Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor het beheer van de digitale en analoge informatie van de gemeentelijke organen, alsmede betreffende het interne toezicht daarop.

Geldend van 01-03-2016 t/m heden

Intitulé

Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor het beheer van de digitale en analoge informatie van de gemeentelijke organen, alsmede betreffende het interne toezicht daarop.

De raad van de gemeente Aalten;

gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 15 december 2015;

gelet op de artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995,

Besluit:

vast te stellen de navolgende Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor het beheer van de digitale en analoge informatie van de gemeentelijke organen, alsmede betreffende het interne toezicht daarop (Archiefverordening).

Hoofdstuk I Definities

Artikel 1

In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

  • .

    de wet: de Archiefwet 1995

  • .

    gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente;

  • .

    informatie: de archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1 onder c van de wet zijnde het geheel van op één of meer informatiedragers vastgelegde met elkaar samenhangende gegevens, die worden ontvangen of gecreëerd op grond van de taken en/of de werkprocessen van de gemeente;

  • .

    de archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde gemeentearchivaris;

  • .

    beheer: het treffen van maatregelen en voorzieningen nodig om informatie ingoede, geordende en toegankelijke staat te brengen, te bewaren, alsmede zorg te dragen voor vernietiging van daarvoor in aanmerking komende informatie;

  • .

    de beheerder: degene die ingevolge artikel 3 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats;

  • .

    de beheerseenheid: een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel;

  • .

    een archiefruimte: een ruimte bestemd voor de bewaring van archiefbescheiden voor zover niet overgebracht naar de archiefbewaarplaats;

  • .

    informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd;

  • .

    zorg: de algemene bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de werkzaamheden om archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen.

Hoofdstuk II De zorg voor het beheer van de informatie

Artikel 2

Burgemeester en wethouders dragen, overeenkomstig artikel 3 van de Archiefwet, de zorg voor het vervaardigen en bewaren van de informatie zodanig dat de duurzaamheid, ordening en toegankelijkheid gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijn zijn gewaarborgd en de authenticiteit ervan kan worden aangetoond.

Artikel 3

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor een actueel en sluitend kwaliteitssysteem door middel van een jaarlijks te actualiseren organisatiebreed Informatiebeheerplan.

Artikel 4

Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden opgevoerd om de kosten te dekken die zijn verbonden aan het beheer van de informatie.

Artikel 5

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel ter uitvoering van de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de informatie.

Artikel 6

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het (doen) vaststellen van voorschriften voor het beheer van de informatie.

Artikel 7

Burgemeester en wethouders wijzen taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van de informatie die niet naar de archiefbewaarplaats is overgebracht toe aan de beheerder.

Artikel 8

Burgemeester en wethouders wijzen taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van het beheer van de informatie die is overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel is opgenomen toe aan de archivaris.

Artikel 9

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen, inrichten en in stand houden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in art. 31 van de Archiefwet, alsmede voor voldoende en doelmatige archiefruimten.

Hoofdstuk III Het toezicht op het beheer van de informatie die niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats en het afleggen van verantwoording door de archivaris aan burgemeester en wethouders over het beheer van de informatie die is overgebracht naar de archiefbewaarplaats

Artikel 10

De archivaris is belast met het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de informatie die niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Artikel 11

De archivaris kan de uitoefening van het toezicht op het beheer van de informatie die niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats opdragen aan voldoende deskundige medewerkers.

Artikel 12

De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene(n) aan wie de uitoefening van het toezicht is opgedragen, alle schriftelijke en mondelinge informatie die nodig is voor een goede taakvervulling.

Artikel 13

De archivaris en degenen aan wie de uitoefening van het toezicht is opgedragen hebben toegang tot de informatie en tot de ruimten en informatiesystemen waarin de informatie zich bevindt en met behulp waarvan de informatie beheerd wordt.

Artikel 14

De archivaris brengt de beheerder in kennis van de resultaten van de uitoefening van het toezicht. Bij voldoende aanleiding stelt de archivaris tevens burgemeester en wethouders hiervan in kennis. De archivaris geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn oordeel in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.

Artikel 15

De archivaris brengt jaarlijks aan burgemeester en wethouders verslag uit over het beheer van de informatie die niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats alsmede over de wijze van uitoefening van het toezicht op het beheer.

Artikel 16

De archivaris legt jaarlijks in de vorm van een verslag verantwoording af aan burgemeester en wethouders betreffende het beheer van de informatie die is overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel is opgenomen.

Hoofdstuk IV Het afleggen van horizontale verantwoording door burgemeester en wethouders aan de raad

Artikel 17

Burgemeester en wethouders informeren jaarlijks de raad over het beheer van de informatie. Zij voegen daarbij de verslagen die de archivaris aan hen heeft uitgebracht conform artikel 15 en 16.

Hoofdstuk V Slotbepalingen

Artikel 18

  • 1. De Archiefverordening gemeente Aalten wordt ingetrokken.

  • 2. Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 maart 2016.

  • 3. Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening van de gemeente Aalten 2016.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Aalten dd. 26 januari 2016.

De voorzitter, G. Berghoef

De griffier, M.A.J.B. Fiering