Ambtelijke organisatieregeling gemeente Almelo 2019

Artikel 1 ambtelijke hoofdstructuur

• 1.

  De ambtelijke organisatie kent één ambtelijke dienst bestaande uit vier uitvoerende eenheden en twee centrale stafeenheden.

• 2.

  De algemeen directeur geeft integraal leiding aan de gehele ambtelijke organisatie en is eindverantwoordelijk voor de kwaliteit en effectiviteit van de ambtelijke organisatie.

• 3.

  De algemeen directeur is tevens de gemeentesecretaris. De secretaris staat het college en de burgemeester bij de uitoefening van hun taak terzijde.

• 4.

  De centrale stafeenheden worden geleid door een (adjunct-)directeur.

• 5.

  De uitvoerende eenheden worden geleid door een hoofd.

• 6.

  De hoofden rapporteren aan een adjunct-directeur.

• 7.

  Binnen de eenheden zijn teammanagers aangewezen die rapporteren aan een hoofd (in geval van een uitvoerende eenheid) of aan een directielid (in geval van een stafeenheid).

Artikel 2 relatie bestuur – ambtelijke aansturing

• 1.

  Het college van B&W overlegt met de gemeentesecretaris/algemeen directeur over de strategische koers en onderwerpen van de ambtelijke organisatie.

• 2.

  Overleg over de uitvoering van politiek gestelde doelen vindt plaats in de portefeuilleoverleggen.

• 3.

  De gemeentesecretaris/algemeen directeur is verantwoordelijk voor de aansturing van de ambtelijke organisatie.

• 4.

  Het college van B&W verleent de bestuurlijke opdrachten, waaronder die van de programma’s, waarbij de gemeentesecretaris/algemeen directeur of de adjunct-directeur zorgt voor borging via een programmacontract.

• 5.

  De programmatische aansturing van de uitvoering van de programma’s gebeurt door de ambtelijk opdrachtgever (gemeentesecretaris/algemeen directeur of adjunct-directeur). De programmamanager opereert als de ambtelijk opdrachtnemer.

Artikel 3 gemeentesecretaris/algemeen directeur

• 1.

  De gemeentesecretaris/algemeen directeur is secretaris van het college en tevens algemeen directeur en als zodanig ambtelijk eindverantwoordelijk voor het functioneren en de kwaliteit van de ambtelijke organisatie.

• 2.

  Ter uitvoering van het bepaalde in artikel 3, eerste lid, kan de gemeentesecretaris/algemeen directeur aanwijzingen en opdrachten geven aan de ambtelijke organisatie en wel op elk niveau van de ambtelijke organisatie en/of de voorzieningen treffen die hij gerade acht.

• 3.

  De gemeentesecretaris/algemeen directeur geeft hiërarchisch leiding aan de adjunct-directeuren en de teammanagers van de centrale stafeenheid SVC (Strategie, Veiligheid en Communicatie).

• 4.

  De gemeentesecretaris/algemeen directeur kan interveniëren in het management van een organisatieonderdeel.

• 5.

  De gemeentesecretaris/algemeen directeur is voor de ondernemingsraad (OR) de bestuurder in de zin van de Wet op de Ondernemingsraden en als zodanig degene die de hoogste zeggenschap uitoefent bij de leiding van de arbeid.

• 6.

  De gemeentesecretaris/algemeen directeur wordt bij afwezigheid voor zijn bestuurstaken vervangen door een loco-secretaris en voor zijn managementtaken door een adjunct-directeur.

• 7.

  De gemeentesecretaris/algemeen directeur is bevoegd om adjunct-directeuren, hoofden en – al dan niet op eventuele voordracht van de hoofden – teammanagers te benoemen.

• 8.

  De gemeentesecretaris/algemeen directeur biedt jaarlijks het directieplan ter vaststelling aan het college van B&W aan.

• 9.

  De algemeen directeur fungeert als primair budgethouder voor de in de begroting van het kalenderjaar opgenomen en door de raad geautoriseerde budgetten.

Artikel 4 adjunct-directeur

• 1.

  De adjunct-directeur is verantwoordelijk voor de resultaten van de aangewezen eenheid/ eenheden en aandachtsgebieden. Zowel voor de resultaten van de eenheid zelf, maar ook voor de resultaten die derden in opdracht van de eenheid realiseren.

• 2.

  De adjunct-directeur vertaalt, in overleg met het hoofd van de eenheid, politieke en strategische doelstellingen naar operationele doelstellingen en bewaakt de kwaliteit en de realisatie van beleidsdoelstellingen.

• 3.

  De adjunct-directeur rapporteert aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur over de resultaten van de hem aangewezen eenheden en toegewezen aandachtsgebieden.

• 4.

  De adjunct-directeur is bevoegd verplichtingen aan te gaan voor zover deze liggen binnen het toegekende budget, de mandaten en het vastgestelde werkplan van de eenheid.

• 5.

  Bij afwezigheid vervangen de adjunct-directeuren elkaar onderling in personele aangelegenheden (horizontale vervanging) en worden vervangen door de hoofden van hun eenheid in overige aangelegenheden (verticale vervanging).

Artikel 5 hoofd control en audit

• 1.

  De uitvoering van de werkzaamheden horend bij rechtmatigheid, auditing, inrichten en uitvoering van de bestuurlijke en ambtelijke planning- en controlcyclus, risicomanagement en advisering van de aandeelhouder van verbonden partijen is belegd bij het organisatieonderdeel Control en Audit.

• 2.

  Het hoofd Control en Audit rapporteert aan de adjunct-directeur met de portefeuille bedrijfsvoering.

• 3.

  Het hoofd Control en Audit is onafhankelijk in zijn adviserende en toetsende taak. In uitzonderlijke gevallen kan hij zich rechtstreeks wenden tot de gemeentesecretaris/algemeen directeur. Indien noodzakelijk en wederom in uitzonderlijke gevallen kan hij zich rechtstreeks wenden tot het college van B&W. In het laatste geval doet hij hiervan gelijktijdig melding aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur.

• 4.

  Het hoofd Control en Audit is onafhankelijk adviseur van de adjunct-directeur met de portefeuille bedrijfsvoering en neemt op uitnodiging deel aan de vergaderingen van het DO/MT zoals beschreven in artikel 10.

Artikel 6 hoofden

• 1.

  Het hoofd van een uitvoerende eenheid valt hiërarchisch onder de adjunct-directeur van die eenheid.

• 2.

  Het hoofd van een uitvoerende eenheid maakt jaarlijks resultaatgerichte afspraken met de adjunct-directeur van de eenheid.

• 3.

  Het hoofd van een uitvoerende eenheid geeft leiding aan de teammanagers van de uitvoerende eenheid.

• 4.

  Het hoofd van een uitvoerende eenheid is verantwoordelijk voor de uitvoering van de eerstelijns controltaken van de eenheid en verleent medewerking aan het jaarlijks opstellen en uitvoeren van het control- en auditplan.

• 5.

  Het hoofd van een uitvoerende eenheid maakt deel uit van het DO/MT (directieoverleg/managementteam) zoals beschreven in artikel 10.

• 6.

  Het hoofd van een uitvoerende eenheid wordt in personele aangelegenheden vervangen door de adjunct-directeur van de eenheid en in overige aangelegenheden door de betreffende teammanagers van de eenheid.

Artikel 7 teammanagers

• 1.

  De teammanager vervult de rol van ‘people manager’ en is een leidinggevende die nadrukkelijk oog heeft voor de (talent)ontwikkeling van medewerkers, die het team weet te versterken en medewerkers kan coachen.

• 2.

  De teammanager is verantwoordelijk voor een tijdige realisatie van de producten en diensten binnen de gemaakte resultaatafspraken met het hoofd van de uitvoerende eenheid dan wel met de (adjunct-)directeur van de centrale stafeenheid.

• 3.

  De teammanager rapporteert aan het hoofd van de uitvoerende eenheid dan wel aan de (adjunct-)directeur van de centrale stafeenheid over de realisatie van de resultaatafspraken.

• 4.

  De teammanagers binnen een eenheid vervangen elkaar onderling bij afwezigheid (horizontale vervanging).

Artikel 8 programmamanagers

• 1.

  De programmamanager vervult de rol van ambtelijk opdrachtnemer voor één van de programma’s. Zijn bestuurlijk opdrachtgever is een collegelid en zijn ambtelijk opdrachtgever is een directielid.

• 2.

  De programmamanager vervult (in mandaat) naar de ambtelijke organisatie de rol van opdrachtgever voor de uitvoering van het programma.

• 3.

  Het DO (directieoverleg) en de programmamanager zijn verantwoordelijk voor het definiëren van het programmacontract.

• 4.

  Het college van B&W stelt het programmacontract vast, met daarin de scope van het programma, de visie, de strategische en operationele doelen, de programmaorganisatie en governance, de afspraken over sturing en monitoring, de risicoanalyse, de omgevingsanalyse en de communicatiestrategie.

• 5.

  De programmamanager stuurt de programmadeelnemers aan op inhoud en is budgethouder van het programmabudget.

Artikel 9 mandatering

• 1.

  De mandaatverlener kan uitsluitend doormandateren binnen de aan hem verleende bevoegdheden en verplichtingen.

• 2.

  (Door)mandatering vindt plaats door middel van mandaatlijsten, waarbij het navolgende hiërarchische proces van toepassing is: besluit college van B&W respectievelijk burgemeester, gemeentesecretaris/algemeen directeur, adjunct-directeur, hoofd, teammanager en overige medewerkers.

• 3.

  Bij het proces voor mandatering gelden als randvoorwaarden dat:

  • a.

    de mandaatverlener bepaalt in hoeverre doorgemandateerd kan worden;

  • b.

    de reeds opgelegde beperkingen en voorwaarden ook gelden voor doormandatering;

  • c.

    de bepalingen van de mandaatregeling in acht worden genomen.

Artikel 10 directieoverleg (DO)/managementteam (MT)

• 1.

  Het DO/MT bestaat uit de gemeentesecretaris/algemeen directeur, de adjunct-directeuren en de hoofden van de eenheden.

• 2.

  Het hoofd Control en Audit neemt op uitnodiging deel aan de vergaderingen van het DO/MT.

• 3.

  Het DO/MT heeft een opiniërende en adviserende rol. De rolverdeling tussen DO en MT is als volgt:

  • a.

    Het DO/MT voert opiniërende gesprekken over de grote ontwikkelingen in de stad;

  • b.

    Het DO/MT adviseert over organisatiebrede prioriteiten ter voorbereiding van strategische discussies in B&W en B&W/directie;

  • c.

    Het DO neemt besluiten, gehoord hebbende het DO/MT overleg. Als de standpunten binnen het DO over besluitvormingsonderwerpen uiteenlopen, beslist de gemeentesecretaris/algemeen directeur.

• 4.

  In essentie behandelt de agenda van het DO/MT de grote strategische onderwerpen van het directieplan.

Artikel 11 medezeggenschap: ondernemingsraad (OR) en georganiseerd overleg (GO)

Gemeente Almelo heeft overeenkomstig de Wet op de ondernemingsraden (WOR) een ondernemingsraad (OR) en overeenkomstig de CAR-UWO een commissie voor georganiseerd overleg (GO).

Artikel 12 portefeuilleoverleggen

• 1.

  De portefeuillehouders voeren periodiek overleg met de eenheden over de uitvoering van het in de begroting vastgestelde beleid zoals opgenomen in het werkplan van de eenheid.

• 2.

  De portefeuillehouders voeren periodiek overleg met de adjunct-directeur die de portefeuille bedrijfsvoering beheert over de control betreffende het in de begroting vastgestelde beleid.

• 3.

  In het portefeuilleoverleg worden tevens de collegevoorstellen met de portefeuillehouder voorbesproken, komen de relevante ontwikkelingen binnen de portefeuille aan de orde en worden bestuurlijke dillema’s voorgelegd.

Artikel 13 inwerkingtreding

• 1.

  De regeling treedt in werking op 1 april 2019.

• 2.

  De ambtelijke organisatieverordening gemeente Almelo 2013, wordt per die datum ingetrokken.

Artikel 14 citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als: ambtelijke organisatieregeling gemeente Almelo 2019.