Interne klachtregeling

1 De regeling verstaat onder

• a.

  gedraging :1. het in een concreet geval jegens een natuurlijk persoon of rechtspersoon handelen of nalaten te handelen door een bestuursorgaan 2. Een gedraging van een persoon, werkzaam onder de verantwoordelijkheid van een bestuursorgaan wordt aangemerkt als een gedraging van dat bestuursorgaan 3. Onder gedraging wordt niet begrepen die jegens een andere ambtenaar.

• b.

  bestuursorgaan: gemeenteraad, college van burgemeester en wethouders en burgemeester

• c.

  ambtenaar: een ieder die krachtens aanstelling of een met deze aangegane arbeidsverhouding in dienst van de gemeente Aalburg werkzaam is, met uitzondering van onderwijzend personeel.

• d.

  klacht: een mondelinge of schriftelijke uiting van ongenoegen over de wijze waarop een bestuursorgaan zich in een bepaalde aangelegenheid jegens hem of een ander heeft gedragen

• e.

  klager: een ieder die een klacht ingediend heeft.

• f.

  aangeklaagde: degene die onderwerp is van een klacht dan wel verantwoordelijk is voor de situatie waarop de klacht betrekking heeft.

• g.

  klachtencoördinator: degene die door het college van burgemeester en wethouders belast is met de coördinatie van de behandeling van de klachten.

• h.

  klachtenbehandelaar: degene als bedoeld in artikel 6 die de klacht afhandelt.

1. Een schriftelijke klacht moet ingediend worden bij de klachtencoördinator

2. De klachtencoördinator draagt zorg voor registratie van de ingediende klachten.

3. De klachtencoördinator bevestigt de ontvangst van het klaagschrift schriftelijk.

4. Als de klacht betrekking heeft op de klachtencoördinator, wordt deze vervangen door een persoon, aan te wijzen door het college van burgemeester en wethouders. In voorkomende gevallen moet in deze regeling voor klachtencoördinator gelezen worden: aangewezen persoon.

1. Een klacht kan schriftelijk of mondeling ingediend worden.

• a.

  Mondelinge klachten, die gezien hun aard niet meteen kunnen worden afgedaan, dienen op schrift gesteld te worden. Desgevraagd kan de klager door de klachtencoördinator bijgestaan worden in het op schrift stellen van de klacht. Voor het indienen van een klacht wordt bij voorkeur gebruik gemaakt van een door of namens burgemeester en wethouders vastgesteld klachtenformulier.

• b.

  Mondelinge klachten die door hun aard op eenvoudige en snelle wijze kunnen worden afgedaan, worden geregistreerd door de klachtenbehandelaar. Per kwartaal ontvangt de klachtencoördinator een rapportage van deze klachten met de gegevens als bedoeld in artikel 8, lid 2.

2. Een schriftelijke klacht wordt ondertekend en bevat ten minste:

• a.

  naam en adres van de klager;

• b.

  de dagtekening;

• c.

  een omschrijving van de gedraging waartegen de klacht gericht is;

• d.

  de gronden van de klacht

1 Op elk moment kan de klachtbehandeling gestaakt worden, indien naar tevredenheid van de klager aan de klacht tegemoet gekomen is.

1. 1. Een klacht behoeft niet te worden behandeld, als ze betrekking heeft op een gedraging:

• a.

  waarover reeds een onderzoek aanhangig is, dan wel afgehandeld is met inachtneming van deze regeling, behoudens indien nieuwe feiten of omstandigheden bekend zijn geworden, die tot een ander oordeel over de gedraging zouden kunnen leiden;

• b.

  die langer dan een jaar voor indiening van de klacht heeft plaatsgevonden;

• c.

  waartegen door de klager bezwaar gemaakt had kunnen worden;

• d.

  waartegen door de klager beroep kan of kon worden ingesteld;

• e.

  die door het instellen van een procedure aan het oordeel van een andere rechterlijke instantie dan een administratieve rechter onderworpen is, dan wel onderworpen is geweest;

• f.

  zolang terzake daarvan een opsporingsonderzoek op bevel van de Officier van Justitie of een vervolging gaande is, dan wel indien de gedraging deel uitmaakt van de opsporing of vervolging van een strafbaar feit en terzake. van dat feit een opsporingsonderzoek op bevel van de Officier van Justitie of een vervolging gaande is;

• g.

  en de klacht onder de werking van een andere klachtenregeling valt;

• h.

  en het belang van de klager, dan wel het gewicht van de gedraging kennelijk onvoldoende is;

• i.

  en de klager een andere is dan degene jegens wie de gedraging heeft plaats gevonden. De klager kan zich bij de indiening van de klacht laten bijstaan of door een gemachtigde laten vertegenwoordigen.

2. Indien een klacht niet voldoet aan de in artikel 3 gestelde eisen, kan de klacht eerst buiten behandeling blijven, nadat klager door de klachtencoördinator gedurende een redelijk gestelde termijn de mogelijkheid geboden is, het verzuim te herstellen en de klager deze termijn ongebruikt heeft laten verstrijken.

3. Indien een klacht niet in behandeling genomen wordt, stelt de klachtencoördinator de klager zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van het klaagschrift schriftelijk in kennis. Als er voor een klacht een andere (wettelijke) bezwaar- of beroepsprocedure bestaat, draagt de klachtencoördinator tevens zorg voor doorzending van de klacht naar het bevoegde orgaan overeenkomstig artikel 6 15 van de Algemene wet bestuursrecht.

4. De klachtencoördinator stuurt een afschrift van de klacht en van de kennisgeving dat de klacht niet in behandeling genomen wordt, naar degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft.

1 Een klacht wordt direct doorgezonden naar - indien het een ambtenaar betreft: het hoofd van de sector. - indien het een ambtenaar van de Burgerlijke Stand betreft: het hoofd van de sector Inwoners. - indien het een lid van de vrijwillige brandweer betreft: de brandweercommandant. - indien het een hoofd van de sector betreft: de gemeentesecretaris. - indien het de brandweercommandant de gemeentesecretaris, de griffier, een bestuursorgaan betreft: de burgemeester. - indien het de burgemeester betreft de loco-burgemeester.

1. Het hoofd stuurt naar aangeklaagde zo spoedig mogelijk een afschrift van het klaagschrift, alsmede van de daarbij behorende stukken.

2. Het hoofd handelt de klacht af binnen zes weken na ontvangst van het klaagschrift.

3. Het hoofd kan de afhandeling voor ten hoogste vier weken verdagen. Van de verdaging

4. Wordt schriftelijk mededeling gedaan aan de klager en aangeklaagde.

5. Het hoofd stelt klager en aangeklaagde in de gelegenheid te worden gehoord.

6. Van het horen van klager kan worden afgezien indien de klacht kennelijk ongegrond is, dan wel indien de klager heeft verklaard geen gebruik te willen maken van het recht te worden gehoord.

7. Van het horen wordt een verslag gemaakt.

8. Het hoofd stelt de klager schriftelijk en gemotiveerd in kennis van de bevindingen van het onderzoek naar de klacht alsmede van de eventuele conclusies die het hoofd daaraan verbindt. Tevens wordt in de kennisgeving de mogelijkheid vermeld om een klacht in tweede instantie in te dienen.

9. De klachtencoördinator ontvangt een afschrift van deze beslissing.

1. De klachtencoördinator stelt jaarlijks een rapportage op over de geregistreerde klachten.

2. In de rapportage wordt een overzicht gegeven van het aantal en de aard van de klachten, de wijze van afhandeling en, indien relevant, de maatregelen die naar aanleiding van de klachten doorgevoerd zijn. In de rapportage worden geen privacygevoelige gegevens opgenomen.

3. De rapportage wordt aangeboden aan de burgemeester, die op grond van artikel 170 Gemeentewet hierover de gemeenteraad rapporteert in een burgerjaarverslag.

1 Deze regeling kan worden aangehaald als: Instructie interne klachtregeling.

1 De regeling Procedure Klachtenbehandeling, vastgesteld door burgemeester en wet houders op 24 mei 1994, wordt ingetrokken.

1 Deze regeling treedt in werking op de dag na vaststelling.