Nadere regels en proces voor het Steunfonds COVID-19 2021

Nadere regels en proces voor het Steunfonds COVID-19 2021

Waar wordt een aanvraag aan getoetst?

1. De aanvraag gaat over de periode januari tot en met juni 2021 en is op tijd ingediend bij de gemeente (vóór 1 juni 2021).

2. De aanvrager is een lokale sociaal maatschappelijke organisatie die als gevolg van de COVID-19 pandemie inkomsten weg ziet vallen.

3. De aanvrager draagt bij aan het realiseren van de beleidsdoelen van de gemeente en/of is van grote maatschappelijke waarde voor de sociale infrastructuur binnen de gemeente.

4. De aanvrager maakt gebruik van vangnetregelingen, die door bijvoorbeeld het Rijk of koepelorganisaties in het leven zijn of worden geroepen.

5. De aanvrager heeft ondanks artikel 4 een (acuut) liquiditeitsprobleem in 2021 of een continuïteitsprobleem.

6. De aanvrager heeft niet-noodzakelijke uitgaven en/of variabele kosten maximaal teruggebracht en waar mogelijk getracht inkomsten te vermeerderen.

7. De aanvrager is (ook na de COVID-19 pandemie) levensvatbaar (heeft financiële draagkracht, zie ook artikel 13 lid 2 Asv 2020).

8. De hoogte van het aangevraagde bedrag staat in verhouding tot het financiële probleem dat door de COVID-19 pandemie is ontstaan.

9. De aanvrager kan zonder subsidie niet over voldoende eigen beschikken om uit de financiële problemen te komen (zie hiervoor ook artikel 13 lid 5 Asv 2020).

10. De gemeente toetst alle aanvragen aan alle bestaande wet- en regelgeving.

Beslissingsbevoegdheid

De beslissingen ten aanzien van het Steunfonds COVID-19 2021 zijn een bevoegdheid van het college van burgemeester en wethouders.

Subsidieplafond

Voor het Steunfonds COVID-19 2021 is maximaal € 1.164.132,- beschikbaar en de aanvragen kunnen in heel 2021 worden ingediend. Dit bedrag is daarom het subsidieplafond voor deze periode. In het kader van de verdeling van schaarse middelen is de gemeente verplicht dit plafond te noemen en te publiceren.

Proces van aanvraag en besluitvorming

1. De aanvragen voor het Steunfonds COVID-19 2021 komen binnen via een online formulier op de website.

2. De aanvragen worden integraal beoordeeld (inhoud, juridisch, financieel) op basis van maatwerk.

3. Voor aanvragen tot € 20.000 worden minder bewijsstukken gevraagd dan voor aanvragen boven de € 20.000. Daarnaast kan de gemeente extra informatie of bewijsstukken opvragen, bijvoorbeeld wanneer er twijfels zijn over de rechtmatigheid of wanneer onvoldoende is aangeleverd om een goed oordeel te kunnen vormen over de aanvraag.

4. Bij een onvolledige aanvraag krijgt de aanvrager een hersteltermijn van twee weken. Als de aanvrager hier niet tijdig op reageert of niet de juiste stukken instuurt, dan kan het college besluiten de aanvraag niet in behandeling te nemen (zie hiervoor ook artikel 5 lid 6 Asv 2020).

5. De aanvragen worden voor besluitvorming besproken met de betreffende inhoudelijk portefeuillehouder.

6. Zoals de Algemene wet bestuursrecht dat voorschrijft, besluit het college binnen acht weken na ontvangst van de aanvraag.

7. Het verzamelbesluit staat standaard op de lijst mededelingen van de raad.

8. Subsidies worden eenmalig en voorlopig verleend. De aanvrager stuurt na afloop een verantwoording naar de gemeente, om aan te tonen hoe de voorlopige subsidie besteed is. Het college beslist over de definitieve vaststelling.

Bijlage 1: Toelichting bij Nadere regels en proces voor het Steunfonds COVID-19 2021

In deze bijlage staat de nadere uitwerking van enkele van de hiervoor genoemde voorwaarden en onderwerpen.

Het college kiest voor de onderstaande lijn, mits passend binnen de wettelijke kaders. Bij de beoordeling of een aanvraag aan de voorwaarden voldoet, is maatwerk vereist.

Toelichting op de Nadere regels Steunfonds COVID-19 2021

Artikel 1: De aanvraag gaat over de periode januari tot en met juni 2021 en is op tijd ingediend bij de gemeente (vóór 1 juni 2021).

Subsidie vanuit het Steunfonds COVID-19 2021 is bedoeld voor het eerste halfjaar van 2021. Dit is de periode waarover de financiële problemen over mogen gaan. Mogelijke financiële problemen die worden verwacht ná 1 juli 2021 worden niet meegenomen in de beoordeling.

Artikel 2: De aanvrager is een lokale sociaal maatschappelijke organisatie die als gevolg van de COVID-19 pandemie inkomsten weg ziet vallen.

Lokale sociaal maatschappelijke organisaties:

Lokale sociaal maatschappelijk organisaties ondersteunen publieke aangelegenheden in gemeente Alphen aan den Rijn voor maatschappelijke doeleinden ten aanzien van cultuur, sport en educatie, recreatie, welzijn en zorg, zonder daarbij winst na te streven.

Organisaties die nu nog geen subsidie ontvangen kunnen ook een eenmalige subsidie vanuit het Steunfonds COVID-19 2021 aanvragen.

Een onderdeel dat we specifiek uitlichten zijn de evenementen:

Organisatoren van evenementen ontvangen geen subsidie, maar een financiële bijdrage op basis van het Evenementenbeleid. De meeste organisatoren ontvangen achteraf (dus ná het evenement) hun bijdrage. Als een evenement niet doorgaat, keert de gemeente niet uit. Er zijn situaties denkbaar waarbij de organisator al veel kosten gemaakt heeft en dat de gemeente (een deel van) de financiële bijdrage toch uitkeert. Organisatoren die niet-bedrijfsmatig evenementen organiseren, worden voor de beoordeling in het kader van dit Steunfonds COVID-19 2021 eveneens aangemerkt als sociaal maatschappelijke organisatie en kunnen, onder genoemde voorwaarden, een aanvraag doen. Daarbij geldt dat eventueel vanuit het Evenementenbeleid toegezegde financiële bijdragen allereerst worden aangewend, voordat eventuele subsidie vanuit het Steunfonds wordt verleend.

Inkomsten die wegvallen:

Van belang bij deze zinsnede is dat het steunfonds niet bedoeld is om alle inkomsten die wegvallen te vergoeden via subsidie. Het gaat er om dat inkomsten wegvallen door de pandemie en dat de aanvragende organisatie daardoor in de problemen raakt. Zie hiervoor ook artikel 5, 6 en 9.

Artikel 3: De aanvrager draagt bij aan het realiseren van de beleidsdoelen van de gemeente en/of is van grote maatschappelijke waarde voor de sociale infrastructuur binnen de gemeente.

De beleidsdoelen staan benoemd in het collegeprogramma en de vigerende beleidsnota’s. Organisaties die van grote maatschappelijke waarde zijn voor de sociale, recreatieve, educatieve of culturele infrastructuur, dragen direct of indirect bij aan de beleidsdoelen op het Sociaal domein.

Artikel 4: De aanvrager maakt gebruik van vangnetregelingen, die door bijvoorbeeld het Rijk of koepelorganisaties in het leven zijn of worden geroepen.

Er zijn meerdere vangnetregelingen die in het leven zijn geroepen door het Rijk, de provincie of koepelorganisaties. De organisaties die een beroep doen op dit steunfonds moeten hier gebruik van maken. Hebben ze dit niet gedaan, dan is in de aanvraag een onderbouwing nodig van de reden waarom de organisatie niet in aanmerking komt voor verschillende regelingen. Voor verschillende regelingen van het Rijk kan een stappenplan via internet gevolgd worden. Tijdens dit stappenplan kan dan de melding komen dat er geen recht is op de betreffende regeling. Een screenshot van een dergelijke melding kan als onderbouwing dienen.

Ook na het ontvangen van een voorlopige verlening op basis van dit steunfonds kan het zijn dat nieuwe regelingen in het leven worden geroepen. Deze zijn eveneens een voorliggende voorziening op het steunfonds. Dat betekent dat de aanvrager die al geld van het steunfonds heeft ontvangen, de nieuwe regeling moet aanvragen. Bij een toekenning, wordt dit bedrag verrekend met het eerder verstrekte bedrag uit het Steunfonds. Dit gebeurt bij de definitieve vaststelling van de subsidie.

Artikel 5: De aanvrager heeft ondanks artikel 3 een (acuut) liquiditeitsprobleem in 2021 en/of een continuïteitsprobleem.

Een (acuut) liquiditeitsprobleem betekent dat er rekeningen liggen die betaald moeten worden of dat aantoonbaar is dat bepaalde kosten zich op korte termijn voordoen, zoals de vaste lasten, terwijl de aanvrager deze rekeningen niet (volledig) kan betalen door het wegvallen van de inkomsten (artikel 1). Hierbij moet de aanvrager ook kijken naar uitstelbaarheid van de betaling van deze kosten, mede afhankelijk van begrote inkomsten in de komende periode. Het moet niet zo zijn dat de aanvrager door het uitstellen van deze kosten in de continuïteitsproblemen komt. De continuïteit van aanvrager kan in het gedrang komen als door het wegvallen van inkomsten en nog doorlopen van vaste lasten, de organisatie afstevent op faillissement of een ‘lege huls’ dreigt te worden (organisatie bestaat nog, maar heeft geen middelen of expertise meer om activiteiten uit te voeren, waardoor er ook geen inkomsten meer binnenkomen).

Artikel 6: De aanvrager heeft niet-noodzakelijke uitgaven en/of variabele kosten teruggebracht en waar mogelijk getracht inkomsten te vermeerderen.

Sociaal maatschappelijke organisaties zijn in eerste instantie zelf aan zet om maatregelen te nemen om de gevolgen van de COVID-19 pandemie op te vangen. Als gemeente hebben we de middelen niet om op grote schaal onze inkomsten kwijt te schelden of anderszins financiële steun te verlenen zonder dat we hierbij drastisch en acuut andere uitgaven moeten terugdringen, nog los van de juridische gevolgen die dit kwijtschelden of steun verlenen met zich meebrengen. De gemeente verwacht dat de maatschappelijke organisaties in de gemeente een eventueel gemis aan inkomsten primair vanuit hun eigen buffers opvangen (zie ook artikel 8). Zo wordt van de sociaal maatschappelijke organisaties verwacht dat zij gedurende sluiting(en)/aangepaste openingen niet-noodzakelijke uitgaven uitstellen, variabele kosten terugbrengen en proberen op andere manieren hun inkomsten te behouden en zo mogelijk te vermeerderen. Een aanvrager moet aantonen dat zo veel mogelijk is gedaan om met het schrappen/verschuiven van alle beïnvloedbare uitgaven de financiële vitaliteit van organisatie te waarborgen.

De gemeente werkt, vóór het verlenen van een voorlopige subsidie op basis van deze regels, zoveel mogelijk mee aan het voorkomen van de liquiditeitsdip die kan ontstaan door wegvallende omzet door de corona-crisis. Mogelijkheden hiervoor zijn:

• Betalingsregelingen afspreken of aanpassen voor huren/belastingen enzovoort.

• Subsidietermijnen vervroegd uitbetalen

Artikel 7: De aanvrager is (ook na de COVID-19 pandemie) levensvatbaar (heeft financiële draagkracht, zie ook artikel 13 lid 2 Asv 2020):

De gemeente onderzoekt of de aanvragende organisatie ook voor de COVID-19 pandemie levensvatbaar was. De regeling is niet bedoeld om financiële problemen van voor de corona-pandemie (peildatum 1 maart 2020) op te vangen.

Het college zal vooralsnog terughoudend zijn in het nemen van maatregelen die samenhangen met renteloze leningen, zekerheden en garantstellingen bij banken.

Artikel 8: De hoogte van het aangevraagde bedrag staat in verhouding tot het financiële probleem dat door de COVID-19 pandemie is ontstaan.

Dit artikel ziet op de solidariteit. Gemeente verwacht van organisaties dat ze alleen dat aanvragen wat echt nodig is en dat het probleem oplost dat door de pandemie is ontstaan. Doel is dat de aanvragende organisatie levensvatbaar is en blijft. Het gaat dus niet per definitie om het aanvragen van alle gemiste inkomsten door de pandemie. Dan is er namelijk niet gekeken naar de andere aspecten, zie ook artikel 2, 5, 6 en 9.

Artikel 9: De aanvrager kan zonder subsidie niet over voldoende eigen middelen beschikken om uit de financiële problemen te komen (zie hiervoor ook artikel 13 lid 5 Asv 2020).

Als een organisatie voldoende eigen geld heeft (bijvoorbeeld Eigen Vermogen en voorzieningen) kan dat een reden zijn om subsidie te weigeren. In de toelichting bij artikel 11 en 12 Asv 2020 staat vermeld dat bij het opbouwen van vermogen sprake is van een spanningsveld: Organisaties dienen voldoende vrijheid te hebben van handelen om bedrijfsmatig en slagvaardig te werken. Opgebouwd vermogen biedt mogelijkheid om minder periodes te overbruggen. Aan de andere kant moet worden voorkomen dat aan overmatige reservevorming wordt gedaan’. Vanwege dit spanningsveld wordt bij iedere aanvraag maatwerk toegepast.

Artikel 10: De gemeente toetst alle aanvragen aan alle bestaande wet- en regelgeving

Dat betekent toetsing aan onder andere de Algemene subsidieverordening Gemeente Alphen aan den Rijn 2020, de Algemene wet bestuursrecht en aan de regels voor staatssteun. Deze laatste lichten we hieronder toe:

Bij iedere vorm van ondersteuning dient rekening gehouden te worden met geldende wet- en regelgeving (bijvoorbeeld ten aanzien van staatsteun).

Bij het verstrekken van een eenmalige subsidie zou elke aanvraag afzonderlijk in het licht van de Europese regels over staatsteun moeten worden beoordeeld. Er is sprake van staatssteun als aan de voorwaarden wordt voldaan zoals omschreven in artikel 107 lid 1 VWEU.

Per aanvraag moet worden beoordeeld of aan de criteria voor staatssteun wordt voldaan. Omdat dit in de praktijk zou kunnen leiden tot aanzienlijke vertraging in de behandeling van de aanvragen, kiest de gemeente ervoor om bij alle aanvragen de aanvragers te verzoeken om een overzicht van alle de minimis-steun over de jaren 2019, 2020 en 2021 op te geven, die ze over deze periode hebben ontvangen. Zo wordt bewerkstelligd dat, mocht in een individueel geval toch worden voldaan aan criteria van de staatssteun, de verleende steun in de lijn van de-minimis-verordening wordt verstrekt.

Toelichting op het proces bij het Steunfonds COVID-19 2021

Verantwoording achteraf:

In afwijking van artikel 14 Asv 2020 worden alle subsidies op basis van dit steunfonds voorlopig verleend. ‘Voorlopig’ betekent dat de subsidieontvanger uiterlijk 1 april 2022 een verantwoording aanlevert. Subsidieontvangers die ook een structurele subsidie van de gemeente ontvangen, leveren de verantwoording gelijktijdig met de verantwoording van de structurele subsidie aan. De nadere voorwaarden hiervan staan in de subsidiebeschikking die wordt toegestuurd aan de aanvrager. Gemeente houdt dan onder andere rekening met de ontwikkelingen na voorlopige verlening: ontvangt de subsidieontvanger bijvoorbeeld (toch) geld via het Rijk of een andere vangnetregeling (die ten tijde van de aanvraag eventueel nog niet beschikbaar was), dan kan gemeente de eenmalig verleende subsidie geheel of gedeeltelijk terugvorderen.

Bijlage 2 - Basis voor de aanvraag

Aanvragers moeten het volgende minimaal verklaren:

1. Door de COVID-19 pandemie vallen inkomsten weg in de periode januari tot en met juni 2021;

2. Er is zo mogelijk gebruik gemaakt van vangnetregelingen zoals die van het Rijk, de Provincie en koepelorganisaties;

3. Door het wegvallen van de inkomsten ontstaat er een acuut liquiditeits- en/of een continuïteitsprobleem;

4. De aanvragende organisatie heeft er alles aan gedaan om dit zelf op te lossen;

5. De aanvragende organisatie heeft onvoldoende reserve/spaargeld/voldoende bank/kassaldo voor niet-noodzakelijke onderwerpen die zij kan aanwenden;

6. De aanvragende organisatie had voor de COVID-19 pandemie geen continuïteitsproblemen.

En het volgende minimaal beschrijven:

1. Doel, doelgroep en activiteiten van de aanvragende organisatie, op hoofdlijnen;

2. Hoogte van de aanvraag (in euro);

3. Uitleg van acties gedaan om kosten te minimaliseren, uit te stellen of inkomsten te behouden of vermeerderen;

4. Overzicht van eerder ontvangen subsidies/staatssteun in 2019, 2020 en 2021;

5. Uitleg waarom aanvrager niet in aanmerking komt voor verschillende vangnetregelingen, indien van toepassing.

En het volgende minimaal aanleveren:

1. Zo mogelijk bewijs waarom aanvrager niet in aanmerking komt voor andere vangnetregelingen (afwijzingen/screenshot stappenplan van verschillende rijksregelingen);

2. Bewijs van huidige of komende betalingsverplichtingen waarvoor de aanvraag gedaan wordt;

3. (Concept) Jaarrekening 2020 indien mogelijk en anders jaarrekening 2019 waarin duidelijk wordt waar het Eigen Vermogen uit bestaat en waarvoor dit bedoeld is (als dit niet duidelijk in de jaarrekening staat, dan voegt aanvrager hier een beschrijving aan toe);

4. Een nieuwe/aangepaste begroting 2021 waarin zichtbaar is gemaakt ten opzichte van de originele begroting 2021 (of ten opzichte van begroting 2020, dus een ‘normale begroting’ zonder pandemie-effecten):

a. Welke inkomsten in welke periode en in welke mate wegvallen;

b. Welke kosten de aanvrager heeft weten te verminderen of uit te stellen;

c. Welke verplichtingen op welke termijn uiterlijk voldaan moeten worden;

d. Welke inkomsten van andere vangnetregelingen aanvrager heeft ontvangen of verwacht te ontvangen.

Hiermee maakt aanvrager het continuïteits- en/of liquiditeitsknelpunt voor de gemeente inzichtelijk;

5. Saldo-opgave van alle bankrekeningen (Rekening Courant/betaalrekening en overige (spaar)rekeningen) van de laatste twee maanden voor de aanvraag;

6. Bij een aanvraag boven de € 20.000 ook:

Een liquiditeitsoverzicht 2021 en volgende jaren (cashflow), waarin rekening is gehouden met het schrappen/verschuiven van alle beïnvloedbare uitgaven (*) die niet relevant zijn voor financiële vitaliteit van organisatie. Indien gebruik is gemaakt van steunmaatregelen vanuit het Rijk, moeten deze zijn verwerkt in het liquiditeitsoverzicht.