Leidraad bij organisatieverandering 2000

HOOFDSTUK 1 ALGEMEEN

paragraaf 1 Algemene Bepalingen

• 1.1.

  Dit besluit is van toepassing op alle veranderings(processen), herinrichting van de gemeentelijke organisatie, dan wel van één of meer afdelingen binnen die organisatie (wijziging in omvang en/of structuur), niet van tijdelijke aard, waaraan ingrijpende gevolgen zijn verbonden voor meer dan vijftien medewerkers, hierna te noemen reorganisatie;

  • 1.2.

    Dit besluit is tevens van toepassing op het overdragen van gemeentelijke taken aan een ander publiek of privaatrechtelijk lichaam waaraan ingrijpende gevolgen zijn verbonden voor meer dan tien medewerkers, hierna te noemen privatisering.

  • 1.3.

    Aan elke medewerker die betrokken is bij een reorganisatie wordt bij aanvang een exemplaar van deze regeling verstrekt.

• 1.4.

  Een voornemen tot reorganisatie of overdracht van taken van kleinere omvang dan onder 1.1. of 1.2. genoemd en de aanpak daarvan, wordt voor advies aan de ondernemingsraad of aan de onderdeelscommissie van de ondernemingsraad voorgelegd, hierna te noemen OR. Het handelen in de geest van deze Leidraad is uitgangspunt is in deze gevallen.

paragraaf 2 Begripsomschrijvingen

Dit besluit verstaat onder:

a.medewerker (AVR 8:4:1)

degene die vast of tijdelijk werkzaam zijn bij de gemeente Alphen aan den Rijn en die valt onder een van de volgende categorieën:

• -

  ambtenaar in de zin van artikel 1:1, lid 1, onder a, van de AVR: vaste aanstelling;

• -

  ambtenaar in de zin van artikel 2:4, lid 2, onder f, van de AVR: tijdelijke aanstelling bij wijze van proef;

• -

  de persoon met wie een arbeidsovereenkomst is aangegaan op grond van artikel

  2:5, lid 1, onder d, van de AVR: arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd;

• -

  de persoon met wie een arbeidsovereenkomst is aangegaan op grond van artikel

2:5:9, lid 1, onder b van de AVR: arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd als oproepkracht;

b.hoofd van dienst:

de gemeentesecretaris of de commandant van de brandweer;

• c.

  betrekking of functie (AVR 1:1):

  het geheel van werkzaamheden dat door de medewerker is te verrichten en/of het samenstel van een of meer taakmodulen;

• d.

  passende betrekking of functie (AVR 8:4:2 lid 2)

  van een passende betrekking is sprake als de medewerker beschikt over de kennis en kunde (werk- en denkniveau) die noodzakelijk worden geacht om de functie (binnen of buiten de organisatie) naar behoren te kunnen uitoefenen, dan wel als de medewerker binnen redelijke termijn om-, her- of bijgeschoold kan worden, en deze functie hem/haar in verband met zijn/haar persoonlijkheid, omstandigheden en de bestaande vooruitzichten, redelijkerwijs kan worden opgedragen;

  de waardering van deze functie is doorgaans van hetzelfde functieniveau, maar mag maximaal een salarisschaal lager liggen dan de vervulde functie;

• e.

  geschikte betrekking of functie (AVR 8:4:5 lid 3)

  onder een geschikte betrekking wordt verstaan: een betrekking, binnen of buiten de organisatie, die niet valt onder het begrip passend, maar die de medewerker bereid is te vervullen en waarvoor deze ook geschikt wordt geacht;

• f.

  plaatsingsadviescommissie:

  de commissie die burgemeester en wethouders adviseert over de personele invulling van de functies in het gewijzigde organisatie-onderdeel, door het opstellen van een plaatsingsplan;

  de commissie wordt samengesteld onder verantwoordelijkheid van het hoofd van dienst. De commissie bestaat uit minimaal 4 leden, te weten het hoofd van dienst, c.q. de directeur, c.q. het afdelingshoofd, het hoofd personeelszaken, c.q. de personeelsmanagementadviseur, een OR-lid en een door het GO aan te wijzen extern lid; de commissie wordt bijgestaan door een ambtelijk secretaris;

  in bijzondere situaties kan het hoofd van dienst besluiten tot een , eventueel tijdelijke, andere samenstelling van de commissie.

• g.

  herplaatsingskandidaat:

  de medewerker waarvan de functie geheel of gedeeltelijk is opgeheven;

• h.

  sociaal plan:

nadere afspraken, gebaseerd op en aanvullend op deze regeling en de AVR-bepalingen, met betrekking tot de personele gevolgen van een organisatiewijziging.

paragraaf 3 Uitgangspunten

• 3.

  1 De relevante feiten en af te wegen belangen van de gemeentelijke organisatie en de medewerkers zijn nevengeschikt wat betekent dat zij elkaar over en weer begrenzingen opleggen. Personele, financiële en organisatorische aspecten van veranderingen worden daarom bij het voorbereiden en verwezenlijken van de verandering vanaf het begin in gelijke mate in beschouwing genomen.

• 3.

  2 Bij veranderingen wordt getracht ingrijpende gevolgen voor de personeelsleden zoals gedwongen ontslagen te voorkomen.

• 3.

  3 De geldende rechtspositieregelingen zijn onverkort van toepassing.

  Met name wordt verwezen naar de paragrafen Reorganisatie en Privatisering onder Hoofdstuk 8 van de Arbeidsvoorwaardenregeling Alphen aan den Rijn 1995.

HOOFDSTUK 2 PROCEDURE

paragraaf 4 Verantwoordelijkheden, bevoegdheden en rolverdeling

• 4.

  1 Het vaststellen van de hoofdstructuur van de ambtelijke organisatie is een bevoegdheid van de gemeenteraad. Het nader invullen van de hoofdstructuur - de inrichting van de onderdelen - is een gedelegeerde bevoegdheid van de gemeenteraad aan burgemeester en wethouders.

• 4.

  2 Het hoofd van dienst is verantwoordelijk voor veranderingen bij zijn dienst en draagt zorg voor tijdige informatievoorziening aan betrokkenen en overleg met de OR.

• 4.

  3 Het hoofd van dienst draagt er zorg voor dat er overleg wordt gevoerd met de commissie voor Georganiseerd Overleg, hierna te noemen GO, over:

  de gevolgen voor de rechtspositie van de medewerkers (eventueel uitgewerkt of nog uit te werken in een Sociaal Plan) van (voornemens tot) reorganisatie of privatisering.

• 4.

  4 Het hoofd van dienst voert overleg met de OR over:

• a.

  het voornemen tot reorganisatie of privatisering (zie 5.2.);

• b.

  alle fasen van het veranderingsproces;

• c.

  de tijdstippen en de wijze waarop de betrokken werknemers bij het veranderingsproces worden betrokken;

• d.

  de inhoud van het stappenplan (zie 5.3.);

• e.

  de uitvoering van het stappenplan en de beslissingen die tijdens de uitvoering van het stappenplan moeten worden genomen.

• 4.

  5 Het hoofd van dienst kan zijn/haar bevoegdheden ten aanzien van de voorbereiding en verwezenlijking van een veranderingsproces mandateren aan een onder hem/haar ressorterend hoofd van een organisatie-onderdeel, directeur of chef.

• 4.

  6 Het hoofd van dienst kan, afhankelijk van de aard, omvang en stadium waarin het veranderingsproces verkeert commissies, stuur-, project- en/of werkgroepen inschakelen.

• 4.

  7 De betrokken medewerkers worden in elk geval vanaf het eerste begin geïnformeerd over:

• a.

  de aanleiding tot het onderzoek, het voornemen tot verandering en de overwegingen die aan dit voornemen ten grondslag liggen;

• b.

  de te nemen besluiten daarover;

• c.

  deze Leidraad en het stappenplan;

• d.

  het voornemen en besluit tot vaststelling van het plaatsingsplan.

• 4.

  8 Het hoofd van dienst kan zich bij het voorbereiden, begeleiden en verwezenlijken

van veranderingsprocessen laten ondersteunen door deskundigen, zoals bijvoorbeeld organisatie-adviseurs, personeelsmanagementadviseurs, financieel-economische deskundigen, automatiseringsdeskundigen.

HOOFDSTUK 3 REORGANISATIE

paragraaf 5Fasen en activiteiten in het reorganisatieproces

• 5.

  1 Afhankelijk van de aard en omvang worden de volgende fasen in het veranderingsproces onderscheiden:

• a.

  voorfase/onderzoek

• b.

  besluitvorming

• c.

  uitvoering/verwezelijking van het stappenplan

• d.

  evaluatie (optioneel)

• 5.

  2 In de voorfase/onderzoeksfase en besluitfase:

• a.

  inventariseert het hoofd van dienst de gevolgen van de nieuwe of gewijzigde taken, bestaande problemen en knelpunten die een optimaal functioneren belemmeren en de noodzaak tot verandering aanduiden;

• b.

  besluit het hoofd van dienst door wie en op welke wijze de knelpunten worden geïnventariseerd, geeft aan hoe de problemen mogelijk kunnen worden opgelost; als wordt overwogen een extern advies te vragen wordt de OR om advies gevraagd over het verstrekken en formuleren van de adviesopdracht (WOR, art.25);

• c.

  stelt het hoofd van dienst op basis van afweging van de verschillende aspecten van de mogelijke oplossingen een met redenen omkleed ontwerpbesluit tot reorganisatie (waaronder een beschrijving van de te verwachten gevolgen) alsmede een stappenplan op, waarover de OR om advies wordt gevraagd (WOR, art.25);

• d.

  draagt het hoofd van dienst er zorg voor dat er voordat een definitief besluit wordt genomen, overleg wordt gevoerd in het GO over de gevolgen voor de bijzondere rechtstoestand van de medewerkers (eventueel uitgewerkt of nog uit te werken in een Sociaal Plan);

• e.

  als er een definitief besluit is genomen tot wijziging van de organisatie, wordt dit besluit zo spoedig mogelijk meegedeeld aan de betrokken medewerkers, OR en GO; daarbij wordt tevens ingegaan op de personele gevolgen van het besluit.

• 5.

  3 Een stappenplan bevat:

• a.

  de activiteiten die moeten worden verricht om de verandering te verwezenlijken; de wijze waarop deze activiteiten zullen worden verricht;

• c.

  een overzicht van degenen die bij het veranderingsproces betrokken zijn en zullen worden betrokken, inclusief in te stellen commissies, werkgroepen, ed., hun rol, verantwoordelijkheden en bevoegdheden;

• d.

  de momenten en wijze waarop bestaande overlegvormen, waaronder werkoverleg, zullen worden ingeschakeld;

• e.

  een tijdsplanning van de te verrichten activiteiten; met een begin- en een einddatum, c.q. ingangsdatum van de gewijzigde organisatie;

• f.

  de financieel-economische consequenties van het stappenplan;

• g.

  een voorlopige inventarisatie van de omvang van de verandering en de nieuwe situatie, alsmede een globale aanduiding van de mogelijkheden de verandering en de nieuwe situatie met de zittende personeelsleden te verwezenlijken.

• h.

  de te volgen procedure wanneer wordt afgeweken van het vastgestelde stappenplan;

• 5.

  4 In de uitvoeringsfase stelt het hoofd van dienst het organisatieplan op.

  Een organisatieplan bevat:

• a.

  een beschrijving van de nieuwe organisatie of onderdeel daarvan (doelen, verantwoordelijkheden, structuur, formatiesterkte);

• b.

  de wijze waarop na de reorganisatie de bevoegdheden en verantwoordelijkheden zijn verdeeld;

• c.

  de beschrijvingen van de concept-functies of taakmodulen van de nieuwe organisatie, de te clusteren praktijkfuncties, met voorstellen voor de schaalindeling;

• d.

  afhankelijk van de aard en omvang van de verandering is het mogelijk het veranderingsproces in te zetten met globale functie- of taakmodulenbeschrijvingen en niveau-indicaties.

  Bij voorkeur binnen één jaar na implementatie van de verandering worden de nieuwe dan wel gewijzigde functies of taakmodulen beschreven, gewaardeerd en vastgesteld.

• 5.

  5 Het hoofd van dienst stelt een inventarisatie op waarin de volgende zaken worden opgenomen:

• a.

  een overzicht van de bestaande functies en schaalniveau met de personele bezetting op die functies;

• b.

  een overzicht van de nieuwe functies en schaalniveau;

• c.

  een overzicht waarbij wordt vastgelegd:

• 1.

  welke functies (nagenoeg) gelijk blijven

• 2.

  welke functies ingrijpend wijzigen

• 3.

  welke functies (nagenoeg) gelijk blijven maar wijzigen in aantal of formatieve uren

• 4.

  welke functies vervallen

• 5.

  welke functies nieuw ontstaan.

• 5.

  6 Het organisatieplan en de inventarisatie worden met advies van de OR en de Functiewaarderingscommissie door burgemeester en wethouders vastgesteld.

• 5.

  7 De betrokken medewerkers krijgen het functieboek, c.q. de vastgestelde functie- of taakmodulenbeschrijvingen en niveau-indeling ter inzage.

  Besluiten met betrekking tot de functie- of taakmodulenbeschrijvingen en niveau-indeling staan, voor de belanghebbende medewerker, open voor bezwaar en beroep conform de Algemene wet bestuursrecht (een bezwaarschrift heeft geen opschortende werking).

• 5.

  8 Vervolgens wordt een plaatsingsplan met een procesverslag opgesteld door een plaatsingsadviescommissie.

  Een plaatsingsplan bevat op basis van de in 5.5. genoemde inventarisatie, een overzicht van:

  de met redenen omklede plaatsingsadviezen in passende of geschikte functies, om- , her- en bijscholingsadviezen en andere adviezen ten aanzien van de betrokken personeelsleden.

• 5.

  9 Het plaatsingsplan wordt als volgt opgesteld:

• a.

  medewerkers waarvan de huidige functie geheel of nagenoeg geheel terugkomt in de nieuwe organisatie, worden direct geplaatst als functievolgers;

• b.

  als meer dan één medewerker in aanmerking komt voor één plaatsingsmogelijkheid, dan wordt de volgende rangorde gehanteerd:

• 1.

  medewerkers die behoren tot de doelgroepen van het dan geldende diversiteitsbeleid bij de gemeente Alphen aan den Rijn, te beginnen met degene met het langste dienstverband bij de gemeente Alphen aan den Rijn;

• 2.

  medewerkers die niet tot de doelgroepen behoren, te beginnen met degene met het langste dienstverband;

• c.

  als een voor de reorganisatie bestaande functie in de nieuwe organisatie is gewijzigd, wordt beoordeeld of deze functie passend is voor de betrokken medewerker; als de functie passend wordt geacht, wordt de betrokken medewerker geplaatst.

• d.

  als een aangeboden functie op een of meer hoofdbestanddelen verschilt van de opgeheven functie, dan kan voorafgaande aan de herplaatsing de betrokken medewerker tijdelijk in de functie worden tewerkgesteld (bij wijze van proef) voor de duur van ten hoogste zes maanden (AVR, art. 8:4:2, lid 5);

• e.

  als er geen passende betrekking beschikbaar is dan kan overleg worden gevoerd met een medewerker over plaatsing in een geschikte functie;

• f.

  als een functie geheel of gedeeltelijk wordt opgeheven en er geen andere passende functie voor de betrokken medewerker wordt gevonden krijgt de medewerker de status van herplaatsingskandidaat. Deze status geeft de medewerker de rechten en plichten behorende bij de bepalingen ten aanzien van herplaatsing, om- en bijscholing, tijdelijke tewerkstelling, ontslag, FPU, outplacement, uitkering of wachtgeld conform de AVR ‘95. De werkgever en de medewerker zullen zich inspannen om gezamenlijk een structurele oplossing te vinden.

• 5.

  10 a. De plaatsingsadviescommissie kan kiezen voor een inventarisatie van voorkeur, wensen en belangstelling van de betrokken medewerkers ten aanzien van de beschikbare functies;

• b.

  de plaatsingsadviescommissie informeert iedere betrokken medewerker schriftelijk over haar voorlopig plaatsingsadvies;

• c.

  medewerkers die niet direct kunnen worden geplaatst worden gehoord door de plaatsingsadviescommissie.

• d.

  de plaatsingscommissie stelt iedere betrokken medewerker in de gelegenheid desgewenst in een gesprek zijn mening t.a.v. het advies kenbaar te maken;

• e.

  de plaatsingscommissie zal de in lid d. bedoelde mening betrekken bij het aan burgemeester en wethouders uit te brengen advies.

• 5.

  11 De besluitvorming m.b.t. het plaatsingsplan verloopt als volgt:

• a.

  het hoofd van dienst legt het plaatsingsplan en procesverslag voor advies voor aan de OR en zendt het ter informatie aan het GO;

• b.

  burgemeester en wethouders stellen het plaatsingsplan en procesverslag als

  voorgenomen besluit vast; daarbij kan beargumenteerd worden afgeweken van het plaatsingsadvies van de plaatsingsadviescommissie.

• 5.

  12 De betrokken medewerkers ontvangen schriftelijk bericht over:

• a.

  de voorgenomen plaatsing in de gewijzigde organisatie, de ingangsdatum, de functie (met vermelding van de taakmodulen) en de waardering daarvan, de plaats van de functie in de organisatie, de functie-eisen in relatie tot een opleidingsadvies en bezoldiging, afspraak m.b.t. functioneringsgesprek/beoordeling, en of de functie als passend wordt aangemerkt;

• b.

  danwel het ontbreken van een passende functie in de gewijzigde organisatie, en de rechtspositionele gevolgen daarvan, en de inspanningen, rechten en plichten in verband met herplaatsing binnen of buiten de gemeentelijke organisatie;

• c.

  danwel de voorgenomen plaatsing in een geschikte betrekking;

• d.

  danwel het treffen van een andere regeling op grond van Arbeidsvoorwaardenregeling Alphen aan den Rijn.

• 5.

  13 De betrokken medewerker kan binnen twee weken na ontvangst van het voorgenomen besluit, schriftelijk met redenen omkleed, zijn/haar zienswijze c.q. bedenkingen met betrekking tot de plaatsing kenbaar maken bij burgemeester en wethouders.

• 5.

  14 In het geval van ingediende bedenkingen vragen burgemeester en wethouders de plaatsingsadviescommissie om binnen twee weken te adviseren. De medewerker wordt door de plaatsingsadviescommissie gehoord.

  Burgemeester en wethouders nemen na ontvangst van het advies binnen twee weken een besluit omtrent de bedenkingen en plaatsing van de betrokken medewerkers. In de motivering van het besluit wordt ingegaan op de ingediende bedenkingen.

  Voor zover medewerkers geen bedenkingen hebben ingediend wordt het plaatsingsplan conform het voorgenomen besluit vastgesteld.

  Het plaatsingsbesluit wordt aan de medewerkers kenbaar gemaakt en staat open voor bezwaar en beroep conform de Algemene wet bestuursrecht.

  5.15Het hoofd van dienst voert overleg met de OR over de noodzaak, aard en omvang van een evaluatie van de reorganisatie en het veranderingsproces en de wijze waarop en door wie de evaluatie zal worden uitgevoerd.

• 5.

  16 Uit een evaluatie moet in ieder geval blijken:

• a.

  de mate waarin het doel van de verandering is bereikt;

• b.

  of er (nieuwe) problemen zijn ontstaan waarvoor alsnog een oplossing moet worden gezocht en welke acties moeten worden ondernomen;

• c.

  of het veranderingsproces volgens plan en binnen de tijdsplanning is uitgevoerd;

• d.

  of de beschikbare middelen toereikend waren;

• e.

  of er bij individuele personeelsleden problemen zijn ontstaan waarvoor alsnog een oplossing moet worden gezocht.

  5.16Het hoofd van dienst overlegt met de OR over maatregelen welke naar aanleiding van de evaluatie eventueel zullen worden getroffen en licht de betrokken personeelsleden in over de resultaten van de evaluatie en de eventuele verdere gang van zaken.

HOOFDSTUK 4 PRIVATISERING

paragraaf 6 Privatisering en taakoverheveling

• 6.1

  Het hoofd van dienst hanteert als randvoorwaarde dat de werkgelegenheid van de bij de privatisering of overheveling van taken betrokken medewerkers behouden blijft.

• 6.2

  Het hoofd van dienst treedt met de betrokken privaat- of publiekrechtelijke instantie in overleg over de overname van medewerkers van het desbetreffende organisatieonderdeel (mens volgt werk). Gemaakte afspraken worden schriftelijk vastgelegd.

Indien nodig wordt de plaatsingsvolgorde overeenkomstig artikel 5.9. gehanteerd.

• 6.3

  Als het hoofd van dienst er niet in slaagt om de medewerker onder te brengen bij de nieuwe werkgever dan wel een passende functie aan te bieden binnen de gemeentelijke organisatie, zullen het hoofd van dienst en de medewerker zich inspannen om gezamenlijk een structurele oplossing te vinden. De betrokken medewerker krijgt de status van herplaatsingskandidaat. Deze status geeft de medewerker de rechten en plichten behorende bij de bepalingen over herplaatsing, om- en bijscholing, tijdelijke tewerkstelling, ontslag, FPU, outplacement, uitkering of wachtgeld conform de AVR ‘95.

• 6.4

  Als het GO van mening is dat de privatisering of taakoverheveling zodanig ingrijpende gevolgen heeft dat hierover aanvullende afspraken moeten worden gemaakt, wordt door het hoofd van dienst een sociaal plan opgesteld. Dit plan regelt de overplaatsingsprocedure en bevat rechtspositionele bepalingen. Over dit plan moet overeenstemming worden bereikt in het GO.

• 6.5

  Als de betrokken medewerkers overgaan naar een privaat of publiekrechtelijke werkgever waarvoor een afwijkende rechtspositieregeling of CAO geldt, maakt het hoofd van dienst een vergelijking tussen de arbeidsvoorwaardenpakketten die van toepassing zijn.

paragraaf 7Slotbepalingen

• 7.1

  In situaties waarin deze regeling niet voorziet of de toepassing tot onbillijkheid leidt, vindt overleg plaats met de OR.

• 7.2

  Deze regeling wordt aangehaald als 'Leidraad bij organisatieverandering 2000'.

• 7.3

  Deze regeling treedt in werking met ingang van de eerste dag na bekendmaking en werkt terug tot en met 15 september 2000.