Verordening Erfgoedcommissie Alphen aan den Rijn 2018

Artikel 1. Taak

1 De Erfgoedcommissie, verder te noemen de commissie, adviseert op verzoek of uit eigen beweging aan burgemeester en wethouders over onderwerpen die worden genoemd in de bijlage van deze verordening.

2 Bij het uitbrengen van haar adviezen laat de commissie zich uitsluitend leiden door overwegingen van erfgoedbelang.

3 De besluiten die naar aanleiding van de adviezen van de commissie zijn genomen worden zo spoedig mogelijk aan de commissie meegedeeld.

Artikel 2 Samenstelling

1 De commissie bestaat uit minimaal vijf en maximaal zeven leden, exclusief de voorzitter en ambtelijke ondersteuning.

2 Van alle commissieleden wordt een basiskennis op het gebied van cultureel erfgoed verwacht, aangevuld met één of meer specialismen die aansluiten op de taakstelling van de commissie. Bij de samenstelling wordt ernaar gestreefd dat alle benodigde deskundigheden voor de uitvoering van die taakstelling in de commissie vertegenwoordigd zijn. Van de leden wordt verwacht, dat zij betrokken zijn bij het inhoudelijk werk van en/of prestaties hebben geleverd binnen de taakstelling van de commissie. Ook dienen zij een band te hebben met de gemeente Alphen aan den Rijn.

3 De voorzitter van de commissie wordt afzonderlijk door burgemeester en wethouders benoemd. Hij heeft geen stemrecht.

4 Burgemeester en wethouders wijzen een of meerdere ambtenaren aan als secretaris van de commissie.

5 In de commissie kunnen geen leden worden benoemd die lid zijn van het college van burgemeester en wethouders, de gemeenteraad of een raadscommissie, of ambtenaar zijn bij de gemeente Alphen aan den Rijn.

6 De commissie en haar voorzitter zijn bevoegd om ambtenaren, adviseurs en/of deskundigen te horen en/of in te schakelen. Daarvoor is toestemming nodig van burgemeester en wethouders indien daaraan kosten zijn verbonden die voor rekening van de gemeente komen.

Artikel 3 Benoeming en ontslag

1 De leden worden door burgemeester en wethouders benoemd voor de duur van de zittingsperiode van de gemeenteraad. De leden kunnen eenmaal worden herbenoemd, tenzij een lid bij afloop van de tweede termijn korter dan zes jaar heeft gezeten. In dat geval is een tweede herbenoeming mogelijk.

2 Een lid kan ontslag nemen door schriftelijke kennisgeving aan burgemeester en wethouders. Hij blijft zijn functie uitoefenen totdat in de opvolging is voorzien.

3 Wanneer blijkt dat een lid zijn of haar taak niet of niet behoorlijk vervult, kunnen burgemeester en wethouders dit lid ontslaan als lid van de commissie.

4 Jaarlijks wordt met elk lid een evaluatiegesprek gevoerd door de ambtelijk secretaris en de voorzitter, waarvan een verslag ter kennisname met de betrokken wethouder gedeeld wordt.

Artikel 4 Financiën

De leden van de commissie ontvangen voor hun werkzaamheden een presentiegeldvergoeding en een vergoeding voor reiskosten.

Artikel 5 Vergaderingen

1 De vergaderingen van de commissie zijn openbaar. De deuren worden gesloten wanneer de meerderheid van het aantal aanwezige leden daarom verzoekt of de voorzitter het nodig oordeelt.

2 De Commissie vergadert tenminste zesmaal per jaar of zo dikwijls als burgemeester en wethouders, dan wel de voorzitter dit nodig oordelen, dan wel nadat tenminste drie leden schriftelijk en onder opgaaf van redenen hierom hebben verzocht.

3 De voorzitter belegt de vergaderingen en zorgt dat de agenda, spoedeisende gevallen uitgezonderd, minimaal zeven dagen daarvoor wordt verzonden met vermelding van de te behandelen onderwerpen en bijbehorende stukken.

4 Bij verhindering van de voorzitter wordt deze vervangen door een lid van de commissie dat daarvoor in de eerste vergadering van de commissie wordt aangewezen.

5 De vergadering wordt niet gehouden als blijkens de presentielijst niet ten minste de helft van de leden bij de vergadering aanwezig is.

6 Kan een vergadering door omstandigheden als genoemd in lid 1 niet doorgaan, dan wordt, met een tussentijd van minimaal 24 uur, een nieuwe vergadering belegd. Wanneer ook dan het vereiste aantal leden niet is opgekomen, wordt over de op de agenda vermelde onderwerpen beraadslaagd en geadviseerd door de leden die wel aanwezig zijn.

7 Besluiten worden genomen bij meerderheid van stemmen. Bij staking van de stemmen vindt er herstemming plaats in de eerstvolgende vergadering. De minderheid kan vorderen, dat haar afwijkende mening uit het advies blijkt. Adviezen worden met redenen omkleed en door de voorzitter en de secretaris getekend.

8 Op voorstel van de voorzitter kan advisering over zaken plaatsvinden door toezending van stukken aan de leden die daarover schriftelijk, of via e-mail hun mening kenbaar kunnen maken.

9 De voorzitter kan over onderwerpen die in een besloten vergadering zijn behandeld of stukken die aan de commissie zijn overgelegd, geheimhouding bevelen. Deze geheimhouding wordt in acht genomen door alle leden en adviseurs van de commissie en duurt totdat de voorzitter deze opheft.

10 Burgemeester en wethouders en de gemeentesecretaris kunnen de besloten vergaderingen als toehoorder bijwonen.

Artikel 8 Verslaglegging

1 De secretaris draagt ervoor zorg dat van het besprokene in een vergadering een beknopt zakelijk verslag wordt gemaakt met vermelding van de door de commissie uitgebrachte adviezen.

2 Dit verslag wordt in de eerstvolgende vergadering van de commissie vastgesteld en door de voorzitter en de secretaris ondertekend.

3 De secretaris draagt zorg voor het ter kennisneming brengen van het verslag aan burgemeester en wethouders.

Artikel 9 Jaarverslag

Van de werkzaamheden van de commissie wordt jaarlijks voor 1 april van het daaropvolgend jaar een schriftelijk verslag gemaakt dat ter kennis wordt gebracht aan burgemeester en wethouders en de raad.

Artikel 10 Onvoorziene zaken

In alle gevallen, waarin deze verordening niet voorziet, en ook bij gerezen geschillen over de toepassing van deze verordening, beslissen burgemeester en wethouders, gehoord de commissie.

Artikel 11 Inwerkingtreding

De Verordening op de Erfgoedcommissie 2015 wordt ingetrokken. Deze nieuwe verordening treedt in werking op de dag na de bekendmaking op basis van artikel 3:42, lid 2, van de Algemene wet bestuursrecht.

Artikel 12 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als ‘Verordening Erfgoedcommissie Alphen aan den Rijn 2018’.

Vastgesteld in de openbare vergadering van de raad op 15 maart 2018,

de griffier, de voorzitter,

drs. J.A.M. Timmerman, mr. drs. J.W.E. Spies