Reglement van orde 2013 voor vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders

Geldend van 11-07-2013 t/m heden

Collegebesluit

Burgemeester en wethouders van gemeente Amersfoort;

gelet op artikel gelet op artikel 52 van de Gemeentewet;

besluit vast te stellen:

Reglement van Orde 2013 voor de vergaderingen e n andere werkzaamheden van het c ollege van b urgemeester en w ethouders

Artikel 1. Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

  • 1. Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden.

  • 2. Het college regelt de onderlinge vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van een van de wethouders.

  • 3. Het college regelt de vervanging van de burgemeester in geval van diens verhindering of ontstentenis.

  • 4. Een lid van het college dat verhinderd is zijn activiteiten uit te oefenen, geeft daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan de voorzitter.

Artikel 2. Dag en plaats van de vergaderingen

  • 1. Het college vergadert in de regel eenmaal per week op dinsdag en voorts zo dikwijls de voorzitter of een wethouder het nodig acht.

  • 2. Indien een wethouder een extra vergadering nodig acht, verzoekt hij onder opgave van redenen aan de voorzitter deze bijeen te roepen. De secretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproep voor deze vergadering -onder vermelding van te bespreken onderwerpen- die zo mogelijk vierentwintig uren van tevoren op een in de gemeente gebruikelijke wijze aan de leden van het college wordt toegezonden.

  • 3. De vergaderingen worden in de regel in het stadhuis gehouden.

Artikel 3. Vergader- en besluitquorum

  • 1. In de vergadering van het college kan slechts worden beraadslaagd of besloten, indien ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden tegenwoordig is.

  • 2. Indien het vereiste aantal leden niet tegenwoordig is, belegt de voorzitter, onder verwijzing naar dit artikel, opnieuw een vergadering.

  • 3. Op de vergadering, bedoeld in lid 2, is lid 1 niet van toepassing. Het college kan echter over andere aangelegenheden dan die waarvoor de eerdere vergadering was belegd alleen beraadslagen of besluiten, indien ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden tegenwoordig is.

Artikel 4. Verhindering

  • 1. Wanneer een lid verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de secretaris.

  • 2. Wanneer de secretaris verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de voorzitter, en draagt hij zorgt voor vervanging.

Artikel 5. Mandatering en machtiging

  • 1.

    Indien het quorum volgens artikel 3 er niet is én een collegebesluit wegens spoedeisendheid geen uitstel duldt, is een collegelid, dan wel zijn de aanwezige collegeleden, bevoegd in mandaat ter zake een besluit te nemen. Dit besluit dient zoveel mogelijk passend te zijn in het bestaande beleid.

  • 2.

    De burgemeester verleent het desbetreffende collegelid of collegeleden volmacht om de noodzakelijke privaatrechtelijke bevoegdheden uit te oefenen om het besluit te kunnen uitvoeren.

3.In de eerstvolgende vergadering van het college wordt van de uitoefening van het mandaat, machtiging of volmacht mededeling gedaan.

4.In de eerstvolgende vergadering dat het college weer voltallig is worden alle leden in de gelegenheid gesteld hun opvatting te geven over de uitoefening van het mandaat, de machtiging of de volmacht.

Artikel 6. Agenda

  • 1. Voor elke vergadering stelt de secretaris aan de leden van het college digitaal een agenda met bespreekpunten beschikbaar. Dit gebeurt in de regel drie dagen van tevoren. De volledige verzameling vergaderstukken ligt voor de leden ter inzage.

  • 2. Onderwerpen waarover tijdige agendering als bedoeld in lid 1 niet mogelijk is, maar waarvan door de spoedeisendheid geen uitstel mogelijk is, kunnen onder opgave van reden(en) van urgentie uiterlijk zestien uren vóór de vergadering worden aangemeld bij de secretaris.

  • 3. Met toestemming van de voorzitter kan de in lid 2 genoemde termijn worden bekort.

Artikel 7. Rol gemeentesecretaris

  • 1. De secretaris zorgt voor alles wat binnen de hem opgedragen taak nodig is in het belang van een vlot verloop van de vergadering van het college.

  • 2. De secretaris kan, indien hij daartoe door de voorzitter wordt uitgenodigd, aan de beraadslagingen als bedoeld in dit reglement deelnemen.

  • 3. Op de secretaris die op grond van dit artikel is toegelaten deel te nemen aan de beraadslaging, zijn de bepalingen van dit reglement van toepassing.

  • 4. Indien het functioneren van de secretaris het onderwerp is van de beraadslagingen, kan het college de secretaris verzoeken de vergadering te verlaten en treedt in dat geval diens plaatsvervanger op.

Artikel 8. Deelneming derden aan de vergadering

  • 1. Het college kan besluiten ambtelijk medewerkers of derden voor een vergadering uit te nodigen teneinde hun mening ten aanzien van een onderwerp te geven, dan wel een (nadere) toelichting te verschaffen op een agendapunt.

  • 2. Een besluit daartoe wordt op voorstel van de voorzitter of één van de leden van het college genomen.

  • 3. Op degene(n) die op grond van dit artikel is/zijn toegelaten deel te nemen aan de beraadslaging, zijn de bepalingen van dit reglement van toepassing.

Artikel 9. Geheimhouding

  • 1. Met inachtneming van artikel 55 Gemeentewet kan het college geheimhouding opleggen op grond van een belang benoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur omtrent het in een besloten vergadering behandelde en omtrent de inhoud van de stukken die aan het college worden overlegd.

  • 2. Op grond van een belang genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur kan geheimhouding ook worden opgelegd door de burgemeester of een commissie ten aanzien van stukken die zij aan het college overleggen.

  • 3. Bij de oplegging van de geheimhouding wordt zo mogelijk bepaald per wanneer de geheimhouding is opgeheven.

  • 4. Voor de geheime agenda en het verslag en de besluitenlijst over het geheime gedeelte geldt dat altijd geheimhouding ex artikel 55 Gemeentewet is opgelegd, tenzij anders wordt besloten.

Artikel 10. Stemmingen

  • 1. Indien geen van de leden van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.

  • 2. Indien een lid van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij lid 3 wordt toegepast.

  • 3. Indien een lid van het college dat verlangt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen gestemd met gesloten en ongetekende briefjes.

  • 4a. Indien bij een stemming, anders dan over personen voor het doen van benoemingen, voordrachten of aanbevelingen, de stemmen staken, wordt opnieuw gestemd.

  • 4b. Staken de stemmen andermaal over hetzelfde voorstel, dan beslist de stem van de voorzitter.

  • 5a. Indien bij een stemming voor het doen van benoemingen, voordrachten of aanbevelingen, de stemmen staken én de stemming beperkt is tot één persoon, beslist de burgemeester.

  • 5b. Indien in de overige gevallen bij een eerste stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, heeft een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Zijn bij die eerste stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de tweede stemming zal plaatshebben. Indien bij de tussenstemming of bij de tweede stemming de stemmen staken, beslist de burgemeester.

Artikel 11. Besluitvorming en verslag

  • 1. De secretaris draagt zorg voor het bijhouden van een verslag van de collegevergadering.

  • 2. Het verslag bevat ten minste:

    • a.

      de namen van de aanwezige en afwezige leden;

    • b.

      de namen van andere personen die hebben deelgenomen aan de beraadslaging;

    • c.

      een formulering van de door het college genomen besluiten, zijnde de besluitenlijst.

  • 3. Stemverhoudingen worden alleen vermeld als een lid van het college daarom vraagt.

  • 4. Indien een wethouder hiertoe verzoekt, wordt aantekening gemaakt dat hij heeft tegengestemd.

  • 5. Indien de secretaris hiertoe verzoekt, wordt aantekening gemaakt van zijn afwijkend advies.

  • 6. Aan de hand van het verslag wordt een besluitenlijst opgesteld voor toezending aan de leden van de raad. Voor zover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daartegen niet verzetten, draagt de secretaris zorg voor openbaarmaking van de besluitenlijst op de in de gemeente gebruikelijke wijze.

  • 7. Van het behandelde waaromtrent geheimhouding is opgelegd, wordt een afzonderlijk verslag en of besluitenlijst gemaakt. De secretaris ziet toe op een adequate archivering hiervan.

  • 8. Het verslag en de besluitenlijst worden in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

Artikel 12. Openbare vergadering

  • 1. Het college kan besluiten een openbare vergadering te houden.

  • 2. De bepalingen van dit reglement zijn voor zover mogelijk van toepassing op een openbare vergadering.

Artikel 13. Inwerkingtreding en intrekking

  • 1. Dit reglement treedt in werking 1 dag na bekendmaking.

  • 2. Op het moment van inwerkingtreding van dit reglement wordt het Reglement van Orde 1995 ingetrokken.

Artikel 14. Citeertitel

1.Dit reglement kan worden aangehaald als ‘Reglement van orde college van burgemeester en wethouders Amersfoort 2013’.

Vastgesteld in de vergadering van 25 juni 2013

De secretaris, De burgemeester,

Ter voldoening aan het bepaalde in artikel 52 van de Gemeentewet wordt dit Reglement van Orde toegezonden aan de gemeenteraad.

Toelichting op Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders

Algemene toelichting

Ingevolge artikel 52 Gemeentewet stelt het college een Reglement van Orde (RvO) voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden vast. Onder werkzaamheden wordt blijkens de Memorie van Toelichting bij de Gemeentewet onder meer verstaan de bekendmaking van besluiten. Ook bijvoorbeeld de onderlinge vervanging tussen de wethouders behoort daartoe.

Het Modelreglement van orde van de VNG dient als basis voor het RvO, maar wordt niet integraal overgenomen. Er zijn enkele belangrijke toevoegingen en wijzigingen aangebracht die bij de artikelgewijze behandeling worden toegelicht.

Toelichting op artikel 1 (verdeling werkzaamheden)

In het eerste lid van dit artikel wordt een onderwerp geregeld zoals dat aan de orde zal zijn in het zogenaamde constituerende beraad, de eerste vergadering van het college direct na de raadsvergadering waarin wethouders zijn benoemd. Wellicht ten overvloede wordt erop gewezen dat het college als geheel de verantwoordelijkheid draagt voor de uitgeoefende taken, dit ondanks de portefeuilleverdeling en het eventueel gebruikmaken van de in artikel 168 Gemeentewet geboden mogelijkheid tot mandaatverlening aan individuele leden van het college.

Naast de verdeling van de werkzaamheden kan de onderlinge vervanging worden geregeld. Met lid 3 wordt voldaan aan het gestelde in artikel 77 Gemeentewet. Ter wille van de nodige flexibiliteit is gekozen voor een algemene formulering. Lid 4 is een voorwaarde om de vervangingsprocedure in werking te kunnen zetten.

Toelichting op artikel 2 (dag en plaats)

Met lid 1 en lid 3 wordt voldaan aan het gestelde in artikel 53, lid 1, Gemeentewet. Ook hier is weer gekozen voor een algemene flexibele formulering, waardoor de mogelijkheid bestaat in bijzondere gevallen af te wijken.

De Gemeentewet laat zich niet uit over de competentie tot het beleggen van een vergadering. Dit is aan de gemeenten zelf over gelaten. Uit het tweede deel van lid 1 en uit lid 2 in dit RvO volgt dat naast de burgemeester (artikel 53 Gemeentewet), ook één lid van het college ervoor kan zorgen dat een extra vergadering wordt gehouden.

De formulering van het bepaalde in lid 2 houdt overigens niet in dat aan de burgemeester de bevoegdheid zou toekomen een extra vergadering tegen te houden. De imperatieve formulering van lid 1 staat daaraan in de weg. Lid 2 geeft verder de procedure voor een extra vergadering weer. Door niet voor te schrijven in welke vorm de toezending van de oproep moet gebeuren, kunnen de stukken voor de vergadering zo nodig per e-mail verzonden worden.

Toelichting op artikel 3 (quorum)

De tekst van dit artikel komt overeen met artikel 56 Gemeentewet. Dit artikel is niet in het Modelreglement van de VNG opgenomen. Hoewel de bedoeling is alleen het hoogstnodige te regelen in het RvO, is deze tekst voor de volledigheid en overzichtelijkheid toch opgenomen.

Ingevolge de wetsgeschiedenis staat het aan college vrij in het RvO een zwaarder quorumvereiste te stellen. In dit reglement is hiervoor niet gekozen; het in de Gemeentewet ter zake opgenomen stelsel is daarmee onverkort van toepassing.

Bij het niet behalen van het quorum kan geen besluitvorming plaatsvinden. Er moet dan een nieuwe vergadering worden uitgeschreven. De Gemeentewet bepaalt hiervoor geen termijn. Om toch besluiten te kunnen nemen, werd in het verleden in deze situaties de vergadering gesloten en onmiddellijk daarna werd een nieuwe vergadering geopend. Met het oog op de transparantie is in dit reglement gekozen voor het expliciet regelen van de besluitvorming door een minderheid van het college door het gebruik maken van de mogelijkheid tot onderlinge machtiging (zie artikel 5).

Bepalend voor het quorum is het aantal leden van het college dat aanwezig is. Het staat los van de omvang van de aanstelling tot wethouderschap; deeltijdwethouders tellen even zwaar als voltijd-wethouders.

Toelichting op artikel 4 (verhindering)

Dit artikel is naast een vastlegging van de procedure ook van belang om al voorafgaand aan de vergadering te kunnen constateren dat het benodigde quorum voor beraadslaging en besluitvorming niet gehaald wordt. De voorzitter kan dan een nieuwe vergadering beleggen.

Toelichting op artikel 5 (mandatering en machtiging)

Artikel 168 Gemeentewet biedt de mogelijkheid een collegelid te machtigen tot uitoefening van een of meer bevoegdheden van het college. Daarbij wordt met ‘machtigen’ bedoeld zowel het mandateren, het geven van volmacht en het machtigen tot uitoefenen van feitelijke bevoegdheden. In dit artikel is bepaald dat de uitoefening van de beslissingsbevoegdheid van het college door een dienstdoend lid van het college kan geschieden voor zover dit op enig moment vanwege spoedeisendheid noodzakelijk is. Dit geldt wanneer naar het oordeel van het aanwezige collegelid of leden geen uitstel mogelijk is vanwege financiële, juridische of maatschappelijke gevolgen. Aanvullend is bepaald dat het besluit/handeling zoveel mogelijk binnen de bestaande beleidskaders moet passen.

In sommige gevallen is een privaatrechtelijke rechtshandeling vereist om uitvoering te kunnen geven aan een besluit dat namens het college is genomen. In het tweede lid is geregeld dat voor die gevallen een volmacht is verleend door de burgemeester.

Toelichting op artikel 6 (agenda)

In dit artikel wordt aangegeven dat de secretaris verantwoordelijk is voor het doen toekomen van de agenda aan de collegeleden. De tekst weerspiegelt de huidige werkwijze. Hierbij zal de secretaris al naar gelang de omstandigheden dienen af te wegen of ten aanzien van de spoedeisende onderwerpen van tevoren gecommuniceerd wordt met de collegeleden of dat dit in de vergadering gebeurt.

Toelichting op artikel 7 (rol gemeentesecretaris)

De rol van de gemeentesecretaris bij de collegevergaderingen wordt in de artikelen 103 tot en met 104 Gemeentewet aangegeven. Nadere uitwerking van de taken van de secretaris vindt enerzijds plaats in dit reglement, anderzijds in de organisatiebesluiten.

Deze tekst is afgeleid van de artikelen 103, lid1, en 104 Gemeentewet, waarbij is bepaald dat de secretaris het college, de burgemeester en de door hen ingestelde commissies terzijde staat bij de uitoefening van hun taak en in de vergadering van het college aanwezig is.

Deelname van de secretaris aan de beraadslagingen vindt uitsluitend plaats op uitnodiging van de voorzitter. De andere collegeleden kunnen de voorzitter hiertoe verzoeken.

Toelichting op artikel 8 (deelneming derden)

De artikelen 55, lid 1, en 57 Gemeentewet geven indirect aan dat het mogelijk is dat naast de collegeleden en de secretaris anderen bij de vergadering aanwezig kunnen zijn. Deze artikelen in de Gemeentewet geven aan dat de onschendbaarheid en de eventueel opgelegde geheimhouding voor allen aanwezig bij de vergadering geldt.

Toelichting op artikel 9 (geheimhouding)

In afwijking van de VNG verordening is volledigheidshalve een artikel opgenomen over het opleggen van deze geheimhouding. Deze verwijzen naar de relevante artikelen van de Gemeentewet. Het feit dat een vergadering in beslotenheid plaatsvindt, betekent niet automatisch dat er ook geheimhouding rust op de stukken. Hiervoor dient een apart besluit te worden genomen. Tegen het besluit tot opleggen van geheimhouding staat bezwaar open. Het maken van bezwaar is alleen mogelijk voor rechtspersonen die een rechtstreeks belang hebben bij het geheimhoudingsbesluit.

Indien geen geheimhouding wordt opgelegd, dan kan een ieder het stuk opvragen op grond van de Wet openbaarheid van bestuur. Wel blijft het dan mogelijk om in het kader van de afweging van belangen, het verzoek tot openbaarmaking niet te honoreren. De rechter kan toetsen of de afweging juist is gemaakt.

Het derde lid bepaalt dat ook het tijdstip wordt vastgesteld per wanneer de geheimhouding wordt opgeheven. Als dit niet mogelijk is, moet het college te zijner tijd een apart besluit nemen om de geheimhouding op te heffen. Voor de geheimhoudingstermijnen bestaan geen algemene richtlijnen. Wel geldt als uitgangspunt dat de wetgever de frequentie en duur van de geheimhouding zoveel mogelijk wil beperken.

Ingevolge de Archiefwet worden in beginsel alle bestuurlijke stukken na 20 jaar openbaar.

De Gemeentewet legt niet automatisch geheimhouding op op de geheime agenda en de verslaglegging hiervan. Hiervoor is een apart besluit van het college vereist. Het college maakt voor elk van de achterliggende onderwerpen en stukken van de geheime agenda een afzonderlijke afweging tot geheimhouding. Er kan van worden uitgegaan dat deze overwegingen ook de agendering en de verslaglegging aangaan. Om die reden is in dit reglement voorzien in een algemene bepaling waarbij op de agenda en het verslag van het geheime gedeelte standaard geheimhouding wordt opgelegd.

Toelichting op artikel 10 (stemming)

Ten aanzien van het stemmen wordt opgemerkt, dat in de praktijk slechts zelden wordt gestemd. De opgenomen regeling komt erop neer dat in principe slechts wordt gestemd ten aanzien van personen als een van de leden dat wenst. In dat geval wordt mondeling gestemd (ook over personen), tenzij ten aanzien van personen om een schriftelijke stemming wordt verzocht. Over zaken wordt dus of niet of mondeling gestemd. De stem van een deeltijdwethouder telt even zwaar als die van een voltijdswethouder; er vindt dus geen correctie op een eventuele deeltijdfactor plaats.

Toelichting op artikel 11 (besluitvorming en verslag)

Dit artikel regelt de verslagleggende taak van de secretaris en de wijze waarop het verslag wordt vastgesteld. Gekozen is voor een regeling waarbij de informatie over de besluiten snel beschikbaar is en niet gewacht hoeft te worden totdat het verslag is vastgesteld.

Let op: de besluiten hebben rechtskracht zodra zij door het college zijn genomen. Hieraan doet niet af dat het verslag nog moet worden vastgesteld. Het is wel mogelijk dat bij de vaststelling van het verslag blijkt dat een agendapunt ten onrechte als besluit is benoemd. In dat geval dienen eventueel al genomen uitvoeringshandelingen te worden gestaakt c.q. teruggedraaid.

Als op grond van artikel 55 Gemeentewet door het college een geheimhoudingsplicht is opgelegd, zal ten aanzien van de beraadslaging en eventuele besluiten over dit onderwerp een afzonderlijk verslag moeten worden gemaakt. Dit zal door de secretaris afzonderlijk moeten worden bewaard totdat de geheimhouding is opgeheven (zie ook artikel 9).

Toelichting op artikel 12 (openbare vergadering)

Ingevolge artikel 54 Gemeentewet is hoofdregel dat de vergaderingen met gesloten deuren plaatsvinden. Het college kan daar zelf van afwijken. In artikel 12 wordt dit ook uitdrukkelijk aan het college overgelaten. Indien een vergadering van het college openbaar is, bepaalt lid 2 van artikel 53 Gemeentewet dat de burgemeester dag, plaats en tijdstip daarvan bekend moet maken.