Regeling vervallen per 10-04-2008

Archiefverordening 1997

Geldend van 15-07-1997 t/m 09-04-2008

Intitulé

Archiefverordening 1997

Hoofdstuk I Algemene bepalingen

Art. 1

In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

  • a.

    de wet: de Archiefwet 1995;

  • b.

    het besluit: het Archiefbesluit 1995;

  • c.

    de gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in art. 1, sub b, van de wet, voorzover behorende tot de gemeente;

  • d.

    de archiefbewaarplaats: de door de Gemeenteraad overeenkomstig art. 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats;

  • e.

    de archiefruimte: een ruimte, bestemd of aangewezen voor de bewaring van archiefbescheiden, in afwachting van hun overbrenging ingevolge art. 12, eerste lid, of art. 13, eerste lid, van de wet;

  • f.

    de archivaris: de overeenkomstig art. 32 van de wet benoemde gemeentearchivaris;

  • g.

    de beheerders: degenen die ingevolge art. 4 zijn belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht;

  • h.

    de beheerseenheid: het/de door Burgemeester en Wethouders als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel/organisatieonderdelen;

  • i.

    het informatiesysteem: het systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd.

Hoofdstuk II De aanwijzing van de archiefbewaarplaats

Art. 2

De in art. 31 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats is de bewaarplaats, die zich bevindt op de Amsteldijk 67 te Amsterdam.

Hoofdstuk III De zorg van Burgemeester en Wethouders voor de archiefbewaarplaatsen

Art. 3

Burgemeester en Wethouders dragen zorg voor het inrichten en in stand houden van de archiefbewaarplaats, bedoeld in art. 2, alsmede van voldoende en doelmatige archiefruimten.

Art. 4

Burgemeester en Wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerders.

Art. 5

Burgemeester en Wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden, verbonden aan het beheer van de gemeentelijke archiefbescheiden.

Art. 6

  • 1. Burgemeester en Wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden, voldoende is gewaarborgd.

  • 2. Het vorige lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden, bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.

Art. 7

Burgemeester en Wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.

Art. 8

Burgemeester en Wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht, regels vast.

Art. 9

Burgemeester en Wethouders bevorderen, dat bij deelname door de gemeente in privaatrechtelijke rechtspersonen die overheidstaken uitvoeren, het beheer van de archiefbescheiden bij deze rechtspersonen zoveel mogelijk geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet.

Art. 10

Burgemeester en Wethouders doen ten minste eenmaal per jaar aan de Gemeenteraad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van art. 30 van de wet.

Hoofdstuk IV Toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden, welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats

Art. 11

De archivaris ziet erop toe, dat het beheer van de archiefbescheiden welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven regels.

Art. 12

De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij art. 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich te doen vervangen door aan hem ondergeschikte ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in art. 22 van de wet.

Art. 13

  • 1. De beheerders verstrekken aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden, alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.

  • 2. De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en de ruimten

    waarin deze zich bevinden.

Art. 14

De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerders, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan Burgemeester en Wethouders. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.

Art. 15

De beheerders doen aan de archivaris tijdig mededeling van ten minste het voornemen tot:

  • a.

    opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheerseenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;

  • b.

    bouw, verbouwing, inrichting of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;

  • c.

    verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;

  • d.

    ontwerp, vervanging, aanschaffing of invoering van een informatiesysteem;

  • e.

    voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.

Art. 16

De archivaris doet eenmaal per jaar aan Burgemeesters en Wethouders verslag betreffende de uitoefening van het toezicht.

Hoofdstuk V Slotbepalingen

Art. 17

Met ingang van de datum van inwerkingtreding van deze verordening worden ingetrokken de Verordening, regelende de zorg voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en de Verordening,

regelende het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, vastgesteld bij raadsbesluit van 26 november 1969, nr. 1031 (Gemeenteblad 1969, afd. 3, volgn. 204).

Art. 18

Deze verordening kan worden aangehaald als Archiefverordening 1997.

Bijlage 1

Memorie van toelichting op de Archiefverordening 1997

Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Staatsblad 1995, nrs. 276 en 277) en het Archiefbesluit 1995 (Staatsblad 1995, nr. 671) en dient door de Gemeenteraad te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet 1995. Zij bestaat in hoofdzaak uit drie gedeelten, namelijk de aanwijzing van de archiefbewaarplaats, de regeling voor de zorg die het College van Burgemeester en Wethouders draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen, en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers.

Hoofdstuk III bevat een uitwerking van het begrip "zorg", dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige

archiefruimten zijn (art. 3), is geregeld in het Archiefbesluit 1995.

Hoofdstuk IV is een uitwerking van het toezicht bedoeld in art. 32, tweede lid, van de wet.

Artikelgewijze toelichting

Art. 1.

Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend.

Art. 2.

De aanwijzing van een archiefbewaarplaats geschiedde voorheen veelal bij afzonderlijk besluit.

Art. 3.

Een ministeriële regeling stelt op grond van art. 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen. Art. 13, vierde lid, zal op een nader bij Koninklijk besluit te bepalen tijdstip in werking treden (art. 24, tweede lid, van het Archiefbesluit 1995).

Art. 4.

De aanwijzing van de beheerders is opgenomen in de op grond van art. 8 te stellen voorschriften: het Besluit Informatiebeheer.

Art. 6.

Een ministeriële regeling stelt op grond van art. 11, tweede lid, van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materi‰le behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Art. 11, tweede lid, zal op een nader bij Koninklijk besluit te bepalen tijdstip in werking treden (art. 24, tweede lid, van het Archiefbesluit 1995). Zodra dat gebeurt, kan het eerste lid van art. 6 vervallen waarbij het tweede lid als enige overblijft.

Art. 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting namelijk slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit

overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist. De gemeente heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt.

Art. 8.

De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer.

Art. 10, art. 16.

De Gemeenteraad verneemt aldus ten minste eenmaal per jaar wat er op het gebied van de archiefzorg en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden heeft plaatsgevonden.

Art. 13.

De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie hebben in de wet geleid tot een gewijzigde definitie van de term "archiefbescheiden". De wetgever heeft Ä binnen de formele betekenis van het begrip archiefbescheiden Ä bedoeld onder deze term alle op enigerlei wijze vastgelegde informatie te begrijpen, inclusief die welke slechts via informatietechnologie kan worden opgevraagd. Ondanks de ruimere betekenis van "archiefbescheiden" kan de materie veelal met de traditionele bepalingen worden geregeld, zij het dat sommige begrippen een andere, ruimere inhoud hebben gekregen. Dit heeft onder andere gevolgen voor een term als "beheer". Zo zal het voor het toezicht op het beheer van machine leesbare gegevensbestanden niet meer voldoende zijn dat toegang tot de ruimte is verzekerd. De formulering betreffende de noodzakelijke medewerking is ontleend aan de art. 52 van de Algemene Wet inzake Rijksbelastingen en art. 45 van de Wet Persoonsregistraties. Art. 17 van het Archiefbesluit 1995 regelt op overeenkomstige wijze het door de algemene rijksarchivaris uit te oefenen toezicht op de rijks- en andere overheidsorganen.

Art. 15.

Slechts die aspecten van de uitoefening van het archiefbeheer zijn hier vermeld die bij constatering achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden of die ernstige schade voor het behoud dan wel de openbaarheid van de archiefbescheiden en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden hebben.