Regeling vervallen per 25-03-2023

Reglement adviescommissie meerjarenbeleidsplan kunst en cultuur Den Haag 2019

Geldend van 11-06-2019 t/m 24-03-2023

Intitulé

Reglement adviescommissie meerjarenbeleidsplan kunst en cultuur Den Haag 2019

Besluitvorming

Het college van burgemeester en wethouders van Den Haag,

gelet op:

  • -

    artikel 84 van de Gemeentewet,

  • -

    artikel 2.4 van de Algemene wet bestuursrecht,

besluit vast te stellen het navolgende Reglement adviescommissie meerjarenbeleidsplan kunst en cultuur Den Haag 2019:

Artikel 1. Begripsbepalingen

  • -

    adviescommissie: Adviescommissie meerjarenbeleidsplan kunst en cultuur Den Haag 2019;

  • -

    commissieleden: leden van de Adviescommissie meerjarenbeleidsplan kunst en cultuur;

  • -

    college: burgemeester en wethouders van Den Haag;

  • -

    hij/zijn/hem: daar waar hij/zijn/hem staat, wordt ook zij/haar/haar bedoeld.

Artikel 2. Taken adviescommissie

  • 1.

    De adviescommissie heeft tot taak op verzoek van het college schriftelijk te adviseren over de verdeling van het cultuurbudget op grond van de krachtens de voor de betreffende periode geldende Subsidieregeling meerjarenbeleidsplan kunst en cultuur Den Haag ingediende subsidieverzoeken.

  • 2.

    De adviescommissie baseert haar advies op de subsidieaanvragen die door culturele instellingen in Den Haag worden ingediend, op evaluatie van de activiteiten van diezelfde instellingen in de voorgaande periode, evenals op eigen waarnemingen en ervaringen.

  • 3.

    De adviescommissie legt voor het uitbrengen van het advies aan het college, het advies zonder het toe te kennen bedrag te noemen, via het secretariaat, voor aan de desbetreffende aanvrager om te laten beoordelen op feitelijke onjuistheden.

  • 4.

    De adviescommissie adviseert het college op basis van het door de gemeenteraad vast te stellen beleidskader kunst en cultuur en kan daarnaast in overleg met de ambtelijk secretaris het college over onderwerpen adviseren die zij zelf opportuun acht.

  • 5.

    De adviescommissie formuleert in haar advies kwalitatieve en kwantitatieve uitgangspunten en doelstellingen en maakt een integrale afweging met betrekking tot de verdeling van het cultuurbudget zoals wordt vastgelegd in het beleidskader kunst en cultuur voorafgaand aan de betreffende subsidieperiode.

  • 6.

    De adviescommissie betrekt in haar advies haar afwegingen binnen het genoemde financiële kader van het beleidskader kunst en cultuur.

  • 7.

    De adviezen zijn openbaar maar niet bindend.

Artikel 3. Samenstelling, benoeming en aftreding adviescommissie

  • 1.

    De adviescommissie bestaat uit leden met specifieke expertise ten aanzien van de Haagse culturele sectoren en disciplines.

  • 2.

    De adviescommissie bestaat uit maximaal 35 leden, waaronder één voorzitter, en voor elke subcommissie een vicevoorzitter van de door het college aan te geven disciplines en sectoren.

  • 3.

    Leden van de adviescommissie communiceren helder en stellen zich initiatiefrijk en onafhankelijk op.

  • 4.

    Binnen de adviescommissie is brede kennis aanwezig met betrekking tot de volgende disciplines en sectoren: muziek (oude, klassieke en nieuwe muziek, muziektheater, popmuziek, jazz, wereldmuziek, urban), theater, dans, literatuur, film, beeldende kunst, musea, festivals en door het college vast te stellen nieuwe disciplines of sectoren.

  • 5.

    Binnen de adviescommissie is brede kennis aanwezig ten aanzien van o.a. de volgende gebieden: inclusie, participatie, cultuureducatie, culturele diversiteit, jongerencultuur, multimedia, internationalisering, marketing, cultureel ondernemerschap, bedrijfsvoering, het Nederlands cultuurbeleid en kunstvakonderwijs.

  • 6.

    Leden van de adviescommissie worden door het college voor een periode van vier jaar benoemd, of totdat de daaropvolgende adviescommissie wordt ingesteld.

  • 7.

    Het college kan een commissielid voor maximaal één periode van vier jaar herbenoemen.

  • 8.

    Het college kan een commissielid tussentijds gemotiveerd uit zijn functie ontslaan.

  • 9.

    Een nieuw lid en een nieuw plaatsvervangend lid van de adviescommissie worden door het college benoemd, gehoord de overige leden van de adviescommissie.

  • 10.

    Een lid van de adviescommissie kan tussentijds aftreden. Hij meldt dit schriftelijk aan het college.

  • 11.

    De benoeming van een commissielid ter voorziening in tussentijds opengevallen plaatsen geschiedt binnen drie maanden na het ontstaan van een vacature.

  • 12.

    Een tussentijds benoemd commissielid treedt af op het tijdstip waarop zijn voorganger zou zijn afgetreden.

  • 13.

    Het lidmaatschap van de adviescommissie is onverenigbaar met het lidmaatschap van de gemeenteraad, raadscommissies en het college van de gemeente Den Haag.

  • 14.

    De leden van de adviescommissie hebben geen belangen in Haagse culturele instellingen.

Artikel 5. Integriteit en geheimhouding

  • 1.

    Het commissielid is objectief en onpartijdig, vervult zijn taak zonder vooringenomenheid en misbruikt zijn positie op geen enkele wijze.

  • 2.

    Het commissielid meldt zijn bestaande en nieuwe (neven)functies schriftelijk aan de gemeente.

  • 3.

    Het commissielid neemt geen deel aan de behandeling van een aanvraag als hij een functioneel of persoonlijk belang heeft bij die aanvraag. Hiervan is in elk geval sprake als hij, zijn partner of een familielid in de eerste en tweede graad:

    a. zelf subsidie heeft aangevraagd;

    b. bestuurder, directeur, zakelijk of artistiek leider is bij een instelling die subsidie heeft aangevraagd;

    c. een dienstverband heeft bij een aanvrager of anderszins inkomen verwerft als een aanvraag wordt gehonoreerd (bijvoorbeeld als freelancer);

    d. werkzaam is voor een instelling die niet zelf heeft aangevraagd, maar wel rechtstreeks profiteert van een subsidietoezegging.

  • 4.

    Een commissielid treedt niet in concurrentie met de te beoordelen organisaties, neemt geen schenkingen aan of bedingt deze voor zichzelf of zijn naasten.

  • 5.

    Het commissielid behandelt de hem toegezonden stukken als vertrouwelijk.

  • 6.

    Alles wat in een vergadering wordt besproken, is strikt vertrouwelijk. Commissieleden doen geen mededelingen aan derden over wat ter vergadering is besproken.

  • 7.

    Commissieleden die worden benaderd over de inhoud van een advies of een besluit verwijzen de vraagsteller naar de ambtelijk secretaris.

  • 8.

    Commissieleden verzoeken niet zelf uit hoofde van hun commissielidmaatschap bij de culturele instellingen om vrijkaarten.

Artikel 6. Voorzitter, vicevoorzitters en ambtelijk secretaris

  • 1.

    De adviescommissie wordt voorgezeten door een door het college benoemde voorzitter.

  • 2.

    De adviescommissie benoemt uit haar midden een plaatsvervangend voorzitter.

  • 3.

    De adviescommissie wordt bijgestaan door een ambtelijk secretaris en een secretariaat.

  • 4.

    Het college stelt voor elke onderscheiden sector een subcommissie in.

  • 5.

    De subcommissies worden voorgezeten door de door het college aangewezen verantwoordelijke vicevoorzitters.

  • 6.

    De ambtelijk secretaris wordt aangesteld vanuit de ambtelijke organisatie van de gemeente Den Haag.

  • 7.

    De ambtelijk secretaris is geen lid van de adviescommissie, en heeft geen stemrecht, maar neemt wel deel aan de vergaderingen.

Artikel 7. Taken voorzitter en ambtelijk secretaris

  • 1.

    Tot de taken van de voorzitter behoren onder meer:

    a. het vaststellen van de agenda, in overleg met de ambtelijk secretaris;

    b. het bepalen van dag en uur van de vergadering;

    c. het leiden van de vergadering;

    d. het peilen van meningen binnen de adviescommissie, het meedelen van uitslagen van stemmingen en het vaststellen dat een besluit is genomen;

    e. mede bewaken van de kwaliteit, de integriteit en het volgen van het vastgestelde beleid van het college en de gemeenteraad van het beoordelingsproces;

    f. het tekenen van de adviezen die van de adviescommissie uitgaan.

  • 2.

    Tot de taken van de ambtelijk secretaris behoren onder meer:

    a. het mede bewaken van de kwaliteit en de integriteit en het volgen van het vastgestelde beleid van het college en de gemeenteraad ten behoeve van het beoordelingsproces;

    b. het bekendmaken van de agenda en andere publicaties op verzoek van de adviescommissie;

    c. het mede opstellen en versturen van de agenda en bijbehorende stukken aan de voorzitter en de overige leden;

    d. het verstrekken van de benodigde informatie aan de voorzitter en de overige leden van de adviescommissie;

    e. het bijwonen van de vergaderingen, het bijhouden van de presentielijst en het zorgen voor het conceptverslag en de besluitenlijst;

    f. het coördineren van voorstellings- en concertbezoeken door de leden;

    g. het opstellen van het conceptadvies aan het college;

    h. het zo spoedig mogelijk schriftelijk aanbieden van een advies van de adviescommissie aan het college;

    i. het bewaken van en rapporteren over de voortgang en afhandeling van het uitgebrachte advies.

Artikel 8. Taken commissieleden

  • 1.

    Tot de taken van de commissieleden behoren onder meer:

    a. het bezoeken van voorstellingen en concerten;

    b. het lezen en beoordelen van subsidieaanvragen aan de hand van de criteria en voorwaarden van de voor de betreffende periode geldende Subsidieregeling meerjarenbeleidsplan kunst en cultuur;

    c. het deelnemen aan vergaderingen waarin de subsidieaanvragen worden behandeld;

    d. het voeren van gesprekken met aanvragende instellingen in afstemming met en in aanwezigheid van de ambtelijk secretaris.

  • 2.

    De leden worden in flexibele samenstelling betrokken bij de beoordeling van de subsidieaanvragen van instellingen door in subcommissieverband en onder leiding van de voorzitter of vicevoorzitter een eerste afweging te maken.

Artikel 10. Vergoedingen

  • 1.

    Leden van de adviescommissie ontvangen een vergoeding voor bijgewoonde vergaderingen in overeenstemming met de Verordening geldelijke vergoedingen commissielid niet zijnde raadsleden (RIS 180567). Voor de adviescommissie leden geldt het tarief D1 per bijeenkomst.

  • 2.

    De aanwezigheid van een lid blijkt uit de voor de aanvang van de vergadering getekende presentielijst.

  • 3.

    Leden van de adviescommissie ontvangen een vergoeding voor de dagdelen die zij besteden aan het lezen van aanvragen, oriëntatie-gesprekken en eventueel extra uitgevoerde taken.

  • 4.

    Leden van de adviescommissie ontvangen voor een voorstellingsbezoek een vergoeding voor de gemaakte onkosten van het toegangskaartje en een reiskostenvergoeding op basis van (2e klasse) openbaar vervoer, of bij gebruik van de auto de wettelijk vastgelegde onbelaste vergoeding.

  • 5.

    Het bijwonen van een voorstelling blijkt uit het indienen van het toegangsbewijs.

  • 6.

    De leden declareren deze onkosten bij de ambtelijk secretaris.

Artikel 11. Wijze van advisering

  • 1.

    De adviescommissie wordt door het college vooraf geïnformeerd over het subsidieplafond waarvan zij dient uit te gaan voor het betreffende advies.

  • 2.

    De adviescommissie toetst aan de criteria en voorwaarden die zijn vastgesteld in de subsidieregeling en de daarbij behorende inrichtingseisen voor de aanvraag.

Artikel 12. Vergaderorde en advies

  • 1.

    Ieder commissielid kan schriftelijk voorstellen doen, welke bij de voorzitter of ambtelijk secretaris worden ingediend. De voorstellen worden door de voorzitter geagendeerd en meegezonden met de stukken voor de eerstvolgende vergadering, waarin over de voorstellen wordt besloten.

  • 2.

    Ieder commissielid kan een voorstel betreffende de orde van de vergadering doen, dat vervolgens door de voorzitter in stemming wordt gebracht.

  • 3.

    De adviescommissie kan in overleg met de ambtelijk secretaris derden uitnodigen de vergadering (deels) bij te wonen voor het geven van een deskundige voordracht of toelichting.

  • 4.

    De vergaderingen van de adviescommissie zijn besloten.

  • 5.

    Een advies van de adviescommissie is openbaar. Hiervan wordt afgeweken wanneer in een adviesaanvraag door het college nadrukkelijk om een niet openbaar advies is gevraagd.

Artikel 13. Besluitvorming

  • 1.

    Een advies van de adviescommissie aan het college wordt alleen vastgesteld, indien ten minste twee derde van de voorzitter en alle vicevoorzitters gezamenlijk, tot een overeenstemmend standpunt zijn gekomen.

  • 2.

    Alleen de leden van de adviescommissie hebben stemrecht.

  • 3.

    Minderheidsstandpunten kunnen op verzoek van de betreffende leden toegevoegd worden aan de besluitenlijst of aan het advies aan het college.

Artikel 14. Wijziging of intrekking van dit reglement

Bij wijziging of intrekking van dit reglement wordt de adviescommissie door het college gehoord.

Artikel 15. Slotartikelen

  • 1.

    Dit reglement treedt in werking op 11 juni 2019.

  • 2.

    Dit reglement kan worden aangehaald als Reglement adviescommissie meerjarenbeleid kunst en cultuur Den Haag 2019.

Den Haag, 11 juni 2019

Het college van burgemeester en wethouders,

de wnd. secretaris,

Dineke ten Hoorn Boer

de burgemeester,

Pauline Krikke

Ondertekening