Controleprotocol subsidies gemeente Alkmaar voor verantwoording subsidies

1.1 Doel

Het doel van dit controleprotocol subsidies is dat de accountant van de instelling de controle van de financiële verantwoording zodanig inricht en uitvoert dat de gemeente Alkmaar een redelijke mate van zekerheid verkrijgt over:

• -

  de volledigheid en juistheid van de verantwoorde baten en lasten

• -

  de naleving van de aan de subsidie verbonden verplichtingen met een financieel effect.

De accountant geeft de uitkomsten van zijn controle weer in een controleverklaring omtrent de volledigheid en juistheid van de financiële verantwoording en de naleving door de subsidieontvanger van de aan de subsidie verbonden verplichtingen met een financieel effect.

Voor organisaties met een subsidie welke op basis van prestaties afgerekend wordt, vindt de subsidievaststelling door de gemeente Alkmaar plaats op basis van gerealiseerde activiteiten. In dit controleprotocol subsidies zijn eveneens de specifieke werkzaamheden opgenomen die de accountant dient uit te voeren inzake de verantwoording van deze gerealiseerde activiteiten die de subsidieontvanger beschreven heeft in een activiteitenverslag. Dit verslag maakt onderdeel uit van de jaarstukken.

De accountant geeft de uitkomsten van dit onderzoek weer in een Rapport van Bevindingen. In het Rapport van bevindingen meldt de accountant de uitkomsten van zijn in de beschikking gedefinieerde onderzoek omtrent het activiteitenverslag welke van invloed zijn op de subsidievaststelling.

Dit controleprotocol subsidies is verplicht van toepassing bij alle instellingen waarbij een accountantscontrole verplicht is.

1.2 Normenkader

Een accountantscontrole conform dit controleprotocol is verplicht voor instellingen die een jaarlijkse subsidie ontvangen die groter is dan € 250.000.

Het betreft een controle naar de getrouwheid van de jaarrekening. Deze jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met de Richtlijn voor de jaarverslaggeving 640 “Organisaties zonder winststreven”. Bij de controle naar de naleving door de subsidieontvanger van de aan de subsidie verbonden verplichtingen zijn de in hoofdstuk 2.2.3. opgenomen aandachtspunten van toepassing. Indien de verstrekte subsidie wordt vastgesteld op basis van de gerealiseerde activiteiten zal de accountant de in hoofdstuk 2.4 opgenomen werkzaamheden uitvoeren en over de uitkomsten rapporteren via een Rapport van bevindingen.

1.3 Procedure

De subsidieontvanger geeft opdracht tot controle van de financiële verantwoording en de naleving van de aan de subsidie verbonden verplichtingen aan een accountant als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek.

Daarnaast geeft de subsidieontvanger opdracht tot onderzoek van de in het (jaar)verslag verantwoorde activiteiten als deze bepalend zijn voor de subsidievaststelling (zoals opgenomen in de subsidiebeschikking), aan een accountant als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek.

De accountant stemt zijn bevindingen inzake het uitgevoerde accountantsonderzoek af met en rapporteert aan zijn opdrachtgever, de subsidieontvanger.

De instelling verstrekt te allen tijde aan het college of aan door hen aangewezen personen inzage in haar boeken en administratie. Hieronder valt tevens dossierinzage door de eventuele reviewer namens de gemeente Alkmaar van de accountantswerkzaamheden betreffende de afgegeven controleverklaring.

De aanvraag tot vaststelling van de subsidie gaat vergezeld van de controleverklaring en eventueel een accountantsverslag en/of Rapport van bevindingen.

1.4 Definities

Jaarverslag

In het jaarverslag is een verantwoording opgenomen van de activiteiten (het activiteitenverslag). Het activiteitenverslag maakt inzichtelijk in hoeverre de activiteiten hebben plaatsgevonden overeenkomstig de aan de subsidie verbonden verplichtingen.

Tevens bevat het een vergelijking tussen de nagestreefde en gerealiseerde doelstellingen, een toelichting op de verschillen en een financiële verantwoording over de besteding van de subsidie.

Financiële verantwoording

Een jaarrekening of een specifieke subsidieverantwoording.

Assurance

Een accountant verschaft zekerheid via een controleverklaring. Bij een controleverklaring is sprake van een redelijke mate van zekerheid.

Controleverklaring

Een schriftelijke mededeling van een accountant die de uitkomst van zijn onderzoek naar een financiële verantwoording weergeeft. In deze mededeling geeft de accountant Assurance bij de desbetreffende financiële verantwoording.

Accountantsverslag

Een rapportage waarin de accountant zijn bevindingen naar aanleiding van de controle van de jaarrekening weergeeft. Deze rapportage bevat ook bevindingen met betrekking tot de interne beheersing.

Management letter

Een management letter is een document, opgesteld door de accountant en gericht aan het management van de organisatie waarbij een jaarrekening controle wordt uitgevoerd. Verbeterpunten in de administratieve organisatie of interne beheersing worden in de management letter gepresenteerd.

Niet-financiële informatie

In het activiteitenverslag is een verantwoording opgenomen van de gerealiseerde activiteiten (= niet-financiële informatie). Indien expliciet opgenomen in de subsidiebeschikking zal de toetsing van deze niet-financiële informatie een criterium zijn bij de subsidievaststelling. In hoofdstuk 2.4 van dit controleprotocol subsidies zijn de specifieke werkzaamheden opgenomen die de accountant dient uit te voeren inzake het activiteitenverslag.

Rechtmatigheid

Rechtmatigheid betekent in het algemeen het voldoen aan de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen. In het kader van dit controleprotocol subsidies wordt rechtmatigheid ook gedefinieerd als de naleving van de aan de subsidie verbonden verplichtingen met een financieel effect, zoals vastgelegd in de subsidiebeschikking. In hoofdstuk 2.2.3 is dit verder uitgewerkt.

Review Pagina 3 van 7 Controleprotocol subsidies gemeente Alkmaar

Het beoordelen van het dossier van de accountant door de gemeente Alkmaar, of een door de gemeente aangegeven instantie, om vast te stellen in hoeverre van diens werkzaamheden gebruik gemaakt kan worden.

2.1 Algemeen

De controle richt zich op de getrouwheid van de door de instelling verantwoorde baten en lasten. Van de accountant wordt daarnaast verwacht dat hij vaststelt of de subsidie is besteed in overeenstemming met de geldende regelgeving en de voorschriften van de gemeente Alkmaar. Het staat de accountant vrij zijn eigen controleaanpak te kiezen.

2.2 Aandachtspunten bij de controle van de financiële verantwoording

2.2.1 Algemene aandachtspunten bij controle jaarrekening

De accountant dient het volgende vast te stellen:

• -

  de jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met de van toepassing zijnde waarderingsgrondslagen

• -

  het jaarverslag is ondertekend door (of namens) het bestuur van de instelling

• -

  de jaarrekening is opgesteld conform de begroting waarvoor subsidie is verleend (tenzij in de verleningbeschikking anders is bepaald) en bevat een vergelijking met de gerealiseerde baten en lasten van het voorafgaande boekjaar

• -

  in geval van verschillen groter dan € 10.000 tussen begroting en realisatie is in de jaarrekening een toelichting over de oorzaken opgenomen

• -

  de ontvangen subsidievoorschotten zijn op de juiste wijze en per beschikking duidelijk herkenbaar in de jaarrekening opgenomen

• -

  het (jaar)verslag is verenigbaar met de jaarrekening.

2.2.2 Algemene aandachtspunten bij controle subsidieverantwoording

De accountant dient het volgende vast te stellen:

• -

  de subsidieafrekening is opgesteld conform de begroting waarvoor subsidie is verleend (tenzij in de verleningbeschikking anders is bepaald)

• -

  in geval van verschillen groter dan 10% tussen begrotingspost en realisatie met een minimum van € 10.000 is een toelichting over de oorzaken opgenomen

• -

  de ontvangen subsidievoorschotten zijn op de juiste wijze en duidelijk herkenbaar in de subsidieafrekening opgenomen.

2.2.3 Rechtmatigheid

De accountant dient het volgende vast te stellen:

• -

  de subsidie is besteed voor het doel waarvoor zij beschikbaar is gesteld

• -

  indien de instelling voor dezelfde begrote uitgaven tevens subsidie heeft aangevraagd bij één of meer andere bestuursorganen, is daarvan melding gedaan bij het verzoek tot subsidievaststelling, onder vermelding van de stand van zaken met betrekking tot die andere aanvraag of aanvragen

• -

  alle in de subsidiebeschikking nader beschreven specifieke verplichtingen met een financieel effect zijn nageleefd

Pagina 4 van 7 Controleprotocol subsidies gemeente Alkmaar

• -

  alle in de subsidiebeschikking nader beschreven specifieke verplichtingen met een niet financieel effect (zoals het verschaffen van specifieke kencijfers met onderbouwing ter toetsing door de accountant) zijn nageleefd

• -

  de instelling voldoet aan de verzekeringsplicht, zoals aangegeven in de uitvoeringsregels

• -

  de gemeente Alkmaar heeft schriftelijk toestemming gegeven in het geval van vervreemding van met subsidie verworven roerende zaken (met een waarde boven € 25.000) of onroerende zaken (binnen 10 jaar na verwerven)

• -

  door de gemeente Alkmaar is specifieke toestemming verleend voor de vorming van een bestemmingsreserve; deze bestemmingsreserve moet zichtbaar in de financiële verantwoording tot uitdrukking worden gebracht (alleen van toepassing voor jaarlijkse subsidies)

• -

  in de financiële verantwoording is een overzicht opgenomen van de gelieerde rechtspersonen en de daaruit voorvloeiende financiële gevolgen.

2.3 Betrouwbaarheid en nauwkeurigheid

Bij zijn oordeelsvorming over de naleving van de subsidievoorwaarden streeft de accountant naar een redelijke mate van zekerheid. Indien dit begrip voor het gebruik van statistische technieken gekwantificeerd moet worden, moet uitgegaan worden van een betrouwbaarheid van 95 procent. Een controleverklaring met een goedkeurende strekking impliceert dat, gegeven eerder genoemde betrouwbaarheid, de meest waarschijnlijke fout niet groter is dan één procent van die verantwoording. Als deze norm overschreden wordt is de in 2.3.1. vermelde tabel van toepassing.

2.3.1 Goedkeuringstolerantie

Voor de oordeelsvorming van de accountant en de controleverklaring zijn de volgende goedkeuringstoleranties voor de financiële verantwoording van toepassing:

Van een fout in de financiële verantwoording is sprake indien naar aanleiding van de uitgevoerde controle is gebleken dat een (gedeelte van) een post niet in overeenstemming is met één of meer aspecten van de wet- en regelgeving. Fouten worden in absolute zin opgevat, voor zover het de naleving van de subsidievoorwaarden betreft. Saldering van deze fouten is daarom niet toegestaan.

Van een onzekerheid in het onderzoek is sprake als er onvoldoende (controle-) informatie beschikbaar is om een (gedeelte van een) post als goed of fout aan te merken. Bij fouten in de financiële verantwoording kan onderscheid gemaakt worden in incidentele en structurele fouten. Van een incidentele fout is sprake als het een toevallige fout betreft. Kenmerkend voor incidentele fouten is dat in principe geen herhaling optreedt van de geconstateerde fout. Van een structurele fout is sprake als de oorzaak van de fout is gelegen in (onderdelen van) het systeem van uitvoering, waardoor fouten met een (zeker) herhalingskarakter (kunnen) optreden. Het voorgaande is van overeenkomstige toepassing op onzekerheden in de controles. Voor een adequate onderbouwing van het oordeel is het noodzakelijk dat de accountant fouten en onzekerheden zoveel mogelijk kwantificeert.

2.4 Aandachtspunten bij het onderzoek naar de gerealiseerde activiteiten

2.4.1 Niet-financiële informatie

Als de subsidievaststelling plaatsvindt op basis van gerealiseerde activiteiten is in de subsidiebeschikking opgenomen dat de accountant zijn bevindingen ten aanzien van de verantwoording van deze activiteiten dient te rapporteren in een Rapport van Bevindingen.

In de subsidiebeschikking kan worden aangegeven welke niet-financiële informatie (bijvoorbeeld: specifieke kencijfers) het management van de organisatie moet opleveren, met onderbouwing, ter controle door de accountant.

Deze niet-financiële informatie dient te voldoen aan de onderstaande eisen. De informatie is:

• -

  Op een ordelijke en controleerbare wijze tot stand gekomen:

• -

  de verantwoordelijkheden en bevoegdheden in het proces zijn duidelijk vastgelegd

• -

  het totstandkomingproces is achteraf reconstrueerbaar;

• -

  de niet-financiële informatie die als uitkomst van het proces wordt opgeleverd stemt overeen met de niet-financiële informatie zoals in het Activiteitenverslag is opgenomen

• -

  niet strijdig met de financiële informatie in de verantwoording.

Ordelijk wil zeggen opgezet in overeenstemming met de in de administratieve organisatie en interne controle vastgelegde procedures en functionerend in overeenstemming daarmee.

Controleerbaar wil zeggen dat de beschikbare informatie de accountant van een organisatie in staat stelt om de administratieve verwerking hiervan te beoordelen en op werking te toetsen.

Het onderzoek naar de niet-financiële informatie door de accountant omvat de volgende werkzaamheden:

• -

  het vaststellen dat is uitgegaan van de definities van activiteiten met daarbij behorende criteria zoals die zijn opgenomen in de subsidiebeschikking

• -

  het beoordelen van de opzet en bestaan van de informatieverzameling en verwerking van de niet-financiële informatie voor zover relevant voor de ordelijke en controleerbare totstandkoming hiervan

• -

  op basis van deelwaarnemingen toetsen of de maatregelen die betrekking hebben op de administratieve organisatie en interne beheersing daadwerkelijk in de praktijk zijn gebracht; het behoort niet tot de taak van de accountant om de niet financiële informatie opnieuw te meten en te onderzoeken, omdat daarmee ook een uitspraak zou worden gedaan over de uitkomsten van het proces; het beoordelen van deze uitkomsten vormt geen onderdeel van de taak van de accountant

• -

  het vaststellen dat de verantwoorde activiteiten in het activiteitenverslag overeenkomen met de bronregistratie

• -

  de accountant meldt de uitkomsten van zijn onderzoek in een Rapport van bevindingen.

3.1 Controleverklaring

Er zijn door de gemeente Alkmaar geen specifieke voorwaarden gesteld ten aanzien van de tekst van de controleverklaring, anders dan dat daarin moet worden aangegeven dat het meest recente Controleprotocol subsidies Gemeente Alkmaar in acht is genomen. Ter zake wordt verder verwezen naar de voor de accountant algemeen geldende richtlijnen.