Reglement van orde van B&W

Geldend van 01-02-2013 t/m heden

Intitulé

Reglement van orde van B&W

Het college van burgemeester en wethouders van Achtkarspelen;

gelet op artikel 52 van de Gemeentewet;

BESLUIT:

tot vaststelling van het:

"REGLEMENT VAN ORDE VOOR DE VERGADERINGEN EN ANDERE WERKZAAMHEDEN VAN HET COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN ACHTKARSPELEN"

Artikel 1 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

  • 1. Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden.

  • 2. Het college regelt de onderlinge vervanging in geval van afwezigheid van één van de wethouders.

  • 3. Het college regelt de vervanging van de burgemeester in geval van diens afwezigheid.

Artikel 2 Vergaderingen

  • 1. Het college vergadert in de regel eenmaal per week op dinsdag of op een in onderling overleg vast te stellen dag en tijdstip en voorts zo vaak de voorzitter of twee wethouders het nodig achten.

  • 2. Indien twee of meer wethouders een vergadering nodig achten verzoeken zij onder opgave van redenen aan de voorzitter deze bijeen te roepen.

  • 3. De vergaderingen worden als regel gehouden in het gemeentehuis en vinden met gesloten deuren plaats.

  • 4. Het college kan van het derde lid afwijken indien bijzondere omstandigheden daartoe aanleiding geven.

  • 5. De secretaris neemt deel aan de beraadslagingen.

  • 6. Het college kan besluiten dat anderen dan de leden en de secretaris deelnemen aan de beraadslaging.

  • 7. Op degene, die op grond van dit artikel is toegelaten deel te nemen aan de beraadslaging, zijn de bepalingen van dit reglement zoveel mogelijk van overeenkomstige toepassing.

  • 8. Het college kan een niet-lid, dat daartoe de wens te kennen heeft gegeven of door het college is uitgenodigd, in de gelegenheid stellen zijn opvattingen over een aangelegenheid in een collegevergadering kenbaar te maken.

Artikel 3 Agenda en vergaderstukken

  • 1. Voor elke vergadering wordt een agenda samengesteld, die in de regel op de maandag voorafgaand aan de vergadering aan de leden van het college wordt toegezonden, vergezeld van de daarbij behorende stukken.

  • 2. De stukken voor de vergadering worden uiterlijk de woensdag daaraan voorafgaand, voor 12.00 uur, aangeboden aan de secretaris. Bij uitzondering is indiening van stukken voor de vergadering na dit tijdstip mogelijk, dat ter beoordeling van de secretaris.

  • 3. De secretaris bepaalt welke stukken op de agenda worden geplaatst.

  • 4. Stukken met een vertrouwelijk of geheim karakter - ter beoordeling van de secretaris - worden niet op de agenda geplaatst.

  • 5. Stukken die zijn aan te merken als de in artikel 6 bedoelde parafenbesluiten worden tijdens de vergadering in principe niet meer besproken.

Artikel 4 Stemmingen

  • 1. Indien geen van de leden van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.

  • 2. Indien een lid van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt mondeling gestemd.

Artikel 5 Besluiten in een collegevergadering

  • 1. Een besluit komt, met inachtneming van artikel 4, tot stand in een collegevergadering, waarvoor worden geagendeerd de ambtelijke adviezen die door één of meer collegeleden buiten de vergadering voor ‘nader bespreken’ zijn geparafeerd of waarvoor de secretaris bespreking adviseert.

  • 2. De secretaris draagt zorg voor de formulering van de door het college genomen besluiten, in de vorm van een besluitenlijst. Hij kan zich daarvoor laten bijstaan.

  • 3. Er is een openbare en een niet-openbare besluitenlijst. Daarnaast houdt de secretaris een aparte besluitenlijst bij met besluiten over stukken met een vertrouwelijk karakter. Deze wordt centraal (vertrouwelijk) gearchiveerd. Indien geheimhouding is opgelegd wordt indien nodig een afzonderlijke besluitenlijst van de als geheim gekwalificeerde voorstellen of andere stukken gemaakt, die door de burgemeester wordt gearchiveerd tot de geheimhouding is opgeheven.

  • 4. De openbare besluitenlijst bevat ten minste:

    • a.

      de namen van de aan- en afwezige leden;

    • b.

      de namen van de andere personen, die hebben deelgenomen aan de beraadslaging;

    • c.

      een vermelding van de zaken die relevant zijn voor de besluitvorming;

    • d.

      een formulering van de door het college genomen besluiten;

    • e.

      een zakelijke samenvatting van eventuele tijdens de vergadering gevoerde besprekingen met derden.

  • 5. Stemverhoudingen en minderheidsstandpunten worden alleen vermeld als een lid van het college daarom vraagt.

  • 6. De openbare besluitenlijst en de achterliggende stukken worden zo spoedig mogelijk op de gebruikelijke wijze openbaar gemaakt en toegezonden aan de raadsgriffie, die zorg draagt voor de informatie richting leden van de raad.

  • 7. De besluitenlijst(en) wordt (worden) in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

  • 8. De secretaris zorgt dat een niet-openbaar besluit voor zover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daartegen niet verzet, na een verzoek van de griffier om inzage door een van de leden van de raad, bij de griffier ter inzage ligt.

  • 9. De besluitenlijsten ten aanzien van stukken met een vertrouwelijk karakter en geheime stukken worden niet verspreid.

Artikel 6 Parafenbesluiten

  • 1. Een parafenbesluit is een besluit dat buiten de collegevergadering tot stand komt door middel van een collegevoorstel waarop door geen van de collegeleden is aangegeven dat bespreking in een vergadering is gewenst, maar dat voor ‘conform’ is geparafeerd en waarbij aan het quorum is voldaan.

  • 2. Er is een openbare en een niet-openbare besluitenlijst voor parafenbesluiten.

  • 3. Voor zover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daartegen niet verzet, wordt de vastgestelde lijst met openbare parafenbesluiten zo spoedig mogelijk openbaar gemaakt en toegezonden aan de leden van de raad.

  • 4. De secretaris zorgt dat een niet-openbaar parafenbesluit voor zover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daartegen niet verzet, na een verzoek van de griffier om inzage door een van de leden van de raad, bij de griffier ter inzage ligt.

  • 5. Een parafenbesluit wordt na de eerstvolgende reguliere collegevergadering op de gebruikelijke wijze openbaar gemaakt, samen met de openbare besluiten van de betreffende collegevergadering.

Artikel 7 Uitleg reglement

In gevallen waarin dit reglement niet voorziet of in het geval dat enige bepaling voor verschillende uitleg vatbaar blijkt te zijn, beslist het college.

Artikel 8 Inwerkingtreding

Het reglement treedt in werking op 1 maart 2013.

Aldus vastgesteld door het college van Burgemeester en Wethouders van Achtkarspelen op 9 februari 2013.

het college van burgemeester en wethouders van Achtkarspelen,

secretaris, burgemeester,

mr. E. van der Sluis G. Gerbrandy

REGLEMENT VAN ORDE VOOR DE VERGADERINGEN EN ANDERE WERKZAAMHEDEN VAN HET COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN ACHTKARSPELEN

TOELICHTING

Artikel 1

In dit artikel wordt een onderwerp geregeld, dat aan de orde zal zijn in de eerste vergadering van het college na de raadsvergadering, waarin de wethouders zijn benoemd. Ten overvloede wordt er op gewezen, dat het college als geheel verantwoordelijkheid draagt voor de opgedragen taken ondanks de portefeuilleverdeling en het eventueel gebruik maken van de mogelijkheid, die in artikel 168 van de Gemeentewet wordt geboden ten aanzien van mandatering aan individuele leden van het college.

Artikel 2

Met betrekking tot dag, tijdstip en plaats van de vergadering is gekozen voor een algemene flexibele formulering, waardoor de mogelijkheid bestaat in bijzondere gevallen af te wijken van de gangbare situatie.

Uit het tweede deel van het eerste lid en het tweede lid volgt, dat de burgemeester, als voorzitter van het college, maar ook twee leden van het college er voor kunnen zorgen, dat een extra vergadering wordt gehouden. De formulering van het bepaalde in het tweede lid betekent overigens niet, dat de burgemeester de bevoegdheid zou toekomen een extra vergadering tegen te houden. De imperatieve formulering van het eerste lid staat daaraan in de weg.

Verder regelt dit artikel het deelnemen aan de beraadslaging door de gemeentesecretaris en anderen. Dit kunnen derden/deskundigen zijn, maar ook ambtenaren. Uiteraard zijn de bepalingen van het reglement in dat geval ook op betrokkenen van toepassing.

Ingevolge artikel 54 van de Gemeentewet is de hoofdregel dat met gesloten deuren wordt vergaderd. Het college kan daar echter zelf van afwijken. In dit artikel wordt dit dan ook uitdrukkelijk aan het college overgelaten.

Ten aanzien van het vergaderquorum is artikel 56 Gemeentewet van toepassing.

Artikel 3, 5 en 6

In deze artikelen heeft de secretaris een plaats gekregen vanwege zijn taakomschrijving, zoals vermeld in de artikelen 103 en 104 van de Gemeentewet.

Indiening van de stukken gebeurt bij de secretaris, die aan de hand van kwaliteit, compleetheid en gevolgde procedure bepaalt of de stukken op de agenda worden geplaatst. Indiening dient in de regel de woensdag voor de vergadering plaats te vinden, zodat er voldoende tijd is voor beoordeling, eventuele bijstelling en agendering.

In artikel 3, vierde lid is bepaald dat vertrouwelijke stukken niet op de agenda worden geplaatst. Het kan daarbij gaan om stukken die onder de uitzonderingsgronden van de Wet openbaarheid van bestuur vallen, waarbij gedacht kan worden aan privacy gevoelige besluiten. De opsteller van een stuk kan aangeven of een stuk naar zijn mening vertrouwelijk is, maar de uiteindelijke beoordeling van de vraag of een stuk vertrouwelijk is berust bij de secretaris

In artikel 5, derde lid, is aangegeven dat er een openbare besluitenlijst is en een niet-openbare besluitenlijst. De openbare besluitenlijst wordt intern en extern verspreid. De niet-openbare besluitenlijst wordt slechts intern verspreid. Daarnaast houdt de secretaris een aparte besluitenlijst bij met besluiten over stukken met een vertrouwelijk karakter en een aparte besluitenlijst over geheime stukken. Deze besluitenlijsten worden niet verspreid.

In artikel 5, zesde lid, is aangegeven dat de openbare besluitenlijst en de achterliggende stukken zo spoedig mogelijk op de gebruikelijke wijze openbaar wordt gemaakt. Dit gebeurt in de regel op de eerste donderdag na de collegevergadering waarin de besluiten zijn genomen. Zowel de besluitenlijst als de achterliggende openbare stukken (collegeadviezen, raadsvoorstellen en bijlagen) worden actief openbaar gemaakt door middel van publicatie op de website van de gemeente. De pers wordt per e-mail geïnformeerd. Stukken die informatie bevatten die niet openbaar is (uitzonderingsgronden Wob) worden niet gepubliceerd of de niet openbare informatie wordt verwijderd voor openbaarmaking.

Kennisneming van de stukken door de collegeleden gebeurt door roulatie van de stukken. De collegeleden geven door een paraaf aan of zij bespreking in de vergadering nodig vinden. Met inachtneming van artikel 6, eerste lid vindt in principe geen bespreking meer plaats in de vergadering van stukken die voor akkoord zijn geparafeerd.

Indien een collegevoorstel vóór het in artikel 3, tweede lid, bedoelde tijdstip is aangeleverd en door minimaal twee collegeleden voor ‘conform’ wordt geparafeerd en geen van de collegeleden uiterlijk de daaropvolgende zondag om 24.00 uur heeft aangegeven dat bespreking in een vergadering gewenst is, komt het parafenbesluit tot stand. De datum van het besluit is dan de datum van de betreffende zondag.

Indien een collegevoorstel na het in artikel 3, tweede lid, bedoelde tijdstip is aangeleverd, maar vóór de eerstvolgende vergadering door alle collegeleden voor ‘conform’ wordt geparafeerd, komt het parafenbesluit tot stand. De datum van het besluit is dan de datum waarop de laatste paraaf is gezet.

Indien een collegevoorstel na het in artikel 3, tweede lid, bedoelde tijdstip is aangeleverd en niet vóór de eerstvolgende vergadering door alle collegeleden voor ‘conform’ wordt geparafeerd, komt er (nog) geen parafenbesluit tot stand. Een parafenbesluit kan dan nog wel een week later tot stand komen, indien het collegevoorstel dan door minimaal twee collegeleden voor ‘conform’ wordt geparafeerd en geen van de collegeleden uiterlijk de betreffende zondag om 24.00 uur heeft aangegeven dat bespreking in een vergadering gewenst is. De datum van het besluit is dan de datum van de betreffende zondag.

Het bepaalde in artikel 6, eerste lid, regelt dat (in bijvoorbeeld een vakantieperiode) parafenbesluiten kunnen worden genomen als een collegevoorstel door minimaal twee collegeleden voor ‘conform’ wordt geparafeerd en geen van de collegeleden aangeeft dat bespreking in een vergadering gewenst is. Deze bepaling is opgenomen om te voorkomen dat de besluitvorming stokt wanneer niet het volledige college in staat is tijdig een oordeel over een voorstel te geven.

Een collegelid kan niet meer dan één paraaf op een besluit zetten, ook niet wanneer hij een ander collegelid vervangt (wanneer bijvoorbeeld een wethouder ook fungeert als locoburgemeester kan hij niet in beide rollen paraferen). Om aan het quorum te kunnen voldoen moet er dan ook sprake van de parafen van twee verschillende collegeleden.

Op grond van artikel 60 van de Gemeentewet kan de raad regelen van welke beslissingen van het college kennisgeving aan de raad moet worden gedaan.

Omdat de openbare besluitenlijst openbaar wordt gemaakt dient de indeling van de verslaglegging daar op afgestemd te zijn.

Artikel 4 Stemmingen

Gelet op het feit, dat in de praktijk slechts zelden wordt gestemd, is in dit artikel het strikt noodzakelijke over stemmingen opgenomen. De regeling komt er op neer, dat in principe alleen wordt gestemd als één van de leden dat wenst. In dat geval vindt mondelinge stemming plaats.

Artikel 7

Dit artikel is opgenomen om onvoorziene omstandigheden het hoofd te bieden.

Artikel 8

Dit artikel behoeft geen nadere toelichting.