Internationale adviescommissie Bocholt-Aalten

Artikel 1 Instelling

• 1 Ter ondersteuning van de bestuursorganen van de Stadt Bocholt en de gemeente Aalten is een internationale commissie van advies en bijstand werkzaam.

• 2 De commissie stelt zich ten doel als adviesorgaan te fungeren ten behoeve van de bestuursorganen van Bocholt en Aalten om het instandhouden en stimuleren van ontwikkelingen op het terrein van internationale samenwerking te bevorderen in die zin, dat op een pragmatische wijze een bijdrage wordt geleverd aan de leefbaarheid van Bocholt en Aalten.

• 3 Verder stelt de commissie zich ten doel - mede vanuit de hiervoor verkregen inzichten - de verdere eenwording van Europa te bevorderen.

Artikel 3 Samenstelling en benoeming leden

• 1 De commissie bestaat uit 16 leden.

• 2 Door de raden van Bocholt en Aalten worden uit hun midden elk 8 leden benoemd. Hierbij dient sprake te zijn van een evenwichtige afspiegeling in de politieke samenstelling van de onderscheiden raden.

• 3 De voorzitter, die tevens lid is van de commissie wordt met inachtneming van het bepaalde in artikel 5 afzonderlijk benoemd.

• 4 Bij tussentijdse vacatures benoemt de raad uit welke vertegenwoordiging de vacature is ontstaan zo spoedig mogelijk een nieuw lid.

• 5 In afwijking van het gestelde in lid 2 geldt voor de benoeming van de leden door de raad van Aalten, dat ook leden kunnen worden benoemd, die volgens artikel W1 van de Kieswet (Nederland) bij een opengevallen plaats in de raad als eerste in aanmerking komen voor benoeming als lid van de gemeenteraad.

Artikel 4 Zittingsduur

• 1 De leden van de commissie, waaronder de voorzitter, worden benoemd voor een tijdvak, samenvallend met de zittingsduur van de gemeenteraad die hen heeft aangewezen.

• 2 Een lid dat ophoudt lid te zijn van de op dat moment samengestelde raad van Bocholt respectievelijk de raad van Aalten, houdt ook op lid te zijn van de commissie, zulks onverminderd het gestelde in artikel 3, lid 5.

Artikel 5 Voorzitter

• 1 De raad van Bocholt, respectievelijk de raad van Aalten, benoemen telkens voor een periode van 2 jaar een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter uit het midden van de door de onderscheiden raad benoemde leden van de commissie.

• 2 De voorzitter wordt voor het eerst door de raad van Aalten benoemd, de waarnemend-voorzitter door en uit de raad van Bocholt.

• 3 De voorzitter is belast met:

  • a.

    het vaststellen van de agenda;

  • b.

    het voorbereiden van al hetgeen aan de commissie ter overweging en advisering wordt  voorgelegd;

  • c.

    het leiden van de vergaderingen en het handhaven van de orde.

Artikel 6 Commissiegriffier

• 1 De Verwaltung van Bocholt respectievelijk het college van burgemeester en wethouders van Aalten benoemen telkens voor een periode van 2 jaar een commissiegriffier uit hun ambtelijke dienst.De commissiegriffier is in dienst van de gemeente waarvan de raad de voorzitter heeft  benoemd, zodat voor het eerst het college van burgemeester en wethouders van Aalten een commissiegriffier benoemt.

• 2 De commissiegriffier is geen lid van de commissie.

• 3 De commissiegriffier maakt een verslag van de bijeenkomsten van de commissie. Dit verslag bevat ten minste de conclusies en/of de geformuleerde adviezen en wordt aan de leden van de commissie en aan de onderscheiden bestuursorganen van Bocholt en van Aalten toegezonden.   

• 4 Verslaglegging vindt plaats in zowel de Nederlandse als de Duitse taal.

Artikel 7 Vergaderingen

• 1 De commissie vergadert als regel 1 keer per 6 maanden of zoveel vaker als ten minste vijf leden, onder opgave van redenen, de wens daartoe te kennen geven.

• 2 De voorzitter roept de leden schriftelijk tot de vergadering op.  Hij zorgt dat tegelijk met deze oproeping dag en uur van de vergadering ter openbare kennis worden gebracht, zowel in Bocholt als in Aalten.

• 3 De oproepingsbriefjes worden, spoedeisende gevallen uitgezonderd, ten minste 14 dagen  vóór het houden van de vergadering aan de leden toegezonden.  Zij vermelden zoveel als mogelijk de te behandelen zaken.

• 4 De vergaderingen vinden als regel plaats in de stad, respectievelijk de gemeente waar het voorzitterschap berust.

• 5 De leden van de commissie inclusief de voorzitter zijn vrij in het kiezen van de taal waarin zij tijdens de bijeenkomsten van de commissie spreken.

• 6 De leden van de commissie kunnen individueel tijdens de besprekingen om vertaling  van de inbreng verlangen.  De commissie besluit ter zake van de wijze waarop vertaling van de inbreng wordt  aangeboden.

Artikel 8 Quorum

• 1 Een commissie mag niet beraadslagen of besluiten indien niet de meerderheid van het aantal leden aanwezig is.

• 2 Alle besluiten worden bij meerderheid van stemmen genomen.

• 3 Het standpunt van een minderheid wordt, indien gewenst, apart vermeld.

• 4 Bij staking van stemmen worden de verschillende standpunten als zodanig weergegeven.

Artikel 9 Openbaarheid

• 1 De vergaderingen van de commissie worden in beginsel in het openbaar gehouden.

• 2 De deuren worden gesloten indien ten minste twee derde van de aanwezige leden dit vorderen of de voorzitter het nodig acht.  De commissie beslist vervolgens of met gesloten deuren zal worden vergaderd.

Artikel 10 Ondersteuning

• 1 De commissie kan al dan niet structureel via de commissiegriffier andere personen uitnodigen een of meer vergaderingen bij te wonen, teneinde inlichtingen of adviezen te verstrekken, dan wel om vertaling van de inbreng te verzorgen.

• 2 De in het eerste lid bedoelde adviezen, inlichtingen of vertalingen worden - desgevraagd schriftelijk gegeven.

• 3 De kosten verbonden aan ondersteuning als in dit artikel bedoeld, worden gelijkelijk verdeeld over Bocholt en Aalten.

Artikel 11 Spreekrecht

• 1 Voor de opening van een openbare vergadering kunnen toehoorders het woord voeren over zaken die de betreffende commissie aangaan.  Ook kan de commissie toehoorders toestaan vragen te stellen aan de commissie.

• 2 Degenen die van het spreekrecht gebruik willen maken of vragen willen stellen, dienen zich daartoe voor de opening van de vergadering te melden bij de voorzitter van de commissie. De voorzitter bepaalt de volgorde, waarin toehoorders het woord mogen voeren.

• 3 De in het tweede lid bedoelde personen krijgen ten hoogste vijf minuten het woord, met dien verstande dat in totaal per vergadering gedurende maximaal een half uur de gelegenheid wordt geboden om het woord te voeren en/of vragen te stellen.

• 4 De voorzitter kan in bijzondere gevallen de totale spreektijd of de spreektijd van een of meer personen verlengen.

• 5 De gestelde vragen worden, voor zover mogelijk, terstond door de voorzitter of een ander lid  van de commissie beantwoord.

• 6 In het verslag worden de persoonsgegevens van de sprekers vermeld, alsmede de zakelijke inhoud van hetgeen door hen naar voren is gebracht.

Artikel 12 Status advisering

• 1 De door de commissie uitgebrachte adviezen worden ter kennis gebracht  van de  bestuursorganen van Bocholt en van Aalten tot welke zij zijn gericht.

• 2 De uitgebrachte adviezen maken deel uit van de overwegingen ten aanzien van de uiteindelijke besluitvorming.

• 3 De onderscheiden gemeenten rapporteren aan het secretariaat op welke wijze besluitvorming in hun bestuursorgaan heeft plaatsgevonden.