Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Alkmaar houdende regels omtrent de controle op de jaarstukken, het financieel beheer, planning & control Controleverordening Alkmaar 2018

1. De auditcommissie is een vertegenwoordiging van de gemeenteraad. De commissie heeft als doel namens de raad toezicht te houden en de raad te adviseren over de financiën, de planning & control en specifieke onderzoeken op dit terrein.

2. De auditcommissie bestaat uit 5 leden.

3. De auditcommissie kiest uit haar midden een voorzitter.

4. De commissie vergadert zelfstandig en naar behoefte van de commissie tezamen met de wethouder Financiën als vaste gesprekspartner en een toereikende ondersteuning a.d.h.v. de onderwerpen ter bespreking en/of de vooraf gestelde vragen.

5. De auditcommissie wordt ondersteund door medewerkers van de griffie.

1. De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door de gemeenteraad te benoemen accountant op voordracht van de auditcommissie. De benoeming geschiedt voor een periode van tenminste 3 jaar met eventueel een optie tot verlenging.

2. De auditcommissie bereidt in samenwerking met het college de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

3. De auditcommissie stelt het aanbestedingsdocument vast.

1. Ieder jaar worden voorafgaand aan de controlewerkzaamheden afspraken gemaakt tussen accountant en auditcommissie over:

• a.

  Overlegmomenten, besprekingen en rapportages.

• b.

  Het normenkader dat in het kader van de rechtmatigheidscontrole jaarlijks aan de gemeenteraad ter kennisgeving dient te worden aangeboden, waarbij het uitgangspunt is dat het normenkader beperkt wordt tot de wettelijk verplichte onderdelen. Het normenkader wordt afgestemd met het college.

• c.

  Het controleprotocol dat door de auditcommissie ter vastlegging aan de gemeenteraad wordt voorgelegd. Het controleprotocol wordt afgestemd met het college.

• d.

  Eventuele aandachtspunten bij de controle en kennisvergroting van de auditcommissie.

2. Auditcommissie is gesprekspartner van de accountant namens de gemeenteraad. Alle rapportages die de accountant vanuit de opdracht van de raad opstelt, worden gedeeld en besproken met de commissie voordat zij besproken worden in de Raad.

3. De commissie geeft advies bij de aanbieding en behandeling van de jaarstukken aan de gemeenteraad.

4. Na afloop van de accountantscontrole vindt een evaluatie plaats in aanwezigheid van de accountant.

5. De auditcommissie is belast met de begeleiding van de rekenkamercommissie en zorgt voor jaarlijkse afstemming en een evaluatiegesprek met de rekenkamercommissie. De commissie kan de raad en de rekenkamercommissie adviseren bij de aanbieding en behandeling van een rekenkamerrapportage in de gemeenteraad.

6. De auditcommissie kan de gemeenteraad adviseren over de vormgeving van het financiële beleid van de gemeente en de daarmee samenhangende specifieke financiële vraagstukken.

7. Tenslotte kan de auditcommissie adviseren over de ontwikkeling van de P&C documenten en de daarbij horende cyclus, instrumenten en planning.

1. Besluiten van de auditcommissie worden genomen bij meerderheid van het aantal uitgebrachte stemmen; alleen de leden van de auditcommissie hebben stemrecht.

2. De auditcommissie kan slechts beraadslagen en besluiten, wanneer meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.

3. Indien over een voorstel door geen van de leden stemming wordt verlangd, is het aangenomen.

4. Bij het staken van de stemmen wordt de besluitvorming over het onderwerp uitgesteld tot aan de eerstvolgende vergadering, waarin meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is. Staken de stemmen ook in die vergadering dan beslist de stem van de voorzitter.

1. De controle van de jaarrekening door de accountant is gericht op het afgeven van een oordeel over het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening.

2. Bij de controle zullen het Bado, de Richtlijnen voor de Accountantscontrole (afkomstig van de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA)) en de landelijke kadernota rechtmatigheid bepalend zijn voor de uit te voeren werkzaamheden.

3. De accountant richt de controle zodanig in dat voldoende zekerheid wordt verkregen over het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de verantwoorde baten en lasten en balansmutaties en financiële beheershandelingen met een belang groter dan de vastgestelde goedkeuringstolerantie.

4. De accountant richt de controle in op het ontdekken van belangrijke fouten en baseert zich daarbij op risicoanalyse, vastgestelde toleranties en statistische deelwaarnemingen en extrapolaties.

1. Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening en voor de verantwoording van de deelverklaringen conform de geldende interne- en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.

2. Het college draagt er zorg voor dat alle voor de controle noodzakelijke documenten en bescheiden voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

3. Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

4. Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor de behandeling van de jaarrekening in de gemeenteraad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt direct door het college aan de gemeenteraad en de accountant gemeld.

1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

2. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles.

3. Voorafgaand aan de controle van de jaarrekening vindt lopende het betreffende jaar een interim-controle plaats kort na het zomerreces.

4. Over de uitkomsten van deze interim-controle wordt door de accountant een verslag van bevindingen (managementletter) uitgebracht aan het college, met daarin een compacte samenvatting met de belangrijkste uitkomsten. Deze managementletter wordt ook aan de auditcommissie voorgelegd. De auditcommissie informeert de gemeenteraad.

1. De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het college draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren en informatiedragers van de gemeente.

2. Het college draagt er zorg voor dat alle voor de accountantscontrole benodigde informatie en overige documentatie zoveel mogelijk van tevoren wordt verzameld en vastgelegd. De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke verklaringen te verlangen, die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college draagt er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.

1. Het college kan de accountant na raadpleging van de auditcommissie opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt.

2. Het college draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. In de controleopdracht voor de jaarrekening is tevens begrepen de controle op de bijlage Single information en Single audit.

3. Onderdeel van de accountantscontrole vormt het geven van ondersteuning bij controlewerkzaamheden en reviews door derden op deelverantwoordingen.

1. De accountant gaat uit van de in het Bado bepaalde minimale goedkeuringstoleranties en richt de controle daarop in.

2. In de afspraken tussen auditcommissie en accountant kan de in het Bado gehanteerde rapporteringstolerantie nader worden gedefinieerd. Hiertoe wordt een controleprotocol opgesteld.

1. Indien de accountant bij de controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze direct schriftelijk aan de gemeenteraad en zendt een afschrift hiervan aan het college.

2. In het rapport van bevindingen neemt de accountant een overzicht op van door het college in overleg met de accountant doorgevoerde correcties in de concept-jaarrekening naar aanleiding van door de accountant geconstateerde fouten en onzekerheden.

3. De accountantsverklaring en het rapport van bevindingen worden verzonden naar de gemeenteraad met een afschrift aan het college. De raad biedt het college de mogelijkheid voor de bespreking in de raad op deze stukken te reageren. Zodra de reactie van het college is ontvangen, wordt deze geagendeerd voor de auditcommissie en de gemeenteraad.

1. Deze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking en werkt terug tot en met 1 januari 2018.

2. Met het inwerking treden van deze verordening wordt de Controleverordening ex artikel 213GemeentewetAlkmaar 2015 en het regelement op de auditcommissie, vastgesteld bij raadsbesluit van 2 januari 2015, vervallen verklaard.