Dienstverleningshandvest Regeling ambtelijke samenwerking Aalsmeer en Amstelveen

ARTIKEL 1 – BEGRIPSBEPALINGEN

ARTIKEL 2 – DOEL

Dit Dienstverleningshandvest regelt de kwaliteitseisen, de verdeelsleutel tussen en financiële bijdragen van Partijen, de verplichtingen van Partijen en de informatieplichten.

ARTIKEL 3 – DIENSTVERLENING

• 1.

  Amstelveen voert taakgebieden, taken of taakuitoefening voor Aalsmeer uit op basis van artikel 4 en artikel 6 van de Regeling.

• 2.

  Taken ter uitvoering van wetten, genoemd in artikel 6, eerste en tweede lid, van de Gemeenschappelijke regeling van het Samenwerkingsverband Aalsmeer-Uithoorn, vallen niet onder de Dienstverlening.

• 3.

  In Aalsmeer zal een frontoffice met vaste openingstijden beschikbaar blijven voor inwoners en bedrijven voor de klassieke en mogelijk nieuwe frontoffice taken. Voor de vergunningverlening zal de beschikbaarheid verlopen via het maken van afspraken. Gedurende openingstijden kunnen inwoners en bedrijven hiervoor ook in het raadhuis van Amstelveen terecht. Ook voor complexe vraagstukken blijft de mogelijkheid een afspraak in Aalsmeer te maken. Daarnaast zullen informatie-, inloopavonden en participatiebijeenkomsten blijven plaatsvinden in (het gemeentehuis dan wel de wijken van) Aalsmeer.

• 4.

  Het te leveren kwaliteitsniveau van de Dienstverlening is in de gemeenten afzonderlijk ten minste van hetzelfde niveau als op het moment van de inwerkingtreding van het Dienstverleningshandvest, onverminderd hetgeen is geregeld in artikel 4.

• 5.

  Tussen Amstelveen en Aalsmeer vindt ten minste vier maal per jaar overleg plaats tussen de gemeentesecretarissen, als bedoeld in artikel 10 van de Regeling.

• 6.

  Amstelveen past haar werkprocessen en ICT-voorzieningen toe op de Dienstverlening.

ARTIKEL 4 – KWALITEIT VAN HET KCC

• 1.

  Het kwaliteitsniveau van de Dienstverlening met betrekking tot het KCC in het gemeentehuis van Aalsmeer is ten minste van hetzelfde niveau als op het moment van de inwerkingtreding van dit Dienstverleningshandvest. Amstelveen draagt er zorg voor dat de Dienstverlening met betrekking tot het KCC in het gemeentehuis van Aalsmeer per 1 januari 2014 is gestegen tot hetzelfde niveau als het KCC in het gemeentehuis van Amstelveen.

• 2.

  De kwaliteitsmeting in 2011 van het KCC in het gemeentehuis van Aalsmeer geldt als nulmeting.

• 3.

  In 2013 houdt Amstelveen in opdracht van Aalsmeer een kwaliteitsmeting van het KCC in het gemeentehuis van Aalsmeer. Hierna vindt de kwaliteitsmeting plaats volgens de frequentie die wordt aangehouden door Amstelveen.

ARTIKEL 5 – OPDRACHTGEVERSCHAP

• 1.

  Aalsmeer treft als gastgemeente de noodzakelijke maatregelen om het opdrachtgeverschap jegens Amstelveen adequaat in te vullen.

• 2.

  Onder de maatregelen, als bedoeld in het vorige lid, vallen in elk geval het invullen van de volgende rollen:

  • a.

    de gemeenteraad van Aalsmeer blijft verantwoordelijk voor het stellen van algemene beleidskaders van de Dienstverlening en de Programmabegroting;

  • b.

    het College van Aalsmeer is bestuurlijk opdrachtgever en verantwoordelijk voor het uitwerken van de Programmabegroting in een concrete opdracht; en

  • c.

    de gemeentesecretaris van Aalsmeer is operationeel opdrachtgever en is verantwoordelijk voor overleg en afstemming met de gemeentesecretaris van Amstelveen over de Dienstverlening op ambtelijk niveau.

ARTIKEL 6 – OPDRACHTNEMERSCHAP

• 1.

  Amstelveen treft de noodzakelijke maatregelen om het opdrachtnemerschap jegens Aalsmeer adequaat in te vullen.

• 2.

  Onder de maatregelen, als bedoeld in het vorige lid, vallen in elk geval het invullen van de volgende rollen:

  • a.

    de gemeenteraad van Amstelveen is verantwoordelijk voor het budgettair ramen van de inkomsten uit de Dienstverlening aan Aalsmeer in de Programmabegroting van Amstelveen;

  • b.

    het College van Amstelveen is bestuurlijk opdrachtnemer en verantwoordelijk voor het uitvoeren van de Dienstverlening; en

  • c.

    de gemeentesecretaris van Amstelveen is operationeel opdrachtnemer en is verantwoordelijk voor overleg en afstemming met de gemeentesecretaris van Aalsmeer over de Dienstverlening op ambtelijk niveau.

ARTIKEL 7 – NIET NAKOMING

• 1.

  Indien de situatie ontstaat of dreigt te ontstaan dat een Partij niet in staat is te voldoen aan een of meer in dit Dienstverleningshandvest overeengekomen verplichtingen, informeert deze Partij de andere Partij binnen 5 werkdagen na constatering hiervan en geeft hierbij aan:

  • -

    de oorzaak van de situatie;

  • -

    de consequentie van de situatie; en

  • -

    de door de eerstgenoemde Partij voorgenomen maatregelen om de situatie ongedaan te maken, dan wel te voorkomen.

• 2.

  Partijen streven ernaar in onderling overleg een oplossing voor de situatie, als bedoeld in het vorige lid, te bereiken. Het overleg daartoe wordt op Bestuurlijk Niveau gevoerd.

• 3.

  Indien één van de Partijen de andere Partij schriftelijk te kennen geeft dat een oplossing, als bedoeld in het vorige lid, in onderling overleg niet meer is te bereiken, is sprake van een geschil, als bedoeld in artikel 16, eerste lid, van dit Dienstverleningshandvest.

ARTIKEL 8 – INFORMATIEPLICHT

• 1.

  Verzoeken om inlichtingen, als bedoeld in artikelen 11, 12, 13, 14 en 15 van de Regeling, worden schriftelijk gedaan via de gemeentesecretarissen van Aalsmeer en Amstelveen.

• 2.

  Inlichtingen, als bedoeld in het vorige lid, worden schriftelijk verstrekt, binnen een redelijke termijn, maar niet later dan vier weken nadat het verzoek de gemeentesecretaris heeft bereikt.

• 3.

  De Colleges van Aalsmeer en Amstelveen overleggen, conform artikel 9 van de Regeling, onder meer over harmonisatie van beleid, uitvoering van de gemeentelijke taken en het verloop van de samenwerking.

ARTIKEL 9 – VERANTWOORDINGSPLICHT

Partijen stemmen de planning en control cycli op elkaar af. De verantwoording van Amstelveen aan Aalsmeer verloopt daarmee via begroting, jaarrekening, jaarverslag en tijdvakrapportages.

IV. CONDITIES

ARTIKEL 10 – PERSONELE OVERGANG

• 1.

  Alle medewerkers van de gemeente Aalsmeer met een vast dienstverband, ook zijnde een aanstelling bij wijze van proef, komen in dienst van de gemeente Amstelveen per 1 januari 2013. Medewerkers met tijdelijke contracten worden niet geplaatst. Als peildatum geldt 1 januari 2012.

• 2.

  De condities die van toepassing zijn op de overgang van het personeel, als bedoeld in het vorige lid, zijn vastgelegd in het Sociaal Plan Aalsmeer 2012-2014 en het Sociaal Plan Amstelveen. Met als einddatum 1 januari 2014.

ARTIKEL 11 – STRUCTURELE BIJDRAGEN

• 1.

  De structurele vergoeding die Aalsmeer voor de geleverde dienstverlening aan Amstelveen gaat betalen (de dienstverleningsbudgetten), bedraagt voor 2013 11,5 miljoen euro, voor 2014 10,3 miljoen euro en vanaf 2015 10,5 miljoen euro structureel. Deze bedragen zijn gebaseerd op prijspeil 2012 en worden geïndexeerd. Vanaf 2014 is in het aandeel Aalsmeer de structurele besparing ad 1,4 miljoen euro verwerkt.

• 2.

  De structurele bijdrage is vanwege de toegevoegde uitvoering van gemeentelijke belastingen met ingang van 1 januari 2013 opgehoogd met 446.000 euro. Deze bedragen zijn gebaseerd op prijspeil 2012 en worden geïndexeerd.

• 3.

  Indexering vindt plaats op basis van voorcalculatie en nacalculatie; voor de prijsontwikkeling wordt het prijsindexcijfer materiële overheidsconsumptie (IMOC) gehanteerd.

• 4.

  Voor de loonontwikkeling wordt de CAO voor gemeentepersoneel gevolgd alsmede de ontwikkelingen van de sociale lasten.

• 5.

  Er wordt een weging van 80% loongevoelig en 20% prijsgevoelig toegepast.

• 6.

  Voor een nieuw begrotingsjaar wordt de toe te passen index bepaald door de verwachte loon- en prijsontwikkeling voor het begrotingsjaar(voorcalculatie) en het verschil tussen de begrote en werkelijke loon- en prijsontwikkeling van de voorgaande jaren (nacalculatie).

• 7.
  • a.

    Het verschil tussen de in lid 6 genoemde begrote en werkelijke loon- en prijsontwikkeling (nacalculatie) wordt na afloop van het jaar éénmalig verrekend. Amstelveen stelt de nacalculatie en de bijbehorende factuur van de loonsom en prijscomponent uiterlijk in juni van jaar t+1 aan Aalsmeer ter beschikking.

  • b.

    Wanneer de uitkomsten van de CAO nog niet bekend zijn zal de nacalculatie voor dat onderdeel zo spoedig mogelijk worden gemaakt.

• 8.

  De eerste helft van 2015 evalueren Aalsmeer en Amstelveen de gemaakte financiële afspraken, op basis van een door Amstelveen op te stellen notitie. De begrote totaal besparing die oploopt naar 2,8 miljoen euro structureel per 2015 wordt daarbij afgezet tegen de gerealiseerde totaal structurele besparing vanaf 2013 tot en met het begrotingsjaar 2014 en een raming voor het begrotingsjaar 2015. De evaluatie vindt op totalen plaats en niet op afzonderlijke aspecten.

• 9.

  Er vindt geen afrekening/verrekening plaats over de jaren 2013 tot en met 2015.

• 10.

  Op basis van de in lid 8 genoemde evaluatie kunnen voor 2016 en verder door de gemeentebesturen nadere afspraken worden gemaakt over de vergoeding van Aalsmeer voor de dienstverlening door Amstelveen. Dit mede in het licht van eventueel gewenste kwalitatieve bijstellingen van de dienstverlening en gewijzigde verhoudingen van volumes.

• 11.

  Als uitgangspunt geldt dat de beschikbare dienstverleningsbudgetten tot en met 2015 toereikend zijn om de consequenties van kwalitatieve en kwantitatieve aanpassingen in producten en diensten voor de dienstverleningskosten in die jaren op te vangen.

• 12.

  Onverlet het gestelde in lid 11 kan Amstelveen onderbouwde budget suppletievoorstellen, bij voorkeur bij de Lentenota, aan het college van Aalsmeer doen wanneer door kwalitatieve en kwantitatieve aanpassingen en/of veranderingen in het kwaliteitsniveau een ontoereikend dienstverleningsbudget ontstaat.

• 13.

  Op grond van een door het college van Aalsmeer geaccepteerde offerte kunnen nieuwe/extra taken door Amstelveen voor Aalsmeer worden uitgevoerd.

• 14.

  Coördinatiekosten worden door de partijen zelf gedragen.

• 15.

  De programmabudgetten en algemene dekkingsmiddelen blijven achter in Aalsmeer.

• 16.

  De door Amstelveen opgestelde voorschot jaarfactuur voor de structurele dienstverleningskosten wordt in 12 gelijke termijnen uiterlijk de 15e van elke kalendermaand door Aalsmeer betaald.

ARTIKEL 12 – TRANSITIEKOSTEN

• 1.

  Het budget Transitiekosten dat bestemd is om de overgangskosten naar het realiseren van de nieuwe ambtelijke organisatie te dekken, bedraagt maximaal 5,6 miljoen euro.

• 2.

  Dit budget komt beschikbaar door een eenmalige dotatie ad 1,4 miljoen euro van de gemeente Aalsmeer in het tweede kwartaal 2012 en besparingen als gevolg van de samenwerking in de apparaatskostenbudgetten van de nieuwe ambtelijke organisatie in de jaren 2013 en 2014 voor in totaal 4,2 miljoen euro.

• 3.

  Uitgaven ten laste van dit transitiebudget kunnen alleen worden gedaan op basis van een onderbouwd voorstel dat door de stuurgroep of diens rechtsopvolger moet worden goedgekeurd.

• 4.

  Wanneer de transitiekosten hoger dreigen uit te komen dan het in lid 1 genoemde budget, dan wel dat de dekking uit besparingen op de apparaatskostenbudgetten ontoereikend is om de transitiekosten te dekken, zal de stuurgroep een advies concipiëren en aan de gemeentebesturen ter besluitvorming voorleggen.

• 5.

  Kosten die door Aalsmeer worden gemaakt voor het in verband met dit dienstverleningshandvest opzeggen van lopende overeenkomsten zijn voor Aalsmeer.

ARTIKEL 13 – WIJZIGING

• 1.

  Partijen kunnen dit Dienstverleningshandvest met wederzijds goedvinden wijzigen.

• 2.

  Wijzigingen overeenkomstig het vorige lid worden vastgelegd in een gewijzigd Dienstverleningshandvest, dat integraal in de plaats treedt van de voorheen geldende versie.

ARTIKEL 14 – EXPIRATIE

Dit Dienstverleningshandvest expireert per de datum van opheffing van de Regeling, conform artikel 22 van de Regeling.

ARTIKEL 15 – EVALUATIE

• 1.

  Partijen evalueren dit Dienstverleningshandvest jaarlijks vóór 1 april van ieder jaar, te starten vanaf 2014.

• 2.

  De verantwoordelijkheid voor het uitvoeren van de evaluatie, als bedoeld in het vorige lid, ligt bij de gemeentesecretarissen van Aalsmeer en Amstelveen.

ARTIKEL 16 – GESCHILLENBESLECHTING

• 1.

  Van een geschil is sprake indien een van de Partijen dit schriftelijk aan de andere Partij te kennen geeft.

• 2.

  Op geschillen is hoofdstuk 4 van de Regeling van overeenkomstige toepassing.

ARTIKEL 17 – INWERKINGTREDING

• 1.

  Dit Dienstverleningshandvest treedt in werking en is verbindend vanaf 1 januari 2013.

• 2.

  Dit Dienstverleningshandvest wordt voor onbepaalde tijd overeengekomen.

ARTIKEL 18 – CITEERWIJZE

Dit Dienstverleningshandvest wordt aangehaald als Dienstverleningshandvest Regeling ambtelijke samenwerking Aalsmeer en Amstelveen.