Richtlijnen aanbesteding

Artikel 1

1. Inleiding.

In september 1996 is een gemeentelijke richtlijn vastgesteld voor aanbestedingen. Gelet op de opgedane ervaringen met deze richtlijn en in de wetenschap dat bepaalde gedachten, getallen en dergelijke in deze richtlijn enigszins gedateerd zijn stellen wij voor om een nieuwe richtlijn te hanteren binnen onze gemeente.

Als raad van de gemeente Ameland achten wij het van belang om op een heldere en inzichtelijke wijze met deze problematiek om te gaan. Dit geldt des te meer omdat het college van burgemeester en wethouders binnen de vastgestelde contouren redelijk zelfstandig tot bepaalde beslissingen moet kunnen komen, een en ander conform het dualistische gedachtegoed.

In deze richtlijn wordt niet ingegaan op Europese richtlijnen, voorgeschreven aanbestedingsreglementen, wettelijk voorgeschreven administratieve voorwaarden of iets dergelijks. Wij gaan er van uit dat het college met deze zaken op een juiste wijze rekening houdt, op de voorgeschreven momenten.

Ook de vraag in hoeverre er financiële ruimte is voor het aanschaffen van zaken, of in hoeverre kredieten formeel beschikbaar zijn gesteld, is hier niet aan de orde. Dit heeft te maken met afspraken die in het kader van een budgetteringssysteem dienen te worden gemaakt.

In deze richtlijn wordt de volgende driedeling gehanteerd:

• Aanschaf goederen;• Inhuren diensten;• Aanbesteding werken.

De gehanteerde bedragen die in de navolgende hoofdstukken zijn genoemd, zijn alle ramingen, exclusief eventueel verschuldigde BTW en plankosten.

2. Aanschaf goederen.

Goederen is een zeer veelomvattend begrip, variërend van doosjes paperclips, papier, pakken koffie, computers en werkkleding tot machines en installaties, kopieerapparaten en vrachtauto’s. Voor sommige zaken wordt gebruik gemaakt van huisleveranciers, andere worden van verschillende en wisselende leveranciers betrokken.

In algemene zin spreekt onze raad de wens uit om waar mogelijk eilander bedrijven in te schakelen als leverancier van goederen. Een feitelijke constatering is echter dat sommige goederen niet of lastig op Ameland gekocht kunnen worden; daarnaast geldt dat er in sommige gevallen inkooprelaties zijn met een collectief karakter, zoals via het CIB (Centraal Inkoopbureau van de VNG), waardoor de keuze voor een Amelander bedrijf tot een aanmerkelijk prijsnadeel zou leiden. In die gevallen achten wij het acceptabel dat bij niet-eilander bedrijven wordt ingekocht. Nadrukkelijk stellen wij hierbij als voorwaarde dat het college altijd helder kan motiveren (verantwoording afleggen) waarom tot een bepaalde keuze is gekomen.

Als concrete richtlijnen voor het aanschaffen van goederen geldt het volgende.

Goederen onder de € 10.000:• wanneer dat zinvol, of noodzakelijk wordt geacht worden meerdere offertes opgevraagd; de afweging hiervoor wordt gemaakt door de afdeling, in overleg met de portefeuillehouder;• een besluit tot aanschaf wordt genomen door het college, op advies van de afdeling;• bij de aanschaf van goederen onder de € 1.000 wordt het besluit tot aanschaf genomen door het afdelingshoofd (*), in overleg met de portefeuillehouder.

(*): Voor afdelingshoofd kan op VROM/Werken ook worden gelezen sectiehoofd; een en ander is afhankelijk van de intern gekozen werkwijze.

Goederen vanaf € 10.000:• er worden meerdere offertes opgevraagd;• de keuze voor bedrijven waar offerte wordt gevraagd vindt plaats op een afdeling, in overleg met de portefeuillehouder;• een besluit tot aanschaf wordt genomen door het college, op advies van de afdeling.

In bijlage 1 is een en ander nog eens schematisch aangegeven.

3. Inhuren diensten.

Evenals voor goederen, geldt dat door de gemeente Ameland een breed scala aan diensten wordt ingehuurd. Het gaat hierbij om advieswerk op allerlei gebied, diensten van architecten, tekenbureau’s, ingenieursbureau’s, allerlei onderhoudswerk aan apparatuur, accountantsdiensten, servicecontracten, etc. Het merendeel aan diensten wordt ingehuurd van gespecialiseerde bedrijven aan de vaste wal.

Meer nog dan bij de aanschaf van goederen geldt hier dat een keuze voor Amelander bedrijven vaak lastig, of niet mogelijk is. Wij achten het dan ook acceptabel dat bij niet-eilander bedrijven wordt ingekocht; uiteraard geldt hierbij dezelfde voorwaarde, als gesteld bij de inkoop van goederen (heldere motivatie).

In afwijking van ‘goederen’ geldt bovendien dat er vaak in de loop der tijd een relatie met een bedrijf wordt opgebouwd. De keuze om met een bedrijf opnieuw in zee te gaan is vaak niet zo zeer gebaseerd op een prijstechnische afweging, maar op (wederzijdse) ervaringen over kwaliteit, niveau dienstverlening en dergelijke. Op grond hiervan ligt het niet voor de hand om vergelijkbare diensten nu eens hier, dan weer daar in te huren. Wij achten het dan ook verdedigbaar dat voor een langere termijn, en in meerdere gevallen, bij een zelfde bedrijf diensten worden ingehuurd. Ook hier geldt als voorwaarde dat keuzes transparant dienen te zijn. Bovendien geldt als eis dat relaties periodiek worden heroverwogen; om partijen ‘scherp’ te houden dient in dat kader tevens vergelijkend warenonderzoek te worden uitgevoerd.

Als richtlijnen voor het inhuren van diensten geldt het volgende.

Diensten onder de € 10.000:• wanneer dat zinvol, of noodzakelijk wordt geacht worden meerdere offertes opgevraagd; de afweging hiervoor wordt gemaakt door de afdeling, in overleg met de portefeuillehouder;• en besluit tot aanschaf wordt genomen door het college, op advies van de afdeling;• bij dienstverlening tot een bedrag onder de € 1.000 wordt het besluit tot inhuren genomen door het afdelingshoofd, in overleg met de portefeuillehouder.

Diensten vanaf € 10.000:• er worden meerdere offertes opgevraagd, tenzij er een goede motivering is om slechts bij één leverancier een prijs te vragen;• de keuze voor bedrijven waar offerte wordt gevraagd vindt plaats op een afdeling, in overleg met de portefeuillehouder;• een besluit tot het inhuren van een dienst wordt genomen door het college, op advies van de afdeling.

In bijlage 2 is een en ander nog eens schematisch aangegeven.

4. Aanbesteding werken.

Voor ‘Werken’ wordt de volgende onderverdeling gekozen:

. Bouwkundige werken. Technische installaties. Civiele werken

Bouwkundige werken betreft nieuwbouw, restauratie, onderhoud gebouwen, inclusief schilderwerk en dergelijke.

Bij technische installaties gaat het om zaken die vaak in samenhang met bouwkundige werken worden uitgevoerd; te denken valt aan bijvoorbeeld elektrotechnische- en centrale verwarmingsinstallaties.

Civiele werken betreft rioleringswerken, aanleg wegen, en dergelijke, inclusief het bijbehorende onderhoud.

Voor al deze werken geldt dat er meestal Amelander bedrijven zijn die de werken kunnen uitvoeren. Deze bedrijven dienen dan ook altijd in offertetrajecten betrokken te worden.Slechts bij specialistisch werk, zoals bijvoorbeeld asfaltwerkzaamheden, wordt alleen aan niet-eilander bedrijven offerte gevraagd. Amelander bedrijven kunnen in dergelijke gevallen hun diensten aanbieden aan het gespecialiseerde bedrijf (bijvoorbeeld grondwerk).De voorwaarde van transparante besluitvorming geldt ook hier nadrukkelijk.

Als richtlijn voor het aanbesteden van werken geldt het volgende.

Bouwkundige werken

Bouwkundige werken onder de € 25.000:• er wordt één Amelander bedrijf uitgenodigd; aan de hand van een tekening met een beperkte technische omschrijving wordt een prijs gevraagd;• de keuze voor het bedrijf vindt plaats op de afdeling, in overleg met de portefeuillehouder; in het algemeen wordt het bedrijf uitgenodigd dat ervaring heeft met/op het betreffende werk (via bijvoorbeeld onderhoud);• een besluit tot het laten uitvoeren van een werk wordt genomen door het college, op advies van de afdeling.

Bouwkundige werken vanaf € 25.000:• er wordt door de afdeling een tekening met bestek gemaakt (eventueel door derden opgesteld);• alle eilander aannemers worden uitgenodigd om op het werk in te schrijven; naast een prijs, dient een bedrijf expliciet aan te geven of het werk in de aangegeven periode uitgevoerd kan worden;• een besluit tot het laten uitvoeren van een werk wordt genomen door het college, op advies van de afdeling;• Bij werken boven de € 150.000 wordt minimaal één aannemer van buiten Ameland uitgenodigd;• De keuze voor de aannemer van de vaste wal vindt plaats op de afdeling, in overleg met de portefeuillehouder.

Technische installaties

Technische installaties onder de € 10.000:• er wordt één Amelander bedrijf uitgenodigd; aan de hand van een tekening met een beperkte technische omschrijving wordt een prijs gevraagd;• de keuze voor het bedrijf vindt plaats op de afdeling, in overleg met de portefeuillehouder; in het algemeen wordt het bedrijf uitgenodigd dat ervaring heeft met/op het betreffende werk (via bijvoorbeeld onderhoud);• een besluit tot het laten uitvoeren van een werk wordt genomen door het college, op advies van de afdeling.

Technische installaties vanaf € 10.000:• er wordt door de afdeling een tekening met bestek gemaakt (eventueel door derden opgesteld); • alle eilander installatiebedrijven worden uitgenodigd om op het werk in te schrijven; naast een prijs, dient een bedrijf expliciet aan te geven of het werk in de aangegeven periode uitgevoerd kan worden;• een besluit tot het laten uitvoeren van een werk wordt genomen door het college, op advies van de afdeling;• Bij werken boven de € 60.000 wordt minimaal één installatiebedrijf van buiten Ameland uitgenodigd;• De keuze voor het bedrijf van de vaste wal vindt plaats op de afdeling, in overleg met de portefeuillehouder.Civieltechnische werken

Civieltechnische werken onder de € 25.000:• er wordt één Amelander bedrijf uitgenodigd; aan de hand van een tekening met een beperkte technische omschrijving wordt een prijs gevraagd;• de keuze voor het bedrijf vindt plaats op de afdeling, in overleg met de portefeuillehouder; in het algemeen wordt het bedrijf uitgenodigd dat ervaring heeft met/op het betreffende werk (via bijvoorbeeld onderhoud);• een besluit tot het laten uitvoeren van een werk wordt genomen door het college, op advies van de afdeling.

Civieltechnische werken vanaf € 25.000:• er wordt door de afdeling een tekening met bestek gemaakt (eventueel door derden opgesteld).• alle eilander bedrijven worden uitgenodigd om op het werk in te schrijven; naast een prijs, dient een bedrijf expliciet aan te geven of het werk in de aangegeven periode uitgevoerd kan worden;• een besluit tot het laten uitvoeren van een werk wordt genomen door het college, op advies van de afdeling;• Bij werken boven de € 150.000 wordt minimaal één bedrijf van buiten Ameland uitgenodigd;• De keuze voor het bedrijf van de vaste wal vindt plaats op de afdeling, in overleg met de portefeuillehouder.

In bijlage 3 is een en ander nog eens schematisch aangegeven.

5. Afsluiting.

Het voorgaande dient voor het college leidend te zijn.

Naast hetgeen nieuw wordt besteld, ingehuurd of gegund, zijn er ook nogal wat ‘lopende’ afspraken, waar soms nooit iets in een contract of iets dergelijks is vastgelegd. Als raad achten wij het van belang dat ook in die situaties met een zekere regelmaat kritisch wordt nagedacht over de gang van zaken; eventuele alternatieve mogelijkheden dienen ook hier nadrukkelijk in ogenschouw te worden genomen.