Regeling Budgetbeheer Aalten 2017

1. De budgethouder is de eindverantwoordelijke voor een rechtmatige beheersing van de begrotingsuitvoering en verantwoording van de budgetten van zijn afdeling.

2. De budgethouder is verantwoordelijk voor de verdere toewijzing van budgetbeheerders.

3. De budgethouder kan ook als budgetbeheerder optreden.

1. De budgetbeheerder is verantwoordelijk voor een rechtmatige beheersing van de begrotingsuitvoering en verantwoording van de budgetten, waarvoor hij door de budgethouder is gemachtigd.

2. De budgetbeheerder draagt zorg tot het doen van uitgaven en draagt zorg voor het realiseren van de inkomsten waartoe hij door de budgethouder is aangewezen.

3. De budgetbeheerder is verantwoordelijk voor een goede archivering (Aanbestedingsregister en inkoopcontracten) van correspondentie rondom de aankoop van goederen, werken en diensten.

4. Een budgetbeheerder kan bij de uitoefening van zijn taken ter ondersteuning een PAV-er aanwijzen. Onder verantwoordelijkheid van de budgetbeheerder beoordeelt deze of de levering of dienst ook daadwerkelijk conform de afspraken is geleverd.

1. De budgetbeheerders zijn namens het college, bevoegd tot het doen van uitgaven:

• a.

  tot maximaal de omvang van de betreffende budgetten waarvoor hij als budgetbeheerder is aangewezen;

• b.

  bij een reserve of voorziening die samenhangen met vastgestelde (onderhouds) plannen tot maximaal het saldo hiervan;

• c.

  tot maximaal de kosten van uitvoering van een door de raad vastgestelde investering (krediet) waarvoor hij via een interne order als budgetbeheerder is aangewezen;

2. De budgetbeheerder is bevoegd te handelen binnen de vastgestelde kaders van mandatering.

3. Bij de uitoefening van het budgetbeheer worden de geldende regels gevolgd met betrekking tot de administratieve organisatie, de inkoop en (Europese) aanbestedingen en de personele inzet.

4. De budgetbeheerder bewaart ter controle de afleverbonnen en correspondentie over de le-vering van goederen en diensten zolang dit nodig is. In de meeste gevallen betekent dit totdat de controle over het betreffende boekjaar is afgerond. Maar bv. bij een meerjarig project of subsidie geldt de bewaarplicht totdat de controle hierover is afgerond.

5. Op het einde van het boekjaar draagt de budgetbeheerder zorg voor de aanlevering van de juiste documentatie rondom de op te nemen verplichtingen ten behoeve van zijn budgetten.

1. Bij afwezigheid van de budgethouder is het iemand anders uit het MT die de budgethouder vervangt.

2. Bij afwezigheid van de budgetbeheerder langer dan een week vervangt de budgethouder deze of iemand, die hiërarchisch onder dezelfde budgethouder valt en ook budgetbeheerder is.

3. Bij afwezigheid van een PAV-er langer dan een week vervangt de betreffende budgetbeheerder deze of draagt deze zorg voor de aanwijzing van een andere PAV-er.

1. De budgetbeheerder signaleert tijdig afwijkingen ten opzichte van het vastgestelde budget en rapporteert deze via de planning en control cyclus (tussentijdse rapportages, begroting en jaarrekening).

2. Indien de budgetbeheerder op enig moment een substantiële overschrijding verwacht, informeert hij de portefeuillehouder, budgethouder en controller direct.

3. De ambtelijke eindredactie over financiële rapportages ligt bij de afdeling FBI.

1. Door vaststelling van de programmabegroting (inclusief eventuele amendementen) door de raad is het college geautoriseerd om de uitvoering van de begroting ter hand te nemen en krijgen budgethouder en -beheerder de verantwoordelijkheid tot uitvoer daarvan.

2. Het college legt verantwoording af aan de raad door middel van de tussentijdse rapportages en de jaarrekening.

3. Bij substantiële tussentijdse afwijkingen informeert het college de raad middels een raadsmededeling.

4. De begroting en de daarmee samenhangende budgetten kunnen wijzigen door besluitvorming over de tussentijdse rapportages en/of door afzonderlijke raadsvoorstellen, met daarin financiële consequenties.

1. De afdeling FBI is er verantwoordelijk voor, dat de budgethouders en de budgetbeheerders beschikken over tijdige en volledige informatie over budgetten waartoe zij gemachtigd zijn.

2. De budgethouder en de budgetbeheerder zijn bevoegd om alle vastgelegde gegevens over hun budgetten te raadplegen, die in de financiële administratie staan.

1. Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 januari 2017.

2. Op de in het eerste lid genoemde datum wordt de Regeling Budgethouders 2010 ingetrokken.

3. Deze regeling kan worden aangehaald als "Regeling Budgetbeheer Aalten 2017".