Regeling vervallen per 01-01-2016

Verordening voor periodiek onderzoek door het college naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur van de gemeente Amstelveen

Geldend van 15-11-2003 t/m 31-12-2015

Intitulé

Verordening voor periodiek onderzoek door het college naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur van de gemeente Amstelveen

Artikel 1 Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

  • a.

    doelmatigheid: de mate waarin de gewenste prestaties worden gerealiseerd met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen;

  • b.

    doeltreffendheid: de mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald.

Artikel 2 Onderwerp van onderzoek

  • 1. Het college onderzoekt jaarlijks de doelmatigheid van (onderdelen van) organisatie-eenheden van de gemeente en de uitvoering van taken door de gemeente.

  • 2. Het college toetst periodiek de doeltreffendheid van (delen van) programma’s en paragrafen.

Artikel 3 Onderzoeksplan

  • 1. Het college zendt ieder jaar uiterlijk voor aanvang van het nieuwe kalenderjaar een onderzoeksplan naar de raad van de in het erop volgende jaar te verrichten interne onderzoeken naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid.

  • 2. Volgend op het onderzoeksplan wordt per intern onderzoek een bestuursopdracht vervaardigd en door het college vastgesteld met daarin aangegeven:

    • a.

      het object van onderzoek en de beoogde resultaten;

    • b.

      de aanleiding/probleemstelling;

    • c.

      de reikwijdte van het onderzoek;

    • d.

      de onderzoeksmethode;

    • e.

      de planning en eventueel de fasering van het onderzoek;

    • f.

      de wijze van uitvoering;

    • g.

      een raming van de kosten en de dekking daarvan.

      De bestuursopdrachten worden de raad ter kennisneming aangeboden.

Artikel 4 Voortgang onderzoeken

Het college rapporteert in de bedrijfsvoeringparagraaf van de begroting en jaarstukken over de voortgang van de onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid en de uitputting van bijbehorende budgetten.

Artikel 5 Rapportage en gevolgtrekking

  • 1. De uitkomsten van een onderzoek worden vastgelegd in een rapportage. Elke rapportage bevat ten minste een analyse van de onderzoeksresultaten en aanbevelingen voor verbeteringen.

  • 2. Op basis van de resultaten van ieder onderzoek stelt het college indien nodig een plan van verbetering op. De rapportage en het plan van verbetering worden ter kennisgeving aan de raad aangeboden. Het college neemt op basis van het plan van verbetering organisatorische maatregelen.

Artikel 6 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking met ingang van 15 november 2003.

Artikel 7 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als: “Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Amstelveen”.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 6 november 2003.

INLEIDING EN ARTIKELSGEWIJZE TOELICHTING BIJ DE VERORDENING “ONDERZOEKEN DOELMATIGHEID EN DOELTREFFENDHEID VAN DE GEMEENTE AMSTELVEEN”

INLEIDING

Artikel 213a Gemeentewet verplicht tot het verrichten van periodiek onderzoek naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur. Anders dan het onderzoek door de rekenkamer gaat het hierbij om een zelfonderzoek. Toetsing op doelmatigheid en doeltreffendheid van het gemeentelijk beleid is van groot belang voor de algemene oordeelsvorming over het gevoerde beleid. Met de instelling van de onderzoeken wordt beoogd de transparantie van gemeentelijk handelen te vergroten, en daardoor doelmatiger en doeltreffender te werken en de publieke verantwoording daarover te versterken. Alle zaken die voor een doelmatig en doeltreffend bestuur van belang zijn kunnen daarbij aan de orde komen.

Het nieuwe artikel 213a Gemeentewet

Artikel 213a Gemeentewet

  • 1.

    Het college verricht periodiek onderzoek naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het door hem gevoerde bestuur. De raad stelt bij verordening regels hierover.

  • 2.

    Het college brengt schriftelijk verslag uit aan de raad van de resultaten van de onderzoeken.

  • 3.

    Het college stelt de rekenkamer of, indien geen rekenkamer is ingesteld, personen die de rekenkamerfunctie uitoefenen, tijdig op de hoogte van de onderzoeken die hij doet instellen en zendt (hem) haar, onderscheidenlijk hen, een afschrift van een verslag als bedoeld in het tweede lid.

Periodiek onderzoek

Het college moet periodiek toetsen of bij de ten uitvoerlegging van het gemeentelijk beleid, bijvoorbeeld inzake milieu, leefbaarheid, openbaar vervoer, huisvesting, wordt voldaan aan de eisen van doelmatig en doeltreffend bestuur. Ook dient het college periodiek te onderzoeken of de inrichting van de gemeentelijke organisatie (in brede zin, de personeelsformatie, de informatievoorziening, de administratieve organisatie) en het gemeentelijke middelenbeheer aan de gestelde eisen voldoet. Het interne functioneren van derden die betrokken zijn bij de uitvoering van het gemeentelijk beleid (bijvoorbeeld een gemeenschappelijke regeling of een privaatrechtelijke rechtspersoon waar de gemeente in deelneemt, of een gesubsidieerde instelling of opdrachtnemer die taken uitoefent) valt niet onder de reikwijdte van artikel 213a Gemeentewet, wél echter kan vanuit het oogpunt van de gemeente in het kader van artikel 213a de vraag aan de orde zijn of de gekozen wijze van taakuitoefening doeltreffend en doelmatig is.

Het is in de nieuwe Gemeentewet de verantwoordelijkheid van de raad om regels te stellen die waarborgen dat deze onderzoeksverplichting op een zinvolle wijze wordt ingevuld.

Overigens wordt opgemerkt dat het optimaliseren van de doelmatigheid en doeltreffendheid een continue proces is. De onderzoeken worden middels de Gemeentewet voorgeschreven, maar behoren in een organisatie een middel te zijn om dat continue proces te ondersteunen. Vanuit deze invalshoek is de verordening vormgegeven.

Relatie met lokale rekenkamer(functie)

Het verkrijgen van inzicht in de doelmatigheid en doeltreffendheid vereist voortdurend informatie en aandacht. Om onderzoek naar een doelmatig en doeltreffend beheer mogelijk te maken, dient een aantal (organisatorische) maatregelen door het college te worden getroffen.

De controle op en evaluatie van de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid en het beheer geschiedt dus primair door de raad en het college zelf. Daarnaast doen de lokale rekenkamers (of degenen die de rekenkamerfunctie vervullen) onderzoek naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid en het beheer. De rekenkamer kan op grond van het gestelde in artikel 213a Gemeentewet gebruik maken van de resultaten van de onderzoeken van het college. Ook kan zij zo nodig een tweede oordeel geven, als ze van mening is dat over een bepaald onderwerp een onafhankelijk oordeel moet worden gegeven.

Onderwerp van onderzoek

Systematisch wordt onderzocht of bereikt wordt wat de gemeente wilde bereiken (doeltreffendheid) en of dit tegen zo laag mogelijke kosten is gebeurd (doelmatigheid). Zoals uit het artikel blijkt moet er speciale aandacht worden besteed aan doelmatigheid enerzijds en doeltreffendheid anderzijds. Onderwerp van de onderzoeken is het door het college gevoerde bestuur. De kaders en doelen die de raad gesteld heeft kunnen echter niet los gezien worden van het bestuur dat het college voert. Deze kaders hebben immers invloed op de mate waarin een doelmatig en doeltreffend bestuur mogelijk is. Het door de raad geformuleerde beleid zal dus als dit relevant is kunnen worden betrokken in het onderzoek naar doeltreffendheid en doelmatigheid.

De onderzoeken als bedoeld in artikel 213a Gemeentewet kunnen verschillende onderwerpen en vorm hebben. Te denken valt aan het meten van de effecten van begrotingsprogramma’s, aan de hand van tevoren bepaalde indicatoren. Dat kunnen meetbare en telbare prestaties zijn. Ook kan worden gedacht aan meningspeilingen in enigerlei vorm en andere “zachtere” meetmethoden. Naast de vraag óf de doelstellingen zijn gehaald kan worden onderzocht of dat gebeurd is met een zo efficiënt mogelijk gebruik van middelen. Dit kan bijvoorbeeld door gebruik te maken van benchmarking.

Een andere activiteit die in het kader van dit artikel zou moeten plaatsvinden is een doorlichting van de beheersprocessen, zoals de doelmatigheid van de interne controle.

Regels voor periodiek onderzoek

Het college is verplicht de onderzoeken te verrichten en hiervan verslag uit te brengen. De rol van de raad bij deze onderzoeken is een kaderstellende. De verordening die de raad, conform artikel 213a Gemeentewet vaststelt, bevat deze kaders. De raad bepaalt met de regels in deze verordening, waaraan het college op hoofdlijnen moet voldoen, en op welke wijze de raad bij de onderzoeken betrokken wordt en over de onderzoeken wordt geïnformeerd. De verordening is op deze uitgangspunten gebaseerd.

ARTIKELSGEWIJZE TOELICHTING VERORDENING 213A GEMEENTEWET

Artikel 2 Onderwerp van onderzoek

In artikel 2 wordt het college opgedragen onderzoek te doen naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur. Hierbij wordt een scheiding aangebracht tussen onderzoeken naar de doelmatigheid en onderzoeken naar de doeltreffendheid.

De onderzoeken naar de doelmatigheid betreffen onderzoeken naar de uitvoering van het beleid, het beheer van middelen en de totstandkoming van informatie, en kunnen zich richten op organisatie-onderdelen en gemeentelijke taken.

De onderzoeken naar de doeltreffendheid vinden plaats op basis van het in de programma’s of paragrafen van de begroting geformuleerde beleid. Dit beleid kan gehele begrotingsprogramma’s omvatten of delen daarvan (producten). Ook kan het paragrafen van de begroting en jaarstukken of delen daarvan omvatten.

De onderzoeken kunnen worden uitgevoerd door zowel het eigen ambtelijk apparaat als door derden.

Van belang is te onderkennen dat verbetering van doelmatigheid en doeltreffendheid een continue proces is. De onderzoeken zijn daarbij dienstbaar. In de verordening is niet gekozen uitspraken te doen in welk tijdsbestek de gehele organisatie en alle programma’s onderzocht worden. Dit vanuit de gedachtegang dat de actualiteit bepalend zal zijn voor wat onderzocht wordt met welke frequentie en intensiteit.

In dit verband kunnen als voorbeelden worden aangehaald het lopend traject van de invulling van de efficiencytaakstelling, wat breed in de organisatie tot onderzoeken leidt, en de op handen zijnde operatie voor het inpassen van het verwachte miljoenentekort. De aanleiding tot dergelijke trajecten/onderzoeken (naar zowel doelmatigheid als doeltreffendheid) is een andere dan een vooraf bepaald tijdstip.

Dit neemt overigens niet weg dat het periodiek evalueren van de doeltreffendheid van beleid een gezonde zaak is. Ondermeer ten behoeve van een nieuwe raadsperiode is het van belang zicht te hebben op de effecten van het bestaand beleid en eventuele beleidswijzigingen. In relatie met evaluatienota’s zal met het formuleren van het jaarlijks onderzoeksplan rekening worden gehouden met de periodiciteit.

Artikel 3 Onderzoeksplan

De beslissing wát te onderzoeken, is aan het college. Vanzelfsprekend zal de raad willen weten wat de plannen zijn, en ook gelegenheid willen hebben om deze te bespreken en als hij dat nodig acht invloed uit te oefenen. Hierin voorziet het onderzoeksplan.

Vanuit de ambtelijke organisatie heeft het college voldoende voeding voor het vormgeven van een onderzoeksplan. Naast de verantwoordelijkheid die het ambtelijk management hierin speelt is een specifieke functie weggelegd voor de concerncontroller. Vanuit zijn functie zal hij in zijn jaarlijks rapport van aanbevelingen en het controllersverslag bij de jaarstukken aanbevelingen doen voor te onderzoeken onderwerpen en/of organisatieonderdelen.

Het onderzoeksplan moet een volledig beeld geven van de voorgenomen onderzoeken, zij het uiteraard nog globaal. Het onderzoeksplan wordt aangeboden aan de raad, en de raad kan het ter bespreking agenderen, maar het wordt door het college vastgesteld.

De onderzoeken in het onderzoeksplan worden per onderzoek uitgewerkt in een bestuursopdracht. De uitwerking in bestuursopdrachten worden eveneens, ter informatie, aangeboden aan de raad. In de verordening wordt aangegeven wat in de bestuursopdracht in ieder geval moet worden opgenomen. Dit sluit aan bij de bestaande vormgeving van het instrument.

De onderwerpen genoemd in het tweede lid kunnen als volgt worden toegelicht:

a) Het object van een onderzoek wordt dusdanig omschreven dat duidelijk aangegeven is wat de afbakening van het onderzoek is. Daarbij worden bij de doelmatigheidsonderzoeken duidelijk de scheidslijnen aangegeven ten aanzien van de te onderzoeken procedures en instrumenten. Bij de doeltreffendheidsonderzoeken worden duidelijk de scheidslijnen met andere beleidsvelden aangegeven.

b) Niet alleen wat het onderwerp van onderzoek wordt is van belang, maar zeker ook waarom het wordt onderzocht.

c) De reikwijdte van ieder onderzoek strekt zich in beginsel uit over alle organen (raad, college), organisatie-eenheden en instellingen waarvoor de gemeente bestuurlijk verantwoordelijk is of waarvan de activiteiten geheel of in belangrijke mate door de gemeente worden bekostigd. De reikwijdte kan in het onderzoeksplan worden ingeperkt door het aangeven van het te onderzoeken tijdsvak en de te onderzoeken organen, organisatie-eenheden en instellingen. De reikwijdte van onderzoeken moet van tevoren duidelijk worden aangegeven. Aangegeven moet worden welk tijdvak wordt onderzocht en welke organisatie-eenheden en niet gemeentelijke instellingen bij het onderzoek worden betrokken.

d) Hier wordt aangegeven welke methoden gebruikt zullen worden (benchmarking, enquête, enzovoorts).

f) Onderzoeken kunnen in opdracht van het college worden uitgevoerd door het ambtelijke apparaat (al of niet met inbreng van deskundigheid van derden) of door derden. Indien de ambtelijke organisatie de onderzoeken uitvoert zullen in de onderzoeksopzet waarborgen dienen te worden ingebouwd, waarmee de onafhankelijkheid van de analyse en/of adviezen ter verbeteringen worden gegarandeerd. In de bestuursopdracht wordt de organisatie en benodigde capaciteit van het onderzoek weergegeven.

Artikel 4 Voortgang onderzoek

De bedrijfsvoeringparagraaf van de begroting en jaarstukken dient inzicht te geven in de stand van zaken en de beleidsvoornemens omtrent de bedrijfsvoering. Daarbij dient een relatie te worden gelegd met de inhoud van de programma’s van de begroting en jaarstukken. Het ligt voor de hand om in deze paragaaf eveneens te rapporteren over de stand van zaken bij de interne onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde bestuur.

Artikel 5 Rapportage en gevolgtrekking

Met de instelling van de onderzoeken beoogt de gemeente de transparantie van gemeentelijk handelen te vergroten en de publieke verantwoording daarover te versterken. De bevindingen van de onderzoeken worden dan ook neergelegd in rapporten voor de raad, zoals voorgeschreven in artikel 213a, tweede lid, van de Gemeentewet. De rapporten dienen volgens artikel 197 tweede lid van de Gemeentewet te worden gevoegd bij de jaarrekening en het jaarverslag. Dat betreft uiteraard de verslagen die lopende het verslagjaar zijn afgerond. Dat sluit echter geenszins uit dat de raad, als hij dat wenst, de rapporten ontvangt zodra ze zijn vastgesteld.

Systematische aandacht voor doelmatigheid en doeltreffendheid impliceert ook het doel om te leren, om te denken over en te streven naar verbetering, daarom is in deze modelverordening opgenomen dat evaluatie en aanbevelingen voor verbetering onderdeel zijn van de rapportage, en dat zo nodig door middel van een plan van verbetering het vervolgtraject moet worden ingezet. De bedrijfsvoering is een zaak van het college. Het is dan ook het college dat maatregelen moet nemen tot verbetering. Het college moet een plan van verbetering opstellen en uitvoeren, Het plan van verbetering wordt uiteraard ook ter kennisgeving aan de raad gestuurd.

Artikel 6 Inwerkingtreding

Volgens de Gemeentewet moet deze verordening per 7 maart 2003 zijn vastgesteld. De raad kan indien nodig deze termijn verlengen (met maximaal een jaar). Gekozen is de verordening vast te stellen tegelijkertijd met de verordeningen ex artikelen 212 en 213 van de Gemeentewet.