Instructie voor de Griffier

Artikel 1 Algemene ondersteuning

• 1.

  De griffier draagt zorg voor een doelmatige ondersteuning en advisering van de leden van de raad.

• 2.

  De griffier draagt er desgevraagd of uit eigen beweging zorg voor dat de leden van de raad via de in de gemeente gebruikelijke kanalen de informatie krijgen die zij nodig hebben voor de uitoefening van het raadslidmaatschap.

• 3.

  De griffier draagt er, zo nodig in samenwerking met de gemeentesecretaris, zorg voor dat de leden van de raad desgevraagd bijstand krijgen bij het formuleren van moties, amendementen, initiatiefvoorstellen, interpellaties, het stellen van (schriftelijke) vragen en dergelijke.

• 4.

  De griffier voert de werkzaamheden uit die hem worden opgedragen in de overige gemeentelijke verordeningen.

 

Artikel 2 Agendering

• 1.

  De griffier ondersteunt het presidium/fractievoorzittersoverleg bij het vaststellen van de (voorlopige) agenda van de raadsvergaderingen en de commissievergaderingen.

• 2.

  De griffier draagt zorg voor een jaarplanning van de raadsvergaderingen en de commissievergaderingen.

 

Artikel 3 Bijstand raadsvoorzitter en overige voorzitters

• 1.

  De griffier ondersteunt de voorzitter van de raad bij een goede voorbereiding en een goed verloop van vergaderingen.

• 2.

  De griffier ondersteunt de voorzitters van het presidium/fractievoorzittersoverleg en de commissievergaderingen bij een goede voorbereiding en een goed verloop van vergaderingen.

 

Artikel 4 Secretariaat en verslaglegging

• 1.

  De griffier draagt zorg voor het tijdig ter beschikking stellen van de voorlopige agenda’s, besluitenlijsten en overige stukken aan raadsleden voor vergaderingen die onder verantwoordelijkheid van het presidium/fractievoorzittersoverleg worden belegd.

• 2.

  De griffier draagt zorg voor het opstellen van een verslaglegging van de raadsvergaderingen.

• 3.

  De griffier registreert de toezeggingen die door het college van B & W gedaan worden in de vergaderingen van de raad en ziet er op toe dat het college in de bestuursrapportages over de afdoening van de toezeggingen rapporteert aan de raad.

• 4.

  De griffier is secretaris van het presidium/fractievoorzittersoverleg.

• 5.

  De griffier draagt zorg voor het opstellen van een besluitenlijst bij commissievergaderingen en verslagen van het presidium/fractievoorzittersoverleg.

 

Artikel 5 Communicatie van en voor de raad

• 1.

  De griffier is verantwoordelijk voor de externe communicatie van de raad. De gemeentesecretaris draagt zorg voor de noodzakelijke ondersteuning voor de griffier vanuit de ambtelijke organisatie bij de uitvoering van dit artikel.

• 2.

  De griffier draagt zorg voor het verstrekken van informatie aan inwoners van de gemeente Alphen-Chaam inzake de werkwijze van de raad en de mogelijkheden om contact te leggen met de raad.

• 3.

  De griffier verleent ondersteuning aan inwoners en instellingen die gebruik willen maken van de mogelijkheden tot burgerparticipatie ten aanzien van de raad.

  

Artikel 6 Afstemming

• 1.

  De griffier voert periodiek overleg met de burgemeester en de gemeentesecretaris.

• 2.

  De griffier voert periodiek overleg met de voorzitters van de raadscommissies.

• 3.

  De griffier onderhoudt contacten met de (voorzitters van) de Auditcommissie en de rekenkamercommissie en overige door de raad ingestelde commissies.

 

Artikel 7 Bevoegd gezag

De raad is het bevoegd gezag over de griffier en zijn medewerkers en bepaalt zelf op welke wijze de griffier verantwoording aan hem aflegt. Nadere regels hierover worden gesteld in de verordening op de werkgeverscommissie Griffier.

De griffier kan een of meer van zijn taken laten uitvoeren door personeel dat werkzaam is op de griffie. De griffier is verantwoordelijk voor alle door of namens hem verrichtte werkzaamheden.

 

Artikel 8 Vervanging griffier

De griffier draagt er zorg voor dat tijdens zijn verlof of afwezigheid vanwege andere redenen zijn vervanging adequaat geregeld is. Hierin wordt voorzien door het aanwijzen door de raad van een plaatsvervangend griffier.

 

Artikel 9 Overig

In alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de griffier voor zover nodig overleg met de werkgeverscommissie en de voorzitter van de raad. Indien noodzakelijk wordt over de uitslag van het overleg informatie verstrekt aan het presidium/fractievoorzittersoverleg.

Deze gewijzigde instructie treedt in werking op de dag na bekendmaking.

De Instructie voor de griffier, vastgesteld bij besluit van de raad van de gemeente Alphen-Chaam van 20 november 2003 vervalt.

 

Besloten door de raad van Alphen-Chaam in in de openbare raadsvergadering van 18 april 2019.

        

, voorzitter

       

, griffier

 

Toelichting op de Instructie voor de Griffier

Algemeen

Artikel 107a Gemeentewet schrijft voor dat de raad in een instructie nadere regels stelt over de taak en de bevoegdheden van de griffier.

Bij het opstellen van deze instructie is gebruik gemaakt van de modelverordening van de VNG en van instructies van enkele andere gemeenten, zonder deze overigens te kopiëren.

 

Artikel 1 Algemene ondersteuning

In dit artikel wordt de griffier gepositioneerd als de eerste adviseur van de gemeenteraad. Het gaat dus niet alleen om secretariële ondersteuning, maar ook om inhoudelijke ondersteuning zoals bedoeld in lid 3. In lid 2 wordt geregeld dat de griffier een belangrijke rol speelt in de informatievoorziening naar de raad toe. De griffier kan hierbij ten behoeve van de raad optreden als intermediair tussen de raad enerzijds en het college en de burgemeester anderzijds. In diverse andere verordeningen worden taken aan de griffier toebedeeld. In lid 4 wordt daar kortheidshalve naar verwezen. Hierbij kan gedacht worden aan bepalingen uit onder andere het Reglement van Orde voor de raad, de verordening op de raadscommissies , de verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning en de verordening op de werkgeverscommissie.

 

Artikel 2 Agendering

In artikel 19 Gemeentewet wordt nog steeds gesproken over de burgemeester die de oproeping voor de raad verzendt. In de meeste gemeenten wordt inmiddels gewerkt met een commissie die zich bezig houdt met de agendering voor de bijeenkomsten van de raad. In Alphen-Chaam is dat het presidium/fractievoorzittersoverleg (voorheen seniorenconvent). Het is vanzelfsprekend dat de griffier het presidium/fractievoorzittersoverleg ondersteunt.

 

Artikel 3 Bijstand raadsvoorzitter en overige voorzitters

Artikel 107 b Gemeentewet schrijft voor dat de griffier in de vergaderingen van de raad aanwezig is. De griffier of een van zijn vervangers treedt daarnaast ook op tijdens andere vergaderingen als ambtelijk ondersteuner van de voorzitter. Hierbij kan onder andere worden gedacht aan het optreden als griffier bij commissievergaderingen. In Alphen-Chaam zijn op dit moment geen adviescommissies ingesteld. Niettemin is het goed om daar op voorbereid te zijn.

 

Artikel 4 Secretariaat en verslaglegging

De griffier voert het secretariaat voor de door de raad ingestelde commissies en is verantwoordelijk voor de verslaglegging. De griffier draagt zorg voor het opstellen van een toezeggingenlijst (de actielijst). Het gaat hierbij om toezeggingen die tijdens een raadsvergadering door het college aan de raad worden gedaan.

 

Artikel 5 Communicatie van en voor de raad

De raad vertegenwoordigt alle inwoners van de gemeente. Het is van belang dat inwoners ook worden geïnformeerd omtrent hetgeen zich in en rondom de raad afspeelt. De griffier draagt hier zorg voor, bijvoorbeeld door het publiceren van raadsagenda’s, raadsvoorstellen en besluitenlijsten op internet e.d. Communicatie door de griffier vindt altijd plaats namens de gehele raad. Burgers en instellingen kunnen op hun beurt ook interesse tonen in de raad. De griffier verstrekt informatie over de werkwijze van de raad en de mogelijkheden tot burgerparticipatie.

Omdat in onze gemeente de griffie beperkt is in omvang, is het vanzelfsprekend dat de ambtelijke ABG organisatie ondersteuning biedt aan de griffier voor de raadscommunicatie. De gemeenteraad heeft geen directe bevoegdheden ten aanzien van de ABG organisatie. Vandaar dat de gemeenteraad (via het college) de secretaris opdracht geeft zorg te dragen voor adequate ondersteuning.

  

Artikel 6 Afstemming

De griffier ondersteunt de gemeenteraad onder meer door afstemmingsoverleggen te voeren met de burgemeester en de gemeentesecretaris. Met de voorzitters van de (eventueel nog in te stellen) raadscommissies en de (voorzitters van) de Auditcommissie en de rekenkamercommissie onderhoudt de griffier ook contacten.

 

Artikel 7 Bevoegd gezag

De Gemeentewet bepaalt in artikel 107 dat de raad de griffier benoemt, schorst en ontslaat. Ten aanzien van het personeel op de griffie is in artikel 107e lid 2 bepaald dat de raad bevoegd is de op de griffie werkzame ambtenaren te benoemen en te ontslaan. De gemeenteraad is dus het bevoegd gezag, maar kan deze bevoegdheid in mandaat overdragen aan de werkgeverscommissie of de griffier. In de verordening op de werkgeverscommissie Griffier is ook een mandaatregeling voor de griffier opgenomen. De personeelsleden van de griffie leggen aldus verantwoording af aan de griffier en de griffier aan de werkgeverscommissie.

 

Artikel 8 Afwezigheid griffier

In artikel 72 bepaalt de Gemeentewet dat als de burgemeester langer dan zes weken afwezig is, hij hiervoor toestemming nodig heeft van de Commissaris van de Koning. Gelet op de positie die de griffier vervult is het van belang een soortgelijke regeling te treffen en te voorzien in informatieverstrekking aan de werkgeverscommissie Griffier en de burgemeester als voorzitter van de raad.

 

Artikel 9 Overig

In dit artikel wordt geregeld op welke wijze om dient te worden gegaan met onvoorziene situaties. In de regel vindt overleg plaats met de werkgeverscommissie en de burgemeester als voorzitter van de raad. Zo nodig worden de fractievoorzitters en/of de agendacommissie vervolgens geïnformeerd.