Mandaatbesluit 2016

1. INLEIDING

Ten behoeve van een doelmatig, efficiënt en snel werkend openbaar bestuur is het algemeen gebruikelijk om te werken met een systeem, waarbij bevoegdheden door een bestuursorgaan via delegatie of mandaat zijn overgedragen aan anderen.

Ook in de gemeenten Achtkarspelen (8K) en Tytsjerksteradiel (Td) wordt al vele jaren op die manier gewerkt. Beide gemeenten kennen een uitgebreid mandaatbesluit, waarin (per afdeling) is vastgelegd welke bevoegdheden zijn overgedragen en aan wie de bevoegdheden zijn overgedragen.

Op grond van de besluiten van de Raden van beide gemeenten is gekozen voor een vorm van samenwerking tussen 8K en TD, waarbij de gemeenten hun zelfstandigheid behouden en ook ieder een eigen organisatie (de dragende organisaties) in stand houden.

Daarnaast hebben de colleges en de burgemeesters, met toestemming van de Raden, de gemeenschappelijke regeling Werkmaatschappij 8KTD vastgesteld, die op 1 januari 2014 in werking is getreden. De Werkmaatschappij is een openbaar lichaam (zelfstandig rechtsorgaan) in de zin van de Wet gemeenschappelijke regelingen.

De Werkmaatschappij voert uitvoerende en dienstverlenende taken uit voor de deelnemende gemeenten. In artikel 4 van de GR Werkmaatschappij 8KTD staat dat de deelnemers gemeentelijke taken door het openbaar lichaam laten uitvoeren en waar dat takenpakket zich in ieder geval tot uit strekt.

Daarnaast is in artikel 5 van de GR bepaald, dat de bevoegde bestuursorganen van de deelnemers in afzonderlijke delegatie-, mandaat- en volmachtbesluiten vastleggen welke bevoegdheden, samenhangend met de taakgebieden, overgedragen respectievelijk toegekend worden aan de overeenkomstige bestuursorganen, directie en leidinggevenden van de Werkmaatschappij.

In het Organisatieplan Werkmaatschappij 8KTD , dat door de colleges en de burgemeesters van beide deelnemende gemeenten en door het dagelijks bestuur van de Werkmaatschappij is vastgesteld, is vastgelegd hoe de organisatie van de Werkmaatschappij is opgebouwd (managers, teams/eenheden) en welke taken aan die managers en teams zijn opgedragen. Zie overzicht op volgende bladzijde.

Impliciet zijn daarmee ook de daarmee samenhangende bevoegdheden overgedragen aan de bestuursorganen van het openbaar lichaam (AB, DB, Voorzitter).

Voor de beide Dragende Organisaties is aan de hand van afdelingsplannen bepaald welke taken bij de gemeenten zelf blijven. De met die taken samenhangende bevoegdheden zijn vanzelfsprekend niet overgedragen en blijven bij de bekende bevoegde bestuursorganen (Raad, B&W, burgemeester).

N.b.: 8K en T-diel hebben hun dragende organisaties niet gelijk ingericht; er bestaat dus verschil per gemeente voor wat betreft de overgedragen en achtergebleven taken!

Daarnaast is er het document ‘Governance/besturingsfilosofie dragende organisaties – Werkmaatschappij 8KTD’ , waarin de kaders nader zijn uitgewerkt en de verhoudingen tussen de verschillende bestuursorganen en de directie en de leidinggevenden zijn weergegeven.

Managers, teams en eenheden van de Werkmaatschappij zijn:

2. Toepassing van dit Mandaatbesluit

Dit Mandaatbesluit is gebaseerd op de hierboven genoemde documenten. Voor wat betreft de toepassing in de dagelijkse praktijk ligt het startpunt bij de vraag: ‘waar ligt de verantwoordelijkheid/bevoegdheid voor de betreffende taak?’. Daarin kunnen drie situaties worden onderscheiden:

1.Taak behoort tot de verantwoordelijkheid/bevoegdheid van B&W of de Burgemeester en is niet overgedragen aan de Werkmij.:

→ uitvoering door (eigen) dragende organisatie

→ mandaatverlening door B&W/Burgemeester conform takenpakket aan (een afdeling van) de dragende organisatie(s) aan AD/M/evt. A → besluit in mandaat: ‘Namens burgemeester en wethouders of de burgemeester van A of T’

V.b.: - Toekennen en weigeren van voorzieningen op basis van Verordening voorzieningen huisvesting onderwijs [Bevoegdheid B&W,

mandaat DO T-diel, Afdeling Beleid, nr. 4 / DO 8K Afdeling DYM, nr. 4];

-Verlenen inzamelvergunning op grond van Afvalstoffenverordening [Bevoegdheid B&W, mandaat DO 8K, Afdeling Ruimte en

Beheer, nr. 3].

2.Taak is overgedragen aan het openbaar lichaam Werkmij. 8KTD en daarmee de verantwoordelijkheid/bevoegdheid van DB/Voorzitter Werkmij. (n.b.: B&W/B en de dragende organisatie zijn niet meer bevoegd!):

→ uitvoering conform takenpakket door een team van de Werkmij.

→ mandaatverlening door DB/Voorzitter aan M/T/evt. A

→ besluit in mandaat ‘Namens het dagelijks bestuur of de voorzitter van de Werkmij. 8KTD’

V.b.: - Verlenen omgevingsvergunning reguliere procedure [Bevoegdheid DB Werkmij., mandaat Team Vergunningverlening, nr. 5];

-Uitoefening bevoegdheden genoemd in Verordening Leerlingenvervoer [Bevoegdheid DB Werkmij., Team Sociaal Domein,

Verstrekkingen en voorzieningen];

• -

  Beheer van de basisregistraties adressen en gebouwen [Bevoegdheid DB Werkmij., mandaat Team Informatiebeheer, nr. 1];

• -

  Aangaan van geldleningsovereenkomsten langlopende leningen t.b.v. de Werkmaatschappij [Bevoegdheid DB Werkmij.,

mandaat Team Administratie en Belastingen, nr. 23]

3.Taak is de verantwoordelijkheid/bevoegdheid van B&W/Burgemeester en is niet overgedragen aan de Werkmij., maar de dragende organisatie schakelt de Werkmij. wel in bij de uitvoering (dienstverlening):

→ uitvoering door team van Werkmij. op basis van ‘opdracht’ DO

→ mandaatverlening door B&W/Burgemeester aan AD/M/T/evt. A

→ besluit in mandaat ‘Namens burgemeester en wethouders of de burgemeester van A of T ‘

V.b.: - Het opleggen van een verblijfsontzegging aan een bepaalde persoon [Bevoegdheid Burgemeester, mandaat Team TH&V, nr. 17];

• -

  Besluiten tot afwijking van de termijn voor lijkbezorging [Bevoegdheid Burgemeester, mandaat Team Publieksdiensten, nr. 5];

• -

  Aangaan van geldleningsovereenkomsten langlopende leningen t.b.v. de gemeente 8K of T-diel [Bevoegdheid B&W, mandaat

  AD/M/T(eamopbouwer Administratie en Belastingen, nr. 23]

Dit integrale, drie organisaties omvattende, Mandaatbesluit vervangt alle voorgaande mandaatbesluiten in de gemeenten Achtkarspelen en Tytsjerksteradiel.

3. JURIDISCHE EN ORGANISATORISCHE ASPECTEN

3.1 Begrippen delegatie en mandaat

Delegatie en mandaat zijn geregeld in hoofdstuk 10 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb).

Delegatie

Onder delegatie wordt verstaan: het overdragen door een bestuursorgaan van zijn bevoegdheid tot het nemen van besluiten aan een ander die deze onder eigen verantwoordelijkheid uitoefent (art 10:13 Awb).

Met de woorden “onder eigen verantwoordelijkheid” wordt het verschil tussen delegatie en mandaat aangegeven: bij delegatie is het zo, dat het bestuursorgaan, dat zijn bevoegdheid heeft overgedragen, zelf die bevoegdheid en verantwoordelijkheid verliest (zolang het delegatiebesluit in stand is), terwijl dat bij mandaat niet het geval is (zie hieronder).

Delegatie aan ondergeschikten is niet toegestaan (art. 10:14 Awb). Dit heeft te maken met het hiervoor genoemde karakter van delegatie dat de bevoegdheid onder eigen verantwoordelijkheid wordt uitgeoefend door degene die de bevoegdheid gedelegeerd krijgt. Dit verdraagt zich niet met een hiërarchische ondergeschiktheidsrelatie.

Delegatie is slechts toegestaan als dit bij wettelijk voorschrift mogelijk is gemaakt (art. 10:15 Awb). De wetgever heeft een bevoegdheid immers niet voor niets aan een bepaald bestuursorgaan toebedeeld en moet daarom ook instemmen met een eventuele delegatiemogelijkheid.

Zo bepaalt artikel 156 van de Gemeentewet dat de raad aan burgemeester en wethouders of een bestuurscommissie bevoegdheden van de raad kan overdragen, tenzij de aard van de bevoegdheid zich daartegen verzet. In datzelfde artikel is tegelijkertijd een aantal bevoegdheden opgenoemd die niet kunnen worden overgedragen, omdat de wetgever die kennelijk exclusief aan de raad wilde voorbehouden (bijvoorbeeld het vaststellen of wijzigen van de begroting).

Mandaat

Mandaat is de bevoegdheid om namens een bestuursorgaan besluiten te nemen (art. 10:1 Awb).

In tegenstelling tot delegatie blijft de mandaatgever bevoegd de gemandateerde bevoegdheid uit te oefenen. Dit is de kern van mandaat, dat immers een vertegenwoordigingsfiguur is.

Mandaat kan dus aan een ondergeschikte worden verleend en zelfs aan personen of functies die niet vallen onder de verantwoordelijkheid van de mandaatgever.

Mandaat kan niet worden verleend als een wettelijk voorschrift dat bepaalt of als de aard van de bevoegdheid zich tegen de mandaatverlening verzet.

De Awb noemt een aantal gevallen waarbij mandaat niet mogelijk is (art. 10:3 Awb):

• o

  1. Een bestuursorgaan kan mandaat verlenen, tenzij bij wettelijk voorschrift anders is bepaald of de aard van de bevoegdheid zich tegen de mandaatverlening verzet.

• o

  2. Mandaat wordt in ieder geval niet verleend indien het betreft een bevoegdheid:

  • §

    a. tot het vaststellen van algemeen verbindende voorschriften, tenzij bij de verlening van die bevoegdheid in mandaatverlening is voorzien;

  • §

    b. tot het nemen van een besluit ten aanzien waarvan is bepaald dat het met versterkte meerderheid moet worden genomen of waarvan de aard van de voorgeschreven besluitvormingsprocedure zich anderszins tegen de mandaatverlening verzet;

  • §

    c. tot het vernietigen van of tot het onthouden van goedkeuring aan een besluit van een ander bestuursorgaan.

• o

  3. Mandaat tot het beslissen op een bezwaarschrift of op een verzoek als bedoeld in artikel 7:1a, eerste lid, wordt niet verleend aan degene die het besluit waartegen het bezwaar zich richt, krachtens mandaat heeft genomen.

• o

  4. Indien artikel 5:53 van toepassing is, wordt mandaat tot het opleggen van een bestuurlijke boete niet verleend aan degene die van de overtreding een rapport of proces-verbaal heeft opgemaakt.

Wanneer de aard van een bevoegdheid zich tegen mandaat verzet is niet eenvoudig aan te geven. Meestal gaat het om zware bevoegdheden, die de wetgever om die reden uitdrukkelijk aan een bepaald bestuursorgaan heeft opgedragen.

De Awb maakt een onderscheid tussen afdoeningsmandaat en ondertekeningsmandaat.

Afdoeningsmandaat is het gewone mandaat zoals hiervoor omschreven: de gemandateerde neemt zelf het besluit namens het bestuursorgaan. Bij ondertekeningsmandaat neemt het bestuursorgaan zelf het besluit, alleen de schriftelijke afdoening en ondertekening daarvan gebeurt door een ander. Deze methode wordt gebruikt voor die gevallen waarin de wet mandaat niet toestaat, maar waarbij ter ontlasting van het bestuursorgaan de afdoening door ambtenaren plaatsvindt.

Daarnaast kennen we nog de begrippen ‘volmacht’ en ‘machtiging’ :

v olmacht: de bevoegdheid om het bestuursorgaan of de gemeente als rechtspersoon formeel te vertegenwoordigen bij (meestal privaatrechtelijke) rechtshandelingen, b.v. het ondertekenen van een overeenkomst of akte. Volgens artikel 171 van de Gemeentewet is de vertegenwoordiging in en buiten rechte van de gemeente opgedragen aan de burgemeester. De burgemeester kan de vertegenwoordiging opdragen aan een ander persoon (volmacht).

N.b.: Het besluit tot het aangaan van een overeenkomst of tot een andere rechtshandeling moet eerst wel door het bevoegde bestuursorgaan of de bevoegde gemandateerde zijn genomen. De volmacht heeft alleen betrekking op de vertegenwoordiging bij het ondertekenen.

machtiging: de opdracht verstrekt door het bevoegde bestuursorgaan om in zijn naam en onder zijn verantwoordelijkheid (feitelijke) handelingen te verrichten, die noch besluiten in de zin van artikel 1:3 Awb, noch privaatrechtelijke rechtshandelingen zijn (b.v. : machtiging om een bestuursorgaan te vertegenwoordigen bij een zitting van de rechtbank).

In de praktijk worden de begrippen mandaat, volmacht en machtiging vaak in één adem genoemd. Waar mogelijk is in de bijbehorende overzichten (kolom bevoegdheid) onderscheid aangebracht, maar als algemene regel geldt dat onder mandaat mede wordt begrepen volmacht en/of machtiging.

3.2. Uitgangspunten verlening mandaat

In de visiedocumenten en organisatieplannen (afdelings- en teamplannen) van de dragende organisaties en de Werkmaatschappij is vastgelegd dat de verantwoordelijkheden zo laag mogelijk worden neergelegd.

De algemeen directeur/secretaris is de eerst verantwoordelijke voor de (eigen) dragende organisatie, maar de twee directeuren/secretarissen vormen (gezamenlijk) ook de directie van de Werkmaatschappij. De bevoegdheden van de afdelingsmanagers binnen de dragende organisaties en van de managers van de Werkmaatschappij zijn afgeleid van die van de directeuren/secretarissen. Het ligt daarom voor de hand dat het mandaat voor de uitvoering van bestuursbevoegdheden door het bevoegde bestuursorgaan in beginsel aan de directeur/secretaris wordt verleend, welke de bevoegdheden kan ondermandateren aan een manager.

Bij de Werkmaatschappij wordt het mandaat voor de uitvoering van de bestuursbevoegdheden rechtstreeks aan de (betreffende) manager verleend, omdat de directie uit 2 personen bestaat en niet aan 2 personen hetzelfde mandaat kan worden verleend.

De managers kunnen een of meer van de aan hen gemandateerde bevoegdheden weer ondermandateren aan een teamopbouwer, die bevoegd is ondermandaat te verlenen aan de functionaris die de bevoegdheden feitelijk uitvoert.

De belangrijkste uitgangspunten waaronder mandaat wordt verleend luiden als volgt.

1.Mandaat wordt verleend aan de directeur/secretaris. Deze is bevoegd tot het verlenen van ondermandaat aan een manager, die op zijn/haar beurt bevoegd is ondermandaat te verlenen aan een teamopbouwer. De teamopbouwer is vervolgens bevoegd ondermandaat te verlenen aan de functionaris die de bevoegdheden feitelijk uitvoert. In de overzichten zijn zowel de gemandateerden als de onder-gemandateerden benoemd.

De bijbehorende schematische overzichten zijn zo opgesteld, dat de ondermandaten (althans voor de benoemde bevoegdheden) geacht worden structureel te zijn verleend.

• 2.

  Bij mandatering wordt in beginsel de gehele uitvoering van de bevoegdheid gemandateerd, inclusief de bevoegdheid tot het opleggen van een last onder bestuursdwang/dwangsom. Bij ondermandaat geldt dit beginsel niet, degene die ondermandaat verleent kan deze bevoegdheden aan zich houden, zoals het ook mogelijk is andere voorwaarden aan het ondermandaat te verbinden.

• 3.

  De uitoefening van de mandaatsbevoegdheden vindt plaats binnen het voor het betreffende terrein vastgestelde beleid en binnen de daarvoor door de raad vastgestelde budget-ruimte.

• 4.

  In de volgende gevallen pleegt de gemandateerde eerst overleg met de verantwoordelijke portefeuillehouder, die vervolgens beslist of het besluit door de mandaatgever (= het verantwoordelijke bestuursorgaan) zélf moet worden genomen.

  a.de te nemen beslissing wijkt (op een onderdeel) af van bestaand beleid, richtlijnen of voorschriften

(de door het bevoegde bestuursorgaan vastgestelde beleidsregels, die betrekking hebben op de gemandateerde bevoegdheden, worden bij de uitoefening van het mandaat altijd in acht genomen)

• • b.

    er bestaat het voornemen tot aanvulling of wijziging van het bestaand beleid, richtlijnen of voorschriften.

  • c.

    uit de te nemen beslissing kunnen niet voorziene financiële of andere belangrijke consequenties voortvloeien.

  • d.

    tijdens de voorbereiding van het besluit komt naar voren dat daartegen bezwaar of beroep zal worden ingesteld.

  • e.

    tijdens de voorbereiding van het besluit komt naar voren dat de te nemen beslissing bestuurlijk of maatschappelijk gevoelig ligt.

  • f.

    het om zwaarwichtige onderwerpen gaat, die voorzienbaar politieke consequenties met zich mee zullen brengen dan wel ongewenste precedentwerking kunnen hebben;

  • g.

    het onderwerpen betreft, waarbij de standpunten van de portefeuillehouder, de ambtenaar en/of adviserende instanties uiteenlopen;

  • h.

    de (onder)gemandateerde of zijn plaatsvervanger, de gemeentesecretaris/directeur of de manager daartoe de wens te kennen geeft/geven.

• 5.

  Indien een krachtens mandaat te nemen besluit (ook) het taakgebied raakt van een andere afdeling van de dragende organisatie/ander team van de Werkmaatschappij, dan wordt dit besluit vooraf aan de manager van die afdeling/teamleider van dat team voorgelegd.

Indien over het te nemen besluit geen overeenstemming kan worden bereikt tussen de betrokken onderdelen, dan wordt het voorgenomen besluit aan de directeur/secretaris voorgelegd. Deze neemt het besluit vervolgens zelf (krachtens mandaat) of beslist dat het besluit door het college van burgemeester en wethouders, de burgemeester resp. het dagelijks bestuur, de voorzitter van de Werkmaatschappij moet worden genomen.

6.Alle mandaten en ondermandaten zijn vastgelegd in de bijlagen van het mandaatbesluit. Alle eerdere mandaatbesluiten, volmachten en machtigingen komen te vervallen op het moment dat het Mandaatbesluit 2016 wordt vastgesteld.

3.3. Ondertekening en bezwaar/beroep

Wanneer een bevoegdheid krachtens (onder)mandaat wordt uitgeoefend worden uitgaande stukken als volgt ondertekend:

• -

  aanduiding van het ter zake bevoegde bestuursorgaan;

• -

  namens deze(n);

• -

  functie-aanduiding, handtekening en naam van de (onder)gemandateerde.

Wanneer tegen een krachtens mandaat genomen besluit bezwaar of beroep openstaat, wordt daarvan in dat besluit melding gedaan, onder vermelding van de vereisten als bedoeld in artikel 6:5 van de Awb en de termijn waarbinnen bezwaar of beroep kan worden aangetekend.

3.4. Bekendmaking

Mandaatbesluiten zijn besluiten in de zin van de Awb en werken dus pas nadat zij bekend zijn gemaakt. Omdat het voor de burgers als mogelijke belanghebbenden ook van belang is dat zij kennis kunnen nemen van de bevoegdheidverdeling binnen de gemeente, zal de vaststelling van het mandaatbesluit bekend moeten worden gemaakt op de voorgeschreven (elektronische) wijze. Het besluit zelf zal ter inzage worden gelegd en op de gemeentelijke website worden geplaatst.

3.5. Actualisering

Het mandaatbesluit zal periodiek (in principe jaarlijks) worden geactualiseerd en aangepast.

Tussentijds worden alleen afzonderlijke mandaatbesluiten genomen of afzonderlijke volmachten/machtigingen verleend als dit noodzakelijk is in verband met nieuwe of gewijzigde regelgeving en/of wijzigingen in de organisatie.

ALGEMEEN MANDAATBESLUIT ACHTKARSPELEN, TYTSJERKSTERADIEL EN WERKMAATSCHAPPIJ 8KTD

(betreffende organisatiebreed, de dragende organisaties van Achtkarspelen en Tytsjerksteradiel en teams werkmaatschappij 8KTD)

Het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van Achtkarspelen, het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van Tytsjerksteradiel, het dagelijks bestuur en de voorzitter van de Werkmaatschappij 8KTD, ieder afzonderlijk voor de haar/hem toekomende bevoegdheden en gezamenlijk;

gelet op het bepaalde in Afdeling 10.1.1 van de Algemene wet bestuursrecht;

gelezen het advies van de beide secretarissen/directeuren;

b e s l u i t e n

vast te stellen het volgende " Mandaatbesluit 2016, Organisatiebreed, Dragende organisaties Achtkarspelen en Tytsjerksteradiel, Teams Werkmaatschappij 8KTD "