Regeling vervallen per 01-01-2015

Financiële verordening gemeente Almelo

Geldend van 01-01-2012 t/m 31-12-2014

Intitulé

Financiële verordening gemeente Almelo

Gemeenteblad van Almelo

Geldende tekst

regelingnummer: 2440

Nr.23

Raadsbesluit van 27 maart 2012 houdende vaststelling van de Financiële verordening gemeente Almelo.

Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Almelo op grond van artikel 212 van de Gemeentewet en het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV).

Artikel 1 Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

a.administratie:

het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Almelo en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

b.financiële administratie:

het onderdeel van de administratie dat omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Almelo, teneinde te komen tot een goed inzicht in:

  • -

    de financieel-economische positie, waaronder ook het beheer van vermogenswaarden;

  • -

    het financiële beheer;

  • -

    de uitvoering van de begroting;

  • -

    het afwikkelen van vorderingen en schulden;

  • -

    alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover.

    • c.

      administratieve organisatie:

het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding.

d.financieel beheer:

het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen van rechten van de gemeente Almelo.

e.financiële rechtmatigheid:

het voldoen van beheershandelingen en de vastlegging daarvan aan de gemeentelijke, nationale en Europese wet- en regelgeving op het gebied van de uitgangspunten voor het financieel beleid, de regels voor het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie.

f.doelmatigheid:

het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen.

g.doeltreffendheid:

de mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald.

Titel 1 Begroting en verantwoording

Kaderstellen

Artikel 2 Programmabegroting

  • 1. De raad stelt een programma-indeling vast.

  • 2. De raad steltper programma vast:

    • -

      de beoogde maatschappelijke effecten; wat willen we bereiken;

    • -

      de te leveren producten, projecten en activiteiten; wat gaan we daarvoor doen;

    • -

      de baten en lasten; wat mag het kosten.

  • 3. Het college stelt per programma indicatoren voor met betrekking tot de beoogde maatschappelijke effecten en de te leveren producten, projecten en activiteiten.

  • 4. De raad stelt de indicatoren, bedoeld in het derde lid, vast.

  • 5. Het college draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de geleverde producten, projecten en activiteiten en de maatschappelijke effecten, opdat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid zoals vastgesteld door de raad, kunnen worden getoetst.

  • 6. Het college draagt zorg dat de bij de voorjaarsnota door de raad genomen besluiten terug komen in de voorstellen van het college voor de programmabegroting.

Artikel 3 Producten

  • 1. Het college stelt de productenraming vast.

  • 2. Bij iedere programmabegroting en de jaarstukken wordt een overzicht gegeven van de toedeling van de producten uit de productenraming aan de programma’s.

  • 3. De onderverdeling van de programma’s in de producten staat vast, tenzij er dringende redenen zijn tot wijzigen. Wijzigingen worden bij de programmabegroting of de voorjaarsnota expliciet vermeld.

Artikel 4 Kaders begroting

1.Het college biedt uiterlijk 20 mei van het begrotingsjaar een voorjaarsnota aan over de kaders voor het volgende begrotingsjaar en de drie opvolgende jaren. In deze voorjaarsnota worden de bevindingen betrokken uit de rapportage van de begrotingsuitvoering bedoeld in artikel 7 en de jaarstukken bedoeld in artikel 8.

Uitvoering

Artikel 5 Uitvoering begroting

  • 1. Het college stelt regels die waarborgen dat de uitvoering van de programmabegroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt.

  • 2. Het college draagt ten aanzien van de productenraming er zorg voor dat:

    • a.

      de lasten en baten, door middel van kostentoerekening, eenduidig zijn toegewezen aan de producten van de productenraming;

    • b.

      de lasten van de producten niet dusdanig worden overschreden dat de realisatie van andere producten binnen hetzelfde programma onder druk komt.

  • 3. Het college draagt er zorg voor dat de lasten van de programma’s zoals geautoriseerd in de (gewijzigde) programmabegroting niet worden overschreden.

  • 4. Indien voor een juiste uitvoering van de programma’s zich, na de administratieve afsluiting van het boekjaar, afwijkingen in de begrotingsramingen voordoen draagt het college er zorg voor dat deze in een afzonderlijk overzicht bij de jaarstukken worden vermeld.

Artikel 6 Interne controle

  • 1.

    Het college draagt zorg ten behoeve van het getrouwe beeld en de (financiële) rechtmatigheid van de jaarrekening voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de (financiële) rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.

  • 2.

    Hiertoe stelt het college jaarlijks het control- en auditplan vast.

  • 3.

    Het college draagt zorg voor de jaarlijkse interne toetsing op juistheid, volledigheid en tijdigheid van de bestuurlijke informatievoorziening, de financiële rechtmatigheid van beheershandelingen en op misbruik en oneigenlijk gebruik van de gemeentelijke regelingen. Deze interne toetsing wordt gebaseerd op een risico-analyse en levert eventueel aanbevelingen op.

  • 4.

    Het college draagt op basis van de resultaten van de toets bedoeld in het derde lid zorg voor het oppakken van de aanbevelingen.

Rapportage en Verantwoording

Artikel 7 Tussentijdse rapportage en informatie

  • 1.

    Het college informeert de raad door middel van de bestuursrapportage (Berap) over de realisatie van de programmabegroting en de voortgang van –en afwijkingen op- projecten van de gemeente over de eerste zes maanden van het lopende boekjaar.

  • 2.

    De bestuursrapportage wordt aan de raad aangeboden in principe in september van het lopende begrotingsjaar, maar in ieder geval voorafgaand aan de begrotingsbehandeling in de raad.

3 De rapportage gaat in op afwijkingen, zowel wat betreft de lasten als de baten, de geleverde producten, projecten en activiteiten en indien daar aanleiding voor is de maatschappelijke effecten.

  • 4.

    De raad bepaalt aan de hand van de uitvoering van de programma’s of de beleidsdoelen

    van de programma’s voor het lopende jaar bijstelling behoeven.

  • 5.

    Indien zich gedurende de begrotingsuitvoering significante afwijkingen voordoen, zal de raad hierover, buiten de reguliere rapportagemomenten om, actief worden geïnformeerd. Onder significante afwijkingen wordt verstaan, afwijkingen waarop door de organisatie niet binnen drie maanden kan worden bijgestuurd, binnen de huidige kaders.

Artikel 8 Jaarstukken

  • 1.

    Het college draagt zorg voor een adequate vertaling van de verantwoording van de productenrealisatie naar de programma verantwoording.

  • 2.

    Het college legt verantwoording af over de uitvoering van de programma’s. In de verantwoording geeft het college aan:

    • a.

      wat is bereikt;

    • b.

      welke producten, projecten en activiteiten zijn geleverd;

    • c.

      wat de kosten en opbrengsten zijn;

    • d.

      hoe de resultaten zich verhouden tot de in de begroting gestelde doelen.

  • 3.

    De raad bepaalt aan de hand van de uitvoering van de programma’s of de beleidsdoelen van de programma’s voor het lopende jaar bijstelling behoeven.

Titel 2 Financiële positie

Kaderstellen

Artikel 9 Financiële positie

  • 1. Het college draagt er zorg voor, dat al het beleid waartoe de raad heeft besloten, in de uiteenzetting van de financiële positie in de meerjarenramingen is opgenomen.

  • 2. Het totaalbedrag aan verleende garanties en waarborgen wordt bij de uiteenzetting van

    de financiële positie expliciet vermeld.

  • 3. De raad autoriseert met het vaststellen van de programmabegroting en de financiële positie de investeringskredieten.

Artikel 10 Waardering & afschrijving vaste activa

  • 1. Voor de waardering en afschrijving van vaste activa wordt conform de voorschriften van

    het Besluit Begroting en Verantwoording Gemeenten gehandeld.

  • 2. In de nota activabeleid, welke afzonderlijk aan de Raad wordt voorgelegd, staat een

    nadere uitwerking.

Artikel 11 Reserves en voorzieningen

  • 1. Het college biedt eenmaal in de vier jaar de (bijgestelde) nota reserves en voorzieningen aan.

  • 2. De nota behandelt de kaders voor:

    • a.

      de vorming en besteding van reserves;

    • b.

      de vorming en besteding van voorzieningen;

    • c.

      de toerekening en verwerking van rente over de reserves en voorzieningen.

  • 3. Jaarlijks gelijktijdig met de in artikel 4 genoemde voorjaarsnota biedt men als bijlage de

    heroverweging reserves en voorzieningen aan. Deze bijlage geeft de weerslag van de

    jaarlijkse toets van de reserves en voorzieningen aan de uitgangspunten zoals vermeld in

    de nota reserves en voorzieningen.

Artikel 12 Kostprijsberekening

  • 1. Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van producten en diensten van de gemeente Almelo wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten alleen die indirecte kosten betrokken, die samenhangen met de door de gemeente verleende diensten.

  • 2. Bij de indirecte kosten worden betrokken de bijdragen aan reserves voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa, de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa en voor rioolheffing en afvalstoffenheffing de compensabele BTW.

  • 3. De omslagrente voor de rentetoerekening van de kapitaallasten wordt bepaald door het rentetotaal van de uitstaande leningen en de bij begroting vastgestelde gecalculeerde rente over het eigen vermogen en voorzieningen, zie notitie rentebeleid.

  • 4. Bij raadsbesluit kan worden bepaald om aan een actief een ander rentepercentage dan het omslagpercentage toe te rekenen.

Artikel 13 Financieringsfunctie

  • 1. Het college neemt bij de uitvoering van de financieringsfunctie de richtlijnen van het treasurystatuut in acht.

  • 2. Het college draagt bij de uitoefening van de financieringsfunctie zorg voor:

    • a.

      het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten van overtollige gelden om de programma’s binnen de door de raad vastgestelde kaders van de begroting uit te kunnen voeren;

    • b.

      het beheersen van de risico’s verbonden aan de financieringsfunctie zoals renterisico’s, koersrisico’s en kredietrisico’s;

    • c.

      het zo veel mogelijk beperken van de kosten van de leningen en het bereiken van een voldoende rendement op de uitzettingen;

    • d.

      het beperken van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities.

  • 3. Het college stelt regels op ter uitvoering van de financieringsfunctie en legt deze regels alsmede de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening vast in een besluit treasurystatuut. Het college zendt het besluit treasurystatuut ter kennisgeving aan de raad.

Artikel 14 Registratie bezittingen, activa en vermogen

  • 1.

    Het college draagt zorgt voor een actuele en volledige registratie van bezittingen. In de registratie worden ook opgenomen niet-geactiveerde kunstvoorwerpen met cultuurhistorische waarde en de niet- of netto-geactiveerde investeringen in de openbare ruimte.

  • 2.

    Het college draagt er zorg voor, dat de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van de gemeente systematisch worden gecontroleerd, met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de (debiteuren) vorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen en de (crediteuren) schulden jaarlijks worden gecontroleerd.

  • 3.

    Bij afwijkingen in de registratie van bezittingen neemt het college maatregelen voor herstel van de tekortkomingen. De resultaten van de controle en eventuele plannen van verbetering worden ter kennisgeving aan de raad aangeboden.

Titel 3 Paragrafen

Artikel 15 Lokale heffingen

1.De paragraaf lokale heffingen in de programmabegroting en jaarstukken bevat: de ontwikkelingen, visie en prioriteiten op het gebied van lokale heffingen, de geraamde inkomsten, het beleid ten aanzien van de lokale heffingen, de samenstelling van het pakket van gemeentelijke belastingen en heffingen, een aanduiding van de lokale lastendruk en een beschrijving van het kwijtscheldingsbeleid.

Artikel 16 Weerstandsvermogen en risicomanagement

  • 1. De paragraaf weerstandsvermogen en risicomanagement in de programmabegroting en jaarstukken bevat: de ontwikkelingen, de uitgangspunten, de visie, de langetermijnaanpak en de prioriteiten op het gebied van risicomanagement, het opvangen van risico’s door verzekeringen, voorzieningen en het weerstandsvermogen.

  • 2. De paragraaf weerstandsvermogen bevat ten minste:

    • -

      een inventarisatie van de beschikbare weerstandscapaciteit

    • -

      een inventarisatie van de benodigde weerstandscapaciteit op basis van risico’s

    • -

      het beleid omtrent de weerstandscapaciteit en de risico’s.

Artikel 17 Onderhoud kapitaalgoederen

  • 1. De paragraaf onderhoud kapitaalgoederen in de programmabegroting en de jaarstukken bevat het beleidskader, de financiële consequenties van het beleidskader en de vertaling van de financiële consequenties in de begroting van het onderhoud wegen, riolering, water, groen en gebouwen.

  • 2. De paragraaf onderhoud kapitaalgoederen bevat tenminste de volgende kapitaalgoederen:

    • -

      wegen

    • -

      riolering

    • -

      water

    • -

      groen

    • -

      gebouwen

    • -

      sportvelden.

Artikel 18 Financiering

De paragraaf betreffende de financiering in de programmabegroting en de jaarstukken bevat in ieder geval de beleidsvoornemens, de voortgang van de beleidsuitvoering en de nieuwe ontwikkelingen ten aanzien van het risicobeheer van de financieringsportefeuille.

Artikel 19 Verbonden partijen

  • 1. Het college draagt zorg voor een actuele lijst van verbonden partijen.

  • 2. Van elk van de verbonden partijen worden weergegeven het doel, het openbaar belang en de mate van zeggenschap van de gemeente.

  • 3. In de programmabegroting en de jaarstukken wordt in de paragraaf verbonden partijen in elk geval ingegaan op nieuwe verbonden partijen, het beëindigen van bestaande verbonden partijen, het wijzigen van bestaande verbonden partijen, eventuele problemen bij bestaande verbonden partijen, risico’s en beleidsvoornemens omtrent verbonden partijen en de visie en het beleid op verbonden partijen in relatie tot de realisatie van doelstellingen die zijn opgenomen in de programmabegroting.

Artikel 20 Grondbeleid

De paragraaf betreffende het grondbeleid in de programmabegroting en de jaarstukken bevat ten minste:

  • a.

    een visie op het grondbeleid in relatie tot de realisatie van de doelstellingen van de programma’s die zijn opgenomen in de programmabegroting;

  • b.

    een aanduiding van de wijze waarop de gemeente het grondbeleid uitvoert;

  • c.

    een actuele prognose van de te verwachten resultaten van de totale grondexploitatie;

  • d.

    een onderbouwing van de geraamde winstneming;

  • e.

    de beleidsuitgangspunten omtrent de reserves voor grondzaken in relatie tot de risico’s van grondzaken.

Artikel 21 Overige paragrafen

In de programmabegroting en de jaarstukken wordt naast de voorgeschreven paragrafen ook een paragraaf subsidies en een paragraaf grote projecten opgenomen. In de subsidieparagraaf wordt een integraal overzicht van de beschikbare dan wel bestede subsidies per beleidsveld verstrekt. 

In de paragraaf grote projecten wordt voor een beperkt aantal grote –door de raad te bepalen- projecten gerapporteerd over de status, voortgang en eventuele afwijkingen, alsmede over de vervolgplanning, risico’s en risicobeheersmaatregelen van het project.

Titel 4 Financiële organisatie en administratie

Artikel 22 Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

  • a.

    het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de afdelingen;

  • b.

    het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen en schulden, enzovoorts.;

  • c.

    het verschaffen van informatie aan de budgethouders en voor het maken van kostencalculaties;

  • d.

    het bevorderen van de financiële rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;

  • e.

    het afleggen van verantwoording over de financiële rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;

  • f.

    de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de financiële rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen.

Artikel 23 Financiële administratie

Het college draagt er zorg voor dat:

  • a.

    inrichting en de werking van de financiële administratie voldoet aan het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten en andere relevante wet- en regelgeving;

  • b.

    de vereiste informatie verstrekt wordt aan het rijk, de provincie en de Europese Unie, alsmede aan andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan gemeenten.

Artikel 24 Financiële organisatie

Het college draagt de zorg voor en legt (in een besluit) vast:

  • a.

    een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidig toewijzing van de gemeentelijke taken aan de afdelingen;

  • b.

    een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

  • c.

    de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

  • d.

    de regels voor de opdrachtverlening en de verrekening van leveringen tussen de afdelingen van de gemeente;

  • e.

    de te maken afspraken met de afdelingen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

  • f.

    de regels voor de verlening van décharge over het gevoerde beheer van de afdelingen.

Artikel 25 Aanbesteding en inkoop

Het college draagt zorg voor en legt (in een besluit) vast de interne regels (protocol) voor de inkoop en aanbesteding van werken en diensten. De regels waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de regels terzake van de Europese Unie.

Het college draagt zorg voor tijdige aanlevering van de producten uit de P&C-cyclus aan de raad. Deze worden uiterlijk zes weken voor de voorziene behandeling in de raad beschikbaar gesteld, tenzij hierover met de raad andere afspraken zijn gemaakt.

Artikel 26 Steunverlening

Het college draagt zorg voor en legt (in een besluit) vast de interne regels (protocol) voor de toekenning van steunverlening aan ondernemingen. De regels waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de regels terzake van de Europese Unie.

Artikel 27 Bestuurlijke besluitvorming

Het college draagt zorg voor tijdige aanlevering van de producten uit de P&C-cyclus aan de raad. Deze worden uiterlijk zes weken voor de voorziene behandeling in de raad beschikbaar gesteld, tenzij hierover met de raad andere afspraken zijn gemaakt.

Titel 5 Slotbepalingen

Artikel 28 Inwerkingtreding

  • 1. Deze verordening treedt in werking met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2012.

  • 2. Met ingang van 1 januari 2012 vervalt de Financiële verordening gemeente Almelo, raadsbesluit nr 2279 d.d. 11 juli 2006.

Artikel 29 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam “Financiële verordening gemeente Almelo”.

Aldus vastgesteld in de vergadering van de raad van d.d. 27 maart 2012.

de griffier, de burgemeester,

drs. C.M. Steenbergen J.H.M. Hermans-Vloedbeld