Besluit van de gemeenteraad van de gemeente Amersfoort houdende regels omtrent inkoop- en aanbestedingsbeleid

Ondertekening

Bijlage 1: Voorgeschreven aanbestedingswijze vanaf juli 2019

De Gemeente onderscheidt vier hoofdvormen van aanbestedingswijzen:

• 1.

  Enkelvoudig onderhandse aanbesteding: de Gemeente kiest zelf één leverancier uit.

• 2.

  Meervoudig onderhandse aanbesteding: de Gemeente kiest minstens 3 en maximaal 5 leveranciers uit die een Offerte uitbrengen. Keuze voor geselecteerde leveranciers moet worden gemotiveerd.

• 3.

  Nationaal openbaar aanbesteden met of zonder voorafgaande selectie: de Gemeente plaatst nationaal een aankondiging voor een opdracht. Er is vrije concurrentie.

• 4.

  Europees openbaar aanbesteden met of zonder voorafgaande selectie: de Gemeente plaatst op Europees niveau een aankondiging voor een opdracht. Er is vrije concurrentie.

  

Deze opsomming sluit niet uit dat de Gemeente andere aanbestedingswijzen toepast die op basis van de Aanbestedingswet zijn toegestaan.

De Gemeente hanteert de volgende aanbestedingswijzen en drempelbedragen:

*peil juli 2019 diensten/leveringen: € 221.000, werken € 5.548.000

De vigerende drempelbedragen voor Europees aanbesteden worden elke twee jaar opnieuw vastgesteld door de Europese Commissie. De huidige Europese drempelbedragen gelden tot 1 januari 2020 en zijn exclusief BTW. Zie voor de actuele drempelbedragen: https://www.pianoo.nl/nl/regelgeving/drempelwaarden-europees-aanbesteden

NB: Voor zogenoemde sociale en andere specifieke Diensten geldt een verlicht regime, gezien de beperkte grensoverschrijdende dimensie van deze Diensten (Aanbestedingswet art. 2.38 en art. 2.39). Denk bijvoorbeeld aan Diensten op het gebied van onderwijs, gezondheidszorg, maatschappelijke dienstverlening, administratiediensten voor onderwijs en enkele juridische Diensten. Voor deze Diensten geldt dat vanaf € 750.000,- een openbare aankondiging is vereist. Boven de € 50.000,- en onder de € 750.000,- is een meervoudig onderhandse Aanbesteding noodzakelijk.

Bijlage 2: Klachtenregeling aanbesteden gemeente Amersfoort

Artikel 1

Een klacht is een schriftelijke melding van een onderneming die belang heeft bij de Aanbesteding waarin de ondernemer gemotiveerd aangeeft dat hij het niet eens is met de Aanbesteding of een onderdeel daarvan.

Artikel 2

• 1.

  De Ondernemer maakt duidelijk dat het over een klacht gaat, waarover hij klaagt en hoe volgens hem het knelpunt zou kunnen worden verholpen.

• 2.

  De klacht bevat de dagtekening, naam en het adres van de ondernemer en de aanduiding van de Aanbesteding inclusief kenmerknummer.

Artikel 3

Klachten hebben betrekking op aspecten van Aanbestedingen die binnen de werking van de Aanbestedingswet 2012 vallen. De Aanbestedingen kunnen Europees of nationaal zijn. Onder Nationale Aanbestedingen worden ook Meervoudig Onderhandse Aanbestedingen begrepen.

Artikel 4

• 1.

  Klachten kunnen niet gaan over het aanbestedingsbeleid van de aanbestedende dienst in het algemeen.

• 2.

  Een klacht heeft betrekking op bepaald handelen of nalaten van een aanbestedende dienst, dat in strijd is met wettelijke bepalingen of met andere voorschriften die voor die Aanbesteding gelden.

Artikel 5

• 1.

  Alleen ondernemers die belang hebben bij de verwerving van een specifieke overheidsopdracht kunnen een klacht indienen. Daaronder vallen alleen:

  • •

    gegadigden;

  • •

    (potentiële) inschrijvers en gegadigden;

  • •

    onderaannemers van (potentiële) inschrijvers en gegadigden;

  • •

    brancheorganisaties en branchegerelateerde adviescentra van ondernemers.

• 2.

  Onderaannemers kunnen een klacht indienen voor zover ze niet klagen over de relatie hoofdaannemer - onderaannemer.

• 3.

  Anoniem klagen is niet toegestaan. Wel kan een brancheorganisatie op eigen titel bezwaren met betrekking tot een aanbestedingsprocedure, die bij een of meer ondernemers van de branche leven, als klacht indienen.

Artikel 6

Het klachtenmeldpunt is het Tenderboard. Het Tenderboard wijst per klacht tenminste twee adviseurs (waaronder één juridische) van de gemeente Amersfoort aan, die niet (direct) betrokken zijn bij de Aanbesteding waar de klacht betrekking op heeft. Het Tenderboard adviseert de directie, die op basis hiervan een besluit neemt.

Artikel 7

• 1.

  De ondernemer dient zijn klacht per e-mail in bij het klachtenmeldpunt.

• 2.

  Het klachtenmeldpunt bevestigt de ontvangst van de klacht.

Artikel 8

• 1.

  Het indienen van een klacht schort de aanbestedingsprocedure niet automatisch op.

• 2.

  De aanbestedende dienst is vrij om al dan niet te besluiten tot opschorting van de procedure.

Artikel 9

• 1.

  Het klachtenmeldpunt onderzoekt, eventueel aan de hand van door de ondernemer en de aanbestedende dienst aanvullend verstrekte gegevens, of de klacht terecht is.

• 2.

  Het klachtenmeldpunt begint zo spoedig mogelijk met dit onderzoek, zet dit voortvarend voort en houdt daarbij rekening met de planning van de aanbestedingsprocedure.

• 3.

  Het klachtenmeldpunt geeft schriftelijk advies aan de aanbestedende dienst (de directie) over de te nemen beslissing omtrent de klacht.

Artikel 10

• 1.

  De aanbestedende dienst laat zo snel mogelijk en per e-mail aan de klager weten wat hij beslist heeft; de klacht is terecht, de klacht is niet terecht of de klacht is slechts gedeeltelijk terecht en wat hij met de klacht gaat doen.

• 2.

  De andere (potentiële) inschrijvers/gegadigden worden ook op de hoogte gesteld.

• 3.

  Afhankelijk van de fase in de aanbestedingsprocedure kan het voorkomen dat de te nemen maatregelen door de aanbestedende dienst aan de betrokkenen in de Aanbesteding op hetzelfde moment worden gecommuniceerd als de indiener van de klacht het bericht krijgt.

Artikel 11

Het klachtenmeldpunt kan op verzoek van de ondernemer of de aanbestedende dienst voorstellen dat de klacht, voordat daarop door de aanbestedende dienst wordt beslist, voor bemiddeling of advies wordt voorgelegd aan de Commissie van Aanbestedingsexperts.

Artikel 12

Als de aanbestedende dienst aan de ondernemer heeft laten weten hoe hij heeft beslist over de klacht, of als de aanbestedende dienst nalaat om binnen een redelijke termijn op de klacht te reageren, dan kan een klager de klacht aan de Commissie van Aanbestedingsexperts voorleggen.

Artikel 13

Deze regeling treedt in werking op 9 juli 2019.

Bijlage 3: Plan van aanpak Maatschappelijk Verantwoord Inkopen

Inleiding

De gemeente Amersfoort zet vol in op duurzame ontwikkeling van de stad, op zowel korte als lange termijn. De grote opgaven voor duurzame ontwikkeling zoals de transitie naar een circulaire economie en overgang naar een volledige duurzame energievoorziening, vragen om samenwerking met bewoners, bedrijfsleven, organisaties en instellingen. Alleen door samen te werken vanuit een gezamenlijke strategie kan de doorzettingskracht worden gegenereerd die deze opgaven vragen.

Vanuit deze gedachte is het niet meer dan logisch dat Amersfoort in haar eigen bedrijfsvoering doet wat in haar vermogen ligt om bij te dragen aan deze duurzame ontwikkeling. Met de medeondertekening van het landelijke Manifest Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI) wil de gemeente Amersfoort werk maken van onderscheidende inkooptrajecten met impact. Het voorliggend plan van aanpak MVI formuleert concrete acties om uitvoering te geven aan de beleidsopgave op het terrein van MVI.

Belangrijk gegeven is dat het werkveld van MVI heel dynamisch is. Marktpartijen en overheden zijn volop in beweging op het gebied van duurzaamheid. De beleidsopgave is geformuleerd en ondertussen alweer in ontwikkeling. Hetzelfde geldt voor de markt en voor de duurzame oplossingen die worden geboden. Daarom is dit actieplan bewust dynamisch en zal het periodiek worden aangepast aan de nieuwe eisen.

Wat willen we bereiken op het gebied van duurzaamheid?

Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI) betekent dat de gemeente bij de inkoop van Diensten, Leveringen en Werken in alle fasen van het inkoop- en aanbestedingsproces rekening houdt met de sociale, ecologische en economische dimensies van duurzaamheid. De gemeente Amersfoort besteedt in haar inkoopbeleid al langer structureel aandacht aan MVI, zoals duurzaam inkopen en social return. Met dit plan van aanpak MVI wil Amersfoort een duidelijk signaal afgeven aan vooral Ondernemers. De komende jaren wil Amersfoort de markt uitdagen om met oplossingen te komen die nadrukkelijk bijdragen aan de gemeentelijke beleidsdoelstellingen op het gebied van met name duurzaamheid/circulariteit, CO2-reductie en de inclusieve samenleving.

Waar zet Amersfoort primair op in?

1. Circulair inkopen

Het zo lokaal mogelijk sluiten van grondstoffenkringlopen betekent dat er minder nieuwe grondstoffen noodzakelijk zijn en er ook minder transport nodig is. Dit geldt zowel voor ontwerp, gebruik als einde levensduur. Bovendien levert het in de regel kansen op voor versterking van de lokale economie en voor social enterprises. Circulair inkopen betekent dat Amersfoort open moet staan voor bijvoorbeeld innovatieve contractvormen en bij prijsbeoordelingen meer focus moet leggen op levensduurkosten. Insteek hierbij is tevens dat de leverende partij meer verantwoordelijk wordt voor geleverde producten/materialen, bijvoorbeeld door deze na gebruik terug te moeten nemen. Afhankelijk van de opgave dient eerst gekeken te worden op ontwerpniveau (bijvoorbeeld voorkomen van materiaalgebruik) en pas in tweede instantie naar de toepassing, aard en herkomst van nieuwe materialen. Ook moet gekeken worden naar een optimale wijze van verwerking van vrijkomende (afval)materialen. Hiervoor is een circulaire checklist in ontwikkeling.

2. Klimaatbewust inkopen (CO2-reductie, energietransitie)

De gemeente Amersfoort heeft een substantiële opgave op CO2, namelijk CO2-neutraal zijn in 2030. Om deze opgave waar te maken dient ook het eigen huis op orde te zijn en dienen de inkopen die de gemeente doet eveneens zoveel mogelijk CO2-neutraal te zijn. Het streven daarbij is om dit zoveel mogelijk in de opdracht te bereiken. Soms zal sprake zijn van verhoging van kosten, waarbij het bestuur een nadere afweging kan maken of dat wenselijk/noodzakelijk is. Voor de energietransitie ligt het inkoopinstrument wat minder voor de hand, maar er zijn altijd projecten waarbij ook met inkoop een bijdrage aan de energietransitie kan worden bereikt. Zo kunnen bij werken ook minimum eisen en/of prestatiecriteria worden gesteld aan de mate waarin tot duurzame energieopwekking wordt gekomen.

In principe is CO2-neutraal aanbesteden de norm. Het gaat hier dan zowel om de CO2-voetafdruk van de aan de opdracht verbonden werkzaamheden, als die van de bijbehorende materialen. Hierbij dient in eerste instantie te worden ingezet op maximale reductie van de CO2-belasting binnen de opdracht. Vervolgens dient de resterende belasting gecompenseerd te worden, op basis van Gold Standard gecertificeerde CO2-certificaten, zodat sprake is van aantoonbare CO2-reductie. Omdat er veel ontwikkeling is ten aanzien van compensatiemechanismes en vergoedingen voor CO2-uitstoot, zal regelmatig tegen het licht moeten worden gehouden wat de meest verantwoorde wijze van compensatie is. Voordeel van het meenemen van CO2-compensatie is, dat het in kaart brengen van de CO2-voetafdruk een verplicht standaard onderdeel is van een project en daardoor ook beter te managen. Er ontstaat zo ook beter bewustzijn en inzicht hoe de CO2-voetafdruk daadwerkelijk terug te dringen is door maatregelen en niet alleen door CO2-compensatie.

Om te zorgen dat compensatie echt de achtervang is en niet leidend, zal de gemeente niet alleen in de BPKV(Beste-Prijs-Kwaliteit-Verhouding)-criteria uitdagen op een zo hoog mogelijk CO2-reductie (en dus zo laag mogelijke compensatie), maar hieraan tevens minimum eisen stellen. Door het evalueren van uitgevoerde opdrachten zullen op basis van wat als een realistische uitdaging wordt gezien, deze minimumeisen steeds verder worden aangescherpt. Per type werkzaamheden is het meer of minder makkelijk om CO2-neutraal te zijn. De BPKV-criteria en minimumeisen kunnen daarom per opdracht verschillen.

Voor GWW-projecten wordt standaard ook de CO2-prestatieladder meegenomen in Aanbestedingen. Dit heeft geen invloed op de CO2-voetafdruk van een project, maar heeft grote betekenis in de GWW-branche, omdat het opdrachtnemers dwingt om steeds verantwoorder te opereren. Doordat steeds meer bedrijven hoog op de deze ladder staan, wordt de CO2-prestatieladder steeds minder onderscheidend als gunningscriterium, waardoor afhankelijk van het type opdracht de CO2-prestatieladder niet als gunningscriterium, maar voorwaardenstellend (als eis) zal worden ingezet.

3. Social Return On Investment

De Gemeente vindt het belangrijk om samen met Opdrachtnemers te investeren in de sociale infrastructuur van de gemeente en regio. Dit doet zij onder meer door het opleggen van een SROI–verplichting om meer werkplekken te realiseren voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. De gemeente Amersfoort heeft op dit terrein de laatste jaren al een solide basis gelegd. Via dit plan van aanpak MVI en een actualisatie van het SROI-beleid in bijlage 4 als onderdeel van MVI, wil de gemeente meer ruimte scheppen voor maatwerk en innovaties en inspelen op de laatste ontwikkelingen binnen de doelgroepen met een afstand tot de arbeidsmarkt.

Waar zet Amersfoort secundair op in?

Biobased

Biobased houdt in het terugdringen van de toepassing van fossiele grondstoffen. Dit ondersteunt de transitie naar een economie met een lagere CO2 voetafdruk. Biobased oplossingen kunnen bijdragen aan het sluiten van grondstoffenkringlopen en ook aan het invullen van de gemeentelijke duurzaamheidsopgave. De markt voor biobased producten is sterk in beweging, maar het aanbod is nog beperkt. Daarom kiest Amersfoort er voor om hier (nog) geen speerpunt te maken, maar door het werken met het ambitieweb te onderzoeken of biobased toepassingen mogelijk zijn, en daar ook meer ervaring met op te doen.

Internationale Sociale Voorwaarden (ISV)

Het Rijk heeft in 2017 ISV-beleid voor inkopen vastgesteld. De Internationale Sociale Voorwaarden richten zich op het bevorderen van de internationale arbeidsnormen, zoals het tegengaan van dwangarbeid, slavernij, kinderarbeid en discriminatie. Het toepassen van ISV bij grote opdrachten voor Leveringen, Diensten en Werken draagt bij aan het uitbannen van zulke misstanden in de inkoopketen. Binnen het Rijk is het toepassen van ISV verplicht bij Aanbestedingen boven de Europese drempel en binnen 1 van de 10 geselecteerde risico-categorieën. Het staat decentrale overheden vrij om de zelfde toepassing van ISV als het Rijk te hanteren. Echter ook een bredere toepassing is mogelijk net als een toepassing bij opdrachten kleiner dan de Europese drempel. Dit is zowel voor het Rijk als decentrale overheden mogelijk indien dit proportioneel is. Belangrijk voor de afweging of wij als gemeente Amersfoort iets gaan doen met ISV is dat dit zowel in de aanbestedingsfase als gedurende het contractbeheer additionele kennis en veel extra capaciteit vergt. We volgen de risicocategorieën van het Rijk. Bij het toepassen van het ambitieweb beoordelen we of ISV bij een bepaalde Aanbesteding relevant is.

Wat gaan we doen op het gebied van MVI om dit te kunnen bereiken?

Alleen door samen te werken vanuit een gezamenlijke strategie kunnen we de doorzettingskracht ontwikkelen die deze opgaven vragen. Vanuit deze gedachte is het niet meer dan logisch dat Amersfoort in haar eigen bedrijfsvoering doet wat in haar vermogen ligt om bij te dragen aan duurzame ontwikkeling, namelijk via het inkoopinstrument. Amersfoort koopt jaarlijks in voor een bedrag van ruim € 200.000.000,-. Dit inkoopvolume wil Amersfoort op maatschappelijk verantwoorde wijze besteden.

Amersfoort zet hierbij in op een meersporenstrategie:

• 1.

  Zorgen voor heldere standaarden veelal gekoppeld aan akkoorden en beleidsafspraken, zoals het betonakkoord, grondstoffenakkoord etc. Onderdeel is een geleidelijke aanscherping, zodat de normstelling die eerst nog bescheiden is, op termijn toch op het gewenste niveau uitkomt, zoals circulair in 2030.

• 2.

  Werken met raamcontracten voor standaarddiensten en -producten met sterke duurzaamheidseisen/criteria, zodat voor langere termijn beter grip mogelijk is en door grotere omvang vaak ook meer mogelijk wordt ten aanzien van duurzaamheid. Raamcontracten helpen de moeilijke maar noodzakelijke stap van het beter mogelijk maken van innovatieve duurzame oplossingen/producten/diensten beter mogelijk te maken.

• 3.

  Het meenemen van eisen- en Beste Prijs Kwaliteit--criteria voor losse projecten en diensten, die zijn afgestemd op de omvang en complexiteit van het project c.q. de dienst.

• 4.

  Het regelmatig initiëren van pilotprojecten om innovatie aan te jagen en zo als eerste afnemer te helpen nieuwe producten/diensten in de markt te zetten en de lat qua duurzaamheid weer hoger te leggen.

Het aanwenden van het inkoopinstrument voor MVI leidt tot de volgende concrete acties/activiteiten in het inkoop- en aanbestedingsproces. Belangrijk uitgangspunt is dat de resultaten in de praktijk erg afhangen van de innovatiekracht op elk individueel inkoop- en aanbestedingstraject.

a. Innovatiegericht inkopen

Voor de gemeente Amersfoort is innovatiegericht inkopen geen doel maar een middel. Daarbij zet Amersfoort niet zozeer in op het innoveren om het innoveren, maar meer op het oplossingsvrij specificeren waardoor er ruimte ontstaat voor de markt voor innovatieve oplossingen. Door per project te gaan werken met een ambitieweb komt automatisch naar voren of er specifieke opgaves zijn die nopen tot een innovatiegerichte uitvraag. Dit kan zelfs betekenen dat ook specifieke aanbestedingsprocedures worden ingezet, zoals innovatiepartnerschap. Maar de huidige Aanbestedingswet biedt al veel ruimte om innovaties een kans te geven door vooral functioneel te specificeren.

b. Implementatie Start Document Aanbestedingen (SDA)

In het inkoop- en aanbestedingsbeleid is meer de nadruk komen te liggen op tijdige creatie van een aanbestedingsagenda, zodat inkopen meer strategisch kunnen worden benaderd. Voor Meervoudige Onderhandse, Nationale en Europese Aanbestedingen wordt het verplicht een SDA in te vullen. Het doel van een SDA is het vastleggen van onder andere de aanbestedings- en contracteringsstrategie. Daarin wordt ook aandacht geschonken aan het inventariseren van kansen vanuit Maatschappelijk Verantwoord Inkopen, zodat aan de voorkant van elke inkoop en Aanbesteding hier al op wordt voorgesorteerd. Een instrument dat daarbij kan worden gebruikt is het ambitieweb.

c. Implementatie Tenderboard

In het inkoopbeleid is opgenomen dat een Tenderboard wordt ingesteld. Belangrijke verantwoordelijkheid van het Tenderboard wordt ook het overwegen van en adviseren over meer ingewikkelde of innovatieve zaken en hoe hiermee in de praktijk het beste om te gaan. Dit moet een belangrijke spin-off geven voor de meer innovatieve oplossingen om tot een maatschappelijk verantwoord resultaat te komen, en leidt ook tot meer draagvlak.

Om de tijd en middelen die beschikbaar zijn zo efficiënt mogelijk in te zetten, is er voor gekozen om in deze fase met name in te zetten op die inkooptrajecten waar bij de impact groot is op de reductie van CO2 en (her) gebruik van grondstoffen. Het gaat om de volgende productgroepen: Maatschappelijk Vastgoed, Openbare ruimte (Duurzaam GWW), mobiliteit en energie. Daarnaast verdienen projecten die een grote zichtbaarheid hebben alle aandacht.

d. Standaardisering en programmering

Het streven is te komen tot zoveel mogelijk uniforme MVI-criteria in de offerte. Omdat elke vraag anders kan zijn, kunnen deze op zich wel verschillen, maar de aard en opzet hoeft dat niet te zijn. De partijen die offreren zullen niet zonder meer de gedachtenlijn van de gemeente begrijpen ten aanzien van MVI. Het is daarom belangrijk dat in de offerte voldoende duidelijk wordt, hoe de gemeente tegen de MVI-aspecten aankijkt en deze weegt. We willen zo min mogelijk een oplossing voorschrijven (dus oplossingsvrij uitvragen) maar door de inschrijver wel onze MVI-“taal” te leren, is de kans het grootste dat we wel krijgen wat we willen en bovendien de inschrijvingen goed vergelijkbaar zijn.

Voor GWW-projecten zullen in de nieuwe RIOR richtlijnen (Richtlijnen Inrichting Openbare Ruimte) worden opgesteld voor eenduidige MVI-criteria (zowel voorwaardenstellend als BPKV-criteria). Hierbij wordt onderscheid gemaakt in 3 typen projecten, waardoor op basis van proportionaliteit de duurzaamheidsopgave op realistische wijze aan duurzaamheidseisen en criteria worden gekoppeld:

• 1.

  Eenvoudige projecten: simpele dagelijkse projecten, waar een hoge duurzaamheidsopgave minder realistisch is, mede omdat het hier meestal kleinere lokale aannemers betreft.

• 2.

  Normale projecten: projecten van enige omvang, waar nadrukkelijk een duurzaamheidsopgave kan worden gerealiseerd, mede omdat er vaak een langere aanloop- en doorlooptijd is.

• 3.

  Grootschalige- en/of complexe en/of pilotprojecten: niet-standaard projecten, waar nadrukkelijk mogelijkheden liggen om extra nadruk te leggen op één of meerdere duurzaamheidsaspecten.

Bij het bepalen van de voorwaardenstellende- en BPKV-criteria zal de lat op basis van evaluaties van de resultaten van eerdere Aanbestedingen steeds hoger worden gelegd, om de markt te blijven uitdagen. Hiervoor kunnen ook voor productgroepen ambities voor de korte en langere termijn worden geformuleerd, zoals wordt nagestreefd in de nieuwe RIOR. Om goed bij de markt te blijven aansluiten is het belangrijk om hier regelmatig met de markt over in gesprek te zijn, bijvoorbeeld in de vorm van marktconsultaties. De Gemeente weet zo beter wat haalbaar is en de markt kan beter anticiperen wat de Gemeente van haar op welke termijn verwacht.

Grote stapeling van BPKV-criteria moet worden voorkomen, doordat door middeling deze in de praktijk weinig onderscheidend blijken. De meest onderscheidende criteria (o.a. op basis van het ambitieweb) zullen leidend moeten zijn. Door bijvoorbeeld in GWW-projecten materialen via raamcontracten aan te besteden met focus op circulariteit, ontstaat ruimte om bij de Aanbesteding van een project andere aspecten te benadrukken. De inkoop van materialen bij de raamcontractant dient dan ingebed te worden bij het contract van de aannemer van een project. Raamcontracten worden vooral nuttig geacht voor standaardmaterialen en producten die grootschalig door de gemeente worden toegepast.

Hoe gaan we de resultaten van MVI monitoren?

Bij elke Aanbesteding moet duidelijk zijn hoe de opdrachtnemer de MVI-aspecten borgt. Daar waar dit vooraf niet evident is, kan de mate waarin deze geborgd worden door de opdrachtnemer en deze inzichtelijk, overtuigend en transparant richting de opdrachtgever worden gecommuniceerd een BPKV-criterium zijn.

Per jaar zal een rapportage worden gemaakt om inzichtelijk te maken wat de resultaten zijn van het MVI. Wij gaan voor de Meervoudig Onderhandse Aanbestedingen, Nationale Aanbestedingen en Europese Aanbestedingen in beeld brengen op welke aspecten Maatschappelijk Verantwoord is ingekocht. Deze rapportage zal worden vergezeld van inzage in een aantal best practises en mogelijk ook minder goed verlopen inkopen en Aanbestedingen. Daarbij hanteert de gemeente Amersfoort de door het rijk ontwikkelde MVI-zelfevaluatietool. Met deze tool is het mogelijk te meten hoe ver de gemeente is met MVI en in hoeverre de doelstellingen uit dit Plan van Aanpak MVI zijn gehaald.

Bijlage 4: Social Return On Investment

Als onderdeel van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (zie paragraaf 4.2 en bijlage 3 van het Inkoopbeleid) voert de Gemeente beleid uit ten aanzien van Social Return On Investment (SROI) bij Aanbestedingen. Door het opleggen van een SROI-verplichting bij Aanbestedingen wil de gemeente investeren in de sociale infrastructuur van de gemeente en de regio. Dit gebeurt met name door meer werkgelegenheid te creëren voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Bij Aanbestedingen doet de Gemeente dit door:

• a.

  Toepassing van de bouwblokkenmethode;

• b.

  Aanbestedingen voor te behouden op grond van artikel 2.82 van de Aanbestedingswet.

Ad a. Toepassing van de bouwblokkenmethode

De Social Return-verplichting wordt in dit geval geformuleerd als een verplicht percentage van de opdrachtsom dat moet worden aangewend voor Social Return activiteiten. De SROI-waarde die door een Opdrachtnemer wordt gerealiseerd wordt berekend door gebruik te maken van bouwblokken. De waarde van een bepaald bouwblok staat niet in relatie tot werkelijke loonkosten of uitkeringen, maar hangt samen met de afstand van de (uitkerings)groep tot de arbeidsmarkt en de inspanning die geleverd moet worden om de groep terug te geleiden. We noemen deze waarde de inspanningswaarde. In tabel 1 staan de bouwblokken die worden onderscheiden met de bijbehorende inspanningswaarden.

Tabel 1. Bouwblokken Social Return On Investment

N.B.

Het college van Burgemeester en Wethouders van de Gemeente zal bovenstaande bouwblokken periodiek actualiseren naar aanleiding van de ontwikkelingen op de arbeidsmarkt en binnen de groep mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt.

Opdrachtnemers kunnen in het proces vóór gunning contact op nemen met het Werkgeversservice¬punt met vragen over de bouwblokken en als zij willen weten of hun oplossing voor de invulling van de mogelijke SROI-verplichting ook realiseerbaar is.

Bij het (vooraf) bepalen van de hoogte van de SROI-verplichting die aan een Opdrachtnemer wordt opgelegd, houdt de Gemeente rekening met de hoogte van de opdrachtsom en met de grootte van de arbeidscomponent. In tabel 2 is weergegeven welke percentage van de opdrachtsom moet worden aangewend voor Social Return activiteiten. De waarde van de Social Return activiteiten wordt berekend met de bouwblokken uit tabel 1.

Tabel 2 Op te leggen SROI-verplichting op basis van opdrachtwaarde en arbeidscomponent

Maatwerk en innovatieve oplossingen

Zoals beschreven in paragraaf 4.2 (Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI) en bijlage 3 van dit Inkoop- en Aanbestedingsbeleid wil de Gemeente door maatwerk zorgen voor een optimale bijdrage aan haar beleidsopgave op het gebied van circulaire economie, duurzaamheid en social return via het inkoopinstrument. Dit houdt in dat het onderkennen en benutten van MVI-gerelateerde kansen integraal onderdeel is van de vooraf te bepalen inkoop- en aanbestedingsstrategie. Het Werkgevers¬servicepunt heeft hierin een adviserende rol.

Maatwerk bij Social Return betekent dat er bij een Aanbesteding voor kan worden gekozen om voor een hogere ambitie te gaan dan de percentages zoals opgenomen in tabel 2. Dit hangt samen met de inschatting van de kansen om meer SROI-activiteiten via de opdracht te realiseren. Dit is afhankelijk van de aard van de opdracht, de actuele situatie op de arbeidsmarkt en binnen de groepen met een afstand tot de arbeidsmarkt.

Anderzijds kan het zo zijn dat het wenselijk is om de Opdrachtnemer uit te dagen om te komen met innovatieve ideeën, bijvoorbeeld in tekortsectoren. In dat geval kan Social Return uitgevraagd worden op een manier dat het juist zal bijdragen aan nieuwe aanwas vanuit onderwijs en werkzoekenden.

Het kan ook voorkomen dat de Gemeente bij een Aanbesteding wil meewegen of een Opdrachtnemer reeds veel mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt in dienst heeft. In dat geval kan de Gemeente de hoogte van de SROI-verplichting die wordt opgelegd hiervan laten afhangen. In de aanbestedings-documenten wordt dan vastgelegd op welke wijze een Opdrachtnemer moet aantonen dat hij reeds sociaal maatschappelijk onderneemt om in aanmerking te komen voor een lagere SROI-verplichting. Een voorbeeld hiervan is de Prestatieladder Sociaal Ondernemen.

Indien de Gemeente de inschatting maakt dat een andere wijze van formuleren van de SROI-verplichting tot een hogere bijdrage aan haar sociaal maatschappelijke doelstellingen zal leiden, kan zij kiezen voor een alternatieve formulering van de SROI-uitvoeringsvoorwaarde:

• •

  De Gemeente kan er voor kiezen om de hoogte van de SROI-waarde die wordt gerealiseerd onderdeel te laten zijn van de gunningscriteria.

• •

  Ook kan in de aanbestedingsdocumenten de verplichting worden opgenomen om een deel van de opdracht in onderaanneming door een Sociale Werkvoorziening te laten uitvoeren. Dit mag indien de aanbestedende dienst dat gedeelte van de opdracht op grond van quasi-inbesteding ook rechtstreeks had kunnen opdragen aan een de Sociale Werkvoorziening. Hierna wordt nog een andere mogelijkheid beschreven zoals opgenomen in de Aanbestedingswet.

Indien er voor wordt gekozen om binnen de aanbestedingsstrategie af te wijken van de toepassing van tabel 2, vindt er vooraf afstemming plaats met het Werkgevers¬servicepunt.

Ad b. Het voorbehouden van Aanbestedingen op grond van art. 2.82 van de Aanbestedingswet

De Social Return doelstellingen van de Gemeente kunnen ook worden gerealiseerd door bij de Aanbesteding gebruik te maken van de mogelijkheid die de Aanbestedingswet biedt in artikel 2.82: “De aanbestedende dienst kan de deelneming aan een procedure voor de gunning van een overheidsopdracht voorbehouden aan sociale werkplaatsen en aan ondernemers die de maatschappelijke en professionele integratie van gehandicapten of kansarmen tot hoofddoel hebben, of de uitvoering ervan voorbehouden in het kader van programma’s voor beschermde arbeid, mits ten minste 30% van de werknemers van deze werkplaatsen, ondernemingen of programma’s gehandicapte of kansarme werknemers zijn.”

Bijlage 5: Algemene Inkoopvoorwaarden Amersfoort

Aanleiding

De huidige set algemene inkoopvoorwaarden dateert van 2012 en is daarna niet meer aangepast. Er is geen rekening gehouden met de aanpassing van de Aanbestedingswet in 2016 en de Gids Proportionaliteit, noch met jurisprudentie van na 2012. Daarnaast wordt nu bij bijna elke aanbesteding van diensten een addendum inzake ingenieursdiensten bijgevoegd met aparte afspraken over (beperking van de) aansprakelijkheid, hetgeen veel verwarring bij leveranciers veroorzaakt.

Het voorgaande leidt begrijpelijkerwijs tot veel kritische vragen van leveranciers. Het is van belang dat de rechtsverhouding tussen de gemeente en leveranciers juridisch correct en transparant wordt weergegeven. Niet alleen voor leveranciers, maar ook binnen de gemeente heeft dit nadelige gevolgen. Alle vragen van leveranciers moeten immers naar behoren beantwoord worden.

Basis: ARIV en ARVODI

De Gemeente volgt de Algemene inkoopvoorwaarden van het Rijk voor leveringen (ARIV 2018) en diensten (ARVODI 2018). Dit zijn afzonderlijke sets voorwaarden, die onderdeel zijn van het Besluit vaststelling Algemene Rijksvoorwaarden voor inkoop, dat is ingegaan op 15 mei 2018.

Deze inkoopvoorwaarden zijn algemeen bekend en aanvaard bij leveranciers. Daarnaast worden deze voorwaarden regelmatig – doorgaans eens in de twee jaar – aangepast aan de wetgeving en jurisprudentie uit de daaraan voorafgaande periode. Ze zijn daardoor altijd up-to-date.

Omdat aanpassing van de ARIV en ARVODI niet frequent gebeurt, stellen we voor om bij elke aanpassing de nieuwe versies door het gemeentebestuur te laten vaststellen. Dat geeft ook regelmatig ruimte om eventuele wijzigingen in de specifieke Amersfoortse bepalingen door te voeren.

Een keuze voor ARIV en ARVODI impliceert dat niet wordt gekozen voor het VNG model Algemene Inkoopvoorwaarden. Het VNG model achten wij minder passend, omdat in het VNG model geen uitsluitsel wordt gegeven over de grenzen aan de aansprakelijkheid; het model sluit slechts aan bij de toepasselijke bepalingen in het Burgerlijk Wetboek, maar geeft niet aan op welke wijze de aansprakelijkheid van een leverancier respectievelijk opdrachtnemer wordt beperkt.

Amersfoortse oplegger voor ARIV 2018 en ARVODI 2018

Hoewel de ARIV en ARVODI een goede basis vormen, is op onderdelen aanpassing nodig als gevolg van specifiek Amersfoorts beleid. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen. Een overzicht van alle voorgestelde afwijkingen van/ toevoegingen bij de ARIV en ARVODI is hieronder opgenomen in de tabellen 5.1 en 5.2.

Overige inkoopvoorwaarden

De genoemde ARIV en ARVODI gelden voor respectievelijk leveringen van zaken en van diensten.

Dit betekent dat deze voorwaarden niet zien op aannemingsovereenkomsten van werken en technische installatiewerken. Wij adviseren om voor deze opdrachten de Uniforme Administratieve Voorwaarden voor de uitvoering van werken en van technische installatiewerken 2012 (UAV 2012) van toepassing te verklaren. Dit betreft een set afspraken die ‘paritair’, dat wil zeggen: in overleg tussen de bouwwereld en de rijksoverheid tot stand is gekomen. Daardoor betreft het algemeen aanvaarde afspraken. De Gids Proportionaliteit stelt als voorschrift dat wanneer er algemene voorwaarden of contractmodellen bestaan die paritair zijn opgesteld, dat deze voorwaarden, resp. modellen dan integraal toegepast moeten worden. Hetzelfde als hiervoor gesteld over de UAV2012 geldt voor de UAV-GC 2005, die van toepassing verklaard moeten worden voor geïntegreerde contractvormen, zoals ‘design & construct’.

Voor IT-producten en diensten volgt de Gemeente de gemeentelijke inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT) en wijkt daarvan op enkele punten af. De wijzigingen op het GIBIT zijn opgenomen in tabel 5.3.

Standaardiseren/maatwerk

Uitgangspunt is: standaardiseren waar het kan, maatwerk waar het moet. Dit betekent dat de betreffende inkoopvoorwaarden met oplegger in een deel van de gevallen kunnen worden toegepast, in een deel van de ander gevallen moet een maatwerk overeenkomst worden opgesteld. Met deze aanpak wordt verdere professionalisering van de inkoop bij de gemeente Amersfoort beoogd.

Na vaststelling van de nieuwe algemene inkoopvoorwaarden moet per aanbesteding een keuze worden gemaakt welke algemene inkoopvoorwaarden van toepassing worden verklaard.

Tabel 5.1 ARIV

Tabel 5.2 ARVODI

Tabel 5.3 GIBIT

Dit addendum van de gemeente Amersfoort, geeft aan in welke paragrafen zij afwijkt van danwel nader aanvult op de Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden Bij IT (GIBIT). GIBIT is een model van ICT inkoopvoorwaarden vastgesteld door de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG) op 8 december 2016.