Controleverordening 2011

In deze verordening wordt verstaan onder

• a.

  accountant: de door de Gemeenteraad (hierna: Raad) benoemde:

  - registeraccountant of;

  - accountant-administratieconsulent met een aantekening in het inschrijvingsregister als bedoeld in artikel 36, lid 3, van de Wet op de Accountant-administratieconsulenten of;

  - organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken;

• b.

  accountantscontrole: de controle van de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening van de gemeente Amsterdam, aangewezen dienstrekeningen en de stadsdeelrekeningen, uitgevoerd door de door de Raad benoemde accountant van:

  1. het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de activa en passiva;

  2. het in overeenstemming zijn van de opgestelde jaarrekening met het krachtens algemene maatregel van bestuur vastgestelde Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten;

  3. de overeenstemming van de totstandkoming van de opgenomen baten en lasten en balansmutaties met de begroting en van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder verordeningen;

  4. de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening;

  5. de inrichting van het financiële beheer en de financiële organisatie, gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken;

• c.

  rechtmatigheid in het kader van accountantscontrole: het overeenstemmen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de begroting en de relevante wet- en regelgeving, zoals omschreven in het Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten;

• d.

  jaarrekening van de gemeente: de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening van de gemeente Amsterdam. Het College van Burgemeester en Wethouders (hierna: College) is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening van de gemeente conform de geldende externe en interne wet- en regelgeving;

• e.

  dienstrekening: de jaarrekening van een door het College of de Raad ingestelde afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie, niet-zijnde een stadsdeelorganisatie. De directeur van een organisatie-eenheid is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening van die eenheid conform de geldende externe en interne wet- en regelgeving;

• f.

  stadsdeelrekening: de jaarrekening van een door de Raad ingestelde stadsdeelorganisatie. Het dagelijks bestuur van een stadsdeel is verantwoordelijk voor de samenstelling van de stadsdeelrekening conform de geldende externe en interne wet- en regelgeving;

• g.

  jaarrekening van een verbonden partij: de jaarrekening van een rechtspersoon waarin door de gemeente Amsterdam of een stadsdeel:

  -  wordt geparticipeerd in het risicodragend vermogen en;

  - die taken of bevoegdheden van de gemeente of een stadsdeel namens de gemeente of een stadsdeel uitoefent.

  Het bestuur van de verbonden partij is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende externe en interne wet- en regelgeving;

• h.

  andere verantwoordingen: alle verantwoordingen, niet-zijnde jaarrekeningen die op grond van externe of interne regelgeving van de gemeente Amsterdam, een stadsdeel of van een organisatie-eenheid worden verlangd en die aan accountantscontrole moeten worden onderworpen. De verantwoordelijkheid voor de samenstelling van de andere verantwoording berust bij degene die deze verantwoording moet indienen;

• i.

  aangewezen dienstrekening: de jaarrekening van een door het College of de Raad ingestelde afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie, niet-zijnde een stadsdeelorganisatie, waarvan de jaarrekening wordt voorzien van een controleverklaring en waarover afzonderlijk een accountantsverslag wordt uitgebracht;

• j.

  programma van eisen voor de accountantscontrole: het programma waarin ten behoeve van de accountantscontrole onderwerpen worden benoemd en ingevuld waaraan de accountant in de controle specifiek aandacht moet besteden en waarin de door de Raad aangewezen dienstrekeningen worden benoemd;

• k.

  rekenkamer: de Rekenkamer Metropool Amsterdam;

• l.

  Rekeningencommmissie: de Rekeningencommissie van de gemeenteraad.

1. De accountantscontrole van de jaarrekening van de gemeente, de dienstrekeningen en de stadsdeelrekeningen wordt uitgevoerd door de accountant, die benoemd wordt door de Raad. De accountant kan tevens door het College van B&W benoemd worden tot directeur van ACAM Accountancy en Advies. De directeur van ACAM is bevoegd accountants in dienst van ACAM aan te wijzen om specifieke accountantscontroles binnen deze opdracht uit te voeren.

2. De accountantscontrole omvat mede de jaarrekeningen van de verbonden partijen. Bij deze accountantscontrole is artikel 1, onder b, punten 1, 2, 4 en 5, van overeenkomstige toepassing, met dien verstande dat punt 2 moet worden gelezen als het in overeenstemming zijn van de opgestelde jaarrekening met de voor de verbonden partij geldende wet- en regelgeving ten aanzien van de verslaggeving.

1. Bij de accountantscontrole wordt maximaal de volgens het Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten toe te passen goedkeuringstolerantie bij de accountantscontrole van de gemeenterekening, dienst- en stadsdeelrekeningen gehanteerd.

2. Voor de accountantscontrole van de gemeenterekening,  de aangewezen dienstrekeningen en de stadsdeelrekeningen wordt in overleg met de accountant door de Rekeningencommissie een programma van eisen opgesteld. Het programma van eisen wordt door de Rekeningencommissie aan de Raad ter vaststelling aangeboden, gehoord de commissie Financiën.

3. Het programma van eisen wordt opgesteld voor de duur van ten minste een verantwoordingsjaar, maar niet langer dan de duur van de (resterende) zittingsperiode van de Raad. Vaststelling van het programma van eisen door de Raad vindt plaats vóór aanvang van het jaar of de jaren waarop het programma betrekking heeft.

4. In het programma van eisen voor de accountantscontrole worden in ieder geval de volgende onderwerpen opgenomen en ingevuld:

• a.

  de reikwijdte van de rechtmatigheidcontrole;

• b.

  de toe te passen goedkeuringtoleranties als deze lager worden vastgesteld dan is voorgeschreven in het Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten;

• c.

  de maximaal toe te passen rapporteringtolerantie;

• d.

  de aangewezen dienstrekeningen.

5. Aan het programma van eisen kan het volgende worden toegevoegd:

• a.

  de inrichtingseisen voor het accountantsverslag;

• b.

  de eventuele frequentie van tussentijdse rapportering en de inrichtingseisen daarvoor;

• c.

  de posten in de gemeenterekening en (specifieke) dienstrekeningen met bijbehorende goedkeuring- en rapporteringtoleranties, waaraan bij de accountantscontrole specifiek aandacht moet worden besteed;

• d.

  de afzonderlijke dienstrekeningen met bijbehorende goedkeuring- en rapporteringtoleranties, waaraan bij de accountantscontrole specifiek aandacht moet worden besteed.

1. De in artikel 1, onder d tot en met g, aangewezen verantwoordelijken voor de samenstelling van een jaarrekening dragen er zorg voor, dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota's, college-, raads- en andere besluiten, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen enzovoorts voor de accountantscontrole tijdig beschikbaar en goed toegankelijk zijn.

2. Bij de jaarrekening bevestigen de in artikel 1, onder d tot en met g, aangewezen verantwoordelijken voor de samenstelling van een jaarrekening schriftelijk aan de accountant, dat alle hun bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

3. Alle informatie die na afgifte van de controleverklaring en voor behandeling van een jaarrekening in het daartoe bevoegde orgaan beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door de in artikel 1, onder d tot en met g, aangewezen verantwoordelijken voor de samenstelling van een jaarrekening aan dat orgaan en aan de accountant gemeld.

4. De bepalingen van dit artikel zijn van overeenkomstige toepassing op de verantwoordelijken voor de samenstelling van andere verantwoordingen.

1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

2. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.

3. De accountant is bij de uitvoering van zijn opdrachten gehouden aan de dan vigerende voorschriften inzake geheimhouding voor accountants.

4. Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt minimaal twee keer per jaar overleg plaats tussen de accountant en de Rekeningencommissie.

1. De accountant is zonder meer en zonder nadere aankondiging bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle administraties, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het College, het dagelijks bestuur van een stadsdeel of het bestuur van een verbonden partij dragen er zorg voor, dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeente, het stadsdeel of de verbonden partij.

2. De accountant is bevoegd om van alle in de organisatie werkzame personen mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het College, het dagelijks bestuur van een stadsdeel of het bestuur van een verbonden partij draagt er zorg voor dat alle in de organisatie werkzame personen zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten en balansmutaties, het gevoerde beheer, de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie en de getrouwheid van de gecontroleerde verantwoording.

1. De accountantscontrole met betrekking tot andere verantwoordingen wordt onverschillig onder wiens verantwoordelijkheid de andere verantwoording wordt samengesteld, uitgevoerd door de in artikel 2 aangewezen accountant, tenzij het inschakelen van een andere accountant noodzakelijk is. Als deze noodzaak wordt geconstateerd, wordt door het College of een dagelijks bestuur de accountant schriftelijk op de hoogte gesteld en wordt gelijktijdig een afschrift hiervan verzonden naar de Raad respectievelijk de stadsdeelraad.

2. Voor zover nodig geacht, kan het College,  een dagelijks bestuur van een stadsdeel of een directeur van een organisatie-eenheid de organisatie van de accountant opdracht geven tot het uitvoeren van andere dan in deze verordening genoemde werkzaamheden voor zover de onafhankelijkheid van de accountant conform de dan vigerende beroepsvoorschriften daarmee niet wordt aangetast.

3. Het College of een directeur van een organisatie-eenheid kan besluiten een niet aangewezen dienstrekening te laten voorzien van een controleverklaring. In dat geval dient de opdracht daartoe verstrekt te worden aan de in artikel 2 aangewezen accountant.

1. Als de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring bij een aangewezen dienstrekening of een vrijwillige controle van een dienstrekening, dan meldt hij deze terstond schriftelijk aan het College en zendt gelijktijdig een afschrift hiervan aan de directeur van de organisatie-eenheid die verantwoordelijk is voor de opstelling van de dienstrekening en een afschrift hiervan aan de Rekeningencommissie. Als de accountant afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring bij de gemeenterekening, worden de Rekeningencommissie en de Raad hiervan schriftelijk door de accountant op de hoogte gesteld en wordt gelijktijdig een afschrift hiervan verzonden naar het College.

2. Bij de stadsdelen geldt dat, indien voornoemde afwijkingen ten aanzien van de stadsdeelrekening worden geconstateerd, de accountant het dagelijks bestuur hierover schriftelijk informeert, een afschrift hiervan aan de stadsdeelraad verzendt en een afschrift hiervan verzendt aan de Rekeningencommissie.

3. In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde controles in een zogenoemde managementletter verslag uit aan de (ambtelijke) leiding van een organisatieonderdeel of stadsdeel over bevindingen die niet van bestuurlijk belang zijn.

4. De controleverklaring en het accountantsverslag worden voor verzending aan het orgaan dat verantwoordelijk is voor de behandeling van de jaarrekening aan de in artikel 1, onder d tot en met g, aangewezen verantwoordelijken voor de samenstelling van een jaarrekening voorgelegd om de mogelijkheid te bieden op deze stukken te reageren.

5. De accountant bespreekt voorafgaand aan de behandeling van de gemeenterekening en een stadsdeelrekening in de Raad respectievelijk stadsdeelraad het verslag van bevindingen met de Rekeningencommissie respectievelijk met een daaraan gelijk te stellen commissie bij een stadsdeel.

6. Het verslag van bevindingen inzake de controle van een aangewezen dienstrekening wordt aan het College en in afschrift aan de Rekeningencommissie en de Raad verzonden.

Deze gewijzigde verordening treedt in werking op de dag na publicatie in het Gemeenteblad.

Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam Controleverordening gemeente Amsterdam.