Regeling vervallen per 01-01-2017

Gemeenschappelijke Regeling Streekarchief Rijnlands Midden

Geldend van 01-01-2006 t/m 31-12-2016

Intitulé

Gemeenschappelijke Regeling Streekarchief Rijnlands Midden

Hoofdstuk I Begripsbepalingen

Bijlage bij het besluit van de raad van de gemeente Alphen aan den Rijn van 27 oktober 2005, nr 2005/13392, raadsbesluitnr 2005/111

Gemeenschappelijke Regeling Streekarchief Rijnlands Midden

Artikel 1

In deze gemeenschappelijke regeling wordt verstaan onder:

  • a

    de regeling: deze gemeenschappelijke regeling;

  • b

    het streekarchief: het gemeenschappelijk orgaan “Streekarchief Rijnlands Midden” als bedoeld in artikel 8, lid 2 van de Wet Gemeenschappelijke Regelingen;

  • c

    een deelnemende gemeente: een aan de regeling deelnemende gemeente;

  • d

    Gedeputeerde Staten: Gedeputeerde Staten van Zuid-Holland;

  • e

    De Wgr: de Wet Gemeenschappelijke Regelingen;

  • f

    De Archiefwet: de Archiefwet 1995;

  • g

    de archiefbescheiden: de archiefbescheiden die behoren tot de ingevolge artikel 12, eerste lid en artikel 13, eerste lid van de Archiefwet overgedragen of nog over te dragen archieven; de archiefbescheiden, welke van het rijk, van besturen van openbare lichamen of van bijzondere personen of instellingen in bewaring of ten geschenke zijn ontvangen; de verzamelingen van geschreven, getekende of gedrukte stukken en alle overige

  • h

    verzamelingen, welke tot toelichting op de hiervoor genoemde archieven kunnen dienen;

  • i

    de streekarchivaris: de functionaris die is belast met de dagelijkse leiding van het

  • j

    streekarchief en die voor de deelnemende gemeenten geldt als de gemeentearchivaris, als bedoeld in artikel 32 van de Archiefwet;

  • k

    de archiefbewaarplaats: de in artikel 31 van de Archiefwet bedoelde archiefbewaarplaats van de gemeente Alphen aan den Rijn, welke als centrale archiefbewaarplaats voor de deelnemende gemeenten is aangewezen.

  • l

    de Archiefcommissie: de beheerscommissie als bedoeld in artikel 5, samengesteld uit

  • m

    vertegenwoordigers van alle deelnemende gemeenten.

    Hoofdstuk II Het streekarchief

Artikel 2

  • 1 Er is een gemeenschappelijk orgaan genaamd “Streekarchief Rijnlands Midden”.

  • 2 Het streekarchief is gevestigd te Alphen aan den Rijn.

  • 3 De algemene leiding van het streekarchief berust bij de Archiefcommissie.

    Hoofdstuk III Doelstelling en taken

Artikel 3

  • 1

    Het streekarchief heeft tot doel de uitvoering van de gemeentelijke taken in het kader van de Archiefwet.

  • 2

    In het kader van deze taakopdracht draagt het streekarchief zorg voor o.a.:

a het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;

b het toezicht op het beheer van de nog niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden, die nog bij de deelnemende gemeenten berusten;

c de bevordering van de lokale en regionale geschiedbeoefening.

3 De per gemeente te verrichten werkzaamheden worden jaarlijks door de Archiefcommissie vastgesteld in een werkprogramma, waarin opgenomen:

a een basispakket, bestaande uit algemene collectieve taken en standaardtaken, gekoppeld aan het aantal strekkende meters dat is overgedragen;

b taken op verzoek, die uitdrukkelijk niet voor alle gemeenten worden uitgevoerd.

Artikel 4

  • 1 De Archiefcommissie stelt jaarlijks voor 1 juli, op advies van de streekarchivaris, een verslag over de werkzaamheden van het Streekarchief in het daaraan voorafgaande kalenderjaar vast.

  • 2 Dit verslag wordt binnen veertien dagen na de vaststelling toegezonden aan de raden en de colleges van de deelnemende gemeenten en aan Gedeputeerde Staten.

    Hoofdstuk IV De Archiefcommissie

Artikel 5

  • 1 De Archiefcommissie wordt gevormd door vertegenwoordigers van de deelnemende gemeenten.

  • 2 De colleges van de deelnemende gemeenten wijzen elk uit hun midden één vertegenwoordiger aan, die zitting neemt in de Archiefcommissie, alsmede een plaatsvervanger.

  • 3 De vertegenwoordigers leggen verantwoording af over het door de Archiefcommissie gevoerde beleid aan het college dat hen heeft aangewezen. De colleges van de deelnemende gemeenten kunnen de door hen aangewezen vertegenwoordiger ontslag verlenen, als bedoeld in artikel 16, vijfde lid, van de Wgr.

  • 4 De Archiefcommissie kiest uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter. De streekarchivaris staat de Archiefcommissie bij als secretaris.

  • 5 De voorzitter en de secretaris tezamen bereiden besluitvorming door de Archiefcommissie voor en kunnen worden belast met de uitvoering daarvan.

Artikel 6

  • 1 De Archiefcommissie is bevoegd de colleges van de deelnemende gemeenten, zowel gevraagd als ongevraagd, van advies te dienen terzake van archiefaangelegenheden van technische en – wat het college van Alphen aan den Rijn betreft – ook personele aard.

  • 2 De Archiefcommissie vergadert tenminste 2 maal per jaar en voorts zo dikwijls de voorzitter of tenminste de helft van de leden dit verlangt.

  • 3 De provinciaal inspecteur der archieven in Zuid-Holland kan voor de vergaderingen van de Archiefcommissie worden uitgenodigd. Hij heeft alsdan een raadgevende stem.

  • 4 De vergaderingen van de Archiefcommissie zijn openbaar, tenzij de Archiefcommissie een besluit neemt als bedoeld in artikel 22 van de Wgr.

  • 5 Bij het nemen van besluiten door de Archiefcommissie brengen de leden voor de gemeente die zij vertegenwoordigen ieder één stem uit.

  • 6 De Archiefcommissie mag niet beraadslagen of besluiten indien niet meer dan de helft van het aantal leden vertegenwoordigd is. Alle besluiten worden bij volstrekte meerderheid van stemmen genomen. Bij staking van stemmen wordt het nemen van het besluit tot een volgende vergadering uitgesteld waarin de beraadslagingen kunnen worden heropend. Bij opnieuw staken van stemmen kan het voorstel voorgelegd worden aan een arbiter (arbitragecommissie), die een bindende uitspraak doet. De arbiter (arbitragecommissie) wordt aangewezen door de Archiefcommissie.

  • 7 De Archiefcommissie alsmede haar leden zijn bevoegd informatie in te winnen bij de streekarchivaris.

  • 8 Indien de colleges van de deelnemende gemeenten of leden daarvan inlichtingen vragen aan de Archiefcommissie als bedoeld in artikel 17 van de Wgr, wordt dat verzoek in de eerstvolgende vergadering van de Archiefcommissie behandeld.

  • 9 Ongeacht het bepaalde in lid 5, kan het college van een deelnemende gemeente de door hem benoemde vertegenwoordiger in de Archiefcommissie te allen tijde om inlichtingen, als bedoeld in artikel 16, eerste lid, van de Wgr, verzoeken.

    Hoofdstuk V Het personeel

Artikel 7

  • 1 Met het beheer van de in artikel 3, lid 2 bedoelde archiefbescheiden en met het toezicht op het beheer van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden van de deelnemende gemeenten is belast de streekarchivaris.

  • 2 De streekarchivaris en het overige personeel van het Streekarchief worden benoemd, geschorst en ontslagen door het college van de gemeente Alphen aan den Rijn op voordracht van de Archiefcommissie.

  • 3 De dagelijkse leiding over het Streekarchief en het daaraan verbonden personeel berust bij de streekarchivaris.

  • 4 Onverminderd het bepaalde in de vorige leden zijn op het personeel van het Streekarchief van toepassing de rechtspositieregelingen, vastgesteld voor het personeel van de gemeente Alphen aan den Rijn, inclusief de regeling betreffende de bezoldiging.

    Hoofdstuk VI Financiële bepalingen

Artikel 8

  • 1 Als grondslag voor het financieel beheer van het Streekarchief geldt een jaarlijks door de Archiefcommissie vast te stellen begroting van inkomsten en uitgaven, telkens voor 1 juli van het jaar, voorafgaande aan dat waarvoor zij geldt.

  • 2 De Archiefcommissie zendt de begroting binnen twee weken na de vaststelling, doch in ieder geval vóór 15 juli van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient, aan Gedeputeerde Staten.

  • 3 De Archiefcommissie stelt de jaarrekening vast in het jaar volgende op het jaar waarop deze betrekking heeft.

  • 4 De Archiefcommissie zendt de jaarrekening binnen twee weken na de vaststelling, doch in ieder geval vóór 15 juli van het jaar volgende op het jaar waarop de jaarrekening betrekking heeft, aan Gedeputeerde Staten.

Artikel 9

  • 1 De Archiefcommissie zendt de ontwerp-begroting zes weken voordat zij wordt vastgesteld, toe aan de raden van de deelnemende gemeenten.

  • 2 De ontwerp-begroting wordt door de zorg van de deelnemende gemeenten voor een ieder ter inzage gelegd en, tegen betaling van de kosten, algemeen verkrijgbaar gesteld. Artikel 190, tweede en derde lid, van de Gemeentewet is van overeenkomstige toepassing.

  • 3 De raden van de deelnemende gemeenten kunnen bij de Archiefcommissie hun zienswijze over de ontwerp-begroting naar voren brengen. De Archiefcommissie voegt de commentaren waarin deze zienswijze is vervat bij de ontwerp-begroting.

  • 4 Nadat deze door de Archiefcommissie is vastgesteld, zendt de Archiefcommissie, zo nodig, de begroting aan de raden van de deelnemende gemeenten, die ter zake bij Gedeputeerde Staten hun zienswijze naar voren kunnen brengen.

Artikel 10

  • 1 De kosten van het Streekarchief worden door de gemeente Alphen aan den Rijn voorgefinancierd.

  • 2 Het nadelig saldo, blijkende uit de rekening, bedoeld in artikel 8, wordt gedekt door bijdragen van de deelnemende gemeenten en wel als volgt:

    a de huisvestingskosten van het streekarchief naar verhouding van het aantal strekkende meters, dat de desbetreffende deelnemende gemeente in de archiefbewaarplaats te Alphen aan den Rijn heeft ondergebracht;

    b de overige kosten naar verhouding van het aantal inwoners van de desbetreffende deelnemende gemeente.

  • 3 Voor het vaststellen van de aantallen inwoners worden de laatstelijk door het Centraal Bureau voor de Statistiek openbaar gemaakte bevolkingscijfers per 1 januari gehanteerd.

  • 4 Het college van Alphen aan den Rijn bepaalt jaarlijks op grond van de begroting het bij voorschot verschuldigde aandeel van elk der deelnemende gemeenten.

  • 5 De helft van het aandeel, in het vorige lid bedoeld, moet worden betaald voor 1 februari, de andere helft voor 1 augustus.

  • 6 Verrekening vindt voor zoveel mogelijk plaats binnen twee maanden na verzending van de rekening als bedoeld in artikel 8, lid 3.

  • 7 De kosten van de specifieke werkzaamheden, als bedoeld in artikel 3, lid 3b, worden apart gefactureerd.

    Hoofdstuk VII Het archief

Artikel 11

Met betrekking tot de archiefbescheiden van het Streekarchief zijn de voorschriften omtrent de zorg, de bewaring en het beheer der archiefbescheiden alsmede die omtrent het toezicht op het beheer daarvan, zoals deze voor de gemeente Alphen aan den Rijn zijn of nader zullen worden vastgesteld, van overeenkomstige toepassing.

Hoofdstuk VIII Toetreding, uittreding, wijziging en opheffing

Artikel 12

  • 1 Voor het toetreden van een gemeente tot de gemeenschappelijke regeling wordt vereist een besluit van de raad en het college van die gemeente.

  • 2 Van de ontvangen besluiten tot toetreding wordt door het college van Alphen aan den Rijn kennis gegeven aan de andere deelnemende gemeenten. De deelnemende gemeenten worden in de gelegenheid gesteld hun gevoelen omtrent de toetreding bekend te maken. Indien één van de deelnemende gemeenten bezwaren heeft tegen toetreding en die bezwaren binnen de door het college van Alphen aan den Rijn gestelde termijn aan deze kenbaar maakt, behoeft de toetreding de goedkeuring van tweederde van de deelnemende gemeenten.

  • 3 Een toegetreden gemeente kan van de diensten van het Streekarchief niet eerder gebruik maken dan met ingang van het eerstvolgende nieuwe begrotingsjaar.

Artikel 13

  • 1 Elk der deelnemende gemeenten kan uit de gemeenschappelijke regeling treden met ingang van een begrotingsjaar, mits de besluiten daartoe tenminste één jaar voordien per aangetekende brief zijn gezonden aan het college van Alphen aan den Rijn.

  • 2 Van de ontvangen besluiten tot uittreding wordt door het college van Alphen aan den Rijn ten spoedigste kennis gegeven aan de andere deelnemende gemeenten.

  • 3 Een uittredende deelnemende gemeente is gehouden na uittreding bij te dragen in het nadelig saldo, bedoeld in artikel 10, lid 2, en wel in het eerste jaar na uittreding het volle aandeel, in het tweede jaar na uittreding 75 % van het aandeel, in het derde jaar na uittreding 50 % van het aandeel en in het vierde jaar, volgend op de uittreding, 25 % van het aandeel.

  • 4 Het college van Alphen aan den Rijn draagt zorg voor de afwikkeling van de aan een uittreding verbonden gevolgen. Ten aanzien van geschillen over de regeling van de gevolgen van uittreding vindt artikel 28 van de Wgr toepassing.

Artikel 14

  • 1 De regeling kan worden gewijzigd of opgeheven, indien tenminste tweederde van het aantal deelnemende gemeenten daartoe besluit.

  • 2 Wijziging of opheffing van de regeling als in het eerste lid bedoeld, zal ingaan op 1 januari van het jaar, onmiddellijk volgende op dat, waarin de opheffing de goedkeuring van Gedeputeerde Staten heeft verkregen.

Hoofdstuk IX Overgangs- en slotbepalingen

Artikel 15

In afwijking van de verdeelsleutel genoemd in artikel 10, lid 2, geldt voor de begrotingsjaren 2006 tot en met 2008 de volgende verdeelsleutel bij wijze van overgangsbepaling:

Voor 2006: de oude verdeelsleutel anno 2005 aangevuld met 25 % van de meerkosten op basis van de nieuwe verdeelsleutel.

Voor 2007: de oude verdeelsleutel anno 2005 aangevuld met 50 % van de meerkosten op basis van de nieuwe verdeelsleutel.

Voor 2007: de oude verdeelsleutel anno 2005 aangevuld met 75 % van de meerkosten op basis van de nieuwe verdeelsleutel.

Artikel 16

  • 1 Deze regeling treedt in werking met ingang van de eerste dag van de maand, volgend op die waarin de in artikel 26 van de Wgr bedoelde bekendmaking in de Nederlandse Staatscourant is geschied.

  • 2 De regeling wordt aangegaan voor onbepaalde tijd.

  • 3 Met ingang van de in lid 1 bedoelde dag vervalt de bestaande samenwerkingsovereen-komst “Streekarchief Rijnlands Midden”.

Toelichting

Algemeen

De gemeenschappelijke regeling is een regeling met een gemeenschappelijk orgaan ex artikel 8 lid 2 van de Wet Gemeenschappelijke Regelingen. Het orgaan heeft geen rechtspersoonlijkheid en kan derhalve geen personeel in dienst hebben, het beschikt niet over regelgevende bevoegdheid, er is maar één bestuursorgaan (in dit geval de Archiefcommissie) en er kunnen geen commissies van advies worden ingesteld.

Zowel raad als college gaan regeling aan

Bij de op te dragen werkzaamheden zal het veelal gaan om “bestuurstaken”, zodat het logisch is dat de regeling wordt aangegaan door de colleges. Het principe van de samenwerking en de inrichting daarvan hoort thuis in de kaderstellende en verordenende sfeer. Om die reden wordt de regeling gesloten door zowel de raden als door de colleges. Op grond van artikel 1 lid 2 van de Wgr heeft het college daarvoor de toestemming van de raad nodig.

Artikelgewijs

Artikel 3

(doelstelling, taken en bevoegdheden)

De deelnemende gemeenten leggen in dit artikel 'het belang van de regeling' vast, het werkterrein waarop het streekarchief mag opereren. Die aanduiding kon eenvoudig worden gehouden.

In lid 2 worden de taken omschreven die binnen “het belang” worden vervuld. In lid 3 wordt het zgn. basispakket geïntroduceerd: de taken die in beginsel voor elke gemeente gelijk zijn, zij het dat ook een relatie bestaat met het aantal strekkende meters dat door een gemeente is overgedragen. Naast het basispakket kunnen gemeenten ook extra werkzaamheden laten verrichten, bv. om een onderhoudsachterstand weg te werken of om te voldoen aan een publiekswens die zich in andere gemeenten niet manifesteert. Het totaal van de beoogde werkzaamheden krijgt jaarlijks een plaats in het werkprogramma dat een uitwerking is van de begroting.

Artikel 5

Lid 3 is toegevoegd omdat artikel 16 van de Wgr een bepaling vereist m.b.t. de relatie van de vertegenwoordiger in de Archiefcommissie em zijn of haar achterban. In lid 4 is de rol, die de streekarchivaris vanouds in de praktijk binnen de Archiefcommissie vervult, geformaliseerd.

Lid 5 is toegevoegd om sneller te kunnen handelen in zaken, waar de Archiefcommissie in betrokken moet worden, maar die, gezien de grote tijdsruimte tussen de vergaderingen, niet direct beslist kunnen worden.

Artikel 6

De Wgr stelt een aantal eisen aan het algemeen bestuur van een gemeenschappelijke regeling. Die eisen zijn verwerkt in het aanpassen van de vergaderfrequentie van de Archiefcommissie in het tweede lide (artikel 22, lid 2 Wgr) en het openbaar zijn van de vergaderingen in het vierde lid (art. 22, lid 3-5 Wgr). Lid 8 en 9 bevatten bepalingen met betrekking tot de informatieplicht t.o.v. de áchterban’van de leden van de Archiefcommissie.

Gemeenschappelijke regelingen kennen vaak hun eigen methode om de stemverhouding binnen het algemeen bestuur te regelen: naar afname van diensten, naar inwonertal, op basis van gelijkwaardigheid, of een mengsel daarvan. In deze regeling is gekozen voor het principe van stemmen op basis van gelijkwaardigheid. (Lid 5)

Artikel 7

In tegenstelling tot de oude samenwerkingsovereenkomst wordt op grond van lid 2 niet alleen het overige personeel van het streekarchief, maar ook de streekarchivaris door het college van Alphen aan den Rijn benoemd en niet meer door de raad. Dit is mede een gevolg van het dualisme. Lid 3 is een bestendiging van de oude situatie.

Artikel 8

Dit artikel is aangepast conform de artikelen 34 en 35 van de Wgr. Belangrijkste verschil met de huidige situatie is, dat de formele vaststelling van begroting en rekening door het bestuur van de regeling, i.c. de Archiefcommissie, geschiedt.

Artikel 9

Dit artikel waarborgt de bevoegdheden van de gemeenteraden m.b.t. de begroting. De raden krijgen formeel de mogelijkheid hun gevoelen t.a.v. de begroting middels hun vertegenwoordigers in de Archiefcommissie kenbaar te maken.

Artikel 10

In dit artikel is de nieuwe financiele grondslag verwerkt.

De verdere artikelen zijn grotendeels overgenomen uit de oude samenwerkingsovereenkomst en spreken voor zich.

Artikel 13

Lid 3. Het aandeel van de desbetreffende gemeente in het jaar van uittreding is daarvoor maatgevend.

Behoort bij het besluit van de raad van de gemeente Alphen aan den Rijn van 27 oktober 2005, nr 2005/111

De griffier,