Verordening op de fractieondersteuning 2015

Verordening op de fractieondersteuning 2015

Artikel 1

• 1.

  De fracties, zoals bedoeld in artikel 5 van het reglement van orde, ontvangen jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie als bedoeld in artikel 34 van de Gemeentewet.

• 2.

  Deze bijdrage bestaat uit:

  • a.

    een vast deel van € 1.500 per jaar voor elke fractie.

  • b.

    een variabel deel van € 350 per jaar per raadszetel.

Artikel 2

• 1.

  Fracties besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken.

• 2.

  De bijdrage mag in ieder geval niet gebruikt worden ter bekostiging van:

  • a.

    uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen;

  • b.

    betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie;

  • c.

    giften;

  • d.

    uitgaven welke dienen bestreden te worden uit vergoedingen die de leden ingevolge het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden toekomen;

  • e.

    algemene opleidingen voor raads- en commissieleden tenzij deze inhoudelijk gerelateerd zijn aan de politieke uitgangspunten van de deelnemers.

  • f.

    aanschaf van levensmiddelen, bijvoorbeeld voor vergaderingen;

  • g.

    ICT-apparatuur (zoals computers, laptops, tablets, printers) met uitzondering van 1 ipad per fractie per raadsperiode voor een raadsvolger;

  • h.

    kosten voor een internetaansluiting;

  • i.

    represenatie (cadeaus, attenties, bloemen);

  • j.

    vakliteratuur;

  • k.

    reis- en verblijfskosten (zoals benzinekosten, kosten openbaar vervoer, parkeerkosten);

  • l.

    abonnementskosten voor stichtingen, verenigingen, kranten, vakliteratuur;

  • m.

    kosten ten behoeve van verkiezingscampagnes en kandidaatstelling;

  • n.

    kosten voor politieke niet algemeen toegankelijke politieke bijeenkomsten en ledenvergaderingen van politieke partijen;

  • o.

    contributies;

  • p.

    telefoonkosten;

• 3.

  De bijdrage mag in ieder geval gebruikt worden ter bekostiging van:

  • a.

    vergoeding voor de werkzaamheden van een raadsvolger, mits deze raadsvolger formeel is aangemeld en uitbetaald wordt per bankoverschrijving;

  • b.

    vergoeding of salaris van een medewerker of ondersteuner van de gemeenteraadsfractie mits sprake is van een dienstverband, (vrijwilligers)overeenkomst of opdracht en uitbetaald wordt per bankoverschrijving. Voor het uitbetalen van een vergoeding aan vrijwilligers geldt de maximale vergoeding voor vrijwilligers op grond van de belastingregelgeving.

  • c.

    kosten van de bankrekening waarop de in artikel 1 genoemde vergoeding wordt uitbetaald;

  • d.

    één tablet per raadsperiode ter ondersteuning van een raadsvolger;

  • e.

    kosten voor een website van de fractie of politieke groepering tot een maximum van € 600,00 per kalenderjaar;

  • f.

    kosten voor scholing en training mits deze inhoudelijk zijn gerelateerd aan de politieke uitgangspunten van de deelnemers. Het betreft de kosten voor het inhuren van een trainer en eventuele lesgelden.

  • g.

    kosten voor inhuur van externe deskundigheid voor advisering over onderwerpen die het raadswerk betreffen.

  • h.

    kosten voor door de gemeenteraadsfractie georganiseerde politieke bijeenkomsten of politieke cafés die algemeen toegankelijk zijn over breed georiënteerde onderwerpen.

Artikel 3

• 1.

  De bijdrage voor fractieondersteuning wordt, voor 31 januari van een kalenderjaar, als voorschot op dat kalenderjaar verstrekt.

• 2.

  In een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden wordt het voorschot verstrekt voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt wordt het voorschot verstrekt voor de overige maanden van dat jaar.

• 3.

  Het voorschot wordt verrekend met teveel ontvangen voorschotten in jaren waarvoor de raad de bedragen heeft vastgesteld als bedoeld in artikel 7, vijfde lid.

• 4.

  Het voorschot wordt niet uitbetaald op een privé-rekening.

Artikel 4

• 1.

  Indien het zeteltal van een fractie ten gevolge van verkiezingen verandert, wijzigt de bijdrage op de eerste dag van de maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt.

• 2.

  Bij splitsing van een fractie wordt in het kalenderjaar waarin de splitsing plaatsvindt de op grond van artikel 1, tweede lid, vastgestelde bijdrage voor de oorspronkelijke fractie verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden. De bijdrage wordt verdeeld ingaande de eerste dag van de maand na de maand waarin de afsplitsing plaatsvindt.

• 3.

  In het kalenderjaar na het jaar van splitsing wordt de financiële bijdrage vastgesteld overeenkomstig artikel 1. De betrokken fracties krijgen met ingang van het kalenderjaar na het jaar van splitsing zowel het volledige vaste deel als het variabele deel op grond van het aantal raadszetels.

• 4.

  Bij samenvoeging van twee fracties worden deze fracties in het jaar van samenvoeging voor de toepassing van deze verordening beschouwd als afzonderlijke fracties. Met ingang van het kalenderjaar na het jaar van samenvoeging wordt de financiële bijdrage voor de nieuwe fractie vastgesteld overeenkomstig artikel 1.

Artikel 5

• 1.

  De raad reserveert het in enig jaar niet gebruikte gedeelte van de bijdrage toekomend aan een fractie ter besteding door die fractie in volgende jaren.

• 2.

  De reserve is niet groter dan 30% van de bijdrage die de fractie in het voorgaande kalenderjaar toekwam ingevolge artikel 1.

• 3.

  Het beroep in enig jaar op de opgebouwde reserve, komt tot uitdrukking in de afrekening als bedoeld in artikel 7 over dat jaar. Bevoorschotting vindt desgevraagd plaats.

• 4.

  De reserve blijft na verkiezingen beschikbaar voor de fractie die onder dezelfde naam terugkeert, dan wel voor de fractie die naar het oordeel van de raad als rechtsopvolger daarvan kan worden beschouwd.

• 5.

  Als bij zetelverlies de reserve voor een fractie hoger zou worden dan de maximale reserve zoals aangegeven in het tweede lid, vervalt het recht op dat meerdere.

• 6.

  Bij splitsing van een fractie, wordt de reserve verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden, voor zover deze reserve niet meer bedraagt dan 30% van de bijdrage die de oorspronkelijke fractie in het voorgaande kalenderjaar ontving. De reserve wordt verdeeld ingaande de eerste dag van de maand na de maand waarin de afsplitsing plaatsvindt.

• 7.

  Bij samenvoeging van twee fracties worden deze fracties in het jaar van samenvoeging voor de toepassing van deze verordening beschouwd als afzonderlijke fracties. Met ingang van het kalenderjaar na het jaar van samenvoeging worden de reserves van de oorspronkelijke fracties samengevoegd. De maximale reserve bedraagt 30% van de in dat kalenderjaar uitbetaalde bijdrage fractieondersteuning.

Artikel 6

• 1.

  De raad benoemd een commissie ‘controle verslag bijdrage fractieondersteuning’ als bedoeld in artikel 84 lid 1 van de Gemeentewet, bestaande uit 3 leden van de gemeenteraad.

• 2.

  De commissie wordt ondersteund door een door de raadsgriffier aan te wijzen medewerker van de raadsgriffie.

• 3.

  De leden worden benoemd voor het tijdvak, samenvallend met de zittingsduur van de gemeenteraad.

• 4.

  Het lidmaatschap eindigt door:

  • a.

    ontslag op eigen verzoek;

  • b.

    het beëindigen van het raadlidmaatschap van het lid.

• 5.

  In tussentijdse vacatures wordt zo spoedig mogelijk voorzien.

• 6.

  Voor het houden van een vergadering is vereist dat een meerderheid van het aantal leden van de commissie aanwezig is.

• 7.

  Over een uit te brengen advies beslist de commissie bij meerderheid van stemmen.

• 8.
  • a.

    de vergadering van de commissie is openbaar.

  • b.

    de deuren worden gesloten indien één van de aanwezige leden dit nodig oordeelt.

  • c.

    de commissie besluit vervolgens of de vergadering in beslotenheid wordt voortgezet.

  • d.

    het verslag van de besloten vergadering wordt, als de commissie dat zo beslist, in een besloten vergadering ter vaststelling aangeboden.

Artikel 7

• 1.

  Elke fractie legt, binnen drie maanden na het einde van een kalenderjaar, aan de raad verantwoording af over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning. Deze verantwoording geschiedt onder overlegging van een ingevuld, door de ‘commissie controle verslag bijdrage fractieondersteuning’ vast te stellen standaardformulier met daaraan toegevoegd de betalingsbewijzen.

• 2.

  De verantwoording gebeurt op basis van het kasstelsel, waarbij de inkomsten en uitgaven binnen het betreffende kalenderjaar worden verantwoord.

• 3.

  Op het moment dat een fractie niet tijdig een verantwoording als bedoeld in het eerste lid indient, wordt voor de vaststelling van de bedragen uitgegaan van de situatie dat geen uitgaven zijn gedaan.

• 4.

  Controle van het verslag vindt plaats door de ‘commissie controle verslag bijdrage fractieondersteuning’. De commissie brengt advies uit aan de raad.

• 5.

  De raad stelt na ontvangst van het advies van de commissie de bedragen vast van:

  • a.

    de uitgaven van een fractie die in het vorige kalenderjaar uit de bijdrage bekostigd zijn;

  • b.

    de wijziging van de reserve;

  • c.

    de resterende reserve;

  • d.

    de verrekening tussen de in onderdeel a. genoemde uitgaven en het ontvangen voorschot en, voor zover nodig, de hoogte van de terugvordering van ontvangen voorschotten.

Artikel 8

• 1.

  Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2015.

• 2.

  Per 1 januari 2015 is de verordening op de fractieondersteuning 2014 ingetrokken.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1

Eerste lid

Verwijst naar de wettelijke grondslag, Gemeentewet artikel 34, voor deze verordening. Voor politieke groeperingen bestaat een recht op fractieondersteuning. De uitwerking van deze rechten moet bij verordening worden geregeld.

Tweede lid

De fractieondersteuning bestaat uit een vast en een variabel deel. Het vaste deel garandeert dat elke fractie de kans krijgt zich op gelijkwaardig niveau te laten ondersteunen. Omdat grote fractie meer lasten zullen hebben op facilitair gebied is het logisch dat zij voor dergelijke kosten een hogere vergoeding krijgen.

Artikel 2

Artikel 2 gaat in op de bestedingsdoeleinden van de fractiekostenvergoeding en de verhouding tussen de fractiekostenvergoeding en andere onkostenvergoedingen voor individuele raadsleden, politieke partijen en het raadswerk. Er is wettelijk onderscheid tussen deze onkostenvergoedingen. Deze verordening richt zich op de onkosten van de fractie.

Eerste lid

De financiële ondersteuning van de in de raad vertegenwoordigde fracties is uitsluitend bedoeld ter ondersteuning van de volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rollen.

Tweede lid en derde lid

Uitgangspunt is dat de financiële ondersteuning kan worden aangewend voor het versterken van de volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol van de fractie. Teneinde transparant te zijn over de mogelijke bestedingen van de bijdrage is een negatieve (lid 2) en een positieve (lid 3) lijst opgenomen. Deze lijsten zijn opgenomen op basis van de meest voorkomende uitgaven van fracties in de afgelopen jaren. Uitgangspunt is dat uitgaven die bestreden moeten worden uit de onkostenvergoeding voor raadsleden niet bestreden kunnen worden uit de bijdrage fractieondersteuning.

Uitgaven die niet in het tweede of derde lid genoemd zijn, worden getoetst aan het uitgangspunt dat de uitgave gericht moet zijn op het versterken van de kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende rol van de fractie. Daarnaast mag de betreffende uitgave niet bestreden moeten worden uit de onkostenvergoeding.

Artikel 3

Eerste lid

De bijdrage wordt als voorschot verstrekt.

Tweede lid

In een verkiezingsjaar wordt het voorschot in twee gedeelten gesplitst. Het is logisch dat het aangepast wordt aan de nieuwe verhoudingen in de raad. Indien blijkt dat het geld onrechtmatig is besteed kan dit aan het eind van het jaar verrekend worden.

Derde lid

Als blijkt dat een fractie vergoeding heeft overgehouden in een voorgaand jaar waarover de raad de verantwoording fractieondersteuning heeft vastgesteld, dan wordt het overschot verrekend met het in het nieuwe kalenderjaar uit te keren bedrag.

Vierde lid

In het kader van de transparantie wordt de bijdrage niet uitbetaald op een privérekening van een raadslid of een ander natuurlijk persoon.

Artikel 4

Eerste lid

In een verkiezingsjaar van de gemeenteraad wordt het voorschot in twee gedeelten gesplitst. Het is logisch dat de vergoeding wordt aangepast aan de nieuwe verhoudingen in de raad.

Het eerste gedeelte is voor de periode tot en met de maand van de verkiezingen. Het tweede gedeelte is voor de periode vanaf de eerste dag van de maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt.

Tweede lid

Bij afsplitsing van een fractie zal het al eerder verstrekte voorschot verrekend worden. Als dat niet zou gebeuren, dan beschikt de oorspronkelijke fractie over een te groot voorschot en zou het andere deel van de oorspronkelijke fractie over geen voorschot beschikken. De verdeling wordt gemaakt ingaande de eerste dag van de maand na de maand van splitsing. De verdeling wordt gemaakt naar evenredigheid van de bij de splitsing betrokken leden.

Voorbeeld:

Fractie X heeft op 1 januari 2015 4 leden. Het voorschot dat wordt uitbetaald in januari bedraagt 3050 euro (vast bedrag 1250 euro + 4 x 450 euro). Per 13 mei 2015 splitsen twee leden zich van fractie X af, waardoor de nieuwe fractie Y ontstaat. De bijdrage fractie over 2015 wordt als volgt verrekend:

Fractie X: 5 maanden bestaande uit 4 leden en 7 maanden bestaande uit 2 leden.

Bedrag per lid per maand: 3050 euro / 4 leden / 12 maanden = 63,54 euro

Bijdrage fractie X:

Fractie Y: 7 maanden bestaande uit 2 leden.

Bedrag per lid per maand: 3050 euro / 4 leden / 12 maanden = 63,54 euro

Bijdrage fractie Y: 7 maand x 2 leden x 63,54 = 889,56 euro

Derde lid

De verdeling na splitsing op grond van het tweede lid geldt voor het jaar van afsplitsing. In het daarop volgende jaar worden de fracties als twee volledig zelfstandige fractie beschouwd, en op basis daarvan wordt de bijdrage voor het daarop volgende jaar vastgesteld.

Vierde lid

Op het moment dat twee of meer fracties zich samenvoegen, worden zij in het kalenderjaar van samenvoeging voor deze verordening beschouwd als afzonderlijke fracties, conform de situatie voor de samenvoeging. Met ingang van het daarop volgende kalenderjaar wordt de bijdrage berekend voor de nieuwe fractie als één geheel.

Artikel 5

De reserve bestaat uit het overschot van de bijdrage voorgaande jaren. Dit bedrag zal niet eindeloos mogen groeien. De reserve is dan ook aan een maximum gebonden.

Ook met betrekking tot de reserve is het van belang dat goed wordt omgegaan met de splitsing van een fractie. De regeling voorziet in het naar evenredigheid verdelen van de reserve over de nieuw ontstane fracties. Indien een splitsing kort na de verkiezingen plaatsvindt zou een conflict kunnen ontstaan over de verdeling van de reserve. De regeling laat er echter geen twijfel over dat ook in dat geval de reserve verdeeld moet worden.

Eerste lid

Spreekt voor zich.

Tweede lid

Aan het hebben van een reserve is een maximum gesteld. De reserve mag niet hoger zijn dan 30% van de uitgekeerde fractievergoeding in het voorafgaande jaar.

Voorbeeld:

Fractie A heeft op 1 januari 2015 2 leden. Het voorschot dat wordt uitbetaald in januari 2015 bedraagt 1900 euro. De reserve per 1 januari 2016 bedraagt maximaal 570 euro (30% van 1900 euro).

Vierde lid

Dit is een overgangsbepaling voor verkiezingsjaren.

Vijfde lid

Als na een verkiezing een fractie in de raad terug keert met zetelverlies en blijkt dat de reserve hoger is dan 30% van de na de verkiezing uitgekeerde fractievergoeding, dan vervalt het recht op een eventueel overschot.

Zesde lid

Bij splitsing van de fractie wordt de bestaande reserve gesplitst tussen de oorspronkelijke en de nieuw ontstane fractie(s). De verdeling wordt gemaakt ingaande de eerste dag van de maand na de maand van splitsing. De verdeling wordt gemaakt naar evenredigheid van de bij de splitsing betrokken leden.

Zevende lid

Op het moment dat twee of meer fracties zich samenvoegen, worden zij in het kalenderjaar van samenvoeging voor deze verordening beschouwd als afzonderlijke fracties, conform de situatie voor de samenvoeging. Met ingang van het daarop volgende kalenderjaar worden de reserves van beide oorspronkelijke fracties samengevoegd. De reserve bedraagt maximaal 30% van de in dat kalenderjaar uitbetaalde bijdrage. Dit is een uitzondering van het bepaalde in het tweede lid, waarbij uit wordt gegaan van de bijdrage in het voorafgaande kalenderjaar. Omdat er op dat moment nog sprake was van twee afzonderlijke fracties, is dit geen goede grondslag voor het vaststellen van de maximale reserve.

Artikel 6

Artikel 6 regelt het instellen van de commissie vanuit de raad die de door de fracties ingediende verantwoordingen op grond van artikel 7 regelt. Deze commissie wordt ingesteld op grond van artikel 84 lid 1 van de Gemeentewet, een commissie niet zijnde een raadscommissie of een bestuurscommissie. De commissie heeft tot taak het uitbrengen van een advies aan de raad over het vaststellen van de verantwoording over de bijdrage fractieondersteuning.

Eerste lid

De raad benoemd de commissie die bestaat uit drie leden uit de gemeenteraad.

Tweede lid

De commissie wordt bij de werkzaamheden ondersteund oor een medewerker van de griffie.

Derde lid

De commissie wordt benoemd voor de zittingsduur van de gemeenteraad. Over het algemeen is dit een periode van vier jaar.

Vierde lid

Een raadslid kan zelf verzoeken ontslagen te worden uit de commissie. Daarnaast houdt het lidmaatschap op wanneer het raadslidmaatschap ophoudt. Ook bij een tijdelijk ontslag uit de gemeenteraad vanwege zwangerschap of ziekte vervalt het lidmaatschap van de commissie.

Vijfde lid

Spreekt voor zich.

Zesde lid

Spreekt voor zich

Zevende lid

Spreekt voor zich.

Achtste lid

De vergaderingen van de commissie zijn in principe openbaar. Slechts in uitzonderlijke gevallen, gerelateerd aan de bepalingen omtrent geheimhouding en besloten vergaderingen in de Gemeentewet, wordt in beslotenheid vergaderd.

Artikel 7

Over bestedingen uit de opgebouwde reserve wordt verantwoording afgelegd. Dat gebeurt in de jaarlijkse verantwoording over de fractiekosten vergoeding.

Eerste lid

Iedere fractie overhandigd voor 1 april van ieder kalenderjaar een verantwoording van de fractieondersteuning aan de raad over het vorige jaar. Een model wordt aan de raad beschikbaar gesteld via het raadsinformatiesysteem.

Tweede lid

De aangeboden verantwoording is ingevuld op basis van het kasstelsel. In het kasstelsel vermeldt men inkomsten, uitgaven en eventueel een reserve. Tot slot wordt de balans opgemaakt over al deze posten.

Derde lid

Dit lid regelt de consequenties wanneer een fractie niet tijdig een verantwoording indient. Er wordt voor de vaststelling uitgegaan van het feit dat de betreffende fractie over het kalenderjaar geen uitgaven heeft gedaan.

Vierde lid

Hiermee wordt de onafhankelijkheid van de controle geborgd. De verantwoording over de fractieondersteuning van alle fracties, wordt ter controle aan de commissie controle verslag bijdrage fractieondersteuning aangeboden. De commissie brengt, voordat de raad over de verantwoording besluit, een advies uit over de aangeboden verantwoordingen.

Vijfde lid

In dit lid zijn de diverse bedragen genoemd die ten minste moeten worden vastgesteld door de raad.

Artikel 8

Spreekt voor zich.