Regeling vervallen per 12-02-2015

Beleidsregel financiële spelregels subsidiëring 2013

Geldend van 10-10-2013 t/m 11-02-2015

Beleidsregel financiële spelregels subsidiëring 2013

# 4174404

Burgemeester en wethouders van gemeente Amersfoort;

Overwegende dat het gewenst is aanvullend op de Algemene subsidieverordening 2013 financiële spelregels voor de subsidiëring vast te stellen;

Gelet op de Algemene wet bestuursrecht en de Algemene subsidieverordening 2013;

Besluiten vast te stellen,

Beleidsregel financiële spelregels subsidiëring 2013

Artikel 1 Begripsbepaling

  • a. incidentele subsidie: subsidie voor activiteiten met een eenmalig karakter.

  • b. meerjarige subsidie: subsidie voor activiteiten en/of projecten waarvan de uitvoering over meerdere jaren verspreid is.

  • c. structurele subsidie: jaarlijks terugkerende subsidie voor de exploitatiekosten teneinde activiteiten met een voortdurend karakter of jaarlijks terugkerende activiteiten in stand te houden.

  • d. prestatievoorstel: gelijk aan het activiteitenplan zoals bedoeld in de Algemene wet bestuursrecht artikel 4:62.

  • e. voorziening: tot het vreemd vermogen behorende financiële middelen, gevormd wegens:

    • -

      verplichtingen en verliezen waarvan de omvang op de balansdatum onzeker is, doch redelijkerwijs te schatten;

    • -

      op de balansdatum bestaande risico's ter zake van bepaalde te verwachten verplichtingen of verliezen waarvan de omvang redelijkerwijs is te schatten;

    • -

      kosten die in een volgend begrotingsjaar zullen worden gemaakt, mits het maken van die kosten zijn oorsprong mede vindt in het begrotingsjaar of in een voorafgaand begrotingsjaar en de voorziening strekt tot gelijkmatige verdeling van lasten over een aantal begrotingsjaren.

  • f. reserve: balanspost die deel uitmaakt van het eigen vermogen van een organisatie. Hieronder wordt verstaan de egalisatiereserve en de overige reserves. Wordt gevormd om eventuele toekomstige tekorten op te vangen.

  • g. verlenen: voorafgaand aan een subsidievaststelling kan een beschikking omtrent subsidieverlening worden gegeven.

  • h. vaststellen: de beschikking tot subsidievaststelling stelt het bedrag van de subsidie vast en geeft aanspraak op betaling van het vastgestelde bedrag.

Artikel 2 Toepassingsbereik

  • 1. De beleidsregel is van toepassing op alle door de gemeente toe te kennen subsidies waarop de Algemene subsidieverordening van toepassing is.

  • 2. Het college kan artikelen van deze beleidsregel voor bepaalde instellingen niet van toepassing verklaren.

Artikel 3 Doelstelling

De beleidsregel dient ervoor om aan te geven:

  • a.

    Op welke wijze feiten moeten worden aangeleverd voor een zorgvuldige besluitvorming over de subsidieaanvraag en de subsidieverantwoording.

  • b.

    Op welke wijze wordt omgegaan met de afweging van belangen bij het nemen van beslissingen over eigen vermogen en reserves.

Artikel 4 Verantwoordelijkheid voor bedrijfsvoering

  • 1. De subsidieontvanger is verantwoordelijk voor de eigen bedrijfsvoering en de rapportage over de bedrijfsvoering, hetzij via een jaarrekening en jaarverslag, hetzij via inhoudelijk en financieel verslag.

  • 2. De subsidieontvanger ziet er op toe dat bij cumulatie van subsidies wordt voldaan aan de regels voor staatssteun. Bij twijfel doet hij daarvan onverwijld melding bij het college en stelt de gegevens beschikbaar die voor het college noodzakelijk zijn om zich daarover een oordeel te vormen.

  • 3. De subsidieontvanger die voor meer dan 50% van de bedrijfsvoering wordt gesubsidieerd, is gebonden aan de aanbestedingswetgeving en daarmee aan rechtmatigheid van inkopen.

Artikel 5 Bescheiden voor subsidieaanvraag

  • 1. Bij de subsidieaanvraag moet de subsidieaanvrager onder andere een exploitatiebegroting indienen.

  • 2. De structurele of meerjarige subsidierelatie die meer dan € 100.000 subsidie ontvangt, dient naast de exploitatiebegroting eveneens een prestatievoorstel in.

  • 3. In een exploitatiebegroting staat in ieder geval vermeld:

    • -

      een overzicht van de voor meerdere boekjaren, geraamde inkomsten en uitgaven van de aanvrager, voor zover deze betrekking hebben op de activiteiten over het lopende en komende jaren waarvoor subsidie wordt gevraagd.

    • -

      de begrotingsposten, ieder afzonderlijk van een toelichting voorzien. Bij afwijkingen in inkomsten of uitgaven ten opzichte van vorige begrotingsjaren, dient een beschrijving van het verschil te zijn opgenomen bij de begrotingspost.

    • -

      een dekkingsplan van de inkomsten. Het dekkingsplan bevat een opgave van bij andere bestuursorganen (of private organisaties of personen) aangevraagde subsidies/fondsen of vergoedingen ten behoeve van dezelfde activiteiten, onder vermelding van de stand van zaken daarvan.

    • -

      eventuele door de subsidieontvanger over de subsidie verschuldigde BTW is opgenomen in de totale begroting waarvoor subsidie wordt aangevraagd.

  • 4. Indien er een formulier voor het prestatievoorstel beschikbaar is, dient de aanvrager daarvan gebruik te maken.

  • 5. In het prestatievoorstel is opgenomen:

    • -

      een overzicht van de activiteiten waarvoor subsidie wordt gevraagd.

    • -

      de daarmee nagestreefde doelstellingen en/of maatschappelijke effecten.

    • -

      een omschrijving op hoofdlijnen van de doelgroep of het publiek dat wordt bereikt met de activiteiten.

    • -

      een opsomming van de benodigde personele en materiële middelen per werksoort of soort product.

  • 6. Bij een meerjarige subsidieaanvraag kan het prestatievoorstel meerdere jaren bevatten.

Artikel 6 Verlenen en vaststellen van een subsidieaanvraag

  • 1. Incidentele en meerjarige subsidies worden eerst verleend en na indiening van de verantwoording, vastgesteld.

  • 2. Structurele subsidies worden direct vast te stellen.

Artikel 7 Subsidiegelden

  • 1. De subsidiëring wordt afgestemd op de middelen die voor de realisatie van de prestaties nodig zijn, voor zover deze binnen de door de raad vastgestelde begroting passen.

  • 2. De prestaties of activiteiten worden vastgelegd in een activiteitenplan dan wel prestatievoorstel.

  • 3. Indien de subsidieontvanger de voorgestelde prestaties wenst te wijzigingen, dient de subsidieontvanger hier toestemming voor te vragen bij het college. Dit dient vooraf, binnen de subsidieperiode te gebeuren, waarbij een redelijke termijn in acht moet worden genomen.

  • 4. De gemeente betrekt een aanvraag voor nieuw beleid bij de begrotingsbehandeling, ook wanneer oud beleid wordt vervangen door nieuw beleid en dit budgetneutraal kan worden gerealiseerd.

Artikel 8 Indexering

  • 1.

    Een structurele subsidie wordt jaarlijks geïndexeerd.

  • 2.

    Naast indexering kan er sprake zijn van een bezuinigingstaakstelling. Hiervan wordt, met in acht neming van een redelijke termijn, de subsidieontvanger op de hoogte gebracht. Dit kan gevolgen hebben voor de omvang en/of kwaliteit van de activiteiten.

  • 3.

    Voor incidentele en meerjarige subsidies wordt bij de subsidiebeoordeling bepaald of het subsidiebedrag wordt geïndexeerd.

  • 4.

    Indexering wordt bepaald aan de hand van de loon- en prijsontwikkelingen in de overheidssector. De prijsontwikkeling wordt vastgesteld op basis van de prijsstijging van de materiële overheidsconsumptie en niet meer aangepast. De looncomponent wordt vastgesteld op basis van de prognose voor het komend jaar van het Centraal Economisch Plan.

Een eventuele correctie vindt plaats op basis van de definitieve cijfers van het afgelopen jaar en de bijgestelde prognose over het lopend jaar en kan gevolgen hebben voor het indexeringspercentage voor volgend jaar.

  • 5.

    In het lopende jaar vindt in principe geen bijstelling van de subsidie plaats. Slechts bij hoge uitzondering, als een substantiële afwijking niet door de subsidieontvanger zelf kan worden opgevangen, kan het college aan de raad voorstellen een (gedeeltelijke) compensatie te verlenen.

  • 6.

    De subsidieontvanger wordt schriftelijk op de hoogte gebracht van de indexering dan wel de bezuinigingstaakstelling.

Artikel 9 Bescheiden voor subsidieverantwoording

  • 1.

    Bij subsidieverantwoording moet de subsidieontvanger onder andere een inhoudelijk verslag en een financiële verantwoording indienen.

  • 2.

    Het inhoudelijke verslag bevat een overzicht en toelichting van de uitgevoerde activiteiten en gerealiseerde prestaties, waaruit blijkt dat de gesubsidieerde activiteiten overeenkomstig de opgelegde verplichtingen hebben plaatsgevonden. Het inhoudelijk verslag is:

    • -

      het jaarverslag van de organisatie; óf

    • -

      een tekstueel verslag.

  • 3.

    De financiële verantwoording bevat een overzicht van de gesubsidieerde activiteiten en de hieraan verbonden uitgaven en inkomsten. De financiële verantwoording is:

    • -

      de jaarrekening van de organisatie; óf

    • -

      een financieel verslag.

  • 4.

    Structurele subsidierelaties kunnen gelijktijdig met de structurele verantwoording de verantwoording van de incidentele subsidie indienen. De incidentele subsidie moet dan een onderdeel zijn van het jaarverslag en de jaarrekening:

    a.als inhoudelijk verslag voor de incidentele subsidie kan worden volstaan met (een bijlage

in) het jaarverslag van de organisatie.

  • b.als financieel verslag kan voor de incidentele subsidie worden volstaan met (een bijlage in) de jaarrekening van de organisatie.

    • 5.

      Bij de verantwoording van de structurele subsidie wordt gebruik gemaakt van het jaarverslag en de jaarrekening. Naast voorgaande aspecten, moet ook worden gerapporteerd over de mogelijke risico’s en de bedrijfsvoering.

    • 6.

      Een controleverklaring van de accountant is verplicht bij:

      • -

        een structurele subsidie die groter is dan € 50.000 en wordt verantwoord in de jaarrekening en jaarverslag van de instelling (inclusief alle opgenomen incidentele subsidies, indien van toepassing).

      • -

        een incidentele (meerjarige) subsidie die groter is dan € 50.000 en wordt verantwoord in de jaarrekening en jaarverslag van de instelling.

      • -

        een incidentele (meerjarige) subsidie die groter is dan € 50.000 en apart wordt verantwoord, dat wil zeggen niet gespecificeerd in de jaarrekening en jaarverslag van de organisatie.

        Overeenkomstig artikel 22 van de Algemene subsidieverordening 2013 wordt een controle

        conform het controleprotocol geacht een deugdelijke verantwoording te zijn.

    • 7.

      De verantwoording over de ontvangen subsidie die niet vallen onder punt 6, worden door de gemeente Amersfoort steekproefsgewijs gecontroleerd.

Bij deze controle worden alle onderliggende stukken van de inhoudelijke en financiële verantwoording bij de instelling opgevraagd en gecontroleerd.

De werkwijze voor de steekproefsgewijze controle is vastgelegd in het interne Protocol steekproefsgewijze controle subsidies van de gemeente Amersfoort.

  • 8.

    De subsidieontvanger die een rechtspersoon is, is conform Burgerlijke wetboek verplicht de administratie 7 jaar te bewaren.

  • 9.

    De subsidieontvanger die geen rechtspersoon is, is verplicht de administratie 2 jaar te bewaren.

Artikel 10 Vermogensvorming

  • 1. Bij het beoordelen van de subsidieaanvraag wordt het vermogen beoordeeld. Het hebben van voldoende gelden kan een reden zijn om de subsidie te weigeren.

  • 2. In bijzondere gevallen kan het college van het bepaalde in lid 1 afwijken.

  • 3. Het college onderzoekt bij de afhandeling van de verantwoording de oorzaken en omvang van de reservevorming en betrekt de uitkomst bij de onderhandelingen over het volgende prestatievoorstel. Hierbij zal een eventuele noodzakelijke toename/afname van te leveren prestaties en nieuwe activiteiten in de toekomst worden betrokken.

Artikel 11 Anti-speculatiebeding

De organisatie mag de saldi van de reserves en voorzieningen rentedragend beleggen, onder voorwaarde dat beleggingen voldoen aan de Wet Financiering Decentrale Overheden.

De periode van uitzetting van gelden dienen in lijn te liggen met de verwachte periode van het overschot.

Artikel 12 Wachtgelden en vergelijkbare verplichtingen

De organisaties die subsidie ontvangen, dragen zelf het risico van wachtgeldverplichtingen, voor zover er geen nadere overeenkomsten zijn gesloten.

Artikel 13 Calamiteitenreserve

  • 1. De gemeente Amersfoort beschikt over een calamiteitenreserve.

  • 2. Een subsidieontvanger kan een verzoek om een bijdrage uit de calamiteitenreserve indienen in de vorm van een aanvraag voor een incidentele subsidie.

  • 3. Het college besluit de toekenning en hanteert de volgende criteria:

    • -

      de calamiteit brengt de continuïteit van de organisatie in gevaar;

    • -

      de calamiteit is substantieel;

    • -

      de calamiteit heeft een incidenteel karakter;

    • -

      de instelling heeft zich ingespannen zelf een deel van de consequenties te dragen.

Artikel 14 Citeerartikel

Deze regeling kan worden aangehaald als Financiële spelregels subsidiëring 2013.

Artikel 15 Intrekking

De beleidsregel Financiële spelregels subsidiëring d.d. 29 maart 2001, wordt ingetrokken.

Artikel 16 Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na die van bekendmaking.

Vastgesteld in de vergadering van

De secretaris, De burgemeester,

Toelichting bij beleidsregel financiële spelregels subsidiering

Inleiding

In het project Vereenvoudiging subsidieproces is naar voren gekomen dat de Beleidsregel financiële spelregels subsidiëring 2001 moet worden geactualiseerd en verduidelijkt. Met deze nieuwe beleidsregel wordt voldaan aan de wens om de beleidsregels te actualiseren.

Inhoudelijk geeft deze beleidsregel weer:

  • -

    de financiële kaders voor subsidies;

  • -

    de minimum voorwaarden waaraan financiële stukken als begroting, jaarverslag, jaarrekening etc. moeten voldoen.

Conform artikel 3 lid 3 van de Algemene subsidieverordening 2013, is het college bevoegd nadere regels vast te stellen.

Financiële kaders

Enerzijds is de beleidsregel bedoeld om kaders aan te geven, waarbinnen subsidierelaties vermogen kunnen vormen vanuit beschikbaar gestelde gemeentelijke subsidiemiddelen.

Anderzijds zijn deze beleidsregels bedoeld om duidelijkheid, helderheid en uniformiteit te verschaffen, niet alleen voor de subsidierelaties, maar ook voor de medewerkers van de gemeente Amersfoort.

We realiseren ons dat de situatie per instelling verschillend kan zijn en maatwerk nodig kan zijn, mits dit goed is beoordeeld in het licht van actuele risico’s bij de instelling.

Minimum voorwaarden financiële stukken

In de praktijk blijkt dat bij de subsidieaanvraag en de subsidieverantwoording stukken worden aangeleverd, die niet voldoen voor de beoordeling van de subsidie. Daarom is er behoefte aan het bepalen van minimum voorwaarden waaraan aan te leveren stukken moeten voldoen.

Deze minimum voorwaarden zijn opgenomen in de beleidsregel. Door duidelijk vast te leggen voor de subsidieaanvrager, waaraan de aan te leveren stukken moeten voldoen, hoeft minder contact te worden opgenomen met de organisatie in geval van onduidelijkheden.

Toelichting per artikel

Artikel 4 Verantwoordelijkheid voor bedrijfsvoering

Lid 1:

De subsidieontvanger rapporteert over de bedrijfsvoering en de besteding van de subsidiegelden aan de gemeente Amersfoort. Dit kan zijn via de jaarrekening en het jaarverslag conform Burgerlijk Wetboek, of via een inhoudelijk en financieel verslag.

Lid 2:

Als Amersfoort meerdere subsidies verstrekt aan één subsidieontvanger, hebben wij het overzicht en de controle. Het wordt een probleem als er meerdere bronnen van subsidie zijn, die wij niet kennen. Daarom is in lid 2 opgenomen dat de subsidieontvanger ervoor verantwoordelijk is om aan de regels van staatssteun te voldoen.

Artikel 5 Bescheiden voor subsidieaanvraag structurele en meerjarige subsidie

Subsidies worden via beschikking verleend of vastgesteld. Bij structurele subsidies werd de beschikking voorheen voorzien van een prestatievoorstel en een vastlegging van de prestatieafspraken in een prestatieverklaring.

De prestatieverklaring is komen te vervallen: vastlegging van de afspraken via beschikking en prestatievoorstel is voldoende.

Lid 3:

De exploitatiebegroting die meerdere boekjaar beschrijft, heeft een maximum van 4 jaren: subsidiejaar + drie jaar.

Lid 4:

Voor het opstellen van het prestatievoorstel wordt een standaard formulier beschikbaar gesteld.

De subsidieaanvrager wordt verplicht hiervan gebruik te maken.

Lid 5:

Opsomming van de benodigde personele en materiële middelen per werksoort of soort product: dit betreft een verzameling activiteiten, die zijn te clusteren per type werk of product. In overleg kan voor dit onderdeel maatwerk worden afgesproken met de gemeente Amersfoort.

Lid 6:

In geval van een meerjarige subsidieaanvraag, kan het prestatievoorstel meerdere jaren bevatten. Ook hiervoor geldt een maximum van 4 jaren.

Artikel 6 Verlenen en vaststellen van een subsidie

Bij de introductie van de budgetsubsidie is ervoor gekozen structurele subsidies gelijk vast te stellen om de efficiënte inzet te stimuleren. Budgetsubsidiëring houdt in:

  • -

    Duidelijke afspraken tussen de gemeente en de instelling over de door de instelling te leveren prestaties.

  • -

    Koppeling van de omvang van de subsidie aan de te leveren prestaties.

  • -

    Een heldere beheerscyclus, met afspraken over:

    • o

      Aard en periodiciteit van de informatievoorziening met betrekking tot de gerealiseerde prestaties en bestede middelen.

    • o

      De wijze waarop bijgestuurd zal worden in geval planning en realisatie uit elkaar gaan lopen.

Onderdeel van de Amersfoortse budgetsubsidiëring is dat niet wordt afgerekend over het jaar waarvoor subsidie is verstrekt. Op grond van deze financiële spelregel is het mogelijk bij de onderhandelingen het resultaat in het lopende jaar te betrekken bij de prestaties in het volgende jaar.

Artikel 8 Indexering

Structurele subsidies worden jaarlijks geïndexeerd. De subsidieontvanger wordt via de indexeringsbrief op de hoogte gesteld van de indexering.

Voor incidentele of meerjarige subsidies die jaaroverschrijdend zijn, wordt dit per geval bepaald.

Bij vaststelling van de begroting door de raad, kan de indexering teniet worden gedaan door een bezuinigingsmaatregel. De gemeente Amersfoort spant zich in om in een zo vroeg mogelijk stadium de subsidieontvanger te berichten, met in acht neming van de redelijke termijn (artikel 4:50 van de Algemene wet bestuursrecht). In het algemeen wordt een termijn van 6 maanden tot 1 jaar (tussen de aankondiging van de wijziging en de datum waarop deze in zal gaan) als ‘redelijke termijn’ aangeduid: de subsidieontvanger moet tijd worden gegund om verplichtingen jegens derden op zorgvuldige wijze af te handelen.

Een eventuele correctie vindt plaats op basis van de definitieve cijfers van het afgelopen jaar en de bijgestelde prognose over het lopend jaar. De correctie van het indexeringspercentage wordt betrokken bij de bepaling van het indexeringspercentage van het volgende subsidiejaar.

Artikel 9 Bescheiden voor subsidieverantwoording

Lid 2 en 3

Hierin is opgenomen dat de subsidieontvanger de verantwoording apart kan aanleveren óf opnemen in de jaarrekening en het jaarverslag van de organisatie.

Lid 4

De structurele subsidierelatie die tevens een incidentele subsidie ontvangt, kan met de Algemene subsidieverordening de incidentele subsidie verantwoorden met de structurele subsidie, mits de incidentele subsidie duidelijk zichtbaar is en wordt verantwoord in het jaarverslag en de jaarrekening van de subsidieontvanger.

Lid 8 en 9

Rechtspersonen zijn verplicht de administratie te bewaren, conform Burgerlijk wetboek boek 2, artikel 10.

Subsidieontvangers die geen rechtspersoon zijn, moeten de administratie 2 jaar bewaren.

Artikel 10 Vermogensvorming

Dit artikel heeft als doel te voorkomen dat instellingen de gelegenheid krijgen om gemeenschapsmiddelen te gebruiken voor overmatige reservevorming. Reservevorming is tot op zekere hoogte wenselijk, doch niet onbeperkt.

Met betrekking tot de financiële kaders is de afweging gemaakt om geen maximum percentages te koppelen aan vermogensvorming. Aangezien de gemeente Amersfoort een ruime scope van instellingen subsidieert, is het niet wenselijk om één percentage af te spreken voor vermogensvorming. Per instellingen kunnen de risico’s zeer verschillend zijn. De beoordeling van de hoogte van vermogensvorming vindt derhalve per instelling plaats.

Artikel 11 Anti-speculatiebeding

Gelet op de huidige situatie in de financiële markten moeten eventuele overschotten onder strikte voorwaarden belegd worden.