Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede de regels voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Alkmaar

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  sector en bedrijf:

• iedere organisatorische eenheid binnen de gemeentelijke organisatie met een eigen verantwoordelijkheid aan het college.

• b.

  administratie:

• het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Alkmaar en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

• c.

  Administratieve organisatie

• het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding.

• d.

  Rechtmatigheid

• het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen, raadsbesluiten en collegebesluiten.

• e.

  Doelmatigheid

• het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen.

• f.

  Doeltreffendheid

• de mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald.

Artikel 2. Planning en controlcyclus

• 1.

  Voor aanvang van een begrotingsjaar biedt het college de raad een overzicht aan met daarin in elk geval de data voor het aanbieden door het college en het vaststellen door de raad van de jaarstukken, de voorjaarsnota, de tussentijdse rapportages en de begroting met de meerjarenraming, alsmede van de te houden bijeenkomst grote projecten voorafgaand aan de behandeling van de voorjaarsnota.

• 2.

  In het overzicht genoemd in het eerste lid wordt tevens inzicht geboden wanneer het college in het begrotingsjaar de raad de (geactualiseerde) kadernota’s aanbiedt welke voortvloeien uit het BBV.

• 3.

  T.a.v. de jaarstukken, de voorjaarsnota en de begroting ligt tussen het moment van aanbieden aan de raad en de besluitvorming in de raad ten minste zes weken.

Artikel 3. Inrichting voorjaarsnota, begroting en jaarstukken

• 1.

  In de voorjaarsnota biedt het college tevens een overzicht aan met de financiële kaders en uitgangspunten van de ontwerpbegroting en het meerjarenramingen.

• 2.

  De financiële kaders en uitgangspunten worden gedurende het begrotingsjaar uniform toegepast op alle voorkomende en tussentijdse investeringen, projecten en andere plannen ongeacht delooptijd dan wel moment van uitvoering.

• 3.

  Bij de uiteenzetting van de financiële positie van de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringsbedrag weergegeven.

• 4.

  In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven weergegeven.

• 5.

  In de bijlage subsidies bij de begroting en de jaarstukken geeft het college in ieder geval een overzichtvan de subsidies aan instellingen en ondernemingen.

Artikel 4. Autorisatie begroting en investeringskredieten

• 1.

  De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de lasten en de baten per programma.

• 2.

  Bij de begrotingsbehandeling geeft de raad aan van welke investeringen in het begrotingsjaar de raad op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De investeringen voor het begrotingsjaar die niet benoemd zijn tijdens de begrotingsbehandeling zijn met het vaststellen van de begroting geautoriseerd.

Artikel 5. Programma-indeling

• 1.

  De raad stelt met de programmabegroting de programma-indeling vast.

• 2.

  Per programma wordt de volgende informatie gepresenteerd:

  • a.

    de doelenboom

  • b.

    de geldende kaderstellende en beleidsnota’s

  • c.

    de beoogde maatschappelijke effecten

  • d.

    de uit te voeren prestaties

  • e.

    de kritische prestatie-indicatoren

  • f.

    de lasten en baten onderverdeeld naar de producten

  • g.

    het meerjarig verloop van investeringen, gespecificeerd naar vervanginginvesteringen en investeringen nieuw beleid,

  • h.

    het verloop van reserves en voorzieningen

Artikel 6. Tussentijdse rapportage

• 1.

  Het college informeert de raad door middel van tussentijdse rapportages over de realisatie van de begroting van de gemeente minimaal twee maal per lopende boekjaar.

• 2.

  De tussenrapportages bevatten een uiteenzetting over de uitvoering en de bijstelling van het beleid en een overzicht van baten en lasten met de bijgestelde raming van:

  • a.

    de baten en lasten per programma uitgesplitst naar producten;

  • b.

    het overzicht van de algemene dekkingsmiddelen uitgesplitst naar producten;

  • c.

    het resultaat voor bestemming volgend uit de onderdelen a en b;

  • d.

    de (beoogde) toevoegingen en onttrekkingen aan reserves per programma;

  • e.

    het resultaat na bestemming, volgend uit de onderdelen c en d, alsmede de realisatie en raming van de uitputting van de investeringskredieten.

• 3.

  Vervallen (raadsbesluit 19 december 2013)

Artikel 7. Reserves en voorzieningen

• 1.

  Er zijn geen reserves en voorzieningen beneden het niveau van € 100.000.

• 2.

  Jaarlijks wordt bij de jaarrekening:

  • a.

    het saldo van taakmutaties waar voor in de Algemene Uitkering gemeentefonds middelen zijn toegevoegd, aan nieuw in te vormen reserves c.q. voorzieningen toegevoegd, vernoemd naar de taakmutatie;

  • b.

    het saldo van het product Wet Maatschappelijke Ondersteuning toegevoegd aan de Reserve WMO, voor zover het gemaximeerde niveau van de reserve nog niet bereikt is;

  • c.

    de opbrengsten anti-speculatie beding toegevoegd aan de Reserve betaalbare woningen starters;

  • d.

    het saldo van het product Afvalinzameling en afvalverwerking voor zover het de niet-commerciële activiteiten betreft toegevoegd aan de reserve Egalisatie Afvalinzameling en afvalverwerking;

  • e.

    het saldo van het product Riolering toegevoegd aan de reserve Egalisatie Riolering.

Artikel 8. Financieringsfunctie

• 1.

  Het college zorgt bij het uitoefenen van de financieringsfunctie voor:

  • a.

    het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten van overtollige gelden om de programma’s binnen de door de raad vastgestelde kaders van de begroting uit te voeren;

  • b.

    het beheersen van de risico’s verbonden aan de financieringsfunctie zoals renterisico’s, koersrisico’s en kredietrisico’s;

  • c.

    het beperken van de kosten van leningen en het bereiken van een voldoende rendement op uitzettingen;

  • d.

    het beperken van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities.

• 2.

  Het college neemt bij het uitvoeren van de financieringsfunctie de volgende richtlijnen in acht:

  • a.

    het uitzetten van overtollige geldmiddelen gebeurt uitsluitend bij financiële instellingen:

    • *)

      die bijdragen aan een samenleving waarin levenskwaliteit wordt bevorderd en menselijke waardigheid centraal staat;

    • *)

      die het voor mensen, bedrijven en organisaties mogelijk maken bewust met geld om te gaan en daarmee duurzame ontwikkeling bevorderen;

    • *)

      waarvoor minimaal een AA rating afgegeven is door tenminste één gezaghebbende rating agency, of voor wiens waardepapieren een solvabiliteitseis geldt van 0%;

  • b.

    overtollige geldmiddelen worden uitsluitend uitgezet tegen vastrentende waarden, dan wel in producten waarbij de hoofdsom tenminste aan het eind van de looptijd in tact is;

  • c.

    derivaten worden uitsluitend gebruikt voor het beperken van financiële risico’s;

  • d.

    voor het aantrekken van financieringen met een looptijd langer dan 1 jaar worden tenminste 3 prijsopgaven bij verschillende financiële instellingen gevraagd;

  • e.

    overeenkomsten voor het aangaan van leningen, het uitzetten van middelen of het verlenenvan garanties luiden in euro.

• 3.

  Het college informeert de raad vooraf indien de wettelijke kasgeldlimiet of de wettelijke rente-risiconorm dreigen te worden overschreden.

• 4.

  Bij het uitzetten van middelen, het verstrekken van garanties en het aangaan van financiële participaties uit hoofde van de publieke taak bedingt het college indien mogelijk zekerheden.

Het college motiveert in zijn besluit het openbaar belang van dergelijke uitzettingen van middelen, verstrekkingen van garanties en financiële participaties.

Artikel 9. Grondbeleid

• 1.

  In de paragraaf grondbeleid bij de begroting en de jaarstukken neemt het college naast de verplichte onderdelen op grond van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval op:

  • a.

    de verwerving van gronden;

  • b.

    de te ontwikkelen en in ontwikkeling genomen projecten;

• 2.

  In de kadernota grondbeleid wordt in ieder geval aandacht besteed aan:

  • a.

    de strategische visie van het toekomstig grondbeleid van de gemeente;

  • b.

    te ontwikkelen en in ontwikkeling genomen projecten;

  • c.

    de verwerving en uitgifte van gronden;

  • d.

    de uitgangspunten voor prijsstelling van de verkoop van gronden.

Artikel 10. Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

• a.

  het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de afdelingen;

• b.

  het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen, schulden en contracten;

• c.

  het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

• d.

  het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijke beleid;

Artikel 11. Interne controle

• 1.

  Het college draagt ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de beheershandelingen.

• 2.

  Het college draagt zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van een aantal organisatie-onderdelen en processen op juistheid, volledigheid en tijdigheid van de informatievoorziening, de rechtmatigheid van beheershandelingen en op misbruik en oneigenlijk gebruik van de gemeentelijke regelingen.

Artikel 12. Financiële organisatie

• 1.

  Het college zorgt voor en legt vast:

  • a.

    een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidig toewijzing van de gemeentelijke taken aan de afdelingen;

  • b.

    een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

  • c.

    de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

  • d.

    de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

  • e.

    de te maken afspraken met de afdelingen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

  • f.

    de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van de lasten en baten aan de producten van de productraming en de productrealisatie.

• 2.

  De besluiten genoemd onder letters a, b en d van het eerste lid worden ter kennisneming aan de raad aangeboden.

Artikel 13. Inwerkingtreding

• 1.

  Deze verordening treedt in werking met ingang van het begrotingsjaar 2012. De stukken voor dit begrotingsjaar en latere begrotingsjaren voldoen aan de bepalingen van deze verordening.

• 2.

  Deze verordening treedt in de plaats van de “Financiële verordening gemeente Alkmaar” vastgesteld door de raad op 3 november 2003.

Artikel 14. Citeertitel

Deze verordening wordt in de gemeentelijke stukken aangehaald onder de naam “Financiële verordeninggemeente Alkmaar”.