Permalink
PrintenPermanente link
Naar de actuele versie van de regeling
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR61451
Naar de door u bekeken versie
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR61451/1
Regeling vervallen per 21-03-2014
Instructie voor de griffier van de gemeente Alphen aan den Rijn
Geldend van 25-03-2005 t/m 20-03-2014
Intitulé
Instructie voor de griffier van de gemeente Alphen aan den RijnINSTRUCTIE VOOR DE GRIFFIER VAN DE GEMEENTE ALPHEN AAN DEN RIJN
(vastgesteld door de gemeenteraad op 24 maart 2005)
Artikel 1 Algemene ondersteuning
De griffier draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van de leden van de raad.
Artikel 2 Agendering
De griffier ondersteunt de raad en zijn commissies bij het vaststellen van de agenda van de
raads- en raadscommissievergaderingen.
Artikel 3 Bijstand voorzitter van de raad
-
1 De griffier staat de voorzitter van de raad ter zijde bij zijn zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de raad.
-
2 De griffier kan de voorzitters van de raadscommissies ter zijde staan bij zijn zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de raadscommissies.
Artikel 4 Vergaderingen van de raad en raadscommissie
-
1 De griffier is aanwezig bij de raadsvergaderingen en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen.
-
2 De griffier kan aanwezig zijn bij de vergaderingen van de raadscommissie.
-
3 De griffier draagt zorg voor de verzending van de agenda, notulen, verslagen en overige stukken aan raads- en commissieleden.
Artikel 5 Ondersteuning presidium
-
1 De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van het presidium en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen.
-
2 Indien het presidium aanvullende ondersteuning behoeft draagt de griffier er zorg voor dat deze gegeven wordt.
Artikel 6 Ondersteuning onderzoekscommissie
Indien de raad een onderzoekscommissie als bedoeld in artikel 155a van de Gemeentewet instelt, ondersteunt de griffier deze commissie.
Artikel 7 Ondersteuning rekenkamercommissie
De griffier wijst, na overleg met de rekenkamercommissie, een ambtelijke secretaris en een plaatsvervangend secretaris van de rekenkamercommissie aan.
Artikel 8 Ambtelijke bijstand
De griffier draagt er, zo nodig in samenwerking met de secretaris, zorg voor dat de leden van de raad desgevraagd ambtelijke bijstand verkrijgen. Voorschriften hierover worden gesteld bij de Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning.
Artikel 9 Organisatie griffie
-
1 De griffier geeft leiding aan de griffie.
-
2 De griffier bewaakt de eenheid in de uitoefening van de taken van de griffie.
-
3 De griffier en loco-griffiers zijn tevens commissiesecretaris.
-
4 De commissiesecretarissen, zijnde griffiepersoneel, handelen overeenkomstig de aanwijzingen van de griffier.
Artikel 10 Verhindering en vervanging
Indien de griffier meer dan 7 dagen verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij daarvan tijdig mededeling aan de voorzitter van de raad.
Artikel 11 Slotbepaling
- 1
In gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de griffier voor zover nodig overleg met de voorzitter van de raad.
- 2
Deze instructie treedt in werking op de dag na de vaststelling.
TOELICHTING OP DE INSTRUCTIE VOOR DE GRIFFIER
Artikel 1
De hoofdverantwoordelijkheid van de griffier is de ondersteuning van de raad. Deze taak behoort niet meer tot de taken van de gemeentesecretaris. De griffier is het aanspreekpunt voor alle vragen naar ambtelijke ondersteuning van de raad en de individuele raadsleden.
Artikel 2
De agenda’s voor de gemeenteraad en raadscommissie worden vastgesteld door de het presidium (zie de toelichting op artikel 5). De griffier en de medewerkers van de griffie nemen de ambtelijke voorbereiding ter hand. De administratieve ondersteuning wordt door de griffie verleend.
Indien de raad een jaarplanning vaststelt dan ligt het in de rede dat de griffier ook daarbij ondersteuning biedt.
Artikelen 3 en 4
De burgemeester wordt in zijn functie van voorzitter van de raad bijgestaan door de griffier. In zijn functie van voorzitter van het college en van zelfstandig bestuursorgaan van de gemeente wordt hij net als voorheen bijgestaan door de secretaris. De griffier zit naast de burgemeester tijdens raadsvergaderingen, zorgt ervoor dat notulen worden gemaakt en verricht alle mogelijk denkbare (administratieve) ondersteuning. Ook bijvoorbeeld het facilitaire personeel gedraagt zich tijdens raads- en commissievergaderingen naar de aanwijzingen van de griffier. Veelal zijn de commissiesecretarissen en niet de griffier aanwezig zijn bij de vergaderingen van de raadscommissie en de voorzitters van de raadscommissies ondersteunen.
Artikel 5
Voor het presidium als belangrijk instituut van de raad geldt hetzelfde als voor de raad in het algemeen.
De griffier en griffiemedewerkers ondersteunen het presidium bij de uitvoering van haar taken zoals omschreven in het raadsreglement van orde.
Artikel 6
Indien de raad een enquêtecommissie instelt zal deze natuurlijk behoefte hebben aan ambtelijke ondersteuning. Het is logisch dat deze vanuit de griffie verschaft zal worden. De enquêtecommissie is immers een raadscommissie. Wellicht zal voor een dergelijke commissie tijdelijk extra personeel aangenomen moeten worden vanwege het intensieve en tijdelijke karakter van de werkzaamheden. Op grond van artikel 155a, achtste lid, van de Gemeentewet wordt een aparte verordening opgesteld waarin nadere voorschriften worden gesteld met betrekking tot bedoelde enquêtes. Daarin worden ook regels gesteld over de ambtelijke bijstand.
Artikel 7
Op grond van de Verordening op de rekenkamercommissie wijst de griffier wijst een secretaris en een vervangend secretaris aan. Voor de volledigheid wordt dit ook in de instructie opgenomen.
Artikel 8
De griffier heeft een spilfunctie in het goed laten verlopen van ambtelijke ondersteuning voor de raadsleden. De regeling hiervoor is uitgewerkt in de Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning. Uitgangspunt is dat verzoeken om ondersteuning in eerste instantie bij de griffier worden ingediend. Een belangrijke taak voor de griffier kan zijn, de bewaking van de termijn waarbinnen de bijstand verleend wordt. Gezien de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden is er geen uniforme termijn te stellen. Het actief bewaken van de voortgang van het proces door de griffier kan echter wel voorkomen dat een verzoek onnodig lang blijft liggen.
Artikel 9
De commissiesecretarissen zijn werkzaam bij de griffie en vallen onder het gezag van de griffier. De werkzaamheden zijn vergelijkbaar met die van de griffier in de raadsvergaderingen.
Artikelen 10 en 11
Deze artikelen behoeven geen toelichting.
Ziet u een fout in deze regeling?
Bent u van mening dat de inhoud niet juist is? Neem dan contact op met de organisatie die de regelgeving heeft gepubliceerd. Deze organisatie is namelijk zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de regelgeving. De naam van de organisatie ziet u bovenaan de regelgeving. De contactgegevens van de organisatie kunt u hier opzoeken: organisaties.overheid.nl.
Werkt de website of een link niet goed? Stuur dan een e-mail naar regelgeving@overheid.nl