Reglement van orde voor de vergadering van burgemeester en wethouders van Alphen aan den Rijn.

Reglement van orde voor de vergadering van burgemeester en wethouders van Alphen aan den Rijn.

Artikel 1 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

• 1.

  Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden.

• 2.

  Het college regelt de onderlinge vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van één der wethouders.

• 3.

  Het college regelt de vervanging van de burgemeester in geval van diens verhindering of ontstentenis.

• 4.

  Een lid van het college dat verhinderd is zijn activiteiten uit te oefenen, geeft daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan de gemeentesecretaris.

Artikel 2 Dag en plaats van de vergaderingen

• 1.

  Het college vergadert in de regel eenmaal per week in beginsel op dinsdagochtend van 09.30 uur tot 12.30 uur en voorts zo dikwijls de voorzitter of een wethouder het nodig acht. De leden van het college blokkeren deze tijd voor andere afspraken.

• 2.

  Indien een wethouder een extra vergadering nodig acht, verzoekt hij onder opgave van redenen via de gemeentesecretaris aan de voorzitter deze bijeen te roepen. De gemeentesecretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproep voor deze

  vergadering – onder vermelding van de te bespreken onderwerpen – die zo mogelijk uiterlijk 24 uur van tevoren op een in de gemeente gebruikelijke wijze aan de leden van het college wordt toegezonden.

• 3.

  De vergaderingen worden als regel in het gemeentehuis, in de collegekamer, gehouden.

• 4.

  De dinsdagmiddag is gereserveerd voor werkbezoeken en thematische verdiepingsbijeenkomsten.

Artikel 3 Verhindering

Wanneer een lid verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de gemeentesecretaris.

Wanneer de gemeentesecretaris verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de voorzitter, alsmede aan degene die de gemeentesecretaris vervangt.

Artikel 4 Agendering

• 1.

  Elk collegelid kan wekelijks voor vrijdagochtend 10.00 uur onderwerpen voor de agenda voorstellen via de secretaris aan de voorzitter.

• 2.

  De burgemeester kan onderwerpen aan de agenda voor een vergadering van het college toevoegen.

• 3.

  De burgemeester kan ten aanzien van geagendeerde onderwerpen een eigen voorstel aan het college voorleggen.

Artikel 5 Circulatiestukken

• 1.

  Besluitformulieren die in beginsel niet voor de vergadering behoeven te worden geagendeerd worden na akkoord van de portefeuillehouder op de hamerstukkenlijst geplaatst.

• 2.

  Elk collegelid kan desgewenst de gemeentesecretaris alsnog om agendering van een hamerstuk verzoeken tussen vrijdag 10.00 uur en maandag 17.00 uur. Het hamerstuk wordt alsdan één collegevergadering later besproken.

Artikel 6 Agenda

• 1.

  Besluitformulieren die nieuw beleid betreffen, belangrijke portefeuille-overstijgende thema’s alsmede zaken met een aanzienlijk bestuurlijk gewicht of risico worden als vergaderstuk voor de vergadering geagendeerd.

• 2.

  Voor elke vergadering wordt (uiterlijk) vrijdagmorgen om 12.00 uur door de gemeentesecretaris aan de leden van het college een agenda met circulatie- en bespreekstukken alsmede afschriften van de bespreekstukken toegezonden. De agenda dient als basis voor de besluitvorming op de daaropvolgende dinsdag.

• 3.

  Onderwerpen ten aanzien waarvan tijdige agendering als bedoeld in het eerst lid niet mogelijk is, doch waarvan ten gevolge van de spoedeisendheid geen uitstel mogelijk is, kunnen onder opgave van reden(en) van urgentie uiterlijk maandagmiddag voor de vergadering worden aangem eld bij de gemeentesecretaris.

Artikel 7 Ambtelijke ondersteuning

De gemeentesecretaris draagt zorg voor al hetgeen binnen de hem opgedragen taak nodig is in het belang van een vlot verloop van de vergadering van het college en draagt zorg voor een vaste notulist.

Artikel 8 Deelneming derden aan de vergadering

Het college kan besluiten een ambtelijk medewerker of derden voor een vergadering uit te nodigen teneinde zijn mening ten aanzien van een onderwerp te geven dan wel een (nadere) toelichting te verschaffen op een agendapunt. Een presentatie wordt alleen ingepland na voorafgaande aankondiging door het eerstverantwoordelijke collegelid en na instemming van de rest van het college. Indien de presentatie gewenst is dan wordt deze bij voorkeur meteen om 09.30 uur geagendeerd.

Artikel 9 Stemmingen

• 1.

  Indien geen van de leden bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.

• 2.

  Indien een lid bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt mondeling en bij hoofdelijke oproeping gestemd, tenzij het derde lid wordt toegepast.

• 3.

  Indien een lid dat verlangt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen gestemd bij gesloten en ongetekende stembriefjes.

• 4.

  Bij de benoemingen, voordrachten of aanbevelingen van personen worden leden die blanco briefjes hebben ingeleverd, geacht aan de stemming te hebben deelgenomen.

Artikel 10 Immuniteit collegeleden

De leden van het college en andere personen die deelnemen aan de beraadslaging kunnen niet in rechte worden vervolgd of aangesproken voor hetgeen zij in het college hebben gezegd of aan het college schriftelijk hebben overgelegd.

Artikel 11 Besluitenlijst en verslag

• 1.

  De gemeentesecretaris is verantwoordelijke voor een deugdelijke verslaglegging en voor het opstellen van de besluitenlijst van de vergadering.

• 2.

  Stemverhoudingen worden alleen vermeld als één of meer leden daarom vraagt/vragen.

• 3.

  Het verslag is vertrouwelijk van karakter; het concept wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

• 4.

  De besluitenlijst bevat een formulering van de door het college genomen besluiten (besluitenlijst) en wordt in de vergadering vastgesteld.

• 5.

  Stemverhoudingen worden alleen vermeld als een lid van het college daarom vraagt.

• 6.

  De afspraken die tijdens het college worden gemaakt worden door de notulist in de ambtelijke organisatie uitgezet. De gemeentesecretaris geeft op dinsdagmiddag om 15.30 uur een terugkoppeling van het college aan de afdelingsmanagers.

Artikel 12 Niet-openbare vergadering

De vergaderingen van het college zijn niet openbaar, voor zover het college niet anders heeft bepaald.

Artikel 13 Niet-openbare besluitenlijst

• 1.

  De besluiten van het college zijn openbaar, tenzij de stukken waarop het besluit betrekking heeft zich naar hun aard, strekking of reikwijdte (nog) niet lenen voor openbaarheid.

• 2.

  Het college kan omtrent de inhoud van dusdanige stukken geheimhouding opleggen als bedoeld in artikel 25 van de Gemeentewet.

• 3.

  De secretaris draagt zorg voor de voorbereiding en de vaststelling van de niet-openbare besluitenlijst met voor zover mogelijk overeenkomstige toepassing van dit reglement.

Artikel 14 Werkwijze in recesperiodes zonder quorum

• 1.

  Ingeval niet minstens de helft van de collegeleden aanwezig is worden collegevoorstellen geparafeerd door de gemeentesecretaris en de portefeuillehouder en worden zij geagendeerd voor de eerste vergadering waarin een meerderheid van het college aanwezig is. Bij het ontbreken van quorum worden geen definitieve besluiten genomen; de besluitenlijst wordt in de eerstvolgende collegevergadering waar wel quorum is, ter bekrachtiging van het besluit voorgelegd aan het college;

• 2.

  De secretaris en de portefeuillehouder zijn gerechtigd een collegevoorstel in een recesperiode zonder quorum tot spoedeisend te bestempelen. Een spoedeisend collegevoorstel circuleert onder de aanwezige collegeleden en wordt bekrachtigd in de eerste vergadering waarin de meerderheid van het college aanwezig is.

Artikel 15 Besluitvorming door college

Besluit Toelichting op besluit

Conform Het college besluit conform de in het voorstel gevraagde beslissing

Conform met mandaat portefeuillehouder Het college besluit conform de gevraagde beslissing, maar er is ruimte voor kleine tekstuele en/of redactionele wijzigingen

Conform + aantekening gemeentesecretaris Het college besluit conform de gevraagde beslissing, maar heeft aanvullende opmerkingen of vragen die door de notulist in opdracht van de gemeentesecretaris in de ambtelijke organisatie worden uitgezet

Aantekening Er is een ander of afwijkend besluit genomen.

De argumentatie staat in het verslag.

VV Het college schuift de post door naar de volgende vergadering

Afvoeren De post is niet besluitrijp of anderszins niet in orde en wordt van de agenda afgevoerd

Artikel 16 Bekendmaken besluiten

De besluiten van de hamerstukkenlijst alsmede de bespreekstukken worden op vrijdag openbaar gemaakt via het Bestuurlijk Informatie Systeem (BIS) tenzij het college anders beslist.