32 Regeling sportieve activiteiten gemeentepersoneel

Artikel 32:0:0:1  Begripsbepalingen

Voor de toepassing van deze regeling, wordt verstaan onder:

• a

  ambtenaar: de ambtenaar volgens artikel 1:1 en de werknemer met wie op grond van artikel 2:5 een arbeidsovereenkomst is aangegaan;

• b

  gemeentelijke sportieve activiteiten:sportieve activiteiten die uitsluitend voor en door personeel van de gemeente Amstelveen worden georganiseerd;

• c

  intergemeentelijke sportieve activiteiten: sportieve activiteiten, die door andere gemeenten en daaraan gelieerde (overheids)instanties worden georganiseerd;  

• d

  maatschappelijke sportieve activiteiten: sportieve activiteiten, die door het bedrijfsleven en of organisaties, al dan niet in samenwerking met de gemeente Amstelveen, worden georganiseerd en waaraan deelname van gemeentepersoneel wordt gevraagd dan wel als mede-organisator wordt verlangd.

Artikel 32:0:0:2  Inschrijving en deelname

Inschrijving voor en deelname aan de in artikel 32:0:0:1, onder b, c en d, genoemde activiteiten, als lid van een gemeentelijk team of een gemeentelijke afvaardiging, staat open voor iedere ambtenaar als bedoeld in datzelfde artikel onder a.

Artikel 32:0:0:3  Inventarisatie

Jaarlijks wordt, tijdig voor de aanvang van het nieuwe kalenderjaar, door de afdeling Middelenbeheer, personeelszaken een inventarisatie gemaakt van de gemeentelijke en intergemeentelijke sportieve activiteiten die dat nieuwe kalenderjaar mogelijk zullen gaan plaatsvinden en vermeldt daarbij per activiteit de maand waarin of de datum waarop zij mogelijk zal worden gehouden. Hiertoe dienen diegenen die activiteiten organiseren een aankondiging van de activiteit(en) in, waarin opgenomen de datum/data waarop de onderscheiden activiteiten plaatsvinden, het geschatte aantal deelnemers en een kostenraming, daarbij uitgaande van het aantal deelnemers en de kosten van het voorgaande jaar.

Bij deze inventarisatie wordt op basis van de gedane aankondigingen een kostenraming voor het totaal der activiteiten opgesteld.

Activiteiten dienen te voldoen aan de criteria van de doelstelling te weten:

• -

  bijdrage aan de bedrijfscultuur;

• -

  versterking van de onderlinge band;

• -

  positieve uitstraling.

Activiteiten die niet in de inventarisatie zijn opgenomen, vallen buiten toepassing van deze regeling.

Artikel 32:0:0:4  Het budget

Het hoofd van de afdeling Middelenbeheer beoordeelt of alle activiteiten binnen de termen van deze regeling vallen en, naar kosten bezien, passen binnen het bestaande budget.

Wanneer het budget wordt overschreden, wordt door het hoofd van de afdeling Middelenbeheer een maximaal bedrag per activiteit vastgesteld en aan de organisatoren van de onderscheiden activiteiten medegedeeld. Dit maximaal bedrag per activiteit wordt vastgesteld naar de verhouding van het aantal deelnemers per activiteit tot het totaal van de deelnemers aan alle activiteiten.

Bij de organisatie van activiteiten dient door de organisatoren met de toegewezen maximumbedragen rekening te worden gehouden.

Het hoofd van de afdeling Middelenbeheer legt de inventarisatie van de sportieve activiteiten voor het nieuwe kalenderjaar, met het geschatte aantal deelnemers en de geraamde kosten vast.

Artikel 32:0:0:5  Datum activiteit

Wanneer aan een organisator bekend wordt dat en wanneer er een activiteit zal plaatsvinden, meldt hij deze op Intranet en opent de inschrijving. Tegelijkertijd meldt hij de activiteit en de datum/data ervan aan bij hoofd van de afdeling Middelenbeheer.

De organisator en de deelnemende ambtenaren geeft bericht van de activiteit en de datum/data door aan zijn direct leidinggevende.

Artikel 32:0:0:6  Kostenraming

De organisator stelt, zodra de inschrijving voor een activiteit is gesloten, een lijst van deelnemende ambtenaren op. Daarbij voegt hij een gespecificeerde kostenraming, rekening houdend met het aantal deelnemende ambtenaren en de faciliteiten die verleend kunnen worden.

De organisator deponeert de lijst van deelnemende ambtenaren en de kostenraming bij het hoofd van de afdeling Middelenbeheer.

Het hoofd van de afdeling Middelenbeheer toetst de op de kostenraming opgevoerde posten aan deze regeling en controleert of er binnen het toegewezen budget wordt gebleven.

Wanneer het toegewezen budget voor een activiteit wordt overschreden, of er is op enig ander punt strijd met deze regeling, dan doet het hoofd van de afdeling Middelenbeheer hiervan mededeling aan de organisator en treedt met deze in overleg over eventueel noodzakelijke correcties.

Wanneer de door de organisator aangeleverde stukken akkoord worden bevonden door het hoofd van de afdeling Middelenbeheer, doet hij hiervan mededeling aan die organisator. Deze mededeling houdt in, dat besloten is dat door de inschrijvers mag worden deelgenomen aan de activiteit en dat in principe de faciliteiten volgens en op de voorwaarden van deze regeling worden toegekend.

Van in het vorig lid bedoeld besluit doet de organisator mededeling aan de leidinggevenden, en voegt een overzicht bij van de ambtenaren per afdeling die zich hebben ingeschreven voor deelname aan de activiteit en wordt aandacht besteed aan de kwestie van het overleg over de deelname aan de activiteit en de beperking die het dienstbelang geeft aan de mogelijkheid voor die deelname aan de betreffende ambtenaren (buitengewoon) verlof te verlenen.

Artikel 32:0:0:7  Tegemoetkoming aan de deelnemer

Aan de ambtenaar die deelneemt aan een sportieve activiteit als bedoeld in artikel 32:0:0:1, kunnen de volgende faciliteiten worden toegekend;

• 1

  Buitengewoon verlof op grond van artikel 6:4:4 voor de helft van de met de deelname aan de activiteit gemoeide werktijd. Dit voorzover de sportieve activiteit plaatsvindt op een werkdag/werkdagen en voor zover naar het oordeel van het afdelingshoofd, de werkzaamheden dit toelaten.

• 2

  Vergoeding van kosten van inschrijving en verzekering.

• 3

  Vergoeding van de kosten van gezamenlijk vervoer naar de plaats waar de sportieve activiteit plaatsvindt, voor zover die activiteit plaatsvindt buiten de gemeente Amstelveen. Onder gezamenlijk vervoer wordt verstaan het gezamenlijk reizen per autobus(sen) of in privé-auto’s naar de plaats van de activiteit en terug.

• 4

  De kosten van een gezamenlijke lunch, wanneer de sportieve activiteit buiten de gemeentegrenzen wordt georganiseerd en eindigt rond of na de lunchtijd, dan wel na die tijd wordt voortgezet en hierin door de organisatie niet wordt voorzien. Onder gezamenlijke lunch wordt verstaan de lunch die door de organisator namens de gemeente wordt geregeld.  

• 5

  De kosten van een gezamenlijk diner, wanneer de sportieve activiteit buiten de gemeentegrenzen wordt georganiseerd en eindigt rond of na de voor een diner gebruikelijke tijd en hierin door de organisatie niet wordt voorzien. Onder gezamenlijk diner wordt verstaan het diner dat door de organisator namens de gemeente wordt geregeld.

• 6

  Bij deelname aan sportieve activiteiten in het buitenland een bijdrage in de noodzakelijke kosten voor overnachting, wanneer de organisatie daarin niet voorziet.

Artikel 32:0:0:8  Vergoeding van kosten

De in het vorig artikel bedoelde vergoedingen in de kosten zijn gelijk aan:

• -

  voor wat betreft de kosten bedoeld onder lid 2: het bedrag van die kosten;

• -

  voor wat betreft de kosten bedoeld onder lid 3:

• -

  als het gaat om georganiseerd vervoer (b.v. per autobus): het bedrag van die kosten;

• -

  als het gaat om het gezamenlijk reizen per eigen auto: het bedrag dat volgens de Regeling Reis- en verblijfkosten hiervoor wordt vergoed;

• -

  voor wat betreft de kosten bedoeld onder de leden 4, 5 en 6: de bedragen die hiervoor volgens de Regeling Reis- en verblijfkosten worden vergoed.

Artikel 32:0:0:9  Voorwaarden voor verlenen faciliteiten

Er kunnen uitsluitend faciliteiten, als bedoeld in artikel 32:0:0:7, worden toegekend aan de ambtenaar, wanneer deze:

• -

  zich verbindt tot de gewenste gezamenlijkheid en de herkenbaarheid als vertegenwoordiger van de gemeente Amstelveen en

• -

  bereid is tot betaling van een eigen bijdrage in de kosten.

De eigen bijdrage in de kosten, bedoeld in het vorig lid, bedraagt:

• -

  bij een (inter-)gemeentelijke sportieve activiteit die een gehele werkdag in beslag neemt € 11,50 en bij een (inter-)gemeentelijke sportieve activiteit die meerdere werkdagen in beslag neemt het hiervoor genoemd bedrag per volle werkdag.

• -

  bij gemeentelijke sportieve activiteiten die buiten werktijd plaatsvinden kan een eigen bijdrage worden geheven die ten hoogste 25% van de kosten per persoon bedraagt.

Er kunnen in geen enkele vorm faciliteiten volgens deze regeling worden verleend, wanneer sprake is van een team of ploeg, mede bestaande uit anderen dan ambtenaren als bedoeld in lid 1, onder a.

Artikel 32:0:0:10  Budgettaire dekking

De kosten van de faciliteiten, toegekend voor deelname aan sportieve activiteiten, als bedoeld in artikel 32:0:0:1, onder b en c, worden gedekt uit het budget dat voor de sportieve activiteiten voor en door ambtenaren in de begroting is opgenomen. De kosten van de faciliteiten, toegekend voor deelname aan sportieve activiteiten, als bedoeld in artikel 32:0:0:1, onder d, kunnen worden gedekt uit het budget dat voor die onderscheiden activiteiten beschikbaar is gesteld.