PROTOCOL WERKPLEKMONITORING 2017 Gemeente Den Haag

1. Dit protocol heeft tot doel een eenduidig beleid met betrekking tot het monitoren van ICT-middelen te ondersteunen. Leidend daarbij zijn een verantwoord gebruik van deze middelen en de bescherming van de privacy van de medewerkers die voor de uitoefening van hun werkzaamheden gebruik maken van deze middelen.

2. Dit protocol is van toepassing op iedereen die werkzaam is bij of voor de gemeente en die van gemeentelijke ICT-middelen gebruik maakt.

3. De werkgever informeert de medewerker die gebruik maakt van ICT-middelen dat deze onderhevig zijn aan monitoring. Ook wordt de medewerker over de mogelijkheden ervan en de mogelijke controles geïnformeerd en wordt het protocol aan de medewerkers bekend gemaakt.

1. Het college is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens als bedoeld in dit concernkader.

2. De beheerder is namens het college belast met de organisatie, uitvoering, controle en beveiliging van de verwerking van persoonsgegevens overeenkomstig de wettelijke voorschriften. Beheerder van de monitoringsystemen is het hoofd IDC Automatisering (IDC/A). Aangewezen medewerkers van IDC/A hebben toegang tot de monitoringsystemen en de informatie uit die systemen.

3. Met behulp van monitoring worden ook gegevens verzameld die uiteindelijk herleidbaar zijn naar natuurlijke personen. Die gegevens mogen uitsluitend door bevoegde medewerkers worden gebruikt die op grond van artikel 5 van dit protocol door de werkgever zijn aangewezen.

1. De werkgever wijst een beperkt aantal medewerkers van IDC/A en Bureau CIO aan die toegang hebben tot de door monitoring geregistreerde gegevens.

2. Elke aangewezen medewerker ontvangt een persoonsgebonden wachtwoord. Het wachtwoord mag niet worden gedeeld met anderen, met inbegrip van de leidinggevende.

3. Opvragingen van informatie uit de monitoringsystemen worden automatisch geregistreerd, waarbij wordt vastgelegd wie, wat en wanneer heeft opgevraagd.

4. Een aangewezen medewerker rapporteert aan de CIO over in de geregistreerde gegevens aangetroffen bedreigingen, besmettingen of andere veiligheidsrisico’s.

5. Naar aanleiding van een redelijk vermoeden van onrechtmatig gebruik of van een strafbaar feit kan een controle worden uitgevoerd op ICT-middelen, de monitoringsystemen en de daaruit gegenereerde gegevens, volgens het centrale onderzoeksprotocol voor vermoedelijke integriteitschendingen.

1. Elke medewerker die gebruik maakt van ICT-middelen kan een verzoek tot inzage indienen met betrekking tot de voor hem/haar relevante gegevens uit monitoring.

2. De medewerker dient zijn verzoek om inzage schriftelijk in bij de directie van de dienst waar de medewerker werkzaam is.

3. De werkgever verstrekt de medewerker, binnen één week na diens verzoek om inzage, de gevraagde informatie uit de monitoringsystemen. Op verzoek geeft de werkgever ook informatie over de wijze waarop de gegevens worden verwerkt.

4. De medewerker kan de werkgever verzoeken om de op hem betrekking hebbende gegevens te corrigeren, waarbij hij of zij de gewenste wijzigingen dient aan te geven.

5. Correctie houdt in:

• a.

  verbeteren;

• b.

  aanvullen;

• c.

  verwijderen;

• d.

  afschermen; of

• e.

  op een andere manier er voor zorgen dat de werkgever de onjuiste gegevens niet langer gebruikt. Dit laatste kan het geval zijn als het technisch niet mogelijk is de gegevens te verbeteren. In dat geval moet de werkgever andere maatregelen nemen: bijvoorbeeld een bestand met aanvullingen en verbeteringen opnemen.

6. De werkgever is alleen verplicht de gegevens te corrigeren als deze:

• a.

  feitelijk onjuist zijn;

• b.

  onvolledig of niet ter zake doende zijn voor het doel waarvoor ze worden verwerkt; of

• c.

  op andere wijze in strijd zijn met de Wet bescherming persoonsgegevens of andere wet- en regelgeving.

1. Het gebruik van ICT-middelen en gemeentelijke informatie door medewerkers is gereguleerd in de Regeling gebruik ICT-middelen en gemeentelijke informatie 2014.

2. Als de medewerker twijfelt aan de juiste werking van de middelen, meldt hij of zij dit direct aan de Servicedesk en zo nodig ook aan zijn of haar leidinggevende of Dienst Information Security Officer (DISO).

1. De werkgever houdt op Werknet een actueel overzicht bij van de middelen waarvan gebruik wordt gemaakt voor monitoring als bedoeld in artikel 4, met vermelding van de redenen.

2. De werkgever informeert de medewerkers op Werknet over monitoring op ICT-middelen, waaronder de vermelding van de gegevens die worden verzameld, de wijze waarop en het gebruik van die gegevens.

3. De werkgever rapporteert minimaal jaarlijks en geanonimiseerd op Werknet over de resultaten van de monitoring.

1. De geregistreerde persoonsgegevens worden verwijderd en daarna vernietigd, uiterlijk zes maanden na het moment van registratie, tenzij de gegevens nog noodzakelijk zijn voor het doel van de verwerking.

2. Vernietiging van de gegevens gebeurt met inachtneming van de Archiefwet.

3. De geregistreerde gegevens kunnen in niet tot individuele personen herleidbare vorm bewaard blijven.