Regeling vervallen per 06-01-2014

VERORDENING GEMEENTELIJKE BASISREGISTRATIE PERSOONSGEGEVENS 2009

Geldend van 04-02-2010 t/m 05-01-2014

Intitulé

VERORDENING GEMEENTELIJKE BASISREGISTRATIE PERSOONSGEGEVENS 2009

De raad van de gemeente Apeldoorn; o.g.v. artikel 147 gemeentewet;

gelezen het voorstel van het college burgemeester en wethouders van Apeldoorn;

gelet op de bepalingen van de Wet Gemeentelijke Basisadministratie Persoonsgegevens en de Wet bescherming persoonsgegevens en de Gemeentewet;

BESLUIT:

vast te stellen de navolgende Verordening Gemeentelijke Basisregistratie Persoonsgegevens.

Artikel 1 Begripsbepalingen

Deze Verordening verstaat onder:

a. Wet:

de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;

b. basisadministratie:

de geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens over de bevolking van de gemeente Apeldoorn als bedoeld in artikel 2 van de Wet;

c. basisregistratie:

de basisadministratie aangevuld met de geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens over personen die niet behoren tot de bevolking van de gemeente Apeldoorn voor taken door de gemeente Apeldoorn

d. Besluit:

Besluit houdende regels ter uitvoering van de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;

e. College:

het college van burgemeester en wethouders van Apeldoorn;

f. beheerregeling:

beheerregeling gemeentelijke basisregistratie persoonsgegevens vastgesteld door het college als uitwerking van artikel 14 van de Wet;

g. beveiligingsplan:

Plan vastgesteld door het college als uitwerking van artikel 10 van de Wet;

h. beheerder:

De functionaris die namens het College verantwoordelijk is belast met de dagelijkse zorg voor de basisregistratie personen en het beheer van autorisatiebesluiten;

i. bewerker:

degene die, niet werkzaam binnen de gemeentelijke organisatie, het gehele of gedeeltelijke geautomatiseerde systeem onder zich heeft waarmee de GBA wordt gevoerd;

j. ingeschrevene:

degene ten aanzien van wie een persoonslijst als bedoeld in artikel 1 van de Wet is opgenomen in de basisregistratie GBA;

k. geregistreerde:

degene die niet behoort tot de bevolking van de gemeente Apeldoorn en over wie de verantwoordelijke de in artikel 4 genoemde persoonsgegevens heeft opgenomen in de basisregistratie personen

l. afnemer:

bestuursorgaan als bedoeld in artikel 1:1, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht;

m. binnengemeentelijke afnemer:

elke afnemer die een orgaan is van de gemeente Apeldoorn waarvan het college de verantwoordelijke is voor de verwerking van persoonsgegevens in de desbetreffende basisadministratie;

n. derde:

elke andere persoon of instelling dan een afnemer, een ingeschrevene of een geregistreerde.

o. vrije derde:

Een derde als bedoeld in artikel 100 van de Wet.

p. authentiek gegeven:

een in de basisregistratie opgenomen gegeven dat op grond van artikel 3a van de Wet als authentiek wordt aangemerkt.

q. GBA-V:

De verstrekkingsvoorziening als bedoeld in artikel 66a van het besluit

r. Autorisatiebesluit:

Een besluit als bedoeld in artikel 91, eerste lid van de wet betreffende de systematische verstrekking van persoonsgegevens uit de GBA-V of uit de basisadministraties van andere gemeenten

s. Verantwoordelijke:

Het orgaan dat verantwoordelijk is voor de verwerking van persoonsgegevens in de basisregistratie personen en de uitvoering van het autorisatiebesluit

Artikel 2

  • 1. Het college regelt, met inachtneming van het bepaalde in de artikelen 4, 5 en 6, de toegang tot de basisregistratie personen, dan wel de verstrekking uit de basisregistratie personen, voor de binnengemeentelijke afnemers die gegevens uit de basisregistratie nodig hebben voor de vervulling van hun taken, zodanig dat deze afnemers aan hun verplichtingen krachtens de artikelen 3b en 62 van de Wet kunnen voldoen.

  • 2. Het college wijst, de in het eerste lid bedoelde binnengemeentelijke afnemers aan.

Artikel 3 Beheer van de basisregistratie

  • 1. het college wijst middels de beheerregeling de beheerder aan.

  • 2. De beheerder is bevoegd nadere invulling te geven aan:

    • a.

      (te leggen) verbanden met andere gemeentelijke registraties;

    • b.

      (rechtstreekse) toegang tot de basisregistratie middels andere geautomatiseerde toepassingen;

    • c.

      verstrekkingen aan binnengemeentelijke afnemers die geen rechtstreekse toegang hebben tot de basisregistratie.

Artikel 4 Verbanden met andere gemeentelijke registraties

  • 1. Het college bepaalt, op grond van artikel 96, lid 1 van de Wet en met het oog op het met elkaar in verband brengen van verwerkingen, welke gegevens uit de basisregistratie personen worden verstrekt aan binnengemeentelijke afnemers, voorzover noodzakelijk voor de vervulling van hun taken.

  • 2. De in lid 1 genoemde gegevens en de doelomschrijving(en) ten behoeve waarvan die gegevens worden verstrekt, staan vermeld in de bij deze Verordening behorende bijlage 2

  • 3. De verwerkingen van de in lid 2 genoemde gegevens en doelomschrijving(en) worden beheerd door de in de bijlage 2 genoemde functionarissen.

Artikel 5 Rechtstreekse toegang tot de basisregistratie

Rechtstreekse toegang tot de basisregistratie hebben:

  • a.

    de beheerder;

  • b.

    de door de beheerder aangewezen ambtenaren;

  • c.

    de bewerker en diens medewerkers, voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst tussen de bewerker en de gemeente;

  • d.

    Binnengemeentelijke afnemers waarmee een overeenkomst is afgesloten met inachtneming van artikel 88 en 89 van de wet waarin is aangegeven welke gegevens voor de aangegeven doeleinden mogen worden gebruikt. Deze doeleinden en gegevens zijn opgenomen in bijlage 2 bij deze verordening.

Artikel 6 Verstrekking aan binnengemeentelijke afnemers die geen rechtstreekse toegang hebben en de gegevens die worden verstrekt

  • 1. Met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de Wet wordt op verzoek aan binnengemeentelijke afnemers die geen rechtstreekse toegang hebben tot de basisregistratie systematisch gegevens verstrekt, voor zover noodzakelijk voor de vervulling van hun taken.

  • 2. Deze binnengemeentelijke afnemers, de te verstrekken gegevens, evenals de taken ten behoeve waarvan de gegevens worden verstrekt, staan vermeld in de door het college vastgestelde bijlage 3 van deze Verordening.

Artikel 7 Overige verstrekkingen en de gegevens die kunnen worden verstrekt

  • 1. Met inachtneming van artikel 100, tweede lid, van de Wet kunnen, in andere gevallen dan bedoeld in de artikelen 98 en 99 van de Wet, aan vrije derden op schriftelijk verzoek gegevens worden verstrekt.

  • 2. Deze vrije derden, de te verstrekken gegevens, evenals de doelen ten behoeve waarvan deze gegevens worden verstrekt, staan vermeld in de door het college vastgestelde bijlage 4 van deze Verordening.

  • 3. met inachtneming van artikel 102, 1e lid van de Wet en voor zover de persoonlijke levenssfeer van de ingeschrevene daardoor niet onevenredig wordt geschaad.

Artikel 8 Terugmeldplicht

  • 1. Een binnengemeentelijke afnemer die gerede twijfel heeft over de juistheid van een authentiek gegeven dat hij verstrekt heeft gekregen uit de basisregistratie personen doet hiervan mededeling aan de beheerder;

  • 2. In Bijlage 5 worden de binnengemeentelijke afnemers aangewezen die bij gerede twijfel tevens mededeling doen in verband met niet-authentieke gegevens die aan hen verstrekt zijn. Aangewezen wordt welke gegevens het betreft.

  • 3. Het college regelt de wijze waarop de mededelingen worden gedaan.

  • 4. Het college regelt de wijze waarop de kennisgeving aan de binnengemeentelijke afnemer naar aanleiding van een terugmelding wordt gedaan, met inachtneming van het bepaalde in artikel 62 van de Wet en de artikelen 62 en 63 van het Besluit gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens.

Artikel 9 Beveiliging

De beheerder treft ten behoeve van de technische en administratieve inrichting en werking en de beveiliging de maatregelen die noodzakelijk zijn om op een deugdelijke wijze invulling te geven aan het door het college bepaalde beveiligingsbeleid.

Artikel 10 Onvoorziene gevallen en hardheidsclausule

  • 1. In gevallen, de uitvoering van deze verordening betreffende, waarin deze verordening niet voorziet, beslist het college.

  • 2. Voor zover strikte toepassing van deze verordening naar het oordeel van het college leidt tot een niet voorziene en onbillijke situatie, kan het college afwijken van de bepalingen in deze regeling.

Artikel 11 Bijlagen bij deze verordening

Bij besluit van of namens de verantwoordelijke worden de bijlagen bij deze verordening vastgelegd, gewijzigd, aangevuld en verwijderd.

Artikel 12 Inwerkingtreding en citeertitel

  • 1. De Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens 2002 vastgesteld door de raad op 17 oktober 2002, wordt ingetrokken bij de inwerkingtreding van de nieuwe verordening;

  • 2. Deze verordening treedt in werking met ingang van de achtste dag na bekendmaking;

  • 3. Deze verordening kan worden aangehaald als ‘Verordening Gemeentelijke Basisregistratie Persoonsgegevens Apeldoorn 2009’;

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering d.d. 17 december 2009
Gepubliceerd in Apeldoorns Stadsblad d.d. 27 januari 2010
Inwerking getreden d.d. 4 februari 2010

Bijlage 1.

Verbanden met andere gemeentelijke registraties.

In deze bijlage is aangegeven met welke afdelingen en/of diensten c.q. instellingen o.g.v. een gemeenschappelijke regeling of overigen persoonsgegevens worden uitgewisseld. In de bijlage 2 en/of 3 wordt uitgewerkt op welke wijze deze uitwisseling plaats vindt.

In deze bijlage is aangegeven voor welke taken/doelen de aangegeven gegevens worden verstrekt aan binnengemeentelijke afnemers:

Deze doelen en aangegeven gegevens zijn conform de door het ministerie van binnenlandse zaken en koninkrijkrelaties vastgestelde autorisatiebesluiten voor de wettelijke taken waarvoor de gemeente als buitengemeentelijke afnemer is geautoriseerd.

Afwijkingen van deze benodigde gegevens en doelen dienen aantoonbaar te zijn middels separate (college)besluiten.

Nr.

Taak

Doelomschrijving

Dienst

Gemeentelijke belastingen

Heffing en invordering van gemeentelijke belastingen, die niet krachtens bijzondere wetten geschieden. Het betreft de volgende belastingen:

- onroerende zaakbelasting;

- belasting op roerende woon- en bedrijfsruimten;

- baatbelasting;

- forensenbelasting;

- toeristenbelasting;

- parkeerbelasting;

- hondenbelasting;

- reclamebelasting;

- precariobelasting;

- leges en andere rechten.

Bijstandsuitkeringen

Het terugvorderen en verhalen van kosten van bijstand. Het opleggen van boetes en maatregelen

Winkeltijden

Door middel van het verstrekken van een vergunning kan de gemeente vrijstelling verlenen van het verbod om een winkel op bepaalde dagen voor het publiek geopend te hebben. Voor deze ontheffing van het verbod verleent de gemeente een vergunning voor langere tijd. De gemeente int de bijbehorende leges en rekt zonodig de vergunning weer in als de voorwaarden waaronder de vergunning is verleend niet worden nageleefd Voor deze taken moet de gemeente over actuele adresgegevens van de vergunninghouder beschikken.

Drank- en horecabedrijf

Het verlenen van een vergunning aan degene die een horecabedrijf of een slijterbedrijf uitoefent.

Waardering onroerende zaken

Het verlenen van een beschikking voor het vaststellen van de waarde van onroerende zaak. Voor het toesturen van de beschikking heeft de gemeente actuele adresgegevens nodig.

Bijzondere opneming in psychiatrische ziekenhuizen

Het afgeven van een beschikking om een persoon ouder dan 12 jaar, gedurende een bepaalde periode in bewaring te stellen. Het betreft een persoon die door een stoornis van de geestvermogens een gevaar oplevert voor zijn omgeving, maar weigert zich te laten opnemen in een psychiatrisch ziekenhuis.

Bestrijding infectieziekten

Het nemen van maatregelen tegen een persoon bij wie een infectieziekte is vastgesteld of wordt vermoed, maar die niet meewerkt aan het tegengaan of de verspreiding daarvan. De maatregel kan bestaan uit een gedwongen isolatie o medische behandeling.

Huisvesting

Het behandelen van verzoeken van nog niet in de gemeente ingeschreven personen in verband met een huisvestingsvergunning, de inschrijving als woningzoekende een urgentietoekenning, een woningtoewijzing of woningonttrekking. De gemeente moet beschikken over actuele gegevens van de verzoeker tijdens de behandelingsperiode.

Voorzieningen gehandicapten

Het behandelen van het verzoek van een gehandicapte die een woon-, vervoersvoorziening en/of rolstoel bij de gemeente heeft aangevraagd. In verband met de te maken kosten en de lange periode van behandeling van het verzoek wol de gemeente de beschikking hebben over de meest actuele gegevens.

Grafrechten

De gemeente kan aan een persoon het uitsluitende recht op een graf verlenen. Dit recht wordt schriftelijk bevestigd door de gemeente. De gemeente moet de rechthebbende aanschrijven voor inning van leges dan wel verlenging of beëindiging van het grafrecht.

Kansspelen

Het verlenen van een vergunning voor het aanwezig hebben van een of meer speelautomaten. De vergunning wordt voor langere tijd verleend. De gemeente int hiervoor leges en trekt zonodig de vergunning weer in.

Invalidenparkeerkaart

Het verlenen van een parkeervergunning aan personen aan wie een invalidenparkeerkaart is verleend of door hen is aangevraagd. Het betreft langlopende parkeervergunning voor invaliden. Voor de afhandeling van de verzoeken om een vergunning, de inning van de leges en de naleving van de vergunningvoorwaarden heeft de gemeente actuele adresgegevens nodig.

Pensioenen raadsleden en wethouders

Het toekennen van pensioenen aan raadsleden en wethouders

Wachtgelden gemeentepersoneel

Het toekennen van wachtgelden aan gemeenteambtenaren, raadsleden en wethouders

Afvalstoffenheffing

Heffen en invorderen van afvalstoffenheffing

Gemeentelijke basisregistratie personen

Onderzoek in verband met bijhouding van de gemeentelijke basisregistratie persoonsgegevens In het bijzonder de onderzoeken over huwelijk/geregistreerd partnerschap, ouder-kind relaties en nationaliteit.

Burgerlijke stand

Bijhouden burgerlijke stand in verband met het doen van onderzoek ten behoeve van huwelijkssluiting/aangaan geregistreerd partnerschap, geboorteakten, erkenningakten en het doorvoeren van akteverbeteringen.

Persoonsgegevens worden verstrekt aan:

Nummer

Afdeling / Dienst / instelling o.g.v. gemeenschappelijke regeling / overig

1.

Politie, Politieregio Noord- en Oost Gelderland district Apeldoorn, districtchef Apeldoorn

2.

Opsporing, directeur van de dienst MMO

3.

Vastgoed, directeur van de dienst GEP

4.

Informatiebeheerder DDS en teamleider I&A / P&A van de dienst Middelen,

5.

Cliëntendossiers (tbv dienst Samenleving, directeur dienst Middelen

6.

Bestrijding permanente bewoning recreatiebedrijven, directeur Publieksdienst

7.

Straatnaamgeving en Huisnummering, directeur Publieksdienst

8.

Facturering gemeentelijke heffingen, directeur van de dienst ROW

9.

Woonkostensubsidie, directeur Publieksdienst

10.

Treasury, afdeling financiën, directeur van de dienst Middelen

12.

Begraafplaatsadministratie, directeur van de dienst MMO

13.

Belastingen, directeur van de dienst Middelen

14.

Leerlingenvervoer, teamleider van de afdeling IT/FPC van de dienst Samenleving

15.

WVG, directeur van de dienst Samenleving

16.

RWW, directeur van de dienst Samenleving

17.

Inning Bouwleges Hoofd afdeling bouwzaken Publieksdienst

18.

DIGID, directeur van de dienst Middelen

19.

Opsporing team THOR, directeur publieksdienst

Niet meer van toepassing zijnde convenanten/overeenkomsten

Nr.

Dienst

Datum

Convenant

Afdeling / Dienst / instelling ogv gemeenschappelijke regeling / overig

Ondertekening convenant door:

Reden vervallen

11.

Extern

01-07-2003

Woonruimtewinkel, A.M. Herbrink van de stichting woonruimteverdeling Apeldoorn

Status wijziging van Binnengemeentelijke afnemer naar derde

20.

PD

26-02-2008

Aanschrijven nieuwe inwoners t.b.v. Dorps- en Wijkraden

ingetrokken op eigen verzoek per 01-12-2008

Bijlage 2.

Rechtstreekse toegang tot de basisregistratie.

In deze bijlage is aangegeven met welke afdelingen en/of diensten c.q. instellingen o.g.v. een gemeenschappelijke regeling of overigen persoonsgegevens rechtstreekse toegang hebben tot de Gemeentelijke Basisadministratie Persoonsgegevens zoals blijkt uit de hierbij behorende overeenkomsten;

Persoonsgegevens worden verstrekt aan:

Nr.

Dienst

Datum

Overeenkomst

Afdeling / Dienst / instelling o.g.v. gemeenschappelijke regeling / overig

Ondertekening overeenkomst door:

1.

Extern

13-05-2003

Politie, Politieregio Noord- en Oost Gelderland district Apeldoorn, districtchef Apeldoorn

2.

MMO

14-05-2003

Opsporing, directeur van de dienst MMO

3.

GEP

14-05-2003

Vastgoed, directeur van de voormalige dienst GEP thans dienst RO

4.

Middelen

16-05-2003

Informatiebeheerder DDS en teamleider I&A / P&A van de dienst Middelen,

5.

Middelen

21-05-2003

Cliëntendossiers (tbv) dienst Samenleving, directeur dienst Middelen

6.

ROW

28-05-2003

Bestrijding permanente bewoning recreatiebedrijven, directeur van de publieksdienst

7.

ROW

28-05-2003

Straatnaamgeving en Huisnummering, directeur van de publieksdienst

8.

ROW

28-05-2003

Facturering gemeentelijke heffingen, directeur van de dienst RO

9.

ROW

28-05-2003

Woonkostensubsidie, directeur van de dienst RO

10.

Middelen

23-06-2003

Treasury, afdeling financiën, directeur van de dienst Middelen

11.

Extern

01-07-2003

Woonruimtewinkel, directeur van de stichting woonruimteverdeling Apeldoorn

12.

MMO

21-08-2003

Begraafplaatsadministratie, directeur van de dienst MMO

13.

Middelen

01-09-2003

Belastingen, directeur van de dienst Middelen

14

SAM

08-09-2003

Leerlingenvervoer, teamleider van de afdeling IT/FPC van de dienst Samenleving

15.

SAM

02-03-2003

WVG, directeur van de dienst Samenleving

16.

SAM

02-03-2003

RWW, directeur van de dienst Samenleving

17.

ROW

01-11-2004

Inning Bouwleges hoofd afdeling Bouwzaken publieksdienst

18.

Middelen

24-11-2005

DIGID, directeur van de dienst Middelen

19.

PD

05-02-2008

Opsporing team THOR, directeur Publieksdienst

20

PD

26-02-2008

Aanschrijven nieuwe inwoners t.b.v.Dorps- en Wijkraden, directeur Publieksdienst

Bijlage 3.

Verstrekking aan binnengemeentelijke afnemers die geen rechtstreekse toegang hebben en de gegevens die worden verstrekt.

In deze bijlage is aangegeven met welke afdelingen en/of diensten c.q. instellingen o.g.v. een gemeenschappelijke regeling of overigen, persoonsgegevens worden uitgewisseld via alternatieve media of via rapportages vanuit de Gemeentelijke Basisadministratie Persoonsgegevens zoals blijkt uit de hierbij behorende overeenkomsten;

Persoonsgegevens worden verstrekt aan:

nummer

Afdeling / Dienst / instelling o.g.v. gemeenschappelijke regeling / overig

Datum overeenkomst

11

SAM, Activerium, afd. leerling-zaken

08-09-2003

20

Publieksdienst, Bureau Bouwzaken

01-11-2004

26-27

Kabinet, secretaresse Burgemeester

Overeenkomst nog vastleggen

43

SAM, zorgloket, M Smaling PT 143

Onderzoek/overeenkomst nog vastleggen

Bijlage 4.

Overige verstrekkingen en de gegevens die kunnen worden verstrekt.

In deze bijlage is uitgewerkt:

  • ·

    aan welke derden op schriftelijk verzoek gegevens worden verstrekt;

  • ·

    welke gegevens kunnen worden verstrekt

  • ·

    en voor welke doelen deze gegevens worden verstrekt.

Uitsluitend te verstrekken persoonsgegevens.

Met inachtneming van wat is bepaald in artikel 100 wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens kunnen uitsluitend de volgende gegevens worden verstrekt, waarbij artikel 88, tweede lid Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens van toepassing is:

  • 1.

    de naam;

  • 2.

    de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of geregistreerde partner, het gebruik door de ingeschrevene van de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of geregistreerde partner;

  • 3.

    het adres (straatnaam, huisnummer, huisnummertoevoeging, postcode en woonplaats);

  • 4.

    de gemeente van inschrijving;

  • 5.

    de geboortedatum;

  • 6.

    de datum van overlijden.

Voorwaarden voor verstrekking.

Elke gegevensverstrekking o.g.v. artikel 6 van de verordening gemeentelijke basisregistratie personen voldoet aan de volgende voorwaarden:

  • verstrekking kan alleen plaatsvinden voor zover dit noodzakelijk is in het belang van de bescherming van de betrokkene dan wel de rechten of vrijheden van anderen;

  • de verstrekking moet worden gerechtvaardigd door een dringende maatschappelijke behoefte en in verhouding staan tot het doel waarvoor de gegevens worden gevraagd. Dit doel moet niet op minder ingrijpende wijze te bereiken zijn;

  • elke verstrekking wordt getoetst op proportionaliteit en subsidiariteit;

  • bij verstrekking aan particulieren voor een persoonlijk niet commercieel belang, is eerst de uitdrukkelijke toestemming van de ingeschrevene vereist;

  • alle verstrekkingen op grond van dit artikel worden geprotocolleerd.

De hierna aangegeven persoonsgegevens worden verstrekt aan de volgende derden voor de aangegeven doelen:

Nr.

Soort instantie

Doel

Welke gegevens

1.

Door de gemeente gesubsidieerde instellingen

Voor de directe uitvoering van krachtens verordening opgedragen taken

1, 2, 3

4, 5, 6 alleen als deze aantoonbaar nodig zijn.

2.

Woningbouwverenigingen/

stichtingen/corporaties;

1. het toewijzen van woningen;

2. controle inschrijving

1, 2, 3, 4

3.

Wijkraden

voor het stimuleren van Burgerparticipatie

1, 2, 3, 4

4.

Ziekenhuizen

1. verlenen van zorg;

2. adresverificatie na retour ontvangen rekeningen

1, 2, 3

5.

Organisitaties op levensbeschouwelijke grondslag

Voor het verlenen van maatschappelijke zorg

1, 2, 3

4, 5, 6 alleen als deze aantoonbaar nodig zijn.

6.

Geprivatiseerde gemeente onderdelen

Voor de directe uitvoering van krachtens verordening opgedragen taken

1, 2, 3

7.

Instellingen/Organisaties ten behoeve van

1. Maatschappelijke dienstverlening

2. Algemene/geestelijke gezondheidszorg

3. kinderopvang

4. Jeugdwelzijnswerk;

5. Ouderenzorg;

6. Gehandicaptenzorg;

7. Werkvoorziening.

1. voor het stimuleren van Burgerparticipatie;

2. het direct of indirect verlenen/bevorderen van zorg

1, 2, 3

4, 5, 6 alleen als deze aantoonbaar nodig zijn

8.

Gemeenschappelijke gezondheidsdienst

Het direct of indirect bevorderen van zorg

1, 2, 3

9.

Natuurlijke personen

Het organiseren van een reünie

1, 2, 3

alleen met schriftelijke toestemming van betrokkene

10.

Overige rechtspersonen

1. Adresverificatie tbv het verzenden van rekeningen na het retour ontvangen van een rekening door verhuizing;

2. Adresonderzoek t.b.v. beheer basisregistratie

1, 2, 3

ad 1: alleen na schriftelijke toestemming betrokkene, verhuizing mag niet langer dan 6 maanden geleden zijn vanaf datum verzending 1e rekening.

Ad 2: informatieverstrekking vindt zowel schriftelijk, telefonisch, elektronisch als mondeling plaats. Het gegevensverzoek wordt opgenomen in onderzoeksdossier.

Bijlage 5

Afnemers die gehouden zijn om afwijkingen van niet authentieke gegevens terug te melden aan de beheerder van de basisregistratie.

Nr.

Binnengemeentelijke afnemer

Soort gegevens

Toelichting op de Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens.

De door de VNG aangeleverde modelverordening is aangepast en bewerkt conform het gemeentelijke privacybeleid van de gemeente Apeldoorn. Betreffende de basisregistratie personen voldoet de gemeente Apeldoorn hiermee aan de vereisten, zoals gesteld in de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens hierna: de Wet. Bij het opstellen van deze Verordening is uitgegaan van de aanpassingswet Wbp (stb. 2001, 180), de Wet bescherming persoonsgegevens (Stb. 2000, 302), en de Wet van 02-11-2006, Stb. 2007, 76 Wijziging van de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens in verband met de aanpassing aan de eisen die gelden voor basisregistraties (KST 30514), Inwerkingtreding op: 01-04-2007 (KB van 07-02-2007, Stb. 78).

De gemeenteraad zal de Verordening dienen vast te stellen en in werking te laten treden.

Hieronder volgt nog een artikelsgewijze toelichting, die ingaat op de wijze waarop de gemeente Apeldoorn invulling geeft aan de modelverordening.

De Verordening bestaat uit een aantal onderdelen. Allereerst zijn er algemene bepalingen (artikel 1 tot en met 3), die gelden voor de basisregistratie personen. Vervolgens worden vereisten uit de Wet in relatie tot de verplichtingen in de Wbp uitgewerkt (artikel 4 tot en met 8). Daarin worden alleen zaken geregeld waartoe de Wet verplicht. Voor de gegevens die aangehaakt zijn aan de basisregistratie personen, verwijzen wij naar de ledenbrief van 26 februari 2001 (nummer Lbr. 01/29, kenmerk BJZ/2001 1000795). Deze persoonsgegevens vallen namelijk sinds 1 september 2001 onder het regime van de Wbp. Ten slotte zijn er overige bepalingen (de artikelen 9 en 10).

Artikel 1

In dit artikel worden de begripsbepalingen uitgewerkt.

Artikel 2

Verplicht gebruik van de authentieke gegevens in de basisregistratie personen.

De Wet (artikel 3b) bepaalt dat alle afnemers die voor de vervulling van hun publiekrechtelijke taken algemene persoonsinformatie over ingeschrevenen nodig hebben, gebruik moeten maken van de authentieke gegevens in de gemeentelijke basisregistratie personen.

Natuurlijk bestaan op de hoofdregel van verplicht gebruik uitzonderingen. Die staan in de toelichting bij het wetsvoorstel en worden verder uitgewerkt in de Handleiding Verplicht Gebruik.

De verplichting tot terugmelding op de authentieke gegevens op grond van artikel 146b van de wet wordt geleidelijk ingevoerd en zal vanaf 1 januari 2010 van toepassing zijn op alle (zowel binnengemeentelijke als buitengemeentelijke) afnemers. Deze gegevens betreffen de algemene gegevens in de basisregistratie over naam(gebruik), geboorte, adres, partner, ouders, kind en overlijden. Ze worden opgesomd in het Besluit gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens.

Voor de niet-authentieke gegevens in de basisregistratie is er geen algemene plicht tot terugmelding op grond van artikel 62 van de Wet. Op grond van het tweede lid van dat artikel worden de buitengemeentelijke afnemers die tevens verplicht zijn terug te melden op de niet-authentieke gegevens in de basisregistratie daartoe aangewezen door Onze Minister. Deze aanwijzing zal bij afzonderlijk besluit (AMvB) geschieden. Voor de binnengemeentelijke afnemers zal het college hiertoe zelf moeten besluiten.

Artikel 3. Beheer

In de gemeente Apeldoorn is de functionaris zoals genoemd in artikel 1 onder g belast met de dagelijkse zorg over de basisregistratie. Dit is vastgelegd in artikel 2 van de GBA-beheersregeling, In de gemeente Apeldoorn is deze regeling vastgesteld bij besluit van het College d.d. 28 oktober 1999. Een dergelijk regeling moet er zijn op grond van artikel 14 van de Wet. In de NVVB-uitgave Burge r zaken en de procesaudit (2007) is over dit beheer meer informatie te vi n den.

Het tweede lid is van belang wanneer gebruik wordt gemaakt van de bewerkerconstructie die op grond van de Wet is toegestaan. Hiervoor is nog steeds een machtiging nodig van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. De gemeente Apeldoorn maakt hiervan geen gebruik.

Artikel 4. Verbanden met andere registraties

Op grond van dit artikel vindt verstrekking van persoonsgegevens uit de basisregistratie aan andere binnengemeentelijke afnemers plaats. Het aanleggen van verbanden hangt samen met het gemeentelijke informatiebeleid. De Wet verplicht tot het benoemen van de verbanden die in de gemeente zijn aangelegd tussen de verschillende gemeentelijke registraties. Een voorbeeld van een dergelijk verband is die van de koppeling met de gemeentelijke belastingregistratie, de leerlingenadministratie of een eventuele basis(kern)registratie waarover de gemeente wellicht beschikt. Aangegeven moet worden welke registraties het betreft, waarvoor de gegevens worden gekoppeld, om welke dienst/afdeling het gaat en door wie de gegevens worden beheerd.

In artikel 4 tot en met 6 wordt de rechtstreekse toegang tot de basisregistratie inzichtelijk gemaakt. Dit houdt in: aan wie binnengemeentelijk gegevens worden verstrekt, voor welk doel, onder welke voorwaarden en voor welke doelen gegevens worden verstrekt aan vrije derden en wie die vrije derden zijn.

Artikel 5. Rechtstreekse toegang tot de basisregistratie

Rechtstreekse toegang wil zeggen het via een on-lineverbinding kunnen raadplegen en/of muteren van gegevens, zonder tussenkomst van anderen. Onderdelen a en b regelen de toegang van de beheerder en de ambtenaren Burgerzaken tot de basisregistratie. Onderdeel c is alleen nodig als de gemeente gebruik maakt van een bewerker. Onderdeel d regelt de toegang, het doel van de toegang en welke gegevens beschikbaar zijn voor binnengemeentelijke afnemers.

Het verdient aanbeveling om een nieuwe inventarisatie te maken voor invulling van deze Verordening. Bij de inventarisatie kan nu ook rekening worden gehouden met gemeenschappelijke regelingen waaraan de gemeente deelneemt. Behalve de reguliere afdelingen van een gemeente, zoals Financiën of Dienst Samenleving, kan het college besluiten om ook toegang toe te staan aan organisaties die op grond van een gemeenschappelijke regeling taken van de gemeente uitvoeren.

Er bestaat geen verplichting om afdelingen van de gemeente of organisaties op grond van gemeenschappelijke regelingen rechtstreekse toegang tot de basisregistratie te geven. Op grond van organisatorische overwegingen ligt dit ook niet voor de hand.

Nog steeds geldt dat buitengemeentelijke afnemers en derden geen rechtstreekse toegang mogen hebben tot de basisregistratie. Ze komen dan ook niet voor in dit artikel. Bijzondere aandacht is nodig voor een autorisatiestructuur voor het binnengemeentelijke gebruik van de basisregistratie. Ook voor binnengemeentelijke afnemers gelden de eisen van de Wet.

De applicatie(s) die gebruikt wordt voor de basisregistratie moeten voorzieningen bevatten om gegevens en functies af te schermen. In verband met de problematiek van geheime afnemersindicaties is inmiddels een regeling getroffen voor toegang van medewerkers van de afdeling Burgerzaken tot het toepassingssysteem1.

Artikel 6. Verstrekking van gegevens aan binnengemeentelijke afnemers.

Het is denkbaar dat aan binnengemeentelijke afnemers wel 'systematisch' gegevens worden verstrekt zonder hen rechtstreekse toegang tot de basisregistratie te geven. In dit verband kan worden gedacht aan periodieke selecties. Deze verstrekkingen moeten eveneens inzichtelijk worden gemaakt in de Verordening. Ook hiervoor gelden de vereisten van de Wet2. Voor verstrekkingen op papier is al een voorziening getroffen in de Wet3. Ook hier ligt het voor de hand om een inventarisatie te maken.

Artikel 7. Overige verstrekkingen

In dit artikel kunnen de verstrekkingen die de raad wil toestaan op grond van artikel 100 Wet, worden geregeld. Dat zijn de verstrekkingen aan 'vrije derden'. Hier mogen alleen derden worden opgenomen en gegevens aan hen worden verstrekt als wordt voldaan aan de voorwaarden die artikel 100 Wet stelt. Deze voorwaarden zijn:

  • Er mogen geen gegevens worden verstrekt aan rechtspersonen met winstoogmerk, met andere woorden: commerciële instellingen;

  • In de gemeentelijke Verordening moet per (categorie) vrije derde(n) het doel van de verstrekking worden aangeven;

  • Verstrekkingen kunnen alleen plaatsvinden voor zover dit noodzakelijk is in het belang van de bescherming van de betrokkene dan wel van de rechten of vrijheden van anderen;

  • Nagegaan moet worden of de verstrekking gerechtvaardigd is door een dringende maatschappelijke behoefte. Elke verstrekking moet daarom worden getoetst op proportionaliteit4 en subsidiariteit5;

  • Bij verstrekkingen aan organisaties buiten de Europese Unie moet men nagaan of het beschermingsniveau voor verwerking passend is. Of landen een passend beschermingsniveau bieden, kan worden nagevraagd bij het College Bescherming Persoonsgegevens;

  • Wanneer gegevens worden verstrekt aan natuurlijke personen, ten behoeve van een persoonlijk niet-commercieel belang, is vooraf de uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de ingeschrevene vereist.

Alleen de volgende gegevens mogen worden verstrekt6:

  • algemene en verwijsgegevens over de naam, de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het gebruik door de ingeschrevene van de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner;

  • het adres (straatnaam, huisnummer, huisletter, huisnummertoevoeging, postcode en woonplaats);

  • de gemeente van inschrijving;

  • de geboortedatum;

  • de datum van overlijden.

Artikel 8 Terugmeldplicht

Het brede gebruik van de basisregistraties moet waarborgen dat de kwaliteit van de gegevens beter is dan iedere organisatie afzonderlijk kan realiseren. Kwaliteit wordt hierbij opgevat als de mate van actualiteit, juistheid en volledigheid van de in de registratie opgenomen gegevens. Voor het borgen van deze kwaliteit worden drie stadia onderscheiden:

  • bij de bron, door maatregelen rondom inwinnen, gebruik van bronnen / brondocumenten en van gegevens uit andere basisregistraties;

  • tijdens het verwerkingsproces, zoals maatregelen voor het fiatteren van gegevens en het uitvoeren van ambtshalve correcties;

  • door het gebruik van gegevens, via maatregelen als een terugmeldplicht van mogelijke onjuistheden voor afnemers en een correctierecht voor de betrokkene.

Vooral de terugmeldplicht voor afnemers is een belangrijk mechanisme in het borgen van kwaliteit. Immers, door het melden van mogelijke onjuistheden kunnen fouten in de registratie opgespoord en verbeterd worden.

Artikel 9. Beveiliging

Voor de basisregistratie moet worden voldaan aan de geldende voorschiften die voortvloeien uit artikel 10 van de Wet. In het Besluit GBA en in het Logisch Ontwerp GBA zijn nadere eisen te vinden7.

Artikel 31 Besluit GBA stelt dat er voldoende voorzieningen van technische en organisatorische aard getroffen moeten zijn ter beveiliging van de in de basisregistratie vermelde gegevens tegen verlies of aantasting van deze gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking van deze gegevens.

Hierin voorzien wij door het vaststellen en actualiseren van het beveiligingsplan. Dit plan sluit aan op het geldende gemeentelijke beveiligingsbeleid.

Het in het beveiligingsplan gestelde kan worden uitgesplitst naar de volgende aandachtsgebieden:

  • het systeem dan wel de methode voor het ontwikkelen, uitvoeren, meten dan wel controleren en bijsturen van beveiligingsmaatregelen;

  • de maatregelen van technische aard om verlies, aantasting en onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking van deze gegevens te voorkomen;

  • de maatregelen van organisatorische aard om verlies, aantasting en onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking van deze gegevens te voorkomen.

Artikel 53 Besluit GBA is van toepassing als de gemeente gebruik maakt van een bewerker. In dat geval geldt:

  • dat er een systeem dient te zijn ter waarborging voor de gemeente dat de bewerker voldoet aan het gestelde in en krachtens artikel 53 Besluit GBA.

Als laatste geldt in het kader van beveiliging nog wat in paragraaf 7.3.5 van het Logisch Ontwerp GBA staat:

  • het transport van alternatieve media met GBA-berichten moet voldoen aan de geldende eisen.

Artikel 10 t/m 13

Geen nadere toelichting.


Noot
1

Artikel 68i Besluit gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens

Noot
2

Artikel 88 en 89 Wet GBA.

Noot
3

Artikel 88, eerste lid, Wet GBA.

Noot
4

De inbreuk op de belangen van de bij de verwerking van persoonsgegevens betrokkene mag niet onevenredig zijn in verhouding tot het met de verwerking te dienen doel. Deze toets speelt een rol wanneer het gaat om de toepassing van de uitoefening van een bevoegdheid tot het verkrijgen van persoonsgegevens, waarbij een in-breuk op een grondrecht aan de orde is. Zij vergt een belangenafweging aan de hand van de omstandigheden van het concrete geval.

Noot
5

Het doel waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt dient in redelijkheid niet op een andere, voor de bij de verwerking van persoonsgegevens betrokkene minder nadelige wijze te kunnen worden verwerkelijkt. Op degene die persoonsgegevens verwerkt rust de plicht om binnen redelijke grenzen een inbreuk op de persoonlij-ke levenssfeer van anderen te vermijden dan wel zo beperkt mogelijk te houden.

Noot
6

Artikel 100, tweede lid, Wet GBA.

Noot
7

Zie hiervoor paragraaf 7.3.3 en 7.3.5 van het LO GBA