Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Altena houdende regels omtrent de gemeentesecretaris Instructie voor de gemeentesecretaris van Altena 2019

1. De secretaris draagt –onverminderd de verantwoordelijkheid van de burgemeester- zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van het college van burgemeester en wethouders en zijn leden. Hij/zij draagt er zorg voor, dat de leden van het college over de informatie kunnen beschikken die zij behoeven om hun functie goed te kunnen uitoefenen.

2. De secretaris draagt zorg voor een gedegen en tijdige advisering door de ambtelijke organisatie aan het college. Zo nodig adviseert de secretaris persoonlijk het college ten behoeve van de door het college te nemen besluiten.

3. De secretaris is verantwoordelijk voor een snel en adequaat verloop van voor het proces van besluitvorming noodzakelijke procedures en bevordert een voortvarende uitvoering van de besluiten van het college.

4. De secretaris draagt er zorg voor dat door het college genomen besluiten worden vastgelegd in een besluitenlijst en dat op de besluitenlijst wordt weergegeven welke collegeleden aanwezig waren bij de vergadering.

1. De secretaris staat de burgemeester zowel in diens hoedanigheid van bestuurlijk coördinator als van bestuursorgaan ter zijde.

2. De secretaris bevordert hiertoe samen met de burgemeester een goede afstemming tussen de bestuursorganen enerzijds en de ambtelijke organisatie anderzijds.

3. Voorts ondersteunt de secretaris de burgemeester bij de bewaking van het functioneren van het college als collegiaal bestuursorgaan.

1. De secretaris staat als algemeen directeur aan het hoofd van de ambtelijke organisatie.

2. Ter bewaking van de eenheid in de uitoefening van de aan de ambtelijke organisatie opgedragen taken voeren de secretaris en de directeuren regelmatig overleg. De secretaris is voorzitter van dit overleg.

1. Onverminderd de gezamenlijke verantwoordelijkheid van de directie, heeft de secretaris in zijn/haar hoedanigheid van algemeen directeur de eindverantwoordelijkheid voor:

• a.

  een voldoende kwaliteit van de ambtelijke advisering en ondersteuning van de bestuursorganen;

• b.

  het tijdig en voldoende voorzien van de bestuursorganen van de nodige ambtelijke adviezen en ondersteuning;

• c.

  de samenhang alsmede een voldoende gecoördineerd en geïntegreerd handelen van de verschillende organisatieonderdelen;

• d.

  de kwaliteit van het management en de organisatie van het ambtelijk apparaat.

2. De secretaris bevordert, onverminderd de verantwoordelijkheden van de directeuren en de teammanagers, een goede samenwerking en samenhang tussen de teams.

3. De voorzitter van het college en/of de portefeuillehouder P&O houdt namens het college evaluatiegesprekken met de secretaris.

1. De secretaris draagt er zorg voor dat de betrokken medewerkers tijdig op de hoogte worden gesteld van alle door de gemeenteraad, het college en de burgemeester genomen besluiten waaraan (financiële) consequenties voor de teams zijn verbonden.

2. De secretaris informeert de burgemeester tijdig over relevante bestuurlijke en ambtelijke onderwerpen en voert daartoe regelmatig overleg met de burgemeester.

1. Indien de secretaris verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij/zij daarvan tijdig mededeling aan het college.

2. De secretaris draagt er zorg voor dat tijdens zijn verlof of afwezigheid om andere redenen, zijn vervanging adequaat is geregeld.

1. In alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de gemeentesecretaris voor zoveel nodig met de burgemeester overleg.

2. Deze instructie treedt in werking op de dag van de vaststelling.

3. Deze instructie wordt aangehaald als: Instructie voor de gemeentesecretaris van Altena 2019.