Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Amersfoort houdende regels omtrent de generieke vervanging van archiefbescheiden (Besluit tot generieke vervanging van archiefbescheiden gemeente Amersfoort 2020)

Geldend van 17-12-2020 t/m heden

Intitulé

Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Amersfoort houdende regels omtrent de generieke vervanging van archiefbescheiden (Besluit tot generieke vervanging van archiefbescheiden gemeente Amersfoort 2020)

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Amersfoort;

Gelet op artikel 7 van de Archiefwet 1995, artikel 6, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995 en artikel 26b van de Archiefregeling 2009;

Gelet op het positief advies van de gemeentearchivaris d.d. 24 november 2020,

Besluit:

Artikel 1

  • 1. De gemeente Amersfoort gaat over tot vervanging door digitale reproducties van de papieren archiefbescheiden, waarna deze papieren archiefbescheiden worden vernietigd.

  • 2. De digitale reproductie van archiefbescheiden is van toepassing op de processen zoals beschreven in het Handboek.

Artikel 2

  • 1. De digitale reproductie van archiefbescheiden vindt plaats op de wijze zoals beschreven in het Handboek. Het Handboek en de daaropvolgende wijzigingen maakt onlosmakelijk onderdeel uit van voorliggend besluit.

  • 2. Vernietiging van de vervangen archiefbescheiden vindt plaats binnen een cyclus zoals beschreven in het Handboek.

Artikel 3

Dit besluit treedt in werking met ingang van de eerste dag na de dag van bekendmaking.

Artikel 4

Dit besluit kan worden aangehaald als: Besluit tot generieke vervanging van archiefbescheiden gemeente Amersfoort 2020.

Artikel 5

Met de inwerkingtreding van dit besluit worden de onderstaande vervangingsbesluiten met een bijbehorend Handboek, ingetrokken.

  • 1.

    Besluit tot vervanging van archiefbescheiden gemeente Amersfoort 2018, d.d. 10-07-2018 met Docs reg. nr. 5809201;

    Dit besluit is van toepassing op werkprocessen in het zaaksysteem YIM.

  • 2.

    Besluit tot (retrospectieve) vervanging personeelsdossiers gemeente Amersfoort 2020, d.d. 04-02-2020 met YIM reg. nr. 1235293;

Dit besluit is van toepassing op processen in het eHRM systeem YOUPP.

De twee vervangingsbesluiten blijven echter van kracht voor de periode waarop zij vigerend waren.

Ondertekening

Burgemeester en wethouders van de gemeente Amersfoort,

de gemeentesecretaris,

N.W. Kamphorst

de burgemeester,

L.M.M. Bolsius

Bezwaar maken

Als u het niet eens bent met dit besluit, kunt u daartegen bezwaar maken. Dit kunt u doen door binnen zes weken na de bekendmaking een gemotiveerd bezwaarschrift in te dienen. In uw bezwaarschrift moet u in elk geval de volgende gegevens opnemen:

  • -

    Uw naam en adres

  • -

    Datum

  • -

    Omschrijving van het besluit waartegen u bezwaar maakt

  • -

    Uw reden van bezwaar (motivering)

  • -

    Uw handtekening

Wij verzoeken u om in uw bezwaarschrift bovendien een telefoonnummer te vermelden waarop u overdag bereikbaar bent.

U richt uw bezwaarschrift aan:

Burgemeester en wethouders van Amersfoort

Postbus 4000

3800 EA AMERSFOORT

Voor het behandelen van een bezwaarschrift hoeft u niet te betalen: het is gratis. Meer informatie over het maken van bezwaar leest u op onze website www.amersfoort.nl/bezwaar. U vindt daar ook een formulier om online een bezwaarschrift in te dienen. Om online bezwaar te maken, heeft u een DigiD nodig.

Voorlopige voorziening

Soms kunt u niet wachten op een beslissing op uw bezwaarschrift. In zo’n geval kunt u een voorlopige voorziening vragen bij de rechtbank in Utrecht. In een verzoek om voorlopige voorziening kunt u de rechter bijvoorbeeld vragen om schorsing van ons besluit.

Uw verzoek om een voorlopige voorziening richt u aan de voorzieningenrechter van de Rechtbank Utrecht. Het adres is:

Rechtbank Midden-Nederland

Afdeling bestuursrecht, o.v.v. voorlopige voorzieningen

Postbus 16005

3500 DA UTRECHT

Stuur een kopie van uw bezwaarschrift mee naar de rechtbank.

U kunt het verzoek om voorlopige voorziening ook digitaal indienen via http://loket.rechtspraak.nl/bestuursrecht. Hiervoor heeft u een DigiD nodig.

Voor de behandeling van een verzoek om een voorlopige voorziening moet u griffierecht betalen. De medewerkers van de rechtbank kunnen u hierover meer informatie geven. Zij zijn bereikbaar via het telefoonnummer (088) 362 00 00. De medewerkers van de rechtbank kunnen u ook vertellen hoe u het verzoek moet indienen.

Toelichting

De gemeente Amersfoort neemt dit besluit tot vervanging vanuit de zorg voor een goede kwaliteit van de informatiehuishouding. In dat kader is een hybride situatie (papieren archieven in combinatie met digitale archieven) onwenselijk omdat er risico’s dreigen op het vlak van vindbaarheid, samenhang en volledigheid. Ook sluit volledig digitaal werken aan bij de ambities van de overheid om alle dienstverlening aan de burger digitaal te laten plaatsvinden.

Het Besluit tot vervanging is van toepassing op archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1995.

Het Besluit betreft zowel permanent te bewaren als op termijn te vernietigen archiefbescheiden.

De uitvoering van de in artikel 2 lid 2 genoemde vernietiging vindt plaats op een nader te bepalen tijdstip na goedkeuring.

Bij het scannen van papieren archiefbescheiden is het uiteraard belangrijk dat de daarin opgenomen gegevens blijven behouden. Ook moeten de digitale bestanden toegankelijk zijn en blijven. De gemeente Amersfoort heeft hiertoe een reeks waarborgen georganiseerd die zijn beschreven in het Handboek. Onderdeel van het gehele proces is een periodieke interne monitoring door het team Informatiebeheer om de werkwijzen te controleren en evalueren. Ook de gemeentearchivaris zal vanuit de toezichthoudende rol bewaken of de vervanging en het informatiebeheer voldoet aan de kwaliteitseisen.