Permalink
PrintenPermanente link
Naar de actuele versie van de regeling
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR52774
Naar de door u bekeken versie
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR52774/1
Regeling vervallen per 01-10-2011
Archiefverordening gemeente Almelo 2004
Geldend van 11-05-2004 t/m 30-09-2011
Intitulé
Archiefverordening gemeente Almelo 2004Gemeenteblad van Almelo
Geldende tekst
regelingnummer: 2028
Nr. 4
Raadsbesluit van 11 maart 2004, houdende vaststelling van de Archiefverordening 2004.
De archiefverordening van de gemeente Almelo vastgesteld door de gemeenteraad op 17 september 1992 en gewijzigd door de gemeenteraad op 11 september 1997 wordt ingetrokken.
De gemeenteraad van Almelo;
Gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 13 januari 2004;
gelet op artikel 149 van de Gemeentewet en de artikelen 30, eerste lid en 31 van de Archiefwet 1995.
Besluit vast te stellen de volgende verordening:
ARCHIEFVERORDENING GEMEENTE ALMELO 2004
HOOFDSTUK I ALGEMENE BEPALINGEN
Artikel 1
In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:
- a.
de wet de Archiefwet 1995;
- b.
gemeentelijke organen de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente;
- c.
de archiefbewaarplaats de door de gemeenteraad overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats;
- d.
archiefruimte een door burgemeester en wethouders aangewezen ruimte bestemd voor de bewaring van archiefbescheiden in afwachting van hun overbrenging ingevolge artikel 12, eerste lid, of artikel 13, eerste lid van de wet;
- e.
beheerder degene die in gevolge artikel 4 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht;
- f.
informatiesystemen systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd.
HOOFDSTUK II DE AANWIJZING VAN DE ARCHIEFBEWAARPLAATS
Artikel 2
De in artikel 31 bedoelde archiefbewaarplaats is de bewaarplaats, die zich bevindt aan de zuidoost zijde onder het stadhuis aan het Stadhuisplein 1 te Almelo.
HOOFDSTUK III DE ZORG VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VOOR DE ARCHIEFBESCHEIDEN
Artikel 3
Burgemeesters en wethouders dragen zorg voor het inrichten en instandhouden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 2, alsmede van voldoende en doelmatige archiefruimten.
Artikel 4
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerders.
Artikel 5
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.
Artikel 6
-
1. Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.
-
2. Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.
Artikel 7
Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.
Artikel 8
Burgemeester en wethouders stellen in een Besluit Informatiebeheer voorschriften vast voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht.
Artikel 9
Burgemeester en wethouders doen ten minste eenmaal per twee jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet.
HOOFDSTUK IV HET BEHEER VAN DE ARCHIEFBEWAARPLAATS
Artikel 10
-
1. Onder de bevelen van burgemeester en wethouders is de gemeentesecretaris belast met het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en documentaire verzamelingen. Burgemeester en wethouders kunnen ter ondersteuning van de secretaris een deskundige aanwijzen, die in het bezit is van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.
-
2. De gemeentesecretaris voert dit beheer overeenkomstig de daaromtrent vastgestelde voorschriften en reglementen.
Artikel 11
De gemeentesecretaris is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden en documentaire verzamelingen op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang wordt geacht.
Artikel 12
Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de gemeentesecretaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ten behoeve van gemeentelijke organen. Hij verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen.
Artikel 13
Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, is de gemeentesecretaris bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te doen in de archiefbewaarplaats berustende archieven en verzamelingen. Hij verstrekt daaruit aan een ieder die zulks verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen.
Artikel 14
-
1. De kosten voor het verstrekken van afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen van of uit archiefbescheiden die berusten in de archiefbewaarplaats, worden aan de verzoeker in rekening gebracht volgens een door de gemeenteraad bij verordening vastgesteld tarief. Alvorens de hier bedoelde werkzaamheden een aanvang nemen, wordt de verzoeker van dit tarief op de hoogte gesteld.
-
2. Burgemeester en wethouders kunnen nadere regels stellen omtrent de raadpleging van de archiefbescheiden, en het beheer van de ruimten waarin deze ter beschikking worden gesteld.
Artikel 15
De gemeentesecretaris brengt tenminste eenmaal per twee jaar verslag uit aan burgemeester en wethouders over het door hem gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats.
HOOFDSTUK V SLOTBEPALINGEN
Artikel 16
De archiefverordening van de gemeente Almelo vastgesteld door de gemeenteraad op 17 september 1992 en gewijzigd door de gemeenteraad op 11 september 1997 wordt ingetrokken.
Artikel 17
Deze verordening treedt 6 weken na de dag van bekendmaking in werking.
Artikel 18
Deze verordening wordt aangehaald als ‘Archiefverordening gemeente Almelo 2004.’
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de gemeenteraad op 11 maart 2004.
De griffier De voorzitter
ARCHIEFVERORDENING GEMEENTE ALMELO 2004
MEMORIE VAN TOELICHTING
Deze archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Staatsbladen 276 en 277) en het Archiefbesluit 1995 (Staatsblad 671). De archiefverordening dient door de gemeenteraad te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de archiefwet 1995.
Zij bestaat in hoofdzaak uit twee gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg, die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen en het beheer van de archiefbewaarplaats.
Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers.
Hoofdstuk III bevat een uitwerking van het begrip ‘zorg’, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. De zorg voor archiefbescheiden is echter wel nader uitgewerkt in de ministeriële regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden en de regeling duurzaamheid archiefbescheiden.
Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (artikel 3), is geregeld in het Archiefbesluit 1995 en in de ministeriële regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen.
Hoofdstuk IV regelt het beheer van de archiefbewaarplaats, dat de wet aan de gemeentesecretaris opdraagt. Hoewel deze verordening beperkt is tot zaken waarvoor de wet een regeling verlangt, zijn ook documentaire collecties onder de werking van de voerordening gebracht. Veelal bevatten deze collecties ook archiefbescheiden en geschiedt het beheer op dezelfde wijze.
ARTIKELSGEWIJZE TOELICHTING
Artikel 1
Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daarin in deze verordening een meer specifieke betekenis moet worden toegekend.
Artikel 2
De aanwijzing van een archiefbewaarplaats geschiedde voorheen bij afzonderlijk besluit.
Artikel 3
Conform artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 is op 20 september 2001 de ministeriële regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen in werking getreden.
Artikel 4
De aanwijzing van de beheerders is opgenomen in de op grond van artikel 8 te stellen voorschriften, het zogenaamde Besluit Informatiebeheer.
Artikel 6 tweede lid.
De ministeriële regeling duurzaamheid archiefbescheiden stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Deze regeling is op 20 september 2001 in werking getreden.
Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting namelijk slechts ten behoeve van interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist. De gemeente heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt.
Artikel 8
De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer. Voor het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden worden de voorschriften gegeven in de Archiefverordening gemeente Almelo 2004.
Artikel 9, artikel 15
Binnen één zittingsperiode verneemt de gemeenteraad minimaal tweemaal wat er op het gebied van de archiefzorg en het archiefbeheer heeft plaatsgevonden.
Artikel 10
De wet draagt de gemeentesecretaris het beheer van de archiefbewaarplaats op, maar schept geen regeling ten aanzien van documentaire verzamelingen. Dit artikel draagt het beheer van de uit cultureel en historisch oogpunt gevormde documentaire verzamelingen eveneens op aan de gemeentesecretaris.
Artikel 13
De Archiefwet 1995 (artikel 14) verschaft een ieder het recht archiefbescheiden die in een archiefbewaarplaats berusten kosteloos te raadplegen en daarvan afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen te maken of op zijn kosten te doen maken. Deze verordening regelt complementair, dat de gemeentesecretaris in dit verband de nodige dienstverlening kan verrichten.
Artikel 14 tweede lid
Dit artikel bedoelt de juridische basis te zijn voor een bezoekersreglement voor het gebruik van de studiezaal.
Ziet u een fout in deze regeling?
Bent u van mening dat de inhoud niet juist is? Neem dan contact op met de organisatie die de regelgeving heeft gepubliceerd. Deze organisatie is namelijk zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de regelgeving. De naam van de organisatie ziet u bovenaan de regelgeving. De contactgegevens van de organisatie kunt u hier opzoeken: organisaties.overheid.nl.
Werkt de website of een link niet goed? Stuur dan een e-mail naar regelgeving@overheid.nl