Regeling vervallen per 01-01-2012

Financiële verordening gemeente Alkmaar 2003

Geldend van 15-11-2003 t/m 31-12-2011

Intitulé

Financiële verordening gemeente Alkmaar 2003

HOOFDSTUK 1 INLEIDING

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

  • 1.

    Administratie het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Alkmaar en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

  • 2.

    Financiële administratie het onderdeel van de administratie dat omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Alkmaar, teneinde te komen tot een goed inzicht in:

    • a)

      de financieel-economische positie;

    • b)

      het financiële beheer;

    • c)

      de uitvoering van de begroting;

    • d)

      het afwikkelen van vorderingen en schulden;

    • e)

      alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover.

  • 3.

    Administratieve organisatie het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding.

  • 4.

    Financieel beheer het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen rechten van de gemeente Alkmaar.

  • 5.

    Rechtmatigheid het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen, raadsbesluiten en collegebesluiten.

  • 6.

    Doelmatigheid het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen.

  • 7.

    Doeltreffendheid de mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald.

HOOFDSTUK 2 BEGROTING EN VERANTWOORDING

KADERSTELLING

Artikel 2. Programmabegroting

  • 1.

    De raad stelt met de programmabegroting de programma-indeling vast.

  • 2.

    De raad stelt per programma vast:

    • 2.1

      de beoogde maatschappelijke effecten;

    • 2.2

      de uit te voeren activiteiten;

    • 2.3

      de baten en lasten.

  • 3.

    Het college draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de uitgevoerde activiteiten en de maatschappelijke effecten, opdat over doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid verantwoording afgelegd kan worden.

Artikel 3. Producten

  • 1.

    Bij de begroting en jaarstukken wordt een overzicht gegeven van de toedeling van de producten uit de productraming aan de programma’s.

  • 2.

    De onderverdeling van de programma’s in de producten staat vast, tenzij er dringende redenen zijn tot wijzigen. Wijzigingen worden bij de begroting expliciet vermeld.

Artikel 4. Kaders begroting

Het college biedt de raad uiterlijk 1 mei van het begrotingsjaar een perspectiefnota aan over de kaders voor het volgende begrotingsjaar en de drie opvolgende jaren. In deze nota worden betrokken de rapportage van de begrotingsuitvoering bedoeld in artikel 7 en de jaarstukken bedoeld in artikel 8.

UITVOERING

Artikel 5. Uitvoering begroting

  • 1.

    Het college draagt er zorg voor dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt.

  • 2.

    Het college draagt er zorg voor dat de realisatie van de programma’s zoals geautoriseerd binnen de in de (gewijzigde) programmabegroting gestelde kaders blijven.

BEHEERSING EN INTERNE CONTROLE

Artikel 6. Interne controle

  • 1.

    Het college draagt ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de beheershandelingen.

  • 2.

    Het college draagt zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van een aantal organisatie-onderdelen en processen op juistheid, volledigheid en tijdigheid van de informatievoorziening, de rechtmatigheid van beheershandelingen en op misbruik en oneigenlijk gebruik van de gemeentelijke regelingen.

RAPPORTAGE EN VERANTWOORDING

Artikel 7. Tussentijdse rapportage en informatie

  • 1.

    Het college stelt de raad in kennis door middel van bestuursrapportages over de realisatie van de begroting van de gemeente van het lopende boekjaar.

  • 2.

    De tussenrapportages worden aan de raad aangeboden op de volgende tijdstippen:

    • 2.1

      de eerste bestuursrapportage vóór 1 juli van het lopende begrotingsjaar;

    • 2.2

      de tweede bestuursrapportage vóór 1 november van het lopende begrotingsjaar.

  • 3.

    De inrichting van de bestuursrapportage sluit aan bij de programma-indeling van de begroting.

  • 4.

    De bestuursrapportage gaat in op afwijkingen wat betreft de lasten en baten, de uitgevoerde activiteiten en de maatschappelijke effecten voor zover deze financieel gezien substantieel van omvang zijn (in casu een bruto afwijking ad € 50.000 op programmaniveau), politiek-bestuurlijk relevant zijn, dan wel waarvan het college in alle redelijkheid van mag verwachten dat die voor de raad relevant zijn om kennis van te nemen.

  • 5.

    Het college informeert in ieder geval vooraf de raad en neemt pas een besluit, nadat de raad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen voor zover het betreft niet bij begroting vastgestelde afzonderlijke verplichtingen inzake:

    • 5.1

      investeringen groter dan € 50.000;

    • 5.2

      aankoop en verkoop van goederen en diensten groter dan € 50 000;

    • 5.3

      het verstrekken van leningen, waarborgen en garanties groter dan € 50.000;

    • 5.4

      het aangaan van meerjarige verplichtingen waarvan de jaarlijkse lasten groter zijn dan € 10.000.

Artikel 8. Jaarstukken

  • 1.

    Het college draagt zorg voor een adequate vertaling van de verantwoording van de sectoren en bedrijven naar de productenrealisatie en naar de programma verantwoording.

  • 2.

    Het college legt verantwoording af over de uitvoering van de programma’s. In de verantwoording geeft het college aan:

    • 2.1

      Wat is bereikt;

    • 2.2

      Welke activiteiten uitgevoerd zijn;

    • 2.3

      Wat de kosten zijn.

    • 2.4

      Hoe de resultaten zich verhouden tot de in de begroting gestelde doelen.

  • 3.

    De raad bepaalt aan de hand van de uitvoering van de programma’s of de beleidsdoelen van de programma’s voor het lopende jaar bijstelling behoeven.

HOOFDSTUK 3 FINANCIELE POSITIE

KADERSTELLING

Artikel 9. Begroting

  • 1.

    Het college draagt er zorg voor dat al het beleid waartoe de raad heeft besloten in de begroting en de meerjarenraming is opgenomen.

  • 2.

    Het totaalbedrag aan verleende garanties en waarborgen worden bij de uiteenzetting over de begroting expliciet vermeld.

  • 3.

    De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de investeringskredieten voorzover die betrekking hebben op het begrotingsjaar.

Artikel 10. Waardering en afschrijving

Het college biedt de raad ten minste eenmaal in de vier jaar een (geactualiseerde) nota aan inzake het waarderings-, activerings- en afschrijvingsbeleid.

Artikel 11. Reserves en voorzieningen

Het college biedt de raad ten minste eenmaal in de vier jaar een (geactualiseerde) nota aan inzake het reserve en voorzieningenbeleid.

Artikel 12. Kostprijsberekening

  • 1.

    Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van producten en diensten van de gemeente Alkmaar wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten alleen die indirecte kosten betrokken, die samenhangen met de door de gemeente verleende diensten.

  • 2.

    Bij de indirecte kosten worden mede betrokken de stortingen in de voorziening groot onderhoud gebouwen, de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa en voor de grondslagberekening voor de rioolrechten, reinigingsrechten en afvalstoffenheffing de compensabele BTW.

  • 3.

    De omslagrente voor de rentetoerekening van de kapitaallasten wordt bepaald door het rentetotaal van de uitstaande leningen en de bij begroting vastgestelde gecalculeerde rente over het eigen vermogen en voorzieningen.

Artikel 13. Financieringsfunctie

  • 1.

    Het college biedt de raad ten minste eenmaal in de vier jaar een (geactualiseerd) financieringsstatuut aan.

  • 2.

    Het college draagt bij de uitoefening van de financieringsfunctie conform het gestelde in het financieringsstatuut zorg voor:

    • 2.1

      het aantrekken c.q. uitzetten van financiële middelen om de programma’s binnen de door de raad vastgestelde kaders van de begroting uit te kunnen voeren;

    • 2.2

      het beheersen van de risico's verbonden aan de financieringsfunctie;

    • 2.3

      dat het verstrekken van leningen en garanties en het aangaan van financiële participaties uitsluitend gedaan wordt uit hoofde van de publieke taak;

    • 2.4

      dat het uitzetten van overtollige geldmiddelen uitsluitend gebeurt bij financiële instellingen met minimaal een A rating.

Artikel 14. Registratie bezittingen, activa en vermogen

Het college draagt zorgt voor een getrouwe registratie van bezittingen. In de registratie worden ook opgenomen niet-geactiveerde kunstvoorwerpen met cultuurhistorische waarde en de niet (of netto) geactiveerde investeringen in de openbare ruimte.

HOOFDSTUK 4 (GEACTUALISEERDE) NOTA'S

Artikel 15. Paragrafen

  • 1.

    Het college biedt de raad tenminste eenmaal in de vier jaar (geactualiseerde) nota's aan over:

    • 1.1

      Lokale heffingen

    • 1.2

      Weerstandsvermogen en risicomanagement

    • 1.3

      Onderhoud kapitaalgoederen

    • 1.4

      Financiering

    • 1.5

      Bedrijfsvoering

    • 1.6

      Verbonden partijen

    • 1.7

      Grondbeleid

    • 1.8

      Verstrekking subsidies.

  • 2.

    De (geactualiseerde) nota's bevatten ten minste de onderwerpen zoals in het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten per onderhavige paragraaf genoemd worden.

  • 3.

    Het college biedt de raad jaarlijks, in het laatste kwartaal van een jaar, een notitie aan met de tijdsplanning voor de volgende vier jaar van de raadsbehandeling van de in de artikelen 10, 11, 13 lid 1 en 15 lid 1 genoemde nota's en de onderwerpen die speciale aandacht krijgen naast het gestelde in artikel 15 lid 2.

HOOFDSTUK 5 FINANCIËLE ORGANISATIE EN ADMINISTRATIE

Artikel 16. Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

  • 1.

    het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de sectoren en bedrijven;

  • 2.

    het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen en schulden, enzovoorts.;

  • 3.

    het verschaffen van informatie aan de budgethouders;

  • 4.

    het bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;

  • 5.

    het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;

  • 6.

    de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen.

Artikel 17. Financiële administratie

Het college draagt er zorg voor dat:

  • 1.

    de inrichting en de werking van de financiële administratie voldoet aan het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en andere relevante wet- en regelgeving;

  • 2.

    de vereiste informatie verstrekt wordt aan het rijk, de provincie en de Europese Unie, alsmede aan andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan gemeenten.

Artikel 18. Financiële organisatie

Het college draagt de zorg voor en legt (in een besluit) vast:

  • 1.

    een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidig toewijzing van de gemeentelijke taken aan de sectoren en bedrijven;

  • 2.

    een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

  • 3.

    de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

  • 4.

    de regels voor de opdrachtverlening en de verrekening van leveringen tussen de sectoren en bedrijven van de gemeente;

  • 5.

    de te maken afspraken met de sectoren en bedrijven over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

  • 6.

    de regels voor de verlening van décharge over het gevoerde beheer van de sectoren en bedrijven.

Artikel 19. Aanbesteding en inkoop

Het college biedt de raad aan de interne regels (protocol) voor de inkoop en aanbesteding van werken en diensten. De regels waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de regels ter zake van de Europese Unie.

Artikel 20. Subsidieverstrekking en steunverlening

Het college biedt de raad aan de interne regels (protocol) voor de toekenning van steunverlening aan ondernemingen en subsidies. De regels waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de regels ter zake van de Europese Unie en de subsidieverordening van de gemeente Alkmaar.

HOOFDSTUK 6 SLOTBEPALINGEN

Artikel 21. Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking per 15 november 2003, met dien verstande dat de begroting, meerjarenraming, de jaarstukken, de uitvoeringsinformatie en de informatie voor derden en de daarbij behorende toelichtingen met ingang van de begroting voor het begrotingsjaar 2004 voldoen aan de bepalingen van deze verordening.

Artikel 22. Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam “Financiële verordening gemeente Alkmaar, 2003”.

Ondertekening

Vastgesteld bij raadsbesluit van 3 november 2003.
Bekend gemaakt in het gemeenteblad op 4 november 2003.
Bekend gemaakt in de Officiële Mededelingen van het Alkmaars Nieuwsblad op 12 november 2003.