Privacyreglement GBA 2012

Artikel 1 Begripsbepalingen

Dit reglement verstaat onder:

• de wet: de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (Stb. 1994, 494);

• de minister: de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties;

• verordening: de Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens 2009, vastgesteld door de gemeenteraad;

• basisadministratie: de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens als bedoeld in artikel 2 van de wet;

• aangehaakte gegevens: in de bevolkingsadministratie opgenomen gegevens anders dan ter uitvoering van de wet;

• bevolkingsadministratie: de geautomatiseerde administratie met persoonsgegevens over de bevolking bestaande uit de basisadministratie en de aangehaakte gegevens;

• verantwoordelijke: degene die zeggenschap heeft over de bevolkingsadministratie zijnde het college van burgemeester en wethouders;

• beheerder: de functionaris die onder de verantwoordelijke is belast met de dagelijkse zorg voor de bevolkingsadministratie;

• ingeschrevene: degene ten aanzien van wie een persoonslijst als bedoeld in artikel 1 van de wet, in de basisadministratie van de gemeente is opgenomen;

ingezetene: de ingeschrevene op wiens persoonslijst niet het gegeven van zijn overlijden of van zijn vertrek uit Nederland als actueel gegeven is opgenomen;

betrokkene: een ingezetene of een ingeschrevene;

• afnemer: afnemer als bedoeld in artikel 1 van de wet;

• binnengemeentelijke afnemer: elke afnemer die een orgaan is van de gemeente Aalsmeer (hieronder ook begrepen het regionale korps Politie);

• derde: elke andere persoon of instelling dan een afnemer en de ingeschrevene;

protocol: het vastleggen van gegevensverstrekkingen uit de bevolkingsadministratie aan een afnemer of derde;

• telefoonboekgegevens: de gegevens als bedoeld in artikel 100 lid 2 van de wet.

Artikel 2 Beheer van de bevolkingsadministratie

Beheerder van de bevolkingsadministratie is het hoofd afdeling Vergunningen, handhaving & dienstverlening.

Artikel 3 Toepasselijke regelgeving

• 1.

  De bevolkingsadministratie wordt zoveel mogelijk als een geheel, onder toepassing van de wet, behandeld.

• 2.

  Ten aanzien van de onderwerpen waarover de wet en de Wet bescherming persoonsgegevens niet-gelijkluidende bepalingen hebben, wordt met betrekking tot de aangehaakte gegevens de Wet bescherming persoonsgegevens toegepast.

Artikel 4 Categorieën van personen

In de bevolkingsadministratie komen alleen gegevens voor van ingeschrevenen en ingezetenen van de gemeente Aalsmeer.

Artikel 5 Soorten van gegevens en de wijze van verkrijging

• 1.

  Naast de gegevens die op grond van de Wet in de bevolkingsadministratie worden verkregen en op de in de Wet vermelde wijze worden verkregen, kunnen worden opgenomen de aangehaakte gegevens zoals vermeld in bijlage 1.

• 2.

  Aangehaakte gegevens kunnen, voorzover zij niet zijn verkregen onder de regelgeving die van toepassing was tot 1 oktober 1994, worden verkregen door opgave van een ingeschrevene of van afnemers of derden in het kader van wettelijke bepalingen.

Artikel 6 Verwijdering van opgenomen gegevens

Verwijdering van gegevens uit de bevolkingsadministratie vindt plaats:

• a.

  op grond van bepalingen bij of krachtens de wet;

• b.

  Op grond van een daartoe strekkend besluit van de verantwoordelijke, indien de gegevens niet meer nodig zijn voor het doel van de bevolkingsadministratie .

Artikel 7 Rechtstreekse toegang tot de bevolkingsadministratie

• 1.

  Rechtstreekse toegang tot de bevolkingsadministratie hebben:

  • a.

    de beheerder en de door hem aangewezen medewerkers van de afdeling Vergunningen, handhaving & dienstverlening;

  • b.

    de aangewezen medewerkers van binnengemeentelijke afnemers.

• 2.

  De in bijlage 2 genoemde binnengemeentelijke afnemers hebben rechtstreekse toegang tot de in die bijlage vermelde gegevens. Zij mogen deze gegevens slechts gebruiken voor de uitvoering van de hun bij wet of door het gemeentebestuur opgedragen taken.

• 3.

  Zij hebben de richtlijnen van de beheerder met betrekking tot beveiliging en bescherming van de persoonlijke levenssfeer op te volgen.

Artikel 8 Systematische verstrekking aan binnengemeentelijke afnemers

Aan binnengemeentelijke afnemers kunnen met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de wet op systematische wijze de gegevens worden verstrekt die zij nodig hebben voor de uitvoering van de hun bij wet of door het gemeentebestuur opgedragen taken. Zie hiervoor bijlage 3.

Artikel 9 Andere verstrekkingen aan binnengemeentelijke afnemers

Aan binnengemeentelijke afnemers kunnen op schriftelijk, mondeling, of telefonisch verzoek slechts gegevens worden verstrekt indien buiten twijfel, ter beoordeling van de verantwoordelijke, is dat het verzoek afkomstig is van een gemeentelijke afnemer en deze de gegevens nodig heeft ter vervulling van zijn taken.

Artikel 10 Telefonische verzoeken om gegevensverstrekking

Aan buitengemeentelijke afnemers, verplichte derden, als bedoeld in artikel 98 van de Wet, en andere gemeenten worden telefonisch slechts in bijzondere omstandigheden, ter beoordeling van de beheerder, inlichtingen verstrekt.

Artikel 11 Verbanden met andere gemeentelijke bestanden

Op grond van een besluit van de verantwoordelijke kunnen aan een binnengemeentelijke afnemer gegevens uit de bevolkingsadministratie worden verstrekt met het oog op het in verband brengen van gegevens uit beide bestanden.

Of:

• 1.

  Aan het basisregistratiesysteem worden gegevens verstrekt met het oog op het in verband brengen van gegevens van diverse gegevensverwerkingen.

• 2.

  Op grond van een besluit van de verantwoordelijke kunnen aan een binnengemeentelijke afnemer gegevens uit het basisregistratiesysteem worden verstrekt met het oog op het in verband brengen van gegevens uit beide bestanden.

Artikel 12 Gegevensverstrekking aan vrije derden

• 1.

  Aan de rechtspersonen als bedoeld in artikel 100 van de wet kunnen onder de daar genoemde voorwaarden de genoemde gegevens, desgewenst in de vorm van selecties, worden verstrekt, voorzover deze nodig zijn in het belang waarvoor de gegevens gevraagd worden.

• 2.

  Aan natuurlijke personen als bedoeld in artikel 100 van de wet onder de daar genoemde voorwaarden kunnen de genoemde gegevens worden verstrekt, voorzover deze nodig zijn in het belang van de aanvrager.

• 3.

  Aan vrije derden kunnen gegevens worden verstrekt als bedoeld in artikel 100 van de wet onder de daar genoemde omstandigheden en voorwaarden.

• 4.

  In bijlage 5 bij dit reglement worden de vrije derden vermeld aan wie gegevens kunnen worden verstrekt.

Artikel 13 Voorwaarden voor verstrekking

• 1.

  Teneinde voor een verstrekking in aanmerking te komen:

  • a.

    dient uit een schriftelijk verzoek om verstrekking duidelijk te blijken voor welk doel en op welke grond de informatie gevraagd wordt;

  • b.

    dient aangegeven te worden welke persoon of personen het verzoek behelst;

  • c.

    dienen door de verantwoordelijke aan te geven bewijsstukken te worden overgelegd.

• 2.

  Voor alle verstrekkingen geldt dat zij niet mogen worden gebruikt voor een ander doel dan waarvoor zij zijn gedaan. Zie hiervoor bijlage 4.

Artikel 14 Terugmeldverplichting

• 1.

  Een binnengemeentelijke afnemer die gerede twijfel heeft over de juistheid van een authentiek gegeven dat hij verstrekt heeft gekregen uit de basisadministratie, doet hiervan mededeling aan de verantwoordelijke.

• 2.

  de verantwoordelijke regelt de wijze waarop de mededelingen worden gedaan (Zie hiervoor de procedure Terugmelding binnengemeentelijk).

• 3.

  de verantwoordelijke regelt de wijze waarop de kennisgeving aan de binnengemeentelijke afnemer naar aanleiding van een terugmelding wordt gedaan, met in achtneming van het bepaalde in artikel 62 van de Wet GBA en de artikelen 62 en 63 van het besluit GBA.

Artikel 15 Protocollering

De beheerder houdt gegevens bij betreffende de gegevensverstrekkingen als bedoeld in de artikelen 6 en 110 van de wet.

Artikel 16 Beveiliging

• 1.

  De verantwoordelijke treft maatregelen ten behoeve van de technische en organisatorische beveiliging.

• 2.

  De verantwoordelijke beschrijft de taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot systeembeheer, applicatiebeheer, gegevensbeheer, informatiebeheer en privacybeheer.

Artikel 17 Slotbepaling

• 1.

  Dit reglement wordt aangehaald als “Privacyreglement GBA 2012”.

• 2.

  Het reglement ligt ter inzage in het gemeentehuis.