Regeling vervallen per 17-01-2019

Besluit Informatiebeheer gemeente Aalburg 2017

Geldend van 20-04-2017 t/m 16-01-2019

Intitulé

Besluit Informatiebeheer gemeente Aalburg 2017

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Aalburg,

Gelet op artikel 6 van de Archiefverordening gemeente Aalburg 2017;

Overwegende dat:

  • ·

    in het kader van de uitvoering van gemeentelijke taken informatie wordt ontvangen, gecreëerd, uitgewisseld en gearchiveerd;

  • ·

    deze informatie een basis vormt voor de bedrijfsvoering van de gemeente;

  • ·

    deze informatie van belang kan zijn als bewijs van rechten en plichten van de gemeente en van andere partijen of personen;

  • ·

    deze informatie een basis vormt voor de verantwoording van het handelen van de gemeente en de democratische controle;

  • ·

    deze informatie van belang kan zijn voor kennis van de geschiedenis van de gemeente in de ruimste betekenis en als bestanddeel van het cultureel erfgoed,

vast te stellen het navolgende:

Besluit Informatiebeheer gemeente Aalburg 2017 betreffende de inrichting en uitvoering van het archief- en informatiebeheer.

Hoofdstuk I. Definities

Artikel 1 Definities

In dit besluit wordt verstaan onder:

a.

Archiefbewaarplaats

de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats

 

b.

Archiefruimte

een overeenkomstig artikel 1 onder e van de Archiefwet aangewezen archiefruimte, e-depot, serverruimte of private cloud.

 

c.

Archivaris

de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde gemeentearchivaris

 

d.

Authenticeren

het toekennen van een of meer kenmerken aan informatie, zodanig dat later kan worden vastgesteld dat het om de originele, authentieke informatie gaat.

 

e.

Informatie

de archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1 onder c van de wet, zijnde het geheel van op één of meer informatiedragers

vastgelegde met elkaar samenhangende gegevens, die worden ontvangen of gecreëerd op grond van de taken en/of de werkprocessen van de gemeente.

 

f.

Informatiebeheer

het geheel aan maatregelen om de informatie in duurzame, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren gedurende de wettelijk bepaalde termijn zodanig dat de authenticiteit ervan kan worden aangetoond en de informatie

volledig, actueel en betrouwbaar, in leesbare en

interpreteerbare vorm, beschikbaar kan worden gesteld.

 

g.

Organisatieonderdeel

elk op basis van de gemeentebegroting als zelfstandig aan te merken organisatieonderdeel van de gemeente.

 

h.

Vorm (van de informatie)

de wijze waarop informatie op een informatiedrager is vastgelegd, zoals op papier, op film, of met digitale hulpmiddelen

 

i.

Wet

Archiefwet 1995

 

Hoofdstuk II. De inrichting en uitvoering van het informatiebeheer

Artikel 2 Strategisch Informatie Overleg

  • 1. Ons college stelt een Strategisch Informatie Overleg in door middel van deelname aan het TIOS. Tactisch Informatie Overleg Streekarchief in samenwerking met meerdere gemeenten uit het Land van Heusden en Altena.

  • 2. Het TIOS dient om beleid en besluitvorming ten aanzien van het informatiebeheer en ten aanzien van de verwerving van archieven en documentaire collecties voor te bereiden.

  • 3. In het TIOS zijn de hiertoe vereiste vakdisciplines vertegenwoordigd.

Artikel 3 Kwaliteitssysteem

Ons college bepaalt dat er een kwaliteitssysteem wordt gehanteerd conform de Handreiking Kwaliteitssysteem Informatiebeheer (VNG 2016). De uitwerking hiervan komt terug in het Handboek DIV en Handboek Vervanging (2016).

Artikel 4 Verantwoordelijkheid voor het beheer van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatie

  • 1. Het hoofd van het organisatieonderdeel is verantwoordelijk voor het informatiebeheer van zijn organisatieonderdeel voor zover de informatie niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

  • 2. Het hoofd van het organisatieonderdeel zorgt dat het informatiebeheer zodanig wordt ingericht, dat op grond van de informatie te allen tijde de rechtspositie van de gemeente en haar bestuursorganen, andere overheden, personen, bedrijven en andere organisaties kan worden vastgesteld.

  • 3. De inrichting van het informatiebeheer omvat ten minste:

    • a.

      de organisatie van het informatiebeheer;

    • b.

      de (onder)mandatering van bevoegdheden aan functionarissen

    • c.

      het beleggen van verantwoordelijkheden voor de uitvoering van informatiebeheertaken bij functionarissen

    • d.

      procedures voor het beheer van informatie waardoor de ordening en toegankelijkheid, de authenticatie, de duurzaamheid en de beveiliging van de informatie worden gewaarborgd;

    • e.

      het aanwijzen van een archiefruimte;

    • f.

      het opzetten en bijhouden van een systematisch overzicht van de informatie binnen de organisatie op basis en met behulp van een vast te stellen metagegevensschema, met een beschrijving van die informatie, de vindplaats, de relatie met de werkprocessen waarop zij betrekking heeft, de onderlinge relatie(s), de status, de bewaartermijn van de informatie en de applicaties waarin de informatie wordt beheerd;

    • g.

      het bijhouden van een overzicht met knelpunten en van een plan van aanpak voor het treffen van verbetermaatregelen.

  • 4. Het hoofd van het organisatieonderdeel zorgt dat de taken op het gebied van het informatiebeheer in onderlinge samenhang worden uitgevoerd door de daartoe aan te wijzen medewerkers.

Artikel 5 Beheer van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatie

  • 1. Informatie wordt beheerd in de vorm waarin zij wordt ontvangen of gecreëerd. Een verandering in die vorm wordt aangemerkt als vervanging.

  • 2. Van informatie die wordt gecreëerd om te verzenden wordt vóór verzending een kopie gemaakt die wordt geauthenticeerd en door het organisatieonderdeel wordt bewaard.

  • 3. Informatie wordt beheerd in overeenstemming met de wettelijk gestelde eisen en in overeenstemming met de geldende regels en normen op het gebied van:

    • -

      informatiearchitectuur;

    • -

      informatiebeveiliging en -geheimhouding;

    • -

      duurzame opslag, authenticiteit en integriteit van informatie.

  • 4. Voor de beveiliging van informatie treft het hoofd van het organisatieonderdeel adequate maatregelen tegen het ongeautoriseerde gebruik, wijzigen, kopiëren, beschikbaar stellen, verwijderen en vernietigen van informatie.

Artikel 6 Mededeling aan de archivaris

De archivaris ontvangt tijdig mededeling van het voornemen tot:

  • a.

    opheffing, samenvoeging of splitsing van een organisatieonderdeel of overdracht van één of meer taken aan een ander organisatieonderdeel, overheidsorgaan of rechtspersoon;

  • b.

    verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatie;

  • c.

    conversie, migratie of emulatie van informatie.

Artikel 7 Positief advies van de archivaris

In het geval het hoofd van het organisatieonderdeel de hierna genoemde handelingen metbetrekking tot informatie wil uitvoeren is vooraf positief advies van de archivaris vereist:

  • a.

    ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een systeem waarmee en/of waarin informatie beheerd en/of bewaard wordt;

  • b.

    vervanging als bedoeld in artikel 7 van de wet;

  • c.

    vervreemding als bedoeld in artikel 8 van de wet;

  • d.

    bouw, ingebruikneming, verbouw, inrichting, verandering van archiefruimten;

  • e.

    overdracht van informatie van een organisatieonderdeel aan een ander organisatieonderdeel.

Artikel 8 Bewaartermijnen van de informatie

  • 1. Het hoofd van het organisatieonderdeel zorgt dat van informatie de bewaartermijn wordt vastgelegd overeenkomstig de daarvoor bij of krachtens de wet gegeven voorschriften.

  • 2. Het hoofd van het organisatieonderdeel stelt alvorens tot vernietiging van informatie over te gaan een lijst op van de te vernietigen informatie met inachtneming van de krachtens artikel 5 van de wet vastgestelde selectielijst.

  • 3. De lijst van te vernietigen informatie behoeft de goedkeuring van de archivaris. De goedkeuring geldt als een machtiging tot vernietiging.

Artikel 9 Overbrenging

Indien het hoofd van het organisatieonderdeel op grond van artikel 12 van de Archiewet 1995 het voornemen heeft om informatie over te brengen naar de archiefbewaarplaats voert hij daartoe zo spoedig mogelijk overleg met de archivaris.

Artikel 10 Beheervoorschriften voor overgebrachte informatie

Ten aanzien van het beheer van de informatie die is overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel is opgenomen stelt dearchivaris voorschriften op.

Hoofdstuk III. De aanwijzing van de archiefbewaarplaats

Artikel 11

De in artikel 31 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats is (zijn) de bewaarplaats(en), die het algemeen bestuur van het streekarchief Langstraat Heusden Altena krachtens artikel 34 van de Gemeenschappelijke Regeling Streekarchief Langstraat Heusden Altena aanwijst.

Toelichting: Artikel 11

De overgebrachte archiefbescheiden bevinden zich in de archiefbewaarplaatsen van het Streekarchief Langstraat Heusden Altena. Debevoegdheid tot aanwijzing van de archiefbewaarplaats(en) als bedoeld in artikel 31 van de wet door het college van burgemeester en wethouders is conform de gemeenschappelijke regeling overgedragen aan het algemeen bestuur.

Hoofdstuk IV Slotbepalingen

Artikel 11 Intrekking

Het Besluit informatiebeheer gemeente Aalburg 2006 wordt ingetrokken.

Artikel 12 Inwerkingtreding

Dit besluit treedt in werking op de achtste dag na bekendmaking op de gemeentelijke informatiepagina.

Artikel 13 Naamgeving

Dit besluit wordt aangehaald als Besluit informatiebeheer gemeente Aalburg 2017.

Memorie van toelichting

Algemeen

De Archiefwet 1995 bepaalt dat het college van burgemeester en wethouders zorg draagt

voor de archiefbescheiden die een gemeente ontvangt en creëert vanwege haar taken en

verantwoordelijkheden, overeenkomstig een door de gemeenteraad vast te stellen

verordening. Dit is uitgewerkt in de Archiefverordening gemeente Aalburg 2017.

Het onderhavige besluit geeft een nadere invulling van artikel 6 van de Archiefverordening gemeente Aalburg 2017.

Het begrip zorg is niet gedefinieerd in de wet. Algemeen wordt dit begrip uitgelegd als de

bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de duurzame, geordende en toegankelijke staat van

de archiefbescheiden. Dit ter onderscheiding van het beheer van de archiefbescheiden: de

ambtelijke verantwoordelijkheid. Vanuit de zorg voor de archiefbescheiden worden de kaders

aangegeven, het beheer betreft de uitvoering van de beheerwerkzaamheden. Met het

beheer van de archiefbescheiden op orde wordt een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering

mogelijk gemaakt, kent de gemeente haar eigen rechtspositie en die van anderen, is het

mogelijk verantwoording af te leggen over het gemeentelijk handelen, en kan de blijvende bewaring van cultuurhistorische archiefbescheiden worden gegarandeerd.

Artikelsgewijze toelichting

Hoofdstuk I: Begripsbepalingen

Artikel 1

Archiefruimte: hieronder worden ook verstaan de voorzieningen voor de opslag en bewaring

van digitale informatie, waaronder een serverruimte, e-depot, private cloud.

Authenticeren: hierbij moet gedacht worden aan een (digitale) ondertekening of handtekening eventueel in combinatie met een paraaf, stempel, waarmerk of ander kenmerk.

De wijze van authenticatie dient vastgelegd te worden in een procedure zoals bedoeld in

artikel 3, derde lid onder d.

Informatie: in dit Besluit Informatiebeheer wordt de term ‘informatie’ gebruikt in plaats van het

begrip ‘archiefbescheiden’. Informatie is te omschrijven als het geheel van op één of meer

informatiedragers vastgelegde met elkaar samenhangende gegevens, die worden ontvangen

of gecreëerd op grond van de taken en/of de werkprocessen van de gemeente. De

begrippen ‘archiefbescheiden’ en ‘informatie’ worden in het kader van dit besluit als

synoniem beschouwd. In de Archiefwet 1995 is een uitgebreide definitie van het begrip ‘archiefbescheiden’ opgenomen, waardoor nadrukkelijk alle vormen van informatie die (in dit

geval) de gemeente in het kader van haar taakuitoefening ontvangt en creëert, onder de

werkingssfeer van de wet en de daarop gebaseerde regelgeving worden gebracht.

Informatiebeheer: de definitie van dit begrip wordt begrensd tot daar waar de verantwoordelijkheid van het hoofd van het organisatieonderdeel ophoudt.

Dit is het geval op het moment dat informatie naar de archiefbewaarplaats wordt overgebracht, dan wel tot het moment dat de informatie krachtens de wet- en regelgeving vernietigd wordt. In bijzondere gevallen houdt de beheerverantwoordelijkheid ook op indien informatie wordt overgedragen aan een ander organisatieonderdeel (bijvoorbeeld bij het overdragen van taken, waar de informatie betrekking op heeft, naar andere organisatieonderdelen), of bij het overdragen van informatie door de gemeente aan andere overheidsorganen of verzelfstandigde organisaties. In het laatste geval is sprake van vervreemding.

Organisatieonderdeel: bedoeld worden de diensten, bedrijven, commissies, raden, zelfstandige projectbureaus en overige als zodanig aan te merken organisaties.

Hoofdstuk II: De inrichting en uitvoering van het informatiebeheer

Artikel 2

Op 1 januari 2013 is een wijziging van het Archiefbesluit 1995 van kracht geworden, die tot

doel heeft het waardering- en selectiebeleid te moderniseren. Om effectief te kunnen

bijdragen aan de kwaliteit van het informatiebeheer moet bij waardering van informatie niet

alleen met bewaartermijnen rekening worden gehouden. Ook vraagstukken van

informatiebeveiliging, actieve openbaarmaking van informatie, rubricering, vervroegde

overbrenging en openbaarheidsbeperkingen moeten bij de afweging worden betrokken.

Hiertoe dient een zogenoemd Strategisch Informatie Overleg (SIO) te worden ingesteld. (Door middel van deelname aan TIOS) . Zie voor een toelichting de Handreiking Strategisch Informatie Overleg Decentrale Overheden, uitgebracht in februari 2015 in opdracht van het project Archiefinnovatie Decentrale Overheden (AIDO) van Interprovinciaal Overleg, Vereniging van Nederlandse Gemeenten en Unie van Waterschappen en met steun van het ministerie van Onderwijs, Cultuur enWetenschap (OCW).

Artikel 3

Artikel 16 van de Archiefregeling bepaalt dat het college van burgemeester en wethouders

een kwaliteitssysteem toepast waarin toetsbare eisen zijn geformuleerd waaraan het

informatiebeheer moet voldoen.

Artikel 4, eerste en tweede lid

Het hoofd van het organisatieonderdeel is de functionaris die is belast met de algehele

dagelijkse leiding van het organisatieonderdeel: de directeuren van de diensten, bedrijven en

zelfstandige projectbureaus, de secretarissen van adviesraden en commissies, en overige

daartoe aangewezen functionarissen. Het tweede lid is opgenomen om de bewijswaarde van

informatie te onderstrepen.

Artikel 4, derde lid, onder b

Misschien ten overvloede wordt opgemerkt dat het hier alleen om een beschrijving gaat van

de bevoegdheidsverdeling door middel van (onder)mandaten. De (onder)mandatering zelf

gebeurt in afzonderlijke besluiten.

Artikel 4, derde lid, onder c

Voorbeelden zijn verantwoordelijkheden op het terrein van postbehandeling, dynamisch en

semi-statisch archiefbeheer, vernietiging, overbrenging, en beheer van de archiefruimte.

Artikel 4, derde lid, onder d

Voorbeelden zijn: een postbehandelingsprocedure inclusief een e-mailprocedure; een

archiefprocedure inclusief procedure voor de vernietiging of overbrenging van informatie; een

procedure voor het beheer van de archiefruimte; procedures voor het beheer van digitale

informatie waaronder een procedure voor de conversie en migratie van informatie; een

procedure voor het beheer van informatie in ketenprocessen.

Artikel 4, derde lid, onder f

Informatie dient op zaakniveau (dossierniveau) in het overzicht opgenomen te worden. In het

systematische overzicht worden ook alle (bedrijfs-)systemen opgenomen waarmee en

waarin informatie, ongeacht de vorm, wordt beheerd. Overzichten worden bijgehouden op

basis van en met behulp van een vast te stellen metagegevensschema zoals wettelijk

voorgeschreven in artikel 19 van de Archiefregeling. Ook hulpmiddelen zoals een

documentair structuurplan of een zaaktypencatalogus kunnen hiertoe worden ingezet.

Artikel 4, derde lid, onder g

Dit overzicht vormt de essentie van het kwaliteitssysteem zoals bedoeld in artikel 3 in die zin

dat uit toetsing van de eisen blijkt in hoeverre daaraan niet voldaan wordt en welke

maatregelen getroffen moeten worden.

Artikel 5, eerste lid

Deze bepaling beoogt te garanderen dat de archieven van de organisatieonderdelen de

authentieke dan wel geauthenticeerde informatie omvatten. Informatie kan rechtskracht

ontlenen aan het feit dat deze authentiek dan wel geauthenticeerd is en deel uitmaakt van

een bepaalde procedure of een bepaald (werk)proces. Originele informatie bezit deze

authenticiteitskenmerken, kopieën in principe niet. Zie voor een toelichting op het begrip‘vervanging’ de toelichting bij artikel 7 onder b.

Artikel 5, tweede lid

Authenticatie van een kopie van een verzonden document maakt dit tot formeel

archiefexemplaar, ter onderscheiding van willekeurig welke andere vorm waarin een

document beschikbaar is.

Artikel 5, derde lid

Voorbeelden zijn, naast de Archiefwet 1995, de Wet openbaarheid van bestuur, de Wet

bescherming persoonsgegevens, de Auteurswet, en NEN-ISO-normen.

Artikel 6

Met ‘tijdig’ wordt bedoeld zodanig vroeg in het desbetreffende proces dat de archivaris

daadwerkelijk invloed kan uitoefenen gelet op zijn expertise.

Artikel 7, onder a

Hiermee worden systemen in enge zin bedoeld: de technische voorzieningen (hard- ensoftware) en de wijze waarop deze worden ingericht, inclusief voorschriften voor onderhoud

en gebruik. Voorbeelden zijn een document management systeem (DMS) of een recordsmanagement applicatie (RMA).

Artikel 7, onder b

Wanneer informatie op een andere drager wordt overgezet (bijvoorbeeld door een

reproductie te maken) met de bedoeling om het origineel te vernietigen en het nieuwe

exemplaar de status van origineel te verlenen (authenticiteit), is sprake van vervanging.

Artikel 7, onder c

Wanneer informatie in eigendom wordt overgedragen aan een andere rechtspersoon of

natuurlijke persoon is sprake van vervreemding. Overdracht van informatie van een

organisatieonderdeel aan een ander organisatieonderdeel is geen vervreemding omdat de

informatie binnen dezelfde rechtspersoon (de gemeente) blijft.

Artikel 7, onder d

Archiefruimten zijn ruimten waar de blijvend te bewaren analoge informatie na afhandeling

wordt bewaard totdat deze naar de archiefbewaarplaats wordt overgebracht. Digitale

afgehandelde informatie moet totdat deze wordt overgebracht eveneens duurzaam,geordend en toegankelijk worden gearchiveerd. Daartoe dienen systemen zoals bedoeld in

artikel 7 onder a. Ook de op termijn te vernietigen informatie dient duurzaam, geordend en

toegankelijk te worden gearchiveerd gedurende de voorgeschreven bewaartermijn. Voor de

archivering van deze informatie kunnen minder zware eisen worden gehanteerd omdat geen

rekening behoeft te worden gehouden met toekomstige overbrenging. Wel moeten duurzaamheid, logische ordening en toegankelijkheid van de informatie gegarandeerd zijn

conform de wettelijke eisen.

Artikel 7, onder e

Overdracht van informatie vindt uitsluitend plaats wanneer een taak wordt overgedragen van

een organisatieonderdeel naar een ander organisatieonderdeel én de informatie nodig is

voor de uitvoering van de desbetreffende taak. Met overdracht van informatie wordt niet

bedoeld de overbrenging van informatie conform artikel 12 van de wet.

Artikel 8, tweede lid.

Vernietigen is het daadwerkelijk te niet doen van de authentieke of geauthenticeerde informatie, zodanig dat de informatie niet meer gereconstrueerd kan worden.

Artikel 9

Bedoeld overleg is nodig om de daadwerkelijke overbrenging terdege voor te kunnen

bereiden, hetgeen samenwerking vereist. Informatie dient in goede, geordende en

toegankelijke staat te worden overgebracht. Bij overbrenging gaat de verantwoordelijkheid

voor het beheer van de informatie over naar de archivaris. Na overbrenging wordt de

informatie in principe voor eenieder openbaar en kosteloos te raadplegen. Zo nodig stelt het

hoofd van het overbrengende organisatieonderdeel bij overbrenging beperkingen aan de

openbaarheid, na advies van de archivaris.

Artikel 10

Na overbrenging naar de archiefbewaarplaats of na opneming van informatie in dearchiefbewaarplaats wordt informatie in principe voor eenieder openbaar en kosteloos teraadplegen. Voorschriften voor het beheer van de informatie in de archiefbewaarplaats

richten zich niet alleen op het eigenlijke beheer, maar ook op de beschikbaarstelling en het

gebruik van de informatie, zoals

Artikel 11

De overgebrachte archiefbescheiden bevinden zich in de archiefbewaarplaatsen van het Streekarchief Langstraat Heusden Altena. De bevoegdheid tot aanwijzing van de archiefbewaarplaats(en) als bedoeld in artikel 31 van de wet door het college van burgemeester en wethouders is conform de gemeenschappelijke regeling overgedragen aan het algemeen bestuur.