Regeling vervallen per 26-09-2015

Mandaatstatuut

Geldend van 08-02-2014 t/m 25-09-2015

Intitulé

Mandaatstatuut

Nota mandaat

Inleiding

De huidige mandaatregeling is op 31 juli 2012 door het college vastgesteld. Een mandaatregeling vraagt om regelmatig onderhoud.

Mandaat kent de volgende voordelen:

vermindering van belasting van bestuurders. Zij hoeven zich niet meer met routinezaken en details bezig te houden, maar kunnen besturen op hoofdlijnen waardoor zij hun politieke verantwoordelijkheden beter kunnen waarmaken;

beslissingen komen sneller tot stand. Door bevoegdheden lager in de organisatie te leggen, worden schakels uit de besluitvormingsketen gehaald. Deze gaat daardoor efficiënter werken en wordt klantgerichter;

de deskundigheid binnen het ambtelijk apparaat kan optimaal worden benut;

de medewerkers raken meer bij de zaak betrokken en worden ook kritischer want het worden "hun" beslissingen. Dit versterkt de eigen verantwoordelijkheid van de medewerkers, en kan een klantgerichter optreden tot gevolg hebben;

de verantwoordelijkheden in de organisatie komen - zowel intern als extern - duidelijker tot uiting.

Uitgangspunten regeling

in de meeste gevallen zullen de mandaatbevoegdheden worden weggelegd op het niveau van de afdelingshoofden. Daarnaast is in een aantal gevallen ondermandaat mogelijk van de afdelingshoofden naar functionarissen binnen de betreffende afdeling, en een rechtstreeks mandaat aan medewerkers;

gemandateerd wordt aan functionarissen, niet aan personen.

Wettelijk kader mandaat

Mandaat vindt zijn grondslag in de bepalingen van Afdeling 10.1.1 van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb). Daarnaast zijn de artikelen 166, 171 en 232 e.v. van de Gemeentewet van belang bij het mandateren van bevoegdheden.

Wat is mandaat?

Mandaat is een bevoegdheid die minder ver reikt dan delegatie. Degene die het mandaat ontvangt (mandataris of mandaathouder) handelt namens degene die het mandaat verleent (mandans of mandaatgever). De mandans blijft verantwoordelijk voor wat de mandataris in zijn of haar naam doet. De mandans raakt zijn bevoegdheid niet kwijt en kan deze - desgewenst - ook nog zelf uitoefenen. Mandatering is altijd geoorloofd, tenzij de wetgever het uitdrukkelijk heeft uitgesloten.

In de meeste gevallen zal er sprake zijn van mandatering van bevoegdheden van het college of de burgemeester aan ambtenaren, of externe instanties. Daarnaast is het mogelijk dat bijzondere functionarissen die met eigenstandige bevoegdheden zijn bekleed, zoals bijvoorbeeld een invorderingsambtenaar, bevoegdheden mandateren aan ambtenaren of externe instanties.

Artikel 10:9 Awb biedt de mogelijkheid van ondermandaat, of onder-ondermandaat, etc. Ten aanzien van ondermandaat, en eventueel nog verdergaande doormandatering, dient te worden opgemerkt dat door deskundigen op dit terrein wordt geadviseerd terughoudend om te gaan met ondermandaat, en niet te kiezen voor een regeling met nog verdergaande doormandatering. Een regeling met ondermandaat, en eventueel nog verdergaande doormandatering, is in strijd met de mandateringsfilosofie die uitgaat van het zoveel mogelijk toebedelen van bevoegdheden aan functionarissen die zich daadwerkelijk bezighouden met de uitvoering van de toepasselijke regelingen en werkzaamheden. Een groot probleem van "ongebreideld" doormandateren is dat het overzicht, de transparantie, en de uniformiteit ernstig in gevaar komen. Dat leidt tot onduidelijkheid binnen de organisatie, maar ook naar de burgers toe. Door slechts te kiezen voor mandaat, en bij uitzondering voor ondermandaat, schep je duidelijkheid, en weet eenieder waar hij aan toe is. Het komt bovendien ten goede aan de rechtszekerheid.

Opzet mandaatregeling

De mandaatregeling omvat een drietal documenten, deze nota, een mandaatstatuut en mandaatlijsten. Deze nota geeft algemene informatie omtrent de mandaatregeling. Het mandaatstatuut bevat een aantal regels waaronder mandatering plaats vindt, en is het eigenlijke mandaatbesluit. De mandaatlijst tenslotte is een volledig overzicht van alle gemandateerde bevoegdheden, en maakt onderdeel uit van het mandaatstatuut. De mandaatlijst kent een indeling die is afgestemd op de afdelingen van de organisatie, en de externe instanties.

Mandaten worden verleend aan functionarissen en niet aan personen om een voortdurende aanpassing van de lijsten te voorkomen.

Voor zover niet anders bepaald zijn de verleende mandaatbevoegdheden beslissingsmandaten, de zwaarste vorm van een mandaatbevoegdheid. Een beslissingsmandaat houdt in dat de mandataris eigenstandig een besluit kan nemen of (rechts)handeling kan verrichten, deze kan afdoen en eventueel ondertekenen. Naast beslissingsmandaten kennen we ook het afdoeningsmandaat (= uitvoering van beslissing inclusief ondertekening) en het ondertekeningsmandaat.

Teneinde de bevoegdheden laag in de organisatie te leggen zijn de meeste (primaire) mandaatbevoegdheden toegekend aan de afdelingshoofden. Daarnaast worden mandaatbevoegdheden toegekend aan de secretaris, functionarissen en een aantal externe instanties. In enkele gevallen is de mogelijkheid van ondermandaat gecreëerd.

Het specifiek aanwijzen van vervangende mandatarissen is niet nodig. In voorkomende gevallen zal de plaatsvervanger de taken van de mandataris waarnemen, dus ook de daarbij behorende mandaatbevoegdheid. Voor zover eerdergenoemde regelingen niet voorzien in vervanging, zal de in de lijn naast hoger gelegen functionaris (de leidinggevende) de mandaatbevoegdheden waarnemen.

Onderhoud

Aangezien de regeling, en met name de mandaatlijst, nog wel eens zal wijzigen, bijvoorbeeld als gevolg van gewijzigde (wettelijke) regelingen, is het noodzakelijk dat de regeling constant wordt onderhouden.

Procedureel

Deze regeling moet worden vastgesteld door de organen/functionarissen die hun bevoegdheden mandateren. Na vaststelling moet de regeling worden bekendgemaakt op de gebruikelijke wijze, en treedt ze in werking.

Mandaatstatuut

Het college van burgemeester en wethouders, alsmede, voor zover het zijn bevoegdheid betreft, de burgemeester van de gemeente Alphen-Chaam;

overwegende dat het gewenst is om gebruik te maken van de mandaatfiguur opdat:

er bedrijfsmatiger, sneller en klantgerichter gehandeld kan worden, omdat de procedures minder omvangrijk zullen zijn;

bestuursorganen minder uitvoerend bezig behoeven te zijn, waardoor de werklast van de bestuurders zal worden verlicht;

de deskundigheid in het ambtelijk apparaat optimaal kan worden benut;

de medewerkers meer betrokken raken bij de zaak, en ook kritischer worden omdat het "hun" beslissingen worden. Dat versterkt de eigen verantwoordelijkheid van de medewerkers, en kan leiden tot een klantgerichter optreden;

de verantwoordelijkheden in de organisatie – zowel intern als extern – duidelijker tot uitdrukking komen;

gelet op de artikelen 166, 171, 232 e.v. Gemeentewet en het bepaalde in Afdeling 10.1.1 Algemene wet bestuursrecht;

besluiten :

tot het verlenen van bevoegdheden krachtens (onder)mandaat aan de ambtelijke organisatie, overeenkomstig de onlosmakelijk met dit besluit verbonden mandaatlijsten en onder de volgende algemene regels:

Artikel 1

Het (onder)mandaat wordt verleend aan de functionarissen zoals in de bij dit statuut behorende mandaatlijsten is aangegeven.

Bij afwezigheid van genoemde functionarissen mag het mandaat worden uitgeoefend door diens plaatsvervanger.

Voor zover geen plaatsvervanger is aangewezen, mag het mandaat worden uitgeoefend door de leidinggevende van de mandataris.

Artikel 2

Onverminderd het bepaalde in artikel 1 wordt bij de uitoefening van bevoegdheden in (onder)mandaat acht genomen op wat daaromtrent wordt gesteld in wetten, besluiten, verordeningen, circulaires, beleidsregels, regelingen, aanwijzingen en richtlijnen van wetgevers of bestuursorganen van Rijk, provincie of de gemeente Alphen-Chaam.

Onverminderd het bepaalde in artikel 1 geldt voor de bevoegdheden in (onder)mandaat die financiële consequenties hebben, dat hiervoor een toereikend bedrag moet zijn opgenomen in de gemeentelijke begroting.

Artikel 3

Onverminderd de verlening van (onder)mandaat blijft de beslissing voorbehouden aan het college van burgemeester en wethouders, respectievelijk de burgemeester, indien:

het voornemen bestaat tot afwijking of bijstelling van het tot dan gevoerde beleid;

het nemen van een besluit kan leiden tot strijd met het bestaand beleid, dan wel overschrijding van een budget c.q. de begroting;

de afdoening van een zaak, naar redelijkerwijs mag worden aangenomen, grote politieke gevolgen met zich mee kan brengen, precedentwerking kan oproepen, dan wel kan betekenen dat het college en/of de betrokken portefeuillehouder op zijn/haar verantwoordelijkheid wordt aangesproken;

uit het te nemen besluit niet voorziene financiële of andere belangrijke consequenties kunnen voortvloeien;

al tijdens de voorbereidingsfase duidelijk is geworden dat tegen de te nemen beslissing bezwaar of beroep zal worden ingesteld;

tegen een genomen beslissing bezwaar of beroep of beroep is ingesteld;

omtrent een zaak de standpunten van de mandataris en een voorgeschreven adviserende instantie uiteenlopen;

een ander onderdeel van de gemeentelijke organisatie over het te nemen besluit een negatief advies heeft uitgebracht;

de mandataris daartoe de wens te kennen geeft.

Artikel 4

Bij de uitoefening van het (onder)mandaat worden de specifieke bepalingen zoals vermeld op de bij dit besluit behorende mandaatlijsten in acht genomen.

Artikel 5

Behalve in zaken met een routinematig karakter geldt het (onder)mandaat niet ten aanzien van stukken gericht aan de Kroon, minister, staatssecretaris, commissaris der koningin en gedeputeerde staten, Raad van State en de besturen van andere gemeenten.

Artikel 6

Het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester hebben te allen tijde de bevoegdheid om omtrent het (onder)mandaat nadere instructies te geven.

Artikel 7

Ingeval van uitoefening van (onder)mandaat luidt de ondertekening van uitgaande stukken als volgt:

Namens

MANDANS (bijvoorbeeld BURGEMEESTER EN WETHOUDERS of DE BURGEMEESTER),

naam functionaris

functiebenaming

Artikel 8

Dit mandaatstatuut, alsmede de daarbij behorende mandaatlijsten, treedt in werking op de dag na bekendmaking, onder intrekking van de tot op dat moment geldende regeling mandatering en machtiging.

Artikel 9

Dit besluit kan worden aangehaald als "Mandaatstatuut".

Alphen-Chaam, 28 januari 2014

BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN ALPHEN-CHAAM

Mandaatregeling 2014zw.pdf (versie geldig sinds: 13-02-2014; PDF-bestand; grootte: 576.06 kB)