Verordening op de raadscommissies 2008-1

TOELICHTING VERORDENING OP DE RAADSCOMMISSIES 2008

Artikel 1 Instelling en taak raadscommissies

De taken van de raadscommissies zijn vastgelegd in artikel 82, eerste lid, van de Gemeentewet. De raadscommissies bereiden de besluitvorming van de raad voor en overleggen met het college of de burgemeester.

De commissie neemt geen besluiten over de inhoud van raadsvoorstellen. Vanzelfsprekend kunnen over de inhoud van raadsvoorstellen meningen worden geventileerd of standpunten worden ingenomen. De commissievoorzitter bepaalt of een raadsvoorstel voldoende is besproken en of deze kan worden doorgeleid naar de raad. Artikel 11 van deze verordening gaat nader in op de rol van de voorzitter. De commissie kan er ook voor kiezen om een advies uit te brengen aan de gemeenteraad. Het een en ander om het besluitvormingsproces te versnellen en om te voorkomen dat discussies uit de commissie in de raad worden herhaald. Wel beslist de commissie over de eigen orde van de vergadering en de eigen werkzaamheden.

Een andere taak van de commissie is die van overleg met het college van burgemeester en wethouders c.q. met de burgemeester. Dat kan op initiatief van de commissie zelf (recht van agendering) of op initiatief van het college (actieve informatieplicht). Het overleg kan leiden tot een conclusie. De commissievoorzitter is belast met het formuleren van conclusies en het bepalen van de uitslag van het overleg.

In Amstelveen is een raadscommissie vooral gericht op voorbereiding en informatievoorziening en vindt het politieke debat en de besluitvorming plaats in de raad. De taken van de raadscommissie zijn in essentie dezelfde als die van de raad, die van kaderstellend, controlerend en volksvertegenwoordigend orgaan. Bovendien moet recht worden gedaan aan het budgetrecht. Op deze aspecten toetst de commissie nadrukkelijk de voorstellen en bespreekpunten. De raadscommissie bepaalt evenals de raad haar eigen agenda. Het voorzittersoverleg ondersteunt en faciliteert de commissies daarin. Dit betekent dat niet het college, maar de voorzitters van de raadscommissies bepalen of een voorstel aan de raadscommissie wordt voorgelegd alvorens het in de raad wordt besproken. In dat stramien past het ook dat de raadscommissies voorstellen aan het voorzittersoverleg kunnen doen om zaken op de (termijn)agenda te doen en/of onderwerpen voor themabijeenkomsten aan te dragen. Het vierde lid ziet daarop toe.

Het vijfde lid definieert vervolgens de beleidsterreinen van de vaste raadscommissies.

Artikel 2 Samenstelling commissies

De raad bepaalt de samenstelling van de raadscommissies. Artikel 82, derde lid, van de Gemeentewet ziet erop toe dat de raad moet zorgen voor een evenwichtige vertegenwoordiging van de in de raad vertegenwoordigde politieke groeperingen.

Om dit te bereiken schrijft het tweede lid voor dat het totaal aantal zetels dat wordt verdeeld over de vaste commissies gelijk is aan het totaal aantal raadszetels vermeerderd met een derde van dat aantal. Concreet: 35 plus 12 (11 2/3, waarbij afronding beneden een half naar beneden, boven een half naar boven) is 47. Daarbij geldt dat het aantal wordt verhoogd met zoveel zetels als nodig zijn zodat elke fractie met tenminste één raadslid in elke vaste commissie vertegenwoordigd is. In de huidige zittingsperiode van de gemeenteraad betekent dit voor de twee kleinste fracties het totaal aantal te verdelen zetels met 4 is opgehoogd zodat in totaliteit het aantal zetels in de vaste commissies is bepaald op 51.

Voor projectcommissies geldt eveneens het principe van evenredige vertegenwoordiging, doch is het aantal zetels per fractie gemaximeerd tot 3.

Bovendien kan elke fractie per commissie één zogeheten burgerlid afvaardigen. Deze burgerleden hebben, na door de voorzitter van de gemeenteraad als zodanig te zijn geïnstalleerd, dezelfde rechten en plichten als de raadsleden die in een commissie zitting hebben.

Voor het overige worden de zetels die een fractie ter verdeling heeft gekregen, over de diverse commissies verdeeld. Overeenkomstig het beginsel van evenredige vertegenwoordiging zullen alle fracties voor zoveel dat mogelijk is het aan hen toegewezen aantal zetels gelijkelijk over de drie vaste raadscommissies verdelen. De fractievoorzitters geven dit door middel van een brief aan de voorzitter van de gemeenteraad aan.

Vervolgens worden voor de leden per fractie ook minimaal één en maximaal drie raads- of burgerleden als plaatsvervangende leden aangewezen.

Aan de verdeling van deze zetels is in de huidige zittingsperiode van de raad gestalte gegeven als volgt:

Artikel 3 Voorzitter

Artikel 82, vierde lid, van de Gemeentewet schrijft voor dat de voorzitter van een raadscommissie raadslid moet zijn. Om die reden bepaalt artikel 3, eerste lid, dat de raad de voorzitters en hun plaatsvervangers "uit zijn midden" benoemt. Op basis van de tweede volzin, is de voorzitter geen lid van de raadscommissie. Dit is een bewuste keuze, op deze wijze kan de voorzitter zich concentreren op zijn taak als (technisch) voorzitter en zijn tijd en energie aanwenden voor het bewaken van de positie van de raadscommissie. Hij hoeft zich niet te bekommeren om de inbreng van zijn fractie in de raadscommissie en heeft dan ook geen stemrecht. Plaatsvervangers van de voorzitter hebben dat wel, tenzij zij zich als lid laten vervangen.

Het ligt voor de hand dat de (plaatsvervangend) voorzitters van de raadscommissies in een van de eerste vergaderingen van de raad in nieuwe samenstelling worden benoemd, aangezien de zittingsperiode van de voorzitters en de leden aan het einde van de zittingsperiode van de raad eindigt (tussentijdse wijzigingen uitgezonderd). Om ook hier recht te doen aan de evenredige vertegenwoordiging is in het derde lid opgenomen dat de voorzitters allen deel uitmaken van verschillende fracties.

In het derde en het vierde lid van dit artikel zijn bepalingen opgenomen over de wijze waarop in de vervanging van de voorzitter bij afwezigheid wordt voorzien en met welke zaken hij tijdens het leiden van een commissievergadering is belast.

Artikel 4 Secretariaat commissies

Iedere raadscommissie wordt ondersteund door een commissiegriffier. Dit is een door de griffier aangewezen medewerker. De commissiegriffier verricht zijn taken onder aansturing en verantwoordelijkheid van de voorzitter.

Artikel 5 Vergaderen

Voor de aanvang van elk jaar stelt het voorzittersoverleg een vergaderschema vast volgens welk schema de commissievergaderingen plaatsvinden. Daarnaast kan de voorzitter op eigen initiatief of op verzoek van tenminste drie leden onder opgave van redenen, een vergadering uitschrijven.

In overleg met het voorzittersoverleg stelt de voorzitter de agenda voor een commissievergadering op. Het voorzittersoverleg vervult een coördinerende rol bij de agendering van zaken in de commissies. De definitieve vaststelling van de agenda geschiedt vervolgens door de desbetreffende commissie in de commissievergadering zelf.

De leden van een raadscommissie ontvangen een uitnodiging inclusief de agenda voor een vergadering en de stukken tenminste acht dagen voor de vergadering. De griffie zorgt voor de verzending.

Op grond van artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet moet de voorzitter van een raadscommissie tegelijkertijd met de schriftelijke oproep de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering ter openbare kennis brengen. De agenda en de daarbij behorende stukken worden tegelijkertijd met de schriftelijke oproep en op een bij openbare kennisgeving aan te geven plaats ter inzage gelegd. De bepaling in het vijfde lid geeft hier een regeling voor.

In het zesde lid van dit artikel is de mogelijkheid geborgd dat een lid voor de komende commissievergadering een onderwerp schriftelijk ter bespreking kan voordragen. Voor dat doel is door de griffie een formulier ontworpen, waarop moet worden aangegeven welke aanleiding voor de bespreking van het onderwerp bestaat, en met welk doel bespreking gevraagd wordt, plus welke vragen aan de commissie en/of het college worden voorgelegd.

De commissie kan voorts op voorstel van de voorzitter dan wel het voorzittersoverleg regels stellen ten aanzien van de spreektijd van de leden. Tot een spreektijdregeling wordt bij de aanvang van de commissievergadering besloten. Normaliter wordt een onderwerp in twee termijnen behandeld; de spreektijdregeling geldt dan voor alle termijnen.

De spreektijdregeling dient ook in relatie worden gezien met hetgeen in het negende lid van dit artikel is opgenomen over de vergadertijd van de commissies (drie uur). Zodra blijkt dat de commissievergadering langer dan drie uur gaat duren overlegt de voorzitter of de vergadering moet worden geschorst en indien dat het geval is, wordt de vergadering bij voorkeur hervat op dezelfde dag in de volgende week. Als een commissie bijvoorbeeld normaliter op dinsdag vergadert, is de ‘uitloop-vergadering’ bij voorkeur op de dinsdag in de volgende week.

Artikel 6 Openbaarheid vergaderingen

Alle vergaderingen van de commissies worden in het openbaar gehouden, tenzij ten minste een vijfde deel van de aanwezige leden dan wel de voorzitter oordeelt dat het nodig is dat achter gesloten deuren wordt vergaderd. De commissie besluit dan of dat zal gebeuren of niet.

In de regel worden de commissievergaderingen in het raadhuis gehouden.

Wel is de mogelijkheid opengelaten om elders te vergaderen; dit kan bijvoorbeeld wanneer er een thema aan de orde komt waarbij het gewenst of noodzakelijk is om de locatie zelf te bezoeken. Voorbeeld: het (jaarlijkse) overleg met de politie. Ook kan men denken aan een onderwerp dat specifiek een wijk of buurt raakt, in welk geval een commissievergadering in een wijk- of buurtcentrum kan worden gehouden. De commissie besluit om op een andere locatie dan het raadhuis te vergaderen.

Artikel 7 Spreekrecht commissievergaderingen

Het spreekrecht van burgers kan bijdragen aan het vergroten van de betrokkenheid van de burgers bij het lokaal bestuur, één van doelstellingen van de vernieuwing van het lokaal bestuur. In de uitnodiging en publicaties over de commissievergaderingen wordt van de mogelijkheid om van het spreekrecht gebruik te maken melding gemaakt. Het kan worden uitgeoefend over onderwerpen die als agendapunt op de commissieagenda zijn vermeld. De voorzitter stelt degenen die het spreekrecht wensen uit te oefenen daartoe in de gelegenheid vóór de aanvang van de beraadslaging over het desbetreffende agendapunt. Zij die van het spreekrecht gebruik wensen te maken moeten zich bij de commissiegriffier voor de aanvang van de vergadering hebben gemeld. De voorzitter bepaalt vervolgens de maximale spreektijd die een ieder beschikbaar krijgt, in de praktijk maximaal 5 minuten.

Nadat het spreekrecht is uitgeoefend vindt er geen discussie plaats tussen de commissieleden en degene die van het spreekrecht gebruik heeft gemaakt. Wel kunnen commissieleden vragen stellen, die door de inspreker kort dienen te worden beantwoord.

Agendapunten die nog onderworpen zullen zijn aan inspraak of participatie en opvolgend aan de commissie om advies zullen worden voorgelegd kunnen geen onderwerp van inspraak vormen. Enerzijds zou dit de inspraak- of participatieprocedure doorkruisen, anderzijds komt het onderwerp nog ter finale bespreking in de commissie terug zodat op dat moment de gelegenheid bestaat om zonodig het spreekrecht uit te oefenen.

Na het uitoefenen van het spreekrecht zal de voorzitter vervolgens bezien of hetgeen is ingebracht past binnen de taakstelling van de commissie past en de commissie in overweging geven om de bijdrage te betrekken bij de beschouwing van de commissie over het agendapunt, dan wel om het standpunt voor het overige door te geleiden naar het eigen fractieberaad en het te betrekken bij de behandeling van het desbetreffende agendapunt in de komende raadsvergadering.

WIJZIGINGSVOORSTEL:

In het zesde lid wordt verwezen naar de taakstelling van de commissies als genoemd in artikel 1, lid 2. Dit moet echter zijn artikel 1 lid 4.

Artikel 8 Handhaven van de orde

Het eerste lid verzekert dat leden van een raadscommissie vrijelijk kunnen spreken. Wel zijn interrupties uiteraard toegestaan voor zover de voorzitter bij een overvloed aan interrupties of in het belang van de voortgang van de beraadslagingen niet bepaalt dat een spreker zijn betoog zonder verdere interrupties afrondt. Om te bevorderen dat leden van raadscommissies zich niet belemmerd voelen om hun mening te uiten bepaalt artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet bovendien dat artikel 22 van overeenkomstige toepassing is op leden van raadscommissies. Hierdoor zijn leden van raadscommissies niet in rechte te vervolgen, aan te spreken of verplicht getuigenis af te leggen over hetgeen zij in de vergadering zeggen of schriftelijk overleggen. Dit geldt voor zowel raadsleden als burgerleden.

Op basis van het tweede lid kunnen alle sprekers in bepaalde gevallen door de voorzitter tot de orde worden geroepen en kan hen zo nodig over het aanhangige onderwerp het woord ontzegd worden. Ook kan de voorzitter de vergadering schorsen en bij herhaling van de verstoring van de orde, kan hij de vergadering sluiten.

Artikel 9 Ter inzage leggen van stukken

Naast de agenda en de daarbij behorende stukken, worden stukken die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op de agenda dienen op een vaste plaats voor een ieder ter inzage gelegd. Gekozen is voor de leeskamer van het raadhuis. Wanneer na het verzenden van de oproep nog stukken ter inzage worden gelegd, worden de leden hierover geïnformeerd.

Stukken ten aanzien waarvan geheimhouding wordt opgelegd kunnen leden van raadscommissies bij de griffier inzien.

Artikel 10 Geheimhouding

Hetgeen besproken wordt in een besloten vergadering, valt niet van rechtswege onder de geheimhoudingsplicht. Daarvoor is toepassing van de procedure volgens artikel 86 van de Gemeentewet nodig. Niet alleen een raadscommissie kan geheimhouding opleggen, ook de voorzitter van een raadscommissie, het college en de burgemeester kunnen geheimhouding aan een raadscommissie opleggen. Overigens kan een raadscommissie ook geheimhouding opleggen aan de raad of het college ten aanzien van stukken die zij aan de raad of het college overlegt (artikel 25, tweede lid, en artikel 55, tweede lid, van de Gemeentewet). De geheimhouding geldt ten aanzien van een ieder die aanwezig is bij een besloten vergadering of die kennis draagt van stukken ten aanzien waarvan geheimhouding geldt. De geheimhouding geldt totdat het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd of de raad, haar opheft.

Artikel 11 Beraadslagen en besluiten

Artikel 20 van de Gemeentewet regelt het vergaderquorum van de raad. Voor de raadscommissies ontbreekt een dergelijke bepaling in de Gemeentewet. Artikel 11, eerste lid, voorziet hierin. Indien meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is kan worden vergaderd.

Het tweede lid voorziet in een regeling voor een nieuwe vergadering indien het quorum niet aanwezig is, anders zou de afwezigheid van leden van een raadscommissie de voortgang van werkzaamheden kunnen belemmeren. Overigens ligt het in de rede dat de voorzitter overlegt met de raadscommissie over de datum van een nieuwe vergadering. In die nieuwe vergadering kunnen de dan aanwezige leden beraadslagen en besluiten, ongeacht het aantal dat is opgekomen.

Het derde lid ziet toe op de besluitvorming in de commissie. Duidelijk is dat de besluiten die de commissie neemt op het gebied van orde en de eigen vergadering met meerderheid van stemmen worden genomen.

Het dilemma is hoe om te gaan met overige besluiten van procedurele aard die de commissie neemt. Te denken valt daarbij aan het al dan niet doorgeleiden van voorstellen aan de raad, of - ingeval van overleg met het college van burgemeester en wethouders, dan wel met de burgemeester - hoe uitlatingen en visies van de diverse leden van de commissie moeten worden geïnterpreteerd (bijvoorbeeld: er wordt een conceptnota aan de commissie voorgelegd waar het college graag van zou willen weten of op die lijn kan worden doorgegaan, een soort ‘groen licht-vraag’).

Stel dat door welke omstandigheid dan ook het aantal leden van een commissie beperkt is opgekomen doch dat er wel sprake is van een quorum. En dat daarbij de leden van de coalitiepartijen elk met één lid vertegenwoordigd zijn. Bij de beoordeling van de vraag of een voorstel ter besluitvorming aan de gemeenteraad kan worden doorgeleid bestaat dan de reële mogelijkheid dat op basis van het aantal leden soms geconstateerd moet worden dat het meerderheidsstandpunt van de commissie zal luiden dat dit niet zou dienen te geschieden.

Dit plaatst de commissievoorzitter voor een probleem. Immers: de commissievoorzitter zal bij het stelsel van “one man, one vote” niet anders kunnen constateren dat het voorstel niet ter agendering aan de gemeenteraad moet worden aangeboden en zal hij dit dan ook aan het voorzittersoverleg (die de conceptagenda voor de raad samenstelt) moeten melden. Wanneer de commissievoorzitter in zijn oordeel zou betrekken dat de aanwezige leden elk een fractie van bepaalde omvang vertegenwoordigen zou zijn oordeel anders luiden.

Voor wat punten van overleg met het college of met de burgemeester betreft ligt de zaak anders. Het gaat dan meestal over sonderingen van beleidsvoornemens. Het college of de burgemeester kan de visie van de aanwezige commissieleden c.q. fracties in de oordeelsvorming betrekken doch het staat hen vrij om daarmee te doen of laten wat men wenst. Of deze gang van zaken in het kader van de duale verhoudingen juist is, is maar de vraag (zie hiervóór, bij de toelichting bij artikel 1), want feitelijk “adviseert” de commissie dan het college. Aan de andere kant kan men het ook opvatten als een soort invulling van de actieve informatieplicht die op het college rust.

Om recht te doen aan het principe ‘one man, one vote’ en om tegelijkertijd te zorgen voor helderheid wat betreft de werkwijze van de commissies is het artikel gewijzigd in: “Besluiten met betrekking tot de orde van de vergadering worden met meerderheid van stemmen genomen, waarbij alle leden ieder een stem hebben. Wanneer de mening van de commissie wordt gepeild bepaalt de voorzitter conform artikel 3.4, sub e, de uitslag van het overleg”.

Artikel 12 Verslaglegging

De verslaglegging geschiedt door middel van een besluitenlijst, waarin kort en bondig de standpunten van de fracties worden vermeld. Indien van het spreekrecht gebruik wordt gemaakt worden de uitgesproken betogen aan die besluitenlijst gehecht, of - wanneer deze niet voorhanden zijn - er wordt een korte samenvatting van deze betogen in de besluitenlijst opgenomen. Het concept van deze besluitenlijst wordt zo mogelijk vijf dagen voor de dag waarop in de desbetreffende maand de raad vergadert, aan de leden toegezonden. De concept-besluitenlijst wordt in de eerstvolgende vergadering van de commissie vastgesteld.

Vanzelfsprekend hebben de commissieleden die tijdens de vergadering waarop de concept-besluitenlijst betrekking heeft aanwezig waren de mogelijkheid om aanvullingen en/of wijzigingen op de besluitenlijst voor te stellen. Het is aan de raadscommissie om te beslissen of een voorgestelde wijziging of aanvulling geaccepteerd wordt, aangezien de raadscommissie het verslag vaststelt. Een afwijzing van een dergelijk voorstel is niet vatbaar voor beroep (aldus de Afdeling Rechtspraak van de Raad van State). Een en ander is niet in de verordening opgenomen; het spreekt namelijk vanzelf.

Artikel 13 Houden van gecombineerde commissievergaderingen

Het betreft hier coördinatiebepalingen. Als een onderwerp meerdere commissies aangaat, zal moeten worden vastgesteld in welke raadscommissie(s) het onderwerp besproken zal worden. Het ligt het voor de hand dat het voorzittersoverleg hierover beslist. In geval van een gezamenlijke vergadering regelt het voorzittersoverleg het voorzitterschap. Meestal vervult de voorzitter van de commissie die het onderwerp het meest aangaat, de rol van voorzitter. Het spreekt voor zich dat dan ook de commissiegriffier van die commissie de functie van commissiegriffier vervult.

Artikel 14 Bijwonen commissievergaderingen door collegeleden

Het kan gewenst zijn dat een lid van het college deelneemt aan de vergadering van de raadscommissie. Om te zorgen dat de commissie niet steeds een besluit moet nemen om per vergadering te bepalen of leden van het college (waaronder de burgemeester) bij een vergadering aanwezig kunnen zijn is in het eerste lid opgenomen dat de leden van het college geacht worden voor alle vergaderingen van de commissies te zijn uitgenodigd. Dit geldt voor zowel openbare als voor besloten vergaderingen. Indien nodig geeft de voorzitter leden van het college de gelegenheid om standpunten van het college toe te lichten en in te gaan op vragen en opmerkingen van de commissie.

Artikel 15 Houden van hoorzittingen of andere bijeenkomsten

In dit artikel is opgenomen dat een commissie openbare of besloten hoorzittingen of andere bijeenkomsten kan houden. Te denken valt daarbij aan bijeenkomsten met maatschappelijke organisaties of aan een hoorzitting over een bepaald politiek levend onderwerp. Deze bijeenkomsten en hoorzittingen moeten niet worden verward met het enquêterecht van de raad, dat dient om waarheidsvinding te plegen wanneer andere middelen reeds hebben gefaald.

Vanzelfsprekend zullen dit soort bijeenkomsten en hoorzittingen indien zij een openbaar karakter hebben op de gebruikelijke wijze worden aangekondigd.

Artikel 16 Uitleg verordening

Artikel 17 Slotbepaling en citeerartikel

Artikel 16 en 17 behoeven geen toelichting