Verordening op de ambtelijke bijstand 2003

Geldend van 07-03-2003 t/m heden

Intitulé

Verordening op de ambtelijke bijstand 2003

De Raad van de gemeente Ameland;

Gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 11-2-03;

Gelet op het advies van het presidium d.d. 17-2-03;

Gelet op artikel 33, derde lid van de Gemeentewet;

B E S L U I T:

I. In te trekken de “verordening ambtelijke bijstand”, vastgesteld in de vergadering van 9 september 1996, RB 12-9-96;II. Vast te stellen de volgende verordening:

“Verordening op de ambtelijke bijstand 2003”

Paragraaf 1 Ambtelijke bijstand

Artikel 1

  • 1 Een raadslid wendt zich tot de griffier met een verzoek om: a. feitelijke informatie van geringe omvang; b. inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn;c. bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere bijstand.

  • 2 De informatie bedoeld in het eerste lid, onderdeel a of b, wordt door de griffier, of op verzoek van de griffier door een ambtenaar gegeven.

  • 3 Indien de ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie bedoeld onder het eerste lid, onderdeel a of b, stelt hij de secretaris daarvan in kennis. De secretaris beslist.

  • 4 De bijstand, bedoeld in het eerste lid, onderdeel c, wordt verleend door de griffier. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier kan worden verleend kan de griffier de secretaris verzoeken, één of meer ambtenaren aan te wijzen, die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.

Artikel 2

  • 1 Een ambtenaar verleent op verzoek van de griffier of de secretaris ambtelijke bijstand tenzij: a. het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad; b. dit het belang van de gemeente kan schaden;

  • 2 De secretaris beoordeelt of ambtelijke bijstand op grond van het eerste lid geweigerd wordt.

  • 3 Indien de bijstand op grond van het eerste lid wordt geweigerd deelt de secretaris dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid dat het verzoek heeft ingediend.

Artikel 3

  • 1 Indien het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de secretaris wordt geweigerd kan de griffier of het betrokken raadslid het verzoek voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over het verzoek.

Artikel 4

  • 1 Indien een raadslid niet tevreden is over door een ambtenaar verleende bijstand, doet hij of de griffier hiervan mededeling aan de secretaris.

  • 2 Indien overleg met de secretaris niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing leggen zij de zaak voor aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over de zaak.

Artikel 5

  • 1 Een raadslid kan aangeven dat een verzoek om ambtelijk bijstand of de inhoud van het gegeven advies geheim wordt gehouden.

  • 2 Indien het college of leden van het college informatie wensen over een verzoek om ambtelijke bijstand of de inhoud van het gegeven advies wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken raadslid.

Paragraaf 2 Fractieondersteuning

Artikel 6

  • 1 De fracties, zoals bedoeld in artikel 7 van het reglement van orde van de raad, ontvangen jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie.

  • 2 De hoogte van het hiervoor beschikbare budget voor fractieondersteuning wordt jaarlijks vastgesteld in de gemeentebegroting.

  • 3 De bijdrage aan de fracties bestaat uit een bedrag per fractie, in totaal zijnde een derde deel van het beschikbare budget, en een bedrag per raadslid, in totaal zijnde twee derde van het beschikbare budget.

Artikel 7

  • 1 Fracties besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken.

  • 2 De bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van: a. uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen; b. betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie; c. giften; d. uitgaven welke dienen bestreden te worden uit vergoedingen die de leden ingevolge het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden toekomen; e. opleidingen voor raads- en commissieleden.

Artikel 8

  • 1 De bijdrage voor fractieondersteuning wordt, voor 31 januari van een kalenderjaar, als voorschot op dat kalenderjaar verstrekt.

  • 2 In een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden wordt het voorschot verstrekt voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt wordt het voorschot verstrekt voor de overige maanden van dat jaar.

  • 3 Het voorschot wordt verrekend met teveel ontvangen voorschotten in jaren waarvoor de raad de bedragen heeft vastgesteld bedoeld in artikel 6.

Artikel 9

  • 1 Indien het zeteltal van een fractie ten gevolge van verkiezingen verandert, wijzigt de bijdrage a. bij vermindering van het zeteltal: op de eerste dag van de maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt. b. bij vermeerdering van het zeteltal: op de eerste dag van de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt.

  • 2 Bij splitsing van een fractie wordt de op grond van artikel 8, tweede lid, vastgestelde bijdrage voor de oorspronkelijke fractie verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden.

  • 3 Bij splitsing van een fractie wordt het aan de oorspronkelijke fractie verstrekte voorschot verrekend overeenkomstig de verdeling die volgt uit het tweede lid.

Artikel 10

  • 1 Het niet bestede bedrag mag niet worden meegenomen naar het volgende jaar.

Artikel 11

  • 1 Elke fractie legt, binnen drie maanden na het einde van een kalenderjaar, aan de raad verantwoording af over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning onder overlegging van een verslag.

  • 2 Controle van het verslag vindt plaats door de accountant, belast met de controle van de jaarrekening. De accountant breng advies uit aan de raad.

  • 3 De raad stelt na ontvangst van het advies van de accountant de bedragen vast van: a. de uitgaven van een fractie die in het vorige kalenderjaar uit de bijdrage bekostigd zijn; b. de verrekening tussen de in onderdeel a. genoemde uitgaven en het ontvangen voorschot en, voor zover nodig, de hoogte van de terugvordering van ontvangen voorschotten.

Paragraaf 3 Slotbepaling

Artikel 12

Deze verordening treedt in werking met ingang van 7 maart 2003.

Ondertekening

Besloten in de openbare vergadering van de Raad van de gemeente Ameland d.d. 24 februari 2003.

1 Toelichting

AlgemeenDeze verordening geeft uitvoering aan artikel 33 van de Gemeentewet. Dit artikel is door de Wet dualisering gemeentebestuur ingrijpend gewijzigd. Het legt expliciet vast dat de raad en individuele raadsleden een recht op ambtelijke bijstand hebben. Voor politieke groeperingen bestaat daarnaast een recht op fractieondersteuning. De uitwerking van deze rechten moet bij verordening worden geregeld.

Het meest opvallend is de centrale rol van de griffier. De griffier is eerste aanspreekpunt en vervult de rol van schakel tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie.De burgemeester vervult ook een nieuwe rol in het proces. Indien er een conflictsituatie ontstaat of dreigt te ontstaan, zal de burgemeester een bemiddelende en uiteindelijk beslissende rol kunnen spelen. Gezien de nieuwe dualistische verhoudingen ligt het voor de hand dat er ook op het punt van de ambtelijke bijstand duidelijkere scheidslijnen worden getrokken tussen werkzaamheden voor de raad en voor het college. Dat komt tot uitdrukking in het feit dat een raadslid kan aangeven dat een verzoek om ambtelijke bijstand en de inhoud van de verleende bijstand geheim moet worden gehouden. De ambtenaar mag niet onder druk komen te staan doordat hij werkzaamheden voor de raad verricht. Daarom zal een collegelid dat toch informatie wenst over het verzoek om ambtelijke bijstand wenst, zich moeten wenden tot het betrokken raadslid en niet tot de behandelend ambtenaar.

Dat de raad nu beschikt over een griffier betekent niet dat er geen behoefte meer zou zijn aan ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie. De griffie is, in vergelijking met de reguliere organisatie zeer beperkt in omvang. Voor specialistische hulp op het gebied van het maken van amendementen, moties en regelingen zal een beroep op de organisatie dan ook nodig blijven. Dit geldt ook voor specifieke informatie die alleen bij de reguliere ambtelijke organisatie beschikbaar is. De wetgever heeft dat onderkend en het recht op deze vorm van ambtelijke ondersteuning expliciet vastgelegd. Deze verordening vormt de uitwerking van dit recht.De nieuwe formulering van artikel 33 van de Gemeentewet laat buiten twijfel dat individuele raadsleden, dus ook die behorend tot een minderheid in de raad, recht hebben op ambtelijke bijstand. Op deze verordening kan dus door alle raadsleden een beroep worden gedaan.

NB. Ook in de “instructie voor de griffier” zijn bepalingen opgenomen over het verlenen van ambtelijke bijstand aan onder andere leden van de gemeenteraad. Uiteraard is afstemming tussen de beide regelingen noodzakelijk

Artikelgewijze toelichting

Artikel 1De verordening is niet bedoeld om formele barrières op te werpen die het verlenen van bijstand aan raadsleden juist bemoeilijkt. Indien het gaat om het verzoek om informatie van feitelijke aard, dan wel inzage in of afschrift van openbare documenten, kan een raadslid contact opnemen met de griffier die het verzoek kan neerleggen bij een ambtenaar uit de reguliere ambtelijke organisatie. Het begrip document wordt hier overigens gebruikt in de betekenis die het in de Wet openbaarheid bestuur heeft. Met openbaar wordt bedoeld openbaar in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur. Voor niet openbare documenten wordt een regeling gegeven in de artikel 25, 55 en 86 van de Gemeentewet. Deze rechten zijn veelal uitgewerkt in het reglement van orde voor de raad, het reglement van orde voor het college en de verordening op de raadscommissies.

Er is voor gekozen de griffier te noemen als centrale functionaris. Het bestaan van het instituut griffie en de ontvlechting van de posities van de raad en het college, die bij de dualisering zijn beslag heeft gekregen, leidt ertoe dat de ambtelijke organisatie parallel ontvlochten wordt. Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal de secretaris de ambtenaar die de bijstand verleent moeten aanwijzen.

De bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend. Het is niet mogelijk in de verordening hiervoor vaste termijnen op te nemen in verband met de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden voor een verzoek. De griffier ziet er op toe dat er voortgang blijft in het proces.

In de gehele verordening is er voor gekozen een onderscheid aan te brengen tussen ambtenaren en medewerkers van de griffie (nog niet van toepassing voor de gemeente Ameland). Als er over ambtenaren gesproken wordt, worden ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie bedoeld die onder gezag van het college staan en worden dus niet griffiemedewerkers bedoeld. Dit neemt niet weg dat ook medewerkers van de griffie ook ambtenaren in de zin van de Ambtenarenwet zijn.Op grond van het tweede lid is er bij twijfel een rol voor de secretaris weggelegd. Deze zal moeten beslissen of het een verzoek als bedoeld in het eerste lid, onderdeel a en b betreft.

Artikelen 2 en 3Een in artikel 3 genoemde weigeringsbeslissing is in eerste instantie voorbehouden aan de gemeentesecretaris als hoofd van de reguliere ambtelijke organisatie. In artikel 4 is aangegeven dat de uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand is voorbehouden aan de burgemeester. Het ligt in de rede dat hij hierover overleg voert met de secretaris en de griffier (en indien nodig ook het betrokken raadslid). Uiteraard kan de raad via de gebruikelijke weg hierover de burgemeester verzoeken verantwoording af te leggen (artikel 180 Gemeentewet).

Artikel 4Ook indien — naar de mening van het raadslid — op onvoldoende wijze aan zijn of haar verzoek om hulp gehoor wordt gegeven kan de zaak aan een hogere instantie worden voorgelegd: de burgemeester is daar gezien zijn eigenstandige positie in het gemeentelijke bestuur de meest aangewezen instantie voor.Wel dient het betrokken raadslid of de griffier hierover eerst overleg te voeren met de secretaris.

Artikel 5Indien een raadslid om ambtelijke bijstand verzoekt, moet hij ervan uit kunnen gaan dat de ambtenaar bij het verrichten van die werkzaamheden onafhankelijk opereert van het college. Dit is een gevolg van de door de dualisering tot stand gebrachte ontvlechting van posities. De mogelijkheid wordt dan ook geopend dat een raadslid aangeeft dat een verzoek om ambtelijke bijstand en de inhoud van de verleende bijstand geheim wordt gehouden. Om te verzekeren dat een ambtenaar niet door collegeleden onder druk wordt gezet om toch inlichtingen te verschaffen over het verzoek van een raadslid is in het tweede lid bepaald dat collegeleden zich voor informatie direct tot het betrokken raadslid wenden en niet tot de behandelend ambtenaar. Dit biedt bovendien een extra waarborg voor de onafhankelijke behandeling van een verzoek om ambtelijke bijstand.De ambtenaar die ambtelijke bijstand verleent blijft echter wel onderdeel van de reguliere ambtelijke organisatie. Het verlenen van ambtelijke bijstand hoort tot de normale uitoefening van zijn taak. Indien hij dit gedeelte van zijn taak niet goed uitoefent behoudt het college dus de mogelijkheid om de ambtenaar hierop aan te spreken.

Artikel 6Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. De hoogte van het budget voor fractieondersteuning zal jaarlijks in de gemeentebegroting moeten worden opgenomen en dus jaarlijks door de raad worden vastgesteld.

Artikel 7De fracties wordt grotendeels de vrijheid gelaten wat betreft de inhoudelijke besteding van de fractieondersteuning. Minimumvoorwaarde is wel dat de bijdrage besteed wordt aan raadswerkzaamheden. Verder is een aantal doelen genoemd waarvoor de bijdrage niet gebruikt mag worden. Daarmee wordt onder andere voorkomen dat met de bijdrage verkiezingscampagnes worden gefinancierd en dat raadsleden hun eigen vergoeding voor het raadswerk (vastgelegd in het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden, dat zijn grondslag vindt in de artikelen 95 en 96 van de Gemeentewet) aanvullen met de bijdrage voor fractieondersteuning. Opleidingen voor raads- en commissieleden dienen bekostigd te worden uit het daarvoor beschikbare individuele budget en dientengevolge ook niet uit de bijdrage voor fractieondersteuning.Omdat het bij uitstek om politieke ondersteuning gaan kan deze inhoudelijk niet te zeer gedetailleerd geregeld worden. Fractieondersteuning in de vorm van het beschikbaar stellen van gemeenteambtenaren voor de fracties wordt niet wenselijk geacht, aangezien het vaak politiek getinte ondersteuning betreft. Fracties moeten daarom vrij zijn in de keuze van de personen die de fracties eventueel ondersteunen.

Artikel 8De bijdrage wordt als voorschot verstrekt. In een verkiezingsjaar wordt het voorschot in twee gedeelten gesplitst. Het is logisch dat het aangepast wordt aan de nieuwe verhoudingen in de raad. Indien blijkt dat het geld onrechtmatig is besteed kan dit aan het eind van het jaar verrekend worden.

Artikel 9Het spreekt vanzelf dat de bijdrage aangepast zal moeten worden aan veranderde verhoudingen in de raad. De regeling heeft tot gevolg dat fracties die kleiner worden (of geheel verdwijnen) nog over de gehele maand waarin de nieuwe raad voor het eerst vergaderd de bijdrage ontvangen. Voor fracties die groter worden (of nieuwe fracties) gaat de bijdrage per diezelfde maand in. Dat betekent dat de totale bijdrage voor fractieondersteuning in een verkiezingsjaar hoger uitvalt dan in andere jaren. Dit is niet te vermijden.Bij splitsing van een fractie zal het al eerder verstrekte voorschot direct verrekend moeten worden. Als dat niet zou gebeuren zou een deel van de oorspronkelijke fractie over een te groot voorschot beschikken en zou het andere deel juist helemaal geen voorschot krijgen. Na het kalenderjaar zou dan alsnog verrekend moeten worden. Het is billijker de verrekening in deze gevallen direct te laten plaatsvinden.

Artikel 10Dit artikel behoeft geen toelichting.

Artikel 11De controle van het verslag kan door de accountant meegenomen worden met de controle op de jaarrekening. Uit het verslag en de accountantsverklaring kan naar voren komen dat er een verrekening dient plaats te vinden met het verstrekte voorschot. Indien niet verrekend kan worden, bijvoorbeeld omdat een fractie uit de raad verdwijnt zal de raad het ten onrechte uitgekeerde voorschot kunnen terugvorderen.

Artikel 12Dit artikel behoeft geen toelichting.

Rekenvoorbeeld verdeling budget fractieondersteuning

Als uitgangspunt voor de verdeling van het budget voor fractieondersteuning is genomen 1 fte administratieve ondersteuning. De kosten hiervan worden grofweg geraamd op (€ 24.000,--) *(* facultatief genomen / voorbeeld middelgrote gemeente Veendam € 35.000,--)

De verdeelsleutel die hiervoor in de verordening is opgenomen is als volgt:• Een bedrag per fractie, in totaal zijnde een derde deel van het te beschikbare budget.• Een bedrag per raadslid, in totaal zijnde twee derde van het beschikbare budget.

Het (afgeronde) bedrag per fractie is op grond hiervan 1/3 * € 24.000 is € 8.000 : 4 =€ 2.000,-- per fractie.

Het resterende bedrag van € 16.000,-- wordt verdeeld in een bedrag per raadslid (€ 16.000,--:11 raadsleden = € 1.454,55 per raadslid, ofwel afgerond € 1.455,--. De verdeling hiervan geeft het volgende beeld:

Algemeen Belang Ameland: 4 x € 1.455,-- = € 5.820,--Ameland ’82 3 x € 1.455,-- = € 4.365,--P.v.d.A 2 x € 1.455,-- = € 2.910,--CDA: 2 x € 1.455,-- = € 2.910,--Totaal € 16.005,--

Totaalbedragen:De totaalbedragen die aan de fracties ter beschikking worden gesteld zijn:

Algemeen Belang Ameland: € 7.820,--Ameland 82 € 6.365,--PvdA € 4.910,--CDA € 4.910,--Totaal € 24.005,-- 

Aldus besloten in de openbare vergadering van de Raad van de gemeente Ameland, gehouden op .

, voorzitter.

, raadsgriffier.