Regeling vervallen per 01-01-2011

Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid 2003

Geldend van 01-11-2003 t/m 31-12-2010

Intitulé

VERORDENING ONDERZOEKEN DOELMATIGHEID EN DOELTREFFENDHEID 2003

De raad van de gemeente Apeldoorn;

gelezen het voorstel van het college d.d. 20 oktober 2003, nr. 114-2003;

gelet op artikel 213a van de Gemeentewet;

BESLUIT:

vast te stellen de navolgende Verordening voor periodiek onderzoek door het college naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door hem gevoerde bestuur.

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

  • a.

    doelmatigheid: het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen;

  • b.

    doeltreffendheid: de mate waarin de gewenste prestaties en beoogde maatschappelijke effecten van het beleid daadwerkelijk worden behaald;

  • c.

    organisatie: de ambtelijke organisatie van de gemeente Apeldoorn, ingedeeld in organisatorische eenheden.

Artikel 2 Doel

Het college verricht periodiek onderzoek om zichzelf, de raad en de burgers inzicht en helderheid te verschaffen in de doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde beleid en bestuur, en om de organisatie mogelijkheden tot verbeteringen te verschaffen.

Artikel 3 Onderzoeksfrequentie

  • 1. Het college onderzoekt jaarlijks de doelmatigheid van de organisatie en de uitvoering van gemeentelijke taken en richt zich daarbij met name op de onderliggende risicovolle processen. Elke organisatie-eenheid en iedere gemeentelijke taak wordt minimaal eens in de 8 jaar aan een dergelijke toets onderworpen.

  • 2. Het college toetst jaarlijks de doeltreffendheid van minimaal twee (delen van) begrotings-programma’s en/of begrotingsparagrafen.

Artikel 4 Onderzoeksplan

  • 1. Het college zendt ieder jaar uiterlijk 1 december ter kennisgeving een onderzoeksplan naar de raad en de rekenkamercommissie voor de in het erop volgende jaar te verrichten onderzoeken naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid.

  • 2. In het onderzoeksplan wordt per onderzoek globaal aangegeven:

    • a.

      het object van onderzoek;

    • b.

      de reikwijdte van het onderzoek;

    • c.

      de onderzoeksmethode;

    • d.

      de doorlooptijd van het onderzoek;

    • e.

      de wijze van uitvoering.

  • 3. In het onderzoeksplan wordt aangegeven welke budgetten in de begroting zijn opgenomen voor de uitvoering van de onderzoeken.

Artikel 5 Voortgang onderzoeken

Het college rapporteert over de voornemens tot onderzoeken naar doelmatigheid en doeltreffendheid en de bijbehorende onderzoeksbudgetten in de bedrijfsvoeringsparagraaf van de begroting en over de voortgang van voornoemde in de bedrijfsvoeringsparagraaf van de jaarstukken.

Artikel 6 Rapportage en gevolgtrekking

  • 1. De uitkomsten van een onderzoek worden vastgelegd in een rapportage. Elke rapportage bevat tenminste een analyse van de onderzoeksresultaten en aanbevelingen voor verbeteringen.

  • 2. Op basis van de resultaten van ieder onderzoek stelt het college indien nodig een plan van verbetering op. De rapportage en het plan van verbetering worden ter kennisgeving aan de raad en de rekenkamercommissie aangeboden. Het college neemt op basis van het plan van verbetering organisatorische maatregelen en informeert de raad periodiek over de voortgang van de genomen maatregelen.

Artikel 7 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 november 2003.

Artikel 8 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als: ‘Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid’.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering d.d. 30 oktober 2003
Gepubliceerd in Weekend Totaal d.d. 14 november 2003
Inwerking getreden d.d. 1 november 2003

TOELICHTING VERORDENING ONDERZOEKEN DOELMATIGHEID EN DOELTREFFENDHEID

Artikel 3 Onderzoeksfrequentie

In dit artikel wordt het college opgedragen onderzoek te doen naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur. Hierbij wordt een scheiding aangebracht tussen onderzoeken naar de doelmatigheid en onderzoeken naar de doeltreffendheid.

De onderzoeken naar de doelmatigheid betreffen onderzoeken naar de uitvoering van het beleid en het beheer van middelen. Een ingang voor de doelmatigheidsonderzoeken zijn de gemeentelijke taken.

Om te verzekeren dat alle onderdelen van de gemeente op doelmatigheid worden onderzocht, verplicht het artikel dat iedere organisatie-eenheid en elke gemeentelijke taak minimaal eens in de acht jaar worden onderzocht.

De onderzoeken naar de doeltreffendheid vinden plaats op basis van het in de programma's of paragrafen van de begroting geformuleerde beleid. Dit beleid kan gehele begrotingsprogramma's omvatten of delen daarvan en begrotingsparagrafen.

Artikel 4 Onderzoeksplan

De beslissing wat te onderzoeken is aan het college. Vanzelfsprekend zal de raad willen weten wat de plannen zijn, en ook gelegenheid willen hebben om deze te bespreken en als hij dat nodig acht invloed uit te oefenen. Hierin voorziet het onderzoeksplan.

Het onderzoeksplan moet een zo volledig mogelijk, zij het uiteraard nog globaal, beeld geven van de voorgenomen onderzoeken.

De onderzoeken in het onderzoeksplan worden per onderzoek uitgewerkt. Het onderzoeksplan wordt aangeboden aan de raad, en de raad kan het ter bespreking agenderen, maar het wordt door het college vastgesteld. In de verordening is aangegeven wat in een onderzoeksplan in ieder geval moet worden opgenomen. De onderwerpen genoemd in het tweede lid kunnen als volgt worden toegelicht:

  • a.

    Het object van een onderzoek wordt dusdanig omschreven dat duidelijk aangegeven is wat de afbakening van het onderzoek is. Daarbij worden bij de doelmatigheidsonderzoeken duidelijk de scheidslijnen aangegeven ten aanzien van de te onderzoeken procedures en instrumenten. Bij de doeltreffendheidsonderzoeken worden duidelijk de scheidslijnen met andere beleidsvelden aangegeven.

  • b.

    De reikwijdte van ieder onderzoek strekt zich in beginsel uit over alle organen, organisatie-eenheden en instellingen waarvoor de gemeente bestuurlijk verantwoordelijk is of waarvan de activiteiten geheel of in belangrijke mate door de gemeente worden bekostigd. De reikwijdte kan in het onderzoeksplan worden ingeperkt door het aangeven van het te onderzoeken tijdsvak en de te onderzoeken organen, organisatie-eenheden en instellingen. De reikwijdte van onderzoeken moet van te voren duidelijk worden aangegeven.

  • c.

    Hier wordt aangegeven welke methoden gebruikt zullen worden (benchmarking, enquête, interviews, enzovoorts).

  • d.

    Een inschatting van de duur van het onderzoek.

  • e.

    Onderzoeken kunnen in opdracht van het college worden uitgevoerd door het ambtelijke apparaat (al of niet met inbreng van deskundigheid van derden) of door derden. Indien de ambtelijke organisatie de onderzoeken uitvoert zullen in de onderzoeksopzet waarborgen worden ingebouwd, waarmee gestreefd wordt de onafhankelijkheid van de analyse en/of adviezen ter verbetering te garanderen. Dat betekent dat het onderzoek wel mag worden uitgevoerd door functionarissen die in hun dagelijks werk betrokken zijn bij het onderzoeksobject. De analyse en de aanbevelingen tot verbetering echter moeten zoveel als mogelijk onafhankelijk tot stand komen en uitgevoerd worden door functionarissen die niet in hun dagelijks werk betrokken zijn bij het onderzoeksobject.

Artikel 5 Voortgang onderzoeken

De voornemens tot onderzoeken naar doelmatigheid en doeltreffendheid en de bijbehorende onderzoeksbudgetten in de bedrijfsvoeringsparagraaf van de begroting en de voortgangsrapportage van voornoemde in de bedrijfsvoeringsparagraaf van de jaarstukken dienen inzicht te geven in de stand van zaken. Daarbij dient een relatie te worden gelegd met de inhoud van de programma’s van de begroting en jaarstukken. Het ligt voor de hand om in deze paragraaf eveneens te rapporteren over de stand van zaken bij de onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde bestuur.

Artikel 6 Rapportage en gevolgtrekking

Met het instellen van de onderzoeken beoogt de gemeente de transparantie van gemeentelijk handelen te vergroten en de publieke verantwoording daarover te versterken. De bevindingen van de onderzoeken worden dan ook neergelegd in rapporten voor de raad, zoals voorgeschreven in artikel 213a, tweede lid, van de Gemeentewet. De rapporten dienen volgens artikel 197, tweede lid, van de Gemeentewet te worden gevoegd bij de jaarrekening en het jaarverslag. Dat betreft uiteraard de verslagen die lopende het verslagjaar zijn afgerond.

Systematische aandacht voor doelmatigheid en doeltreffendheid impliceert ook het doel om te leren, om te denken over en te streven naar verbetering; daarom is in deze verordening opgenomen dat evaluatie en aanbevelingen voor verbetering onderdeel zijn van de rapportage, en dat zo nodig door middel van een plan van verbetering het vervolgtraject moet worden ingezet. De bedrijfsvoering is een zaak van het college. Het is dan ook het college dat maatregelen moet nemen tot verbeteringen en een plan van verbetering moet opstellen en uitvoeren. Het plan van verbetering wordt uiteraard ook ter kennisgeving aan de raad gestuurd.