Regeling vervallen per 27-10-2018

Privacyreglement e-mail- en internetgebruik.

Geldend van 01-07-2004 t/m 26-10-2018

Intitulé

Privacyreglement e-mail- en internetgebruik.

Privacyreglement e-mail- en internetgebruik

Burgemeester en wethouders van de gemeente Almere;

gelet op:

  • -

    het feit dat de gemeente Almere aan degenen die bij haar organisatie werkzaam zijn e-mail- en internetfaciliteiten ter beschikking stelt om met behulp daarvan hun functie uit te oefenen;

  • -

    de wenselijkheid een Privacyreglement vast te stellen waarin naast regels voor e-mail- en internetgebruik eveneens regels zijn opgenomen voor het vastleggen en monitoren van dit gebruik;

  • -

    het bepaalde in de Wet bescherming persoonsgegevens;

  • -

    de instemming van het Privacyreglement door de Ondernemingsraad van de gemeente Almere;

BESLUITEN:

het volgende Privacyreglement e-mail- en internetgebruik vast te stellen:

HOOFDSTUK 1 DEFINITIES, REIKWIJDTE EN DOELEINDEN

Artikel 1 Definities

In dit Privacyreglement wordt verstaan onder:

  • 1.

    Wbp: Wet bescherming persoonsgegevens;

  • 2.

    College bescherming persoonsgegevens: het College als bedoeld in artikel 51 Wbp;

  • 3.

    Gemeente: de gemeente Almere;

  • 4.

    Betrokkene: gebruiker van de elektronische communicatiemiddelen op wie een persoonsgegeven betrekking heeft en die aan te merken is als: a.. medewerker in dienst van de gemeente; b.. persoon die (betaalde of niet-betaalde) werkzaamheden voor de gemeente verricht, anders dan in ambtelijk dienstverband;

  • 5.

    E-mail faciliteiten: de door of namens de gemeente aan betrokkenen ter beschikking gestelde e-mail faciliteiten;

  • 6.

    Internet faciliteiten: de door of namens de gemeente aan betrokkenen ter beschikking gestelde internet faciliteiten;

  • 7.

    Elektronische communicatiemiddelen: e-mail en / of internet faciliteiten;

  • 8.

    Persoonsgegeven: elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon in de zin van de Wbp;

  • 9.

    Verwerken van persoonsgegevens: elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens;

  • 10.

    Bestand: elk, al dan niet geautomatiseerd, gestructureerd geheel van persoonsgegevens, ongeacht of dit geheel van gegevens gecentraliseerd is of verspreid is op een functioneel of geografisch bepaalde wijze, dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is en betrekking heeft op verschillende personen;

  • 11.

    Verantwoordelijke: het college van burgemeester en wethouders, zijnde het bestuursorgaan dat het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt;

  • 12.

    Onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen: een doen of nalaten in strijd met dit Privacyreglement of andere wet- en regelgeving of een inbreuk op een recht.

Artikel 2 Reikwijdte

  • 1. Dit Privacyreglement is van toepassing op het verwerken van persoonsgegevens inzake het gebruik van elektronische communicatiemiddelen.

  • 2. Dit Privacyreglement geldt voor medewerkers in dienst van de gemeente en personen die (betaalde of niet-betaalde) werkzaamheden voor de gemeente verrichten, anders dan in ambtelijk dienstverband.

Artikel 3 Doeleinden

  • 1. De verwerking van persoonsgegevens inzake het gebruik van de elektronische communicatiemiddelenheeft de volgende doeleinden:

    a. het verkrijgen van inzicht in de mate van gebruik van de elektronische communicatiemiddelen;

    b. het voorkomen van onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen.

  • 2. De omvang van de controle ter voorkoming van onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen als bedoeld in het eerste lid sub b, wordt zo beperkt mogelijk gehouden, in die zin dat deze in redelijke verhouding staat tot het doel waarvoor deze wordt aangewend.

HOOFDSTUK 2 VERANTWOORDELIJKHEDEN EN BEHEER

Artikel 4 Verantwoordelijkheden en beheer

  • 1. Door de verantwoordelijke worden de nodige maatregelen getroffen opdat persoonsgegevens, gelet op de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt, juist en nauwkeurig zijn.

  • 2. Door de verantwoordelijke worden passende technische en organisatorische maatregelen ten uitvoer gelegd om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking.

  • 3. Door de verantwoordelijke worden één of meerdere systeembeheerders aangewezen die belast zijn met het beheer van het (de) bestand(en). Deze systeembeheerders zijn, op grond van artikel 125a, derde lid, Ambtenarenwet, verplicht tot geheimhouding van de persoonsgegevens waarvan zij kennis nemen, behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift hen tot mededeling verplicht of uit hun taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit.

HOOFDSTUK 3 GEBRUIK ELEKTRONISCHE COMMUNICATIEMIDDELEN

Artikel 5 Gebruik elektronische communicatiemiddelen

  • 1. Betrokkenen gebruiken de elektronische communicatiemiddelen primair voor het uitvoeren van de aan hen door de gemeente opgedragen taken.

  • 2. Incidenteel privé-gebruik van de elektronische communicatiemiddelen door betrokkenen is toegestaan mits dit gebruik in overeenstemming is met dit Privacyreglement en dit gebruik in geen geval storend is voor dan wel ten koste gaat van het uitvoeren van de aan hen door de gemeente opgedragen taken.

  • 3. Het is betrokkenen niet toegestaan met behulp van de e-mail faciliteiten kettingbrieven te versturen of pornografisch materiaal te versturen of op te vragen, dan wel dreigende, seksueel intimiderende, racistische of discriminerende opmerkingen te maken.

  • 4. Evenmin is het betrokkenen toegestaan met behulp van de e-mail faciliteiten illegale software te verzenden of op te vragen dan wel bestanden zonder voorafgaand overleg met de systeembeheerder(s) te verzenden of op te vragen waarvan betrokkene redelijkerwijs moet aannemen dat deze te omvangrijk zijn.

  • 5. Het is betrokkenen niet toegestaan met behulp van de internet faciliteiten bewust internetsites die pornografisch, dan wel racistisch materiaal bevatten te bezoeken, mee te doen in chat-sessies, online te gokken, illegale software te downloaden dan wel zonder voorafgaand overleg met de systeembeheerder(s) bestanden te downloaden waarvan betrokkene redelijkerwijs moet aannemen dat deze te omvangrijk zijn.

  • 6. Zonder voorafgaande toestemming van de systeembeheerder(s) is het betrokkenen niet toegestaan met behulp van de e-mail faciliteiten een elektronisch bericht aan alle of vrijwel alle medewerkers van de gemeente tegelijkertijd te versturen.

  • 7. Indien betrokkenen met gebruik van de internet faciliteiten handelingen verrichten die als e-mail- toepassingen zijn te kwalificeren, dan zijn de bepalingen van artikel 5, derde en vijfde lid, van overeenkomstige toepassing.

  • 8. Betrokkenen zullen bij het gebruik van de elektronische communicatiemiddelen de nodige zorgvuldigheid betrachten en de integriteit en goede naam van de gemeente waarborgen.

Artikel 6 Voorkomen onrechtmatig gebruik dan wel misbruik

De gemeente neemt maatregelen in technische zin ter voorkoming van onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen.

HOOFDSTUK 4

VASTLEGGING, BEWARING, VERWIJDERING EN VERSTREKKING PERSOONSGEGEVENS

Artikel 7 Vastlegging

  • 1. Elektronisch vastleggen van persoonsgegevens geschiedt (automatisch) door de door de gemeente ingezette software.

  • 2. De vastlegging beperkt zich tot de gegevens die noodzakelijk zijn voor de doeleinden van de verwerking als bedoeld in artikel 3, te weten:

    • -

      voor het verkrijgen van inzicht in de mate van gebruik van de elektronische communicatiemiddelen worden alleen stroom- en soortgegevens vastgelegd;

    • -

      voor het voorkomen van onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen wordt het gebruik van de elektronische communicatiemiddelen op individueel en inhoudelijk niveau gevolgd; dit geschiedt slechts bij een redelijk vermoeden van onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen.

Artikel 8 Persoonsgegevens

  • 1. In de in artikel 7 genoemde vastlegging worden ten hoogste de volgende persoonsgegevens opgenomen:

    • a.

      gebruikersidentificatie, naam, voornaam of voorletters van de betrokkene;

    • b.

      naam en/of codering van de dienst, afdeling waaronder de betrokkene valt;

    • c.

      gegevens over de toegang tot internet die door de gemeente is geboden aan de betrokkene, inclusief gebruikersnaam en internet Protocol-adres;

    • d.

      gegevens betreffende de datum en het tijdstip van het openen en sluiten van de toegang tot internet door de betrokkene en gegevens betreffende de datum en het tijdstip van het verzenden, dan wel ontvangen van e-mailberichten door de betrokkene;

    • e.

      gegevens, inclusief datum en tijdstip, betreffende de door de betrokkene bezochteinternetsites (internet Protocol-adressen en (de onderdelen van) de webpagina’s);

    • f.

      de inhoud van de door de betrokkene verzonden, dan wel ontvangen e-mailberichten.

  • 2. Indien er een redelijk vermoeden bestaat van onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen door betrokkene, kan door de verantwoordelijke opdracht worden gegeven om de in het eerste lid, sub e en/of f van dit artikel bedoelde gegevens vast te leggen en te verstrekken aan de personen bedoeld in artikel 10.21.

  • 3. Het in het tweede lid bepaalde vindt pas plaats nadat het hoofd van de afdeling P&O met een door de Ondernemingsraad aangewezen vertrouwenspersoon de concrete aanleiding van het verzoek aan de verantwoordelijke heeft besproken.22.

Artikel 9 Bewaring en verwijdering

  • 1. De in artikel 8, eerste lid, genoemde persoonsgegevens worden maximaal zes maanden bewaard. Gegevens die ouder zijn dan zes maanden worden automatisch verwijderd, tenzij er een redelijk vermoeden bestaat van onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen in die periode. In dat geval worden de gegevens uit die zes maanden bewaard zolang dit in het kader van nader onderzoek en eventueel te treffen maatregelen jegens een betrokkene noodzakelijk is. Zodra een nader onderzoek is afgerond en dit niet leidt tot maatregelen jegens een betrokkene worden de gegevens verwijderd.

  • 2. Indien de systeembeheerder om technische redenen persoonsgegevens als bedoeld in artikel 9, eerste lid, niet kan verwijderen, wordt onder verwijderen verstaan het niet meer verstrekken van deze gegevens voor de in artikel 3 geformuleerde doeleinden.

Artikel 10 Personen aan wie persoonsgegevens worden verstrekt

  • De vastgestelde persoonsgegevens worden, na bewerking, verstrekt aan:

    • a.

      het hoofd van de afdeling P&O om inzicht te verkrijgen in de mate van gebruik van de elektronische communicatiemiddelen. Het betreft hier dan slechts de gegevens als bedoeld in artikel 8, eerste lid, sub a tot en met d in geaggregeerde, niet tot de persoon herleidbare vorm.

    • b.

      de verantwoordelijke indien er een redelijk vermoeden bestaat van onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen. Het betreft hier dan de gegevens als bedoeld in artikel 8, eerste lid.

    • c.

      degene(n) die op verzoek van de verantwoordelijke is (zijn) belast met of leiding geeft (geven) aan onderzoek naar onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen. Het betreft hier dan de gegevens als bedoeld in artikel 8, eerste lid. 29.

HOOFDSTUK 5 RECHTEN VAN BETROKKENE: VERBETEREN, AANVULLEN, VERWIJDEREN OF AFSCHERMEN PERSOONSGEGEVENS.

Artikel 11 Rechten van de betrokkene

  • 1. Aan de betrokkene die daarom aan verantwoordelijke verzoekt wordt een overzicht verschaft van de hem/haar betreffende persoonsgegevens die worden verwerkt. Indien een gewichtig belang van de verzoeker dit eist, voldoet de verantwoordelijke aan dit verzoek in een andere dan schriftelijke vorm, die aan dat belang is aangepast.

  • 2. Degene aan wie overeenkomstig het eerste lid kennis is gegeven van de hem betreffende persoonsgegevens, kan de verantwoordelijke verzoeken deze te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen, of af te schermen indien deze feitelijk onjuist zijn, voor het doel of de doeleinden van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. Het verzoek bevat de aan te brengen wijzigingen.

  • 3. De verantwoordelijke bericht de verzoeker binnen vier weken na ontvangst van het in het tweede lid genoemde verzoek schriftelijk of, dan wel in hoeverre, hij daaraan voldoet. Een weigering is met redenen omkleed. Een beslissing op een verzoek geldt als een besluit in de zin van artikel 1:3, Algemene wet bestuursrecht.

  • 4. De verantwoordelijke draagt er zorg voor dat een beslissing tot verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd.

HOOFDSTUK 6

SANCTIES, OPENBAARMAKING, INWERKINGTREDING EN SLOTBEPALING

Artikel 12 Sancties

  • 1. Alvorens wordt besloten al dan niet sancties te nemen, vindt een gesprek plaats tussen directeur dan wel afdelingsmanager en betrokkene. In dit gesprek:

    • -

      confronteert de directeur dan wel afdelingsmanager de betrokkene met de relevante gegevens zoals vermeld in artikel 8, eerste lid, sub e en/of f;

    • -

      krijgt de betrokkene de gelegenheid hierop te reageren.

  • 2. Overtreding van dit Privacyreglement kan voor medewerkers in dienst van de gemeente resulteren in disciplinaire maatregelen als bedoeld in de Arbeidsvoorwaardenregeling van degemeente.

  • 3. Overtreding van dit Privacyreglement kan voor personen die (betaalde of niet-betaalde) werkzaamheden voor de gemeente verrichten, anders dan in ambtelijk dienstverband, resulteren in:

    • a.

      maatregelen waardoor deze personen, al dan niet tijdelijk, geen beschikking meer hebben over (een deel van) de elektronische communicatiemiddelen.

    • b.

      het ontzeggen van de toegang en/of het verblijf van de kantoren, werkplaatsen of andere arbeidsterreinen.

Artikel 13 Onvoorziene omstandigheden

In gevallen waarin dit Privacyreglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van dit Privacyreglement beslist het college van burgemeester en wethouders.

Artikel 14 Openbaarmaking en inwerkingtreding

  • 1. Dit Privacyreglement wordt verstrekt of ter beschikking gesteld aan al degenen die, direct of indirect, de beschikking krijgen over elektronische communicatiemiddelen.

  • 2. Dit Privacyreglement treedt in werking op de eerste dag van de maand volgende op die van de vaststelling.

Artikel 15 Slotbepaling

Onverminderd het bepaalde in dit Privacyreglement, zal op het verwerken van persoonsgegevens de op 1 september 2001 in werking getreden Wbp van toepassing zijn.

Almere, 15 juni 2004.

Burgmeester en wethouders voornoemd,

de secretaris, de burgemeester,

B.M. Arnold A. Jorritsma-Lebbink

Toelichting op privacyreglement e-mail- en internetgebruik

Steeds vaker wordt in gemeenten gebruik gemaakt van email en internet. Om het gebruik hiervan in goede banen te leiden, worden gedragscodes en gebruikregels opgesteld. Deze codes en regels worden gehandhaafd via controle. Deze controle raakt het terrein van de bescherming van de persoonlijke levenssfeer; de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp)is derhalve van toepassing.

De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) heeft met betrekking tot het onderwerp email- en internetgebruik een voorbeeld-privacyreglement opgesteld.Dit voorbeeld-reglement is tot stand gekomen na overleg met de Registratiekamer (de voorganger van het College bescherming persoonsgegevens), de VNG-commissies juridische zaken en informatiebeleid en met het Landelijk Overleg Gemeentelijke Arbeidsvoorwaarden (LOGA = overleg van VNG met de vakorganisaties van overheidspersoneel op landelijk niveau).Het voorbeeld-reglement is opgesteld op basis van vuistregels, die in het rapport “Goed werken in netwerken – Regels voor controle op e-mail- en internetgebruik van .werknemers” van de Registratiekamer zijn geformuleerd.

Controle van email en internet is op zichzelf niet verboden. De werkgever gemeente Almere is bevoegd voorwaarden te stellen aan het gebruik of bepaalde soorten van gebruik te verbieden. Wel dient de werkgever de doeleinden te bepalen waarvoor hij controle noodzakelijk acht. De maatregelen dienen in een redelijke verhouding te staan tot de belangen van de werknemer. Tevens mogen de controlemiddelen niet meer inbreuk maken op de belangen van de werknemer dan strikt noodzakelijk.

Het controleren van email- en internetgebruik is een personeelvolgsysteem. Voor de invoering van een dergelijk systeem en een privacyreglement is instemming van de OR vereist. De OR heeft deze instemming verleend op 7 juni 2004.

De doeleinden van de verwerking van de persoonsgegevens zijn verwoord in artikel 3:

  • -

    Het verkrijgen van inzicht in de mate van gebruik van de elektronische communicatiemiddelen;

  • -

    Het voorkomen van onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen.

Lid 2 stelt, dat de omvang van de controle zo beperkt mogelijk is, dat wil zeggen in redelijke verhouding staat tot het doel waarvoor het wordt aangewend.

Artikel 5 regelt het gebruik van de elektronische communicatiemiddelen. Deze zijn er uiteraard primair voor het werk. Algemeen is bepaald, dat incidenteel privé-gebruik is toegestaan mits het gebruik niet storend is voor dan wel ten koste gaat van het werk.Het privé-gebruik op het werk is hiermee dus duidelijk begrensd.Voorts zijn een aantal gedragingen expliciet verboden.Gebruikers zullen zich bewust moeten zijn bij het privé-gebruik van deze communicatiemiddelen; duidelijk is dat de omvang van het privé-gebruik beperkt moet zijn en dat bepaalde gedragingen –ondanks het feit dat ze niet expliciet verboden zijn- achterwege dienen te blijven. Het veelvuldig bekijken van sites over gezellig uitgaan of verkoop van tweedehands spullen is derhalve niet toegestaan evenmin als het regelmatig verrichten van privé financiële transacties.

In artikel 7 is bepaald, dat het elektronisch vastleggen van persoonsgegevens (de verschillende persoonsgegevens zijn omschreven in artikel 8, lid 1) automatisch geschiedt via geïnstalleerde software.

Zo wordt er dagelijks en wekelijks een overzicht geleverd van:78.

  • -

    De 100 meest bezochte internetsites;

  • -

    De ip-adressen van de computers, die gesurft hebben op internet; ip-adres (=internet protocol) is te herleiden tot w-nummer (=werkpleknummer);

  • -

    De ip-adressen, gesorteerd naar o.a. surfbewegingen, hoeveelheid opgevraagde data en geweigerde verbindingen.

De afdeling ICT onderneemt zelfstandig alleen actie als de veiligheid van de Almeerse ict-systemen in het geding is (hackers, virussen).De vastlegging beperkt zich tot de gegevens die noodzakelijk zijn voor de doeleinden van

de verwerking, genoemd in artikel 3.

Bij een redelijk vermoeden van onrechtmatig gebruik dan wel misbruik wordt het gebruik van de elektronische hulpmiddelen op individueel en inhoudelijk niveau vastgelegd. Volgens artikel 8, lid 2 is daarvoor wel expliciet een besluit van het college van b&w noodzakelijk; het college bepaalt derhalve of er een redelijk vermoeden van onrechtmatig gebruik dan wel misbruik is en dat er daarom vastlegging van gegevens plaatsvindt op individueel en inhoudelijk niveau. Deze gegevens worden op grond van artikel 10 verstrekt aan:

  • -

    het hoofd P&O;

  • -

    het college van b&w;

  • -

    degene die belast is met het onderzoek naar onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen.

De cruciale vraag is natuurlijk, wanneer is er sprake van een redelijk vermoeden van onrechtmatig gebruik dan wel misbruik. Het is een begrip dat niet kan worden “dichtgetimmerd”. Er zullen echter wel aanwijzigen moeten zijn dat daar sprake van is.Het zou bv. kunnen zijn dat iemand weinig productie levert en daardoor een functioneringsprobleem heeft, in combinatie met het feit dat in de praktijk van alle dag geconstateerd wordt dat iemand veel privé-internetsites bezoekt. Ook zou het zo kunnen zijn dat uit de automatisch vastgelegde gegevens blijkt, dat een dienst of afdeling extreme cijfers vertoont en dat verdere detaillering noodzakelijk is.

Met de OR is overeengekomen, dat alvorens het college gevraagd zal worden expliciet een besluit te nemen het gebruik op individueel en inhoudelijk niveau vast te leggen, het hoofd P&O overleg zal plegen met een vertrouwenspersoon, aangewezen door de OR. Hoofd P&O bespreekt met deze vertrouwenspersoon de concrete aanleiding van het verzoek aan het college.Na een jaar zal dit privacyreglement met de OR worden geëvalueerd.

Tot slot bepaalt artikel 12, dat overtreding van de (spel)regels kan resulteren in een disciplinaire straf. De verschillende disciplinaire straffen en de procedure die daarop van toepassing is, staan in hoofdstuk 16 van de Collectieve arbeidsvoorwaardenregeling en Uitwerkingsovereenkomst (CAR/UWO). Uiteraard maakt het beginsel van hoor en wederhoor onderdeel uit van deze procedure.