Regeling vervallen per 20-06-2020

BESLUIT INFORMATIEBEHEER GEMEENTE APELDOORN 2009

Geldend van 04-02-2010 t/m 19-06-2020 met terugwerkende kracht vanaf 01-02-2010

Intitulé

BESLUIT INFORMATIEBEHEER GEMEENTE APELDOORN 2009

Burgemeester en wethouders van de gemeente Apeldoorn;

Gelet op de Archiefverordening Gemeente Apeldoorn 2009;

Besluiten:

Vast te stellen de navolgende voorschriften betreffende de aanwijzing en het beheer van de archiefbewaarplaats, het beheer van de documenten van de gemeentelijke organen, voor zover deze documenten niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats (Besluit Informatiebeheer Gemeente Apeldoorn 2009)

Hoofdstuk I Algemene bepalingen

Artikel 1

In dit besluit wordt verstaan onder:

a.

de wet:

de Archiefwet 1995

b.

het besluit:

het Archiefbesluit 1995

c.

archiefverordening:

de in artikel 30, eerste lid, en artikel 32, tweede lid van de Archiefwet 1995 bedoelde verordening, vastgesteld bij raadsbesluit van 26 november 2009

d.

archiefbescheiden:

documenten overeenkomstig het gestelde in artikel 1, onder c, van de Archiefwet 1995

e.

documentaire verzamelingen:

bronnen, bijeengebracht wegens hun informatiewaarde als aanvulling op de beheerde archiefbescheiden

f.

documenten:

de in de Archiefwet 1995 in artikel 1, onder c, bedoelde archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats

g.

beheer van documenten:

het treffen van maatregelen en het aanbrengen van voorzieningen, die nodig zijn om documenten geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren

h.

informatiebestand:

documenten, waarin een bepaalde fysieke of logische ordening is gebracht of met een bestaand hulpmiddel kan worden gebracht

i.

informatievoorziening:

het geheel van handelingen, samenhangend met de inrichting en het beheer van informatiesystemen en documenten

j.

documentair structuurplan:

plan waarin is vastgelegd de wijze waarop de toegankelijkheid van archiefbescheiden is georganiseerd en de wijze waarop archiefbescheiden zijn ingedeeld en gerangschikt

k.

archivaris:

de overeenkomstig artikel 32, derde lid van de Archiefwet 1995 door burgemeester en wethouders benoemde gemeentearchivaris

l.

archiefbewaarplaats:

de door burgemeester en wethouders overeenkomstig artikel 31 van de Archiefwet 1995 aangewezen archiefbewaarplaats

m.

archiefruimte:

de ruimte, bestemd of aangewezen voor de bewaring van archiefbescheiden in afwachting van hun overbrenging ingevolge artikel 12, eerste lid of artikel 13, eerste lid van de Archiefwet 1995

n.

beheerseenheid:

een door burgemeester en wethouders aangewezen of aan te wijzen gemeentelijke dienst

o.

hoofd van een

de directeur van een gemeentelijke dienst die als beheerseenheid beheerder, als bedoeld in de Archiefverordening Gemeente Apeldoorn 2009, ingevolge artikel 4 van dit besluit verantwoordelijk is voor het geheel van de informatievoorziening voor de onder hem ressorterende taken alsmede voor het beheer van de documenten van de beheerseenheid, voorzover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats

p.

team documentaire

het team Documentaire Informatievoorziening van de informatievoorziening afdeling Facilitaire Zaken van de beheerseenheid Middelen (team DIV): dat ingevolge artikel 5 van dit besluit is belast met de uitvoering van het beheer van de documenten van de beheerseenheden

q.

informatiesysteem:

systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen, geraadpleegd en beheerd

r.

selectielijst:

een lijst als bedoeld in artikel 5, eerste lid, van de Archiefwet 1995

s.

minuut:

de vastgestelde versie van een document, waarnaar de uitgaande versie wordt opgemaakt

Artikel 2

De ministeriële regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden, als bedoeld in artikel 12 van het besluit is mede van toepassing op documenten die ingevolge de voor de gemeente geldende selectielijst voor vernietiging in aanmerking komen.

Hoofdstuk II Aanwijzing archiefbewaarplaats

Artikel 3

De archiefbewaarplaats is de bewaarplaats gevestigd in het CODA-gebouw op de locatie Vosselmanstraat 299, 7311 CL Apeldoorn.

Hoofdstuk III Verantwoordelijkheid voor de informatievoorziening

Artikel 4

De hoofden van de beheerseenheden zijn verantwoordelijk voor het geheel van de informatievoorziening voor de onder hen ressorterende taken alsmede voor het beheer van de documenten van de beheerseenheid, voorzover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Artikel 5

Het team DIV is, onder verantwoordelijkheid van de hoofden van de beheerseenheden, belast met de uitvoering van het beheer van de documenten van de beheerseenheden, voorzover deze zijn afgedaan en gedeponeerd en niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Hoofdstuk IV Archiefvorming en -ordening

Productie van documenten

Artikel 6

Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de vervaardiging van documenten op zodanige wijze en met zodanige materialen geschiedt dat hun houdbaarheid tenminste in overeenstemming is met de bij of krachtens de wet gestelde eisen.

Artikel 7

Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor dat bij het wijzigen, verwijderen of vernietigen van documenten of onderdelen daarvan de bij of krachtens de wet gegeven regels betreffende selectie en vernietiging worden toegepast.

Artikel 8

Van documenten, waarvan een exemplaar wordt verzonden, wordt een ander exemplaar bewaard als minuut.

Artikel 9

Het hoofd van de beheerseenheid draagt - voorzover van toepassing - zorg voor de opstelling van procedures voor documentenverkeer en de behandeling van ingekomen, uitgaande en interne documenten, rekening houdend met de bij of krachtens de wet gestelde eisen.

Identificering van documenten

Artikel 10

  • 1. Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat uit ieder document, dan wel uit daarbij behorende informatie, blijkt

    • a.

      wanneer het document is ontvangen of opgemaakt

    • b.

      wie de afzender of vervaardiger is

    • c.

      op welke taak het document betrekking heeft

    • d.

      wat de status en het ontwikkelingsstadium van het document is en

    • e.

      wanneer en aan wie een exemplaar ervan is verzonden

  • 2. Ten aanzien van documenten dienen kenmerken zodanig te worden vastgelegd, dat ze met behulp daarvan op eenvoudige wijze kunnen worden teruggevonden

  • 3. Het vorige lid heeft geen betrekking op documenten, die niet benodigd zijn in het kader van uitvoering van taken en de verantwoording daarover, of die niet in verband met enig wettelijk voorschrift worden opgemaakt, ontvangen of bewaard, dan wel geen verband houden met de communicatie met de burger.

Artikel 11

Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor het opstellen van procedures, waarmee de registratie van documenten en hun afdoeningtermijnen worden bewaakt.

Ordening en toegankelijkheid van documenten

Artikel 12

Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en gehouden en dat de ordening van de documenten geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek, overeenkomstig een documentair structuurplan als bedoeld in artikel 3 van de ministeriële regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden, als bedoeld in artikel 12 van het besluit.

Artikel 13

  • 1. Het hoofd van de beheerseenheid ziet er op toe, dat van informatiebestanden overeenkomstig artikel 3 van de ministeriële regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden, als bedoeld in artikel 12 van het besluit, een documentair structuurplan wordt aangelegd en bijgehouden, waarin deze informatiebestanden worden beschreven en in verband kunnen worden gebracht met de verschillende werkprocessen en taken

  • 2. In afwijking van de in het eerste lid bedoelde ministeriële regeling worden van op termijn vernietigbare digitale documenten op zijn minst de volgende gegevens vastgelegd: een beschrijving van het bestand, van het overheidsorgaan dat het heeft opgemaakt en ontvangen, het betreffende werkproces, begin- en einddatum en indien van toepassing de relatie met voor blijvende bewaring in aanmerking komende bestanden

  • 3. Van vernietigbare digitale documenten worden alle in artikel 9 van de ministeriële regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden, als bedoeld in artikel 12 van het besluit opgesomde gegevens geregistreerd indien de toepassingsprogrammatuur, het platform of de besturingsprogrammatuur wordt vervangen voordat de bewaartermijn verstrijkt

  • 4. a. Het hoofd van de beheerseenheid stelt het team DIV onverwijld in kennis van het ontvangen of opmaken van een digitaal document of informatiebestand dat uitsluitend op digitale wijze raadpleegbaar is

  • b. Tenminste eenmaal per jaar wordt door of namens het team DIV een inventarisatie verricht binnen de organisatie betreffende documenten en informatiebestanden die uitsluitend op digitale wijze raadpleegbaar zijn

  • 5. Het team DIV doet zodra nodig opgave van de noodzaak tot conversie of migratie van documenten en informatiebestanden als bedoeld in het eerste lid. De afdeling Informatisering en Automatisering van de beheerseenheid Middelen (I & A) verleent hierbij technische ondersteuning.

  • 6. Verantwoordelijk voor tijdige en daadwerkelijke uitvoering van de in het vijfde lid bedoelde conversie en migratie zijn:

    • a.

      het hoofd van de beheerseenheid waar de betreffende digitale documenten of informatiebestanden zijn opgemaakt of ontvangen

    • b.

      het hoofd van de beheerseenheid waaraan bij een reorganisatie of opheffing rechten of functies zijn overgegaan, voor de daarbij aan hem overgedragen digitale documenten of informatiebestanden

    • c.

      de afdeling I & A in overige gevallen

Artikel 14

Uit de in het vorige artikel beschreven documentair structuurplan blijkt te allen tijde waar de informatiebestanden en hun onderdelen zich bevinden of wanneer onderscheidenlijk aan wie ze zijn overgebracht, overgedragen, vernietigd of vervreemd.

Hoofdstuk V Beheer van documenten

Bewaring van documenten

Artikel 15

Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden bewaard.

Artikel 16

Het hoofd van de beheerseenheid, waaronder het team DIV ressorteert, draagt er zorg voor dat ten aanzien van het beheer van de archiefruimten wordt voldaan aan de bij of krachtens de wet gestelde eisen.

Artikel 17

Plannen betreffende bouw, verbouwing, inrichting, verandering of ingebruikneming van ruimten, bestemd voor het bewaren van documenten behoeven de goedkeuring van burgemeester en wethouders, gehoord de archivaris.

Beveiliging en raadpleging van documenten

Artikel 18

Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor de technische informatiebeveiliging, welke mede omvat de nodige procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van documenten die daarvoor gezien hun aard en status niet in aanmerking komen.

Artikel 19

Het hoofd van de beheerseenheid houdt bij welke documenten uit de onder zijn beheer staande archieven worden uitgeleend en oefent controle uit op de tijdige terugbezorging ervan. Uitlening van documenten is slechts toegestaan aan functionarissen van de beheerseenheid, die belast zijn met behandeling van de desbetreffende aangelegenheid en aan andere functionarissen na verkregen toestemming van het hoofd van de beheerseenheid.

Artikel 20

Het is verboden documenten uit informatiebestanden te verwijderen, tenzij ingevolge bij of krachtens de wet gegeven regels.

Artikel 21

  • 1. Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor de geheimhouding van daarvoor in aanmerking komende documenten

  • 2. Raadpleging en uitlening van documenten, die aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen, is behoudens toestemming van burgemeester en wethouders, slechts toegestaan aan de functionarissen van de beheerseenheid, die belast zijn met de behandeling van de desbetreffende aangelegenheid

  • 3. Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de in het tweede lid genoemde functionarissen, aan het team DIV meedelen welke documenten aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen. Zij bepalen tenminste eenmaal per jaar gezamenlijk of verlenging van geheimhouding van de desbetreffende documenten noodzakelijk is

  • 4. Aan het verlenen van toestemming als bedoeld in het tweede lid kunnen burgemeester en wethouders voorwaarden stellen

Vervanging van documenten

Artikel 22

Ten aanzien van besluiten tot vervanging van documenten door reproducties als bedoeld in artikel 6, eerste lid, van het besluit, wordt vooraf het advies van de archivaris ingewonnen.

Vervreemding en overdracht van documenten

Artikel 23

Ten aanzien van besluiten tot vervreemding van documenten als bedoeld in artikel 7 van het besluit, wordt vooraf het advies van de archivaris ingewonnen.

Artikel 24

Overdracht van documenten aan andere beheerseenheden, waarbij het bepaalde in artikel 32 van dit besluit niet van toepassing is, behoeft de goedkeuring van burgemeester en wethouders, gehoord de archivaris.

Selectie en vernietiging van documenten

Artikel 25

  • 1. Het hoofd van de beheerseenheid zorgt voor het in een zo vroeg mogelijk stadium selecteren van documenten en informatiebestanden voor bewaring en vernietiging overeenkomstig de daarvoor bij of krachtens de wet gegeven voorschriften

  • 2. Ingeval van selectie voor vernietiging worden de documenten en informatiebestanden voorzien van een kenmerk, dat de bewaartermijn aangeeft

  • 3. Van deze bewaartermijn wordt tevens aantekening gehouden in het in artikel 18 van dit besluit bedoelde documentair structuurplan

Artikel 26

Het hoofd van de beheerseenheid stelt alvorens tot vernietiging van documenten over te gaan voor zijn beheerseenheid een lijst op van vernietigbare documenten met inachtneming van de geldende selectielijst. De lijst van vernietigbare documenten behoeft de goedkeuring van de archivaris, welke goedkeuring tevens geldt als een machtiging tot vernietiging.

Overbrenging van documenten

Artikel 27

Bij overbrenging van documenten als bedoeld in artikel 12 van de wet wordt, in het geval het in een informatiesysteem opgenomen documenten en informatiebestanden betreft, ook het informatiesysteem, voorzover onmisbaar voor raadpleging, overgebracht.

Hoofdstuk VI Slotbepalingen

Artikel 28

  • 1. Dit besluit treedt in werking met ingang van 1 februari 2010.

  • 2. Met ingang van de datum van inwerkingtreding van dit besluit vervalt het Besluit Informatiebeheer Gemeente Apeldoorn 2000, vastgesteld bij besluit van burgemeester en wethouders van 20 juni 2000.

Artikel 29

Dit besluit kan worden aangehaald als: Besluit Informatiebeheer Gemeente Apeldoorn 2009.

Ondertekening

Aldus vastgesteld door het college d.d. 15 januari 2010
Gepubliceerd in het Apeldoorns Stadsblad d.d. 27 januari 2010
Inwerking getreden d.d. 4 februari 2010

TOELICHTING OP HET BESLUIT INFORMATIEBEHEER GEMEENTE APELDOORN 2009

Inleiding

Het Besluit Informatiebeheer dat in 2000 is vastgesteld dient te worden vervangen in verband met de digitale ontwikkelingen, de gewijzigde organisatie, de totstandkoming van de ministeriële regelingen ex artikel 11 (regeling duurzaamheid archiefbescheiden), artikel 12 (regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden) en artikel 13 (regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen) van het Archiefbesluit 1995 en de inwerkingtreding van de wet dualisering van de medebewindbevoegdheden per 8 maart 2006.

Het Besluit Informatiebeheer Gemeente Apeldoorn 2009 is gebaseerd op artikel 7 van de Archiefverordening Gemeente Apeldoorn 2009 en bevat beheersregels voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Met het besluit informatiebeheer wordt de ambtelijke verantwoordelijkheid voor het beheer van documenten, het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en bewaren van documenten geregeld. Het besluit is daarbij zowel van toepassing op digitale documenten als op papieren documenten. Het begrip documenten is gerelateerd aan het archiefrechtelijke begrip archiefbescheiden.

Het besluit bevat bepalingen inzake de verantwoordelijkheid voor het beheer, de archiefvorming en -ordening en inzake het beheer van documenten met inbegrip van e-mail. Het houdt nadrukkelijk rekening met het beheer van digitale informatiebronnen. In verband met de noodzaak de bepalingen van dit besluit te kunnen bespreken met personen, die niet werkzaam zijn in de documentaire informatievoorziening - bv automatiseerders en systeembeheerders - is de terminologie van het besluit daarop aangepast. Zo is het begrip document aangepast aan de in artikel 12 van het Archiefbesluit 1995 voorgeschreven ministeriële Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden.

Het besluit is aangepast aan de dualisering van de medebewindbevoegdheden met ingang van 8 maart 2006. Vanaf die datum is niet langer de gemeenteraad bevoegd om de archivaris te benoemen en de archiefbewaarplaats aan te wijzen. Deze bevoegdheden berusten nu bij burgemeester en wethouders. Dit heeft o.a. tot gevolg dat het hoofdstuk over de aanwijzing van de archiefbewaarplaats in de oude archiefverordening is overgeheveld naar het nieuwe Besluit Informatiebeheer Gemeente Apeldoorn 2009.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1

Onder h en i, informatiebestand en informatievoorziening: de definitie van deze begrippen is met name opgenomen om ten aanzien van specifieke aspecten van digitale documenten regels te kunnen stellen.

Onder n, beheerseenheid: het begrip beheerseenheid is zodanig omschreven dat het besluit informatiebeheer niet meer na elke organisatiewijziging behoeft te worden aangepast.

Artikel 2

De uitvoering van vele overheidstaken ligt vast in uiteindelijk vernietigbare documenten. Deze dienen ter verantwoording van het beleid en de democratische controle daarop, alsmede in het belang van de rechtszekerheid van de gemeente, de andere overheidsorganen en de burger, gedurende de bewaartermijn in geordende en toegankelijke staat te worden gehouden. Dit geldt zowel voor de klassieke papieren documenten als voor de digitale documenten. Het blijft daarom van het grootste belang dat ook uiteindelijk voor vernietiging in aanmerking komende documenten en informatiebestanden gedurende hun termijn van bewaring onder dezelfde regels vallen als de voor blijvende bewaring in aanmerking komende documenten en informatiebestanden.

Andere medewerkers dan degenen die met de taak van de informatievoorziening zijn belast, zullen niet op de hoogte zijn van de wettelijke regels omtrent het beheer van voor vernietiging in aanmerking komende archiefbescheiden. Voorts is niet altijd vooraf duidelijk welke gedeelten van de documenten en informatiebestanden voor blijvende bewaring dan wel voor vernietiging in aanmerking komen. Ook om deze redenen dienen deze bescheiden onder de werking van dit besluit te vallen.

Aangezien voor vernietiging in aanmerking komende documenten, en met name digitale documenten, niet aan alle eisen van de digitale duurzaamheid zoals omschreven in de regeling behoeven te beantwoorden, zijn daarvoor op de terzake doende plaatsen in dit besluit uitzonderingen gemaakt, met name in artikel 14 van dit besluit.

Artikel 5

Om de coördinatie, continuïteit en uniformiteit op het gebied van de informatievoorziening te waarborgen is de uitvoering van het beheer van de documenten van de beheerseenheden, voorzover deze zijn afgedaan en gedeponeerd en niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, dwingend belegd bij het team Documentaire Informatievoorziening (DIV).

Artikel 6

Tot die bij of krachtens de wet gestelde eisen behoort de in artikel 11, tweede lid, van het Archiefbesluit 1995 bedoelde ministeriële regeling duurzaamheid archiefbescheiden.

Artikel 7

De bepaling in dit artikel heeft een algemene strekking, maar is specifiek van belang voor digitale informatiesystemen, waarin selectie en vernietiging dikwijls in de systemen is ingebouwd, zonder met de wettelijke voorschriften inzake selectie en vernietiging rekening te houden.

Artikel 8

Een minuut is de vastgestelde versie van een document, waarnaar de uitgaande versie wordt opgemaakt. Een minuut bestaat in de praktijk veelal uit een kopie, die door middel van kenmerken is geauthentiseerd. Deze bepaling van algemene strekking dient ook in een digitale omgeving te worden nagevolgd.

Artikel 9

De opstelling van de procedures wordt aan het hoofd van de beheerseenheid overgelaten, omdat deze het beste in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures.

Artikel 10

In tegenstelling tot traditionele registratiebepalingen schrijft dit artikel niet voor hoe registratie van documenten dient plaats te vinden. Voorgeschreven wordt alleen het resultaat. Voortschrijdende technische ontwikkelingen leiden daarom niet automatisch tot de noodzaak dit artikel te wijzigen. Gezien het arbeidsintensieve karakter van registratie worden in het derde lid belangrijke uitzonderingen gemaakt op de plicht tot registratie.

Artikel 11

De opstelling van de procedures wordt aan het hoofd van de beheerseenheid overgelaten, omdat deze het beste in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures.

Artikel 12

In tegenstelling tot traditionele ordeningsvoorschriften schrijft dit artikel geen specifieke ordeningssystematiek voor. Verandering van opvatting ten aanzien van ordeningsmethoden en de voortschrijdende technische ontwikkelingen maken dit weinig zinvol. Op grond van artikel 3 van de regeling is de vastlegging van de gebruikte ordeningssystemen in een documentair structuurplan vereist. De toetsing van ordeningssystemen als doelmatig en doeltreffend dient te geschieden door de ambtenaar als bedoeld in artikel 10 van de archiefverordening.

Artikel 13 en artikel 14; algemeen

Deze artikelen hebben een algemene strekking, maar zijn specifiek van belang voor digitale informatiebestanden. Papieren informatiebestanden worden traditioneel al opgenomen in een dossierinventaris. De verplichting geldt ook voor niet centraal bewaarde informatiebestanden.

Artikel 13; vierde tot en met zesde lid

Met dit artikel wordt beoogd het probleem het hoofd te bieden van het (niet) digitaal duurzaam zijn van informatie die uitsluitend digitaal is te benaderen en die blijvend moet worden bewaard. Door tijdig te signaleren voor welke documenten conversie en/of migratie nodig is, kan de informatie die deze documenten bevatten worden behouden voor de organisatie. Men dient de conversie en/of migratie, die wettelijk verplicht zijn, tijdig en daadwerkelijk uit te voeren. Artikel 8 van de regeling duurzaamheid archiefbescheiden regelt dat archiefbescheiden op optische schijven of electromagnetische dragers worden overgezet op of in nieuwe dragers, zodra het gevaar dreigt dat de informatie verloren gaat door veroudering van de drager of de leesapparatuur.

Artikel 16

Tot deze bij of krachtens de wet gestelde eisen behoort de in artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 genoemde ministeriële regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen.

Artikel 18

Bij technische informatiebeveiliging gaat het er om dat het zonder autorisatie niet mogelijk is digitale documenten te wijzigen, verwijderen, kopiëren of vernietigen. De opstelling van de procedures hiervoor wordt aan het hoofd van de beheerseenheid overgelaten, omdat deze het beste in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures.

Artikel 20

Archiefrechtelijke regels maken verwijdering mogelijk, bijvoorbeeld in geval vervanging, vernietiging, vervreemding of uitlening plaatsvindt. De Wet bescherming persoonsgegevens bepaalt - evenals verschillende andere privacywetten - in welke gevallen persoonsgegevens uit registraties verwijderd dienen te worden. Vervolgens dienen de archiefrechtelijke regels inzake selectie en vernietiging te worden toegepast.

Artikel 21

Dit artikel beoogt te voorkomen dat documenten, ten aanzien waarvan uitzonderingsgronden van de Wet openbaarheid van bestuur worden gehanteerd, in strijd daarmee openbaar gemaakt worden of door ondeskundig beheer verloren gaan.

Artikel 22 en artikel 23

Bij vervanging en vervreemding dient ingevolge het bepaalde in het Archiefbesluit 1995 rekening te worden gehouden met culturele en historische aspecten. Bemoeienis van de archivaris hiermee is derhalve op zijn plaats.

Artikel 25

De bepaling, dat de selectie in een zo vroeg mogelijk stadium dient plaats te vinden, is van algemene strekking. De bepaling is echter specifiek van belang voor digitale informatiesystemen. Wanneer in de conceptiefase daarvan geen rekening wordt gehouden met de selectie-eisen, kan dit tot onherstelbaar verlies van informatie leiden.

Artikel 26

Deze lijst is enerzijds noodzakelijk als onderdeel van de in artikel 8 van het Archiefbesluit 1995 bedoelde verklaring en dient anderzijds om de ambtenaar als bedoeld in artikel 14 van de archiefverordening een toetsingsinstrument te verschaffen voor het correct toepassen van de selectielijst.

Artikel 27

Voor het op lange termijn toegankelijk houden van met name digitale informatie, zijn naast de gegevens ook de programmatuur, documentatie en apparatuur noodzakelijk. Wanneer dit nodig is, dienen ook deze te worden overgebracht. Van toepassing is met name ook de op grond van artikel 12 van het Archiefbesluit 1995 vastgestelde ministeriële regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden.