Regeling vervallen per 15-12-2016

Besluit Informatiebeheer 2011

Geldend van 12-04-2012 t/m 14-12-2016

Intitulé

Besluit Informatiebeheer 2011

Hoofdstuk I Algemene bepalingen

Artikel 1

Dit besluit is mede van toepassing op archiefbescheiden die ingevolge de voor de gemeente geldende selectielijst voor vernietiging in aanmerking komen, tenzij in dit besluit anders is bepaald.

Hoofdstuk II De archiefbewaarplaats

Artikel 2

De in artikel 31 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats is de bewaarplaats die zich bevindt in het Stadhuis van Almere, gevestigd aan het Stadhuisplein 1, Almere.

Artikel 3

De stadsarchivaris is belast met het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en collecties.

Artikel 4

De stadsarchivaris kan nadere voorwaarden stellen omtrent de wijze van overbrenging van archiefbescheiden en collecties als bedoeld in artikel 12 van de Archiefwet.

Artikel 5

  • 1.

    Voorzover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de stadsarchivaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ten behoeve van gemeentelijke organen. De stadsarchivaris verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.

  • 2.

    Voorzover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, is de stadsarchivaris bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te doen in de in de archiefbewaarplaats berustende archieven en verzamelingen. De stadsarchivaris verstrekt daaruit aan een ieder die zulks verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.

  • 3.

    De kosten voor het in het voorgaande lid beschrevene worden aan de verzoeker in rekening gebracht volgens een door de raad bij verordening vastgesteld tarief. Alvorens de hier bedoelde werkzaamheden een aanvang nemen, wordt de verzoeker van dit tarief op de hoogte gesteld.

Artikel 6

De stadsarchivaris kan nadere regels stellen omtrent de raadpleging van de archiefbescheiden en collecties en omtrent het beheer van de ruimten waarin deze ter beschikking worden gesteld.

Hoofdstuk III De beheereenheid

Artikel 7

Als beheereenheden in de zin van dit besluit wordt aangewezen: gemeentelijke diensten en andere organisatieonderdelen die bij besluit van het college zijn ingesteld.

Artikel 8

Het hoofd van de beheereenheid is belast met het geheel van het beheer van de archiefbescheiden en collecties voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Artikel 9

Het hoofd van de beheereenheid stelt jaarlijks een beheerplan vast waarin wordt beschreven waarin de in Artikel 8 gestelde verantwoordelijkheid in de praktijk wordt gerealiseerd. Het beheerplan wordt vastgesteld op basis van gemeentebrede afspraken over informatie- en ICT-beleid en op basis van door de stadsarchivaris bepaalde kwaliteitseisen inzake het beheer van archiefbescheiden.

Het beheerplan bevat actuele en volledige beschrijvingen en overzichten van de volgende onderwerpen:

  • a.

    processen en procedures voor beheer en kwaliteitszorg van informatie

  • b.

    verantwoordelijkheden en bevoegdheden in de processen en procedures voor bovengenoemd beheer en kwaliteitszorg

  • c.

    de aanwezige informatie binnen de beheereenheid, met een beschrijving van die informatie, de vindplaats, de relatie met de werkprocessen waarop zij betrekking heeft, de onderlinge relatie(s), de status, de bewaartermijn van de informatie en de applicaties waarin de informatie wordt bewaard

  • d.

    een verklaring dat digitale systemen waarin blijvend te bewaren informatie wordt bewaard, voldoen aan de vastgestelde of gangbare eisen voor functionaliteit van informatie- en archiefmanagement in programmatuur

  • e.

    verbeterpunten en concrete verbeterplannen

  • f.

    geplande overbrengingen

Artikel 10

  • 1.

    Het hoofd van de beheereenheid zorgt dat van informatie de bewaartermijn wordt vastgelegd overeenkomstig de daarvoor bij of krachtens de Archiefwet 1995 gegeven voorschriften.

  • 2.

    Het hoofd van de beheereenheid stelt alvorens tot vernietiging van informatie over te gaan een lijst op van de te vernietigen informatie met inachtneming van de krachtens artikel 5 van de Archiefwet 1995 vastgestelde selectielijst.

  • 3.

    De lijst van te vernietigen informatie behoeft de goedkeuring van de stadsarchivaris. De goedkeuring geldt als een machtiging tot vernietiging.

Artikel 11

In het geval het hoofd van de beheereenheid de hierna genoemde handelingen met betrekking tot informatie wil uitvoeren is vooraf positief advies van de stadsarchivaris vereist:

  • a.

    vervanging als bedoeld in artikel 7 van de Archiefwet 1995;

  • b.

    vervreemding als bedoeld in artikel 8 van de Archiefwet 1995;

  • c.

    bouw, ingebruikneming, verbouw, inrichting, verandering van archiefruimten;

  • d.

    overdracht van informatie aan een andere beheereenheid.

Artikel 12

Indien het hoofd van de beheerseenheid op grond van artikel 12 van de Archiefwet 1995 het voornemen heeft om informatie over te brengen naar het Stadsarchief Almere, voert hij daartoe zo spoedig mogelijk overleg met de stadsarchivaris.

Hoofdstuk V Slotbepalingen

Artikel 13

Met ingang van de datum van inwerkingtreding van dit besluit vervalt het Besluit Informatiebeheer, zoals vastgesteld op 27 april 2001.

Artikel 14

Dit besluit kan worden aangehaald als het Besluit Informatiebeheer 2011.

Vastgesteld in de vergadering van burgemeester en wethouders van de gemeente Almere op 29 november 2011.

burgemeester

secretaris

Toelichting

Algemeen

Dit Besluit Informatiebeheer is gebaseerd op artikel 7 van de Archiefverordening 2011. Het Besluit Informatiebeheer is een actualisering van het besluit uit 2001. De aanleiding daarvoor is dat het College in 2011 de aanbevelingen heeft opgevolgd van de stadsarchivaris, die vervat waren in de inspectierapportage over 2010. Een van die aanbevelingen betreft het actualiseren van de gemeentelijke regelgeving die voortvloeit uit de Archiefwet. Dat heeft geresulteerd in de Archiefverordening 2011 en in dit Besluit Informatiebeheer 2011.

De redenen voor die actualisering zijn velerlei. Zo is de wetgeving in de afgelopen 10 jaar op een aantal belangrijke aspecten gewijzigd. Bovendien is de gemeentelijke organisatie zelf sterk gegroeid en veranderd. Een belangrijk aspect is dat sinds 2002 een stadsarchivaris aanwezig is. Vanaf 2010 zal een archiefbewaarplaats in de gemeente beschikbaar zijn. Tevens zijn er belangrijke ontwikkelingen op het gebied van het vaststellen van gemeentebreed informatie- en ICT-beleid. Misschien wel de belangrijkste reden voor de actualisering is de verregaande digitalisering van de maatschappij in de afgelopen 10 jaar. Die stelt nieuwe eisen aan de wijze waarop de Gemeente Almere om dient te gaan met informatie.

Informatie is een bedrijfsmiddel en een product van de gemeente Almere. Toegankelijke en betrouwbare overheidsinformatie is essentieel voor ‘behoorlijk bestuur’ van een gemeente die zich verantwoordelijk gedraagt, die aanspreekbaar en servicegericht is, die transparant en proactief verantwoording aflegt aan burgers en volksvertegenwoordigers in gemeenteraad en stadsdeelraden en die met minimale middelen maximale resultaten behaalt.

In het Besluit Informatiebeheer 2011 wordt net als bij zijn voorganger nadrukkelijk de verantwoordelijkheid voor het informatiebeheer bij de hoofden van de beheereenheden gelegd. Nieuw is de verplichting om jaarlijks een beheerplan vast te stellen. Dit biedt de mogelijkheid om het informatiebeheer binnen de algemene kaders die daarvoor gelden toe te snijden op de specifieke eisen en wensen binnen de eigen beheereenheid. Die algemene kaders zijn: de kwaliteitseisen die door de stadsarchivaris worden vastgesteld en de concernbrede afspraken inzake informatie- en ICT-beleid.

Op deze wijze kan beter vorm worden gegeven aan concernbreed risicomanagement. Daarnaast kan het kwaliteitsmanagement gestalte krijgen door het proces van het jaarlijkse vaststellen van het beheerplan een cyclisch karakter te geven. Het proces wordt daardoor transparant en beheersbaar voor het verantwoordelijke management. Tevens wordt dit proces ‘auditable’ voor interne auditors, voor control en voor archiefinspectie.

Artikelsgewijs

Artikel 1, onder 2

Het besluit is van toepassing op archiefbescheiden in alle vormen: zowel analoog als digitaal. Het is van toepassing op alle archiefbescheiden die beheerd worden, ongeacht de vraag of, en zo ja hoe lang, die informatie bewaard moet worden.

Artikel 4

Dit artikel is de basis voor een procedure van overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats. Dit artikel zal in de praktijk een sterke relatie hebben met artikel 12: zodra het hoofd van de beheereenheid op grond van dat artikel aangeeft archiefbescheiden te willen overbrengen, treedt de procedure van overbrenging in werking.

Artikel 5

De wet verschaft een ieder het recht van of uit archiefbescheiden, die in een archiefbewaarplaats berusten, afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen te maken of op zijn kosten te doen maken. Deze verordening regelt complementair dat de archivaris in dit verband de nodige dienstverlening kan verrichten.

Artikel 6

Dit artikel bedoelt de juridische basis te zijn voor een reglement voor het gebruik van studie- en raadpleegfaciliteiten van het Stadsarchief Almere.

Artikel 7

Het meest actuele mandaatbesluit is in dit verband een nadere specificatie van de verantwoordelijkheden voor het archiefbeheer. De beheereenheid die verantwoordelijk is voor de uitvoering van een werkproces is daarmee tevens verantwoordelijk voor het beheer van de in dat werkproces gevormde archiefbescheiden.

Artikel 9, algemeen

De basis voor het beheerplan is de standaard NEN ISO 15489, dat in de Archiefregeling 2009 als good practice wordt genoemd voor het in die regeling voorgeschreven kwaliteitssysteem voor archiefbeheer. Het beheerplan is de concrete manier waarop voldaan wordt aan die wettelijke eis voor een kwaliteitssysteem.

Artikel 9, onder a

Voorbeelden van processen zijn: documentaire weerslag van de uitvoering van de werkprocessen, postbehandeling, dynamisch en semi-statisch archiefbeheer, vernietiging van archiefbescheiden en beheer van de archiefruimte. Ook worden processen en procedures op het gebied van sturing en kwaliteitszorg bedoeld. Voorbeelden zijn: actualisatie van het beheerplan, actualisatie van procesbeschrijvingen en procedures, en uitvoering van interne audits.

Voorbeelden van procedures zijn een postbehandelingsprocedure, een archiefprocedure inclusief procedure voor de vernietiging en procedures voor het beheer van digitale informatie (waaronder een e-mailprocedure).

onder b

Het gaat hier om een aanduiding van (onder)gemandateerden (die daarmee ook procesiegenaar zijn), van procesverantwoordelijken en van bevoegdheden m.b.t. het beheer van de archiefbescheiden in de uitvoering van de processen en procedures.

onder c

In het systematische overzicht worden alle systemen opgenomen waarmee informatie wordt beheerd. Op grond van artikel 14, onder d. van de Archiefverordening Almere 2011 bestaat een meldplicht bij het voornemen van het ontwerp, de vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem. Deze meldplicht stelt de gemeentearchivaris in staat de hoofden van de organisatieonderdelen te adviseren over de borging van de duurzame archivering en toegankelijkheid van informatie in die systemen.

onder d

Hier is de NEN standaard 2082 leidend. Toepassing van de norm bevordert de uitwisselbaarheid van informatie tussen verschillende applicaties en organisaties. Ook benoemt de norm de minimumfunctionaliteit in applicaties aan op het gebied van archiefbeheer.

Artikel 11

onder a

Wanneer informatie op een andere drager wordt overgezet (bijvoorbeeld door een reproductie te maken) met de bedoeling om het origineel te vernietigen en het nieuwe exemplaar de status van origineel te verlenen (authenticiteit), is sprake van vervanging.

onder b

Wanneer informatie in eigendom wordt overgedragen aan een andere rechtspersoon of natuurlijke persoon is sprake van vervreemding. Overdracht van informatie van een organisatieonderdeel aan een ander organisatieonderdeel is geen vervreemding omdat de informatie binnen de rechtspersoon gemeente Almere blijft.

onder c

Archiefruimten zijn ruimten waar de blijvend te bewaren informatie na afhandeling wordt bewaard totdat deze naar het Stadsarchief Almere wordt overgebracht. Één keer per jaar meldt de stadsarchivaris aan gedeputeerde staten alle archiefruimten waarover hij positief advies heeft uitgebracht, om te voldoen aan artikel 20 van de Archiefverordening Provincie Flevoland 1996.

Dit artikel heeft heeft ook betrekking op digitale archiefruimten. In de praktijk houdt dit dus in dat de stadsarchivaris vooraf positief advies dient te geven bij de inrichting van digitale systemen waarmee archiefbescheiden in beheerseenheden worden gecreëerd en beheerd.

onder d

Overdracht van informatie vindt uitsluitend plaats wanneer een taak wordt overgedragen van een andere beheereenheid én de informatie nodig is voor de uitvoering van de desbetreffende taak. Met overdracht van informatie wordt niet bedoeld de overbrenging van informatie conform artikel 12 van de Archiefwet 1995.

Artikel 12

Bedoeld overleg is nodig om de daadwerkelijke overbrenging terdege voor te bereiden, hetgeen samenwerking vereist. Informatie dient in goede, geordende en toegankelijke staat te worden overgebracht conform de eisen die de stadsarchivaris stelt naar aanleiding van artikel 3 van dit besluit.