorstel voor begrotingswijziging bevat ook gevolgen voor de in de begroting vastgestelde beleidsinformatie, waaronder eventuele bestuurlijke kengetallen.

4. Amendementen vanuit de raad voor aanpassingen van programmabudgetten, de aan de pro-gramma’s verbonden doelstellingen en/of bestuurlijke kengetallen dienen aan te geven of en welke financiële consequenties deze hebben. In geval van financiële consequenties dient een financiële dekking te worden aangegeven.

1. Het college biedt de raad op de derde dinsdag in april volgend op het verslagjaar de stukken bedoeld in artikel 197 van de Gemeentewet aan (de jaarstukken, de accountantsverklaring, het verslag van bevindingen en de verslagen van de doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoeken).

2. De indeling van het jaarverslag sluit aan op de indeling van de beleidsbegroting en de indeling van de jaarrekening sluit aan op de indeling van de financiële begroting.

1. Het college rapporteert in de begroting en de jaarrekening aan de raad over de (te) ontvangen Europese subsidies.

2. Bij werkzaamheden en activiteiten die de gemeente met behulp van subsidies van derden uitvoert, ziet het college toe op naleving van de betrokken subsidieregelingen.

1. Het college rapporteert in de begroting in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen op hoofdlijnen over de onderhoudstoestand van gemeentelijke kapitaalgoederen (waaronder gemeentelijke gebouwen, wegen en infrastructuur, riolering, sportaccommodaties, speelterreinen en groenvoorzieningen).

2. Onderhoud moet zodanig worden gepland en uitgevoerd dat duurzame functievervulling gewaarborgd is en het kapitaalgoed blijft voldoen aan de kwaliteitseisen, zoals die zijn vastgelegd in de betreffende paragraaf van de beleidsbegroting.

3. Onderhoudsbudgetten zijn zoveel mogelijk gebaseerd op meerjarige onderhoudsplannen, die door de raad zijn vastgesteld.

4. Alleen voor groot onderhoud, dat tot gevolg heeft dat de levensduur van het kapitaalgoed wordt verlengd kan een investeringskrediet worden verstrekt, binnen het meerjarig investeringsplan.

5. In de jaarstukken rapporteert het college in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen over de uitvoering van de onderhoudsplannen.

1. Voor investeringen met een economisch nut worden de volgende standaardafschrijvings-termijnen gehanteerd:

• a.

  40 jaar nieuwbouw gebouwen (permanent) en rioleringen;

• b.

  25 jaar sportterreinen; renovatie gebouwen; restauratie monumenten; aankoop gebouwen;

• c.

  20 jaar parkeerterreinen;

• d.

  15 jaar technische installaties in gebouwen (elektrische voorzieningen, verwarming, liften, machines); verkeerslichtinstallaties;

• e.

  10 jaar (brandveiligheid)voorzieningen aan gebouwen; energiebesparende maatregelen in gebouwen; kunstopdrachten; telefooninstallaties; kantoormeubilair (nieuwe inrichting); aanleg terreinwerken (semi-permanent of tijdelijk); nieuwbouw gebouwen (semi-permanent, tijdelijk of verplaatsbaar); groot onderhoud aan gebouwen (mits levensduurverlengend);

• f.

  5 jaar zware transportmiddelen/aanhangwagens en schuiten; personenauto’s/lichte motorvoertuigen/motoren, automatiseringssystemen plus omvangrijke applicaties, duurzame productie-middelen;

• g.

  3 jaar software.

2. Voor de aanschaf van kapitaalgoederen kleiner dan € 10.000 per stuk komen de totale lasten in het jaar van aanschaf ten laste van het betreffende programma- en productbudget.

3. Onder investeringen met een meerjarig maatschappelijk nut, zoals bedoeld in artikel 35 van het BBV, worden verstaan investeringen in wegen, waterwegen, civiele kunstwerken en groen.

4. Voor investeringen met een maatschappelijk nut worden de volgende maximale afschrijvingstermijnen gehanteerd:

• a.

  25 jaar: civiele kunstwerken (bruggen, viaducten, tunnels).

• b.

  20 jaar: eerste aanleg van wegen, fietspaden, voetpaden, rotondes, rails.

• c.

  10 jaar: reconstructies en inrichting van de openbare ruimte (mits groter dan € 150.000.).

In het licht van het jaarlijks vast te stellen budgettair kader en de ontwerpbegroting kan het college een voorstel doen tot extra afschrijvingen op deze investeringen. Voor investeringen in kapitaalgoederen die op 1 januari 2005 al geactiveerd waren, mogen de oorspronkelijke afschrijftermijnen blijven gelden.

5. Financiële bijdragen aan kapitaalgoederen in eigendom van derden worden niet geactiveerd, maar komen in het jaar van aanschaf ten laste van het budget van het betrokken programma en product.

6. De afschrijvingstermijn van de in lid 1 onderdeel f genoemde duurzame productiemiddelen is afhankelijk van de economische levensduur. Duurzame productiemiddelen die een aantoonbare kortere levensduur hebben, kunnen in afwijking van de genoemde termijn (5 jaar) worden afgeschreven.

1. In de Verordening beheerregels Ontwikkelingsbedrijf Gemeente Den Haag zijn nadere regels vastgelegd voor het beheer van grondexploitaties.

2. Bij grondexploitaties moeten verliezen worden genomen wanneer deze te voorzien zijn en mogen winsten pas worden genomen op het moment dat deze gerealiseerd zijn, d.w.z. dat het project gereed is en administratief kan worden afgesloten.

3. Voor een grondexploitatie met een negatief saldo dient een voorziening te worden getroffen ter grootte van dat saldo op het moment dat het desbetreffende project operationeel wordt verklaard.

4. Over afwijkingen van het plansaldo wordt, met inachtneming van het gestelde in de Verordening beheerregels Ontwikkelingsbedrijf Gemeente Den Haag, besloten en gerapporteerd.

5. Resultaten en (tussentijdse) financiële bijstellingen van grondexploitaties worden via het resultaat verrekend met de Reserve Grondbedrijf of de Bestemmingsreserves Stadsvernieuwing, Stedelijke Vernieuwing en Volkshuisvestingsfonds Den Haag Zuidwest, afhankelijk van het regime waaronder het project in het vaststellingsprogramma is opgenomen (het Meerjarenprogramma Stedelijke Vernieuwing; zie ook Verordening beheerregels Ontwikkelingsbedrijf Gemeente Den Haag).

1. Het college stelt als onderdeel van de begroting jaarlijks een overzicht op van alle voorgenomen investeringen voor het komende begrotingsjaar en van de potentiële investeringen voor ten minste drie op het begrotingsjaar volgende jaren. In het overzicht worden per investering aangegeven de planning en de dekking van de jaarlijkse kapitaallasten (bijvoorbeeld bijdragen van derden, opbrengsten van tarieven of de algemene middelen) aangegeven.

2. Het college geeft bij alle voorgenomen investeringen de (structurele) financiële gevolgen aan voor onderhoud en exploitatie.

3. Het college legt voor omvangrijke investeringen, met een totaal investeringsbedrag groter dan € 5 mln, een nader inhoudelijk voorstel (kredietaanvraag) ter vaststelling voor aan de raad.

4. Het college stelt in het Uitvoeringsbesluit financieel beheer nadere regels voor de in de con-cernberichten opgenomen rapportages over de voortgang van geplande en in uitvoering genomen investeringen.

1. Algemene reserves zijn niet-geoormerkte middelen waaruit tegenvallers bekostigd kunnen worden zonder dat de begroting en het beleid (direct) aangepast hoeven te worden.

2. Tariefegalisatiereserves dienen om ongewenste schommelingen op te vangen in de tarieven die aan derden in rekening worden gebracht, maar die niet specifiek besteed hoeven worden. De tariefegalisatie-reserves mogen niet negatief worden. Indien dit het geval dreigt te worden, dient een voorstel tot tariefaanpassing aan de raad te worden voorgelegd.

3. Bij een voorstel voor de instelling van een bestemmingsreserve met een specifiek doel dient minimaal te worden aangegeven:

• -

  specifiek doel van de reserve;

• -

  motief voor de instelling;

• -

  voeding ervan;

• -

  maximale hoogte;

• -

  looptijd;

• -

  bestedingsraming voor de komende jaren.

4. De maximale looptijd van een bestemmingsreserve met een specifiek aangegeven doel is drie jaar.

5. Voorzieningen worden gevormd voor:

• a.

  (redelijkerwijs) kwantificeerbare verplichtingen en verliezen;

• b.

  en van derden verkregen gelden met een specifiek doel.

1. De raad stelt jaarlijks bij de beleidsbegroting de hoogte vast van de externe gemeentelijke prijzen en tarieven voor rechten, alsmede voor de heffing bedoeld in artikel 15.33 Wet Milieubeheer.

2. De volgende uitgangspunten worden gehanteerd bij de berekening van door de gemeente in rekening te brengen prijzen en tarieven:

• a.

  een reële raming van baten en lasten;

• b.

  100% kostendekkend;

• c.

  daar waar wettelijke, maximale tarieven gelden die lager liggen dan de tarieven bij 100% kostendekkend dan gelden de maximale tarieven;

• d.

  tot de toegerekende kosten behoren in ieder geval:

  • -

    de kosten die direct met de dienstverlening te maken hebben;

  • -

    de kosten van de eerste controle;

  • -

    een redelijke opslag voor overhead.

1. De raadsbesluiten Beheersing begrotingsuitvoering (rb 56/1999), Herkenning en waardering van vaste activa (rb 54/1998), Investeringen (rb 231/1995) en Reserves en voorzieningen (rb 345/1994) blijven geldig totdat het college de in deze verordening aangegeven uitvoeringsbesluiten heeft vastgesteld.

2. Bij verschillen tussen deze verordening en een raadsvoorstel uit lid 1 prevaleert de tekst van deze verordening.

1. Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam “Verordening financieel beheer en beleid gemeente Den Haag”

2. Deze verordening treedt in werking per 15 november 2003.