Gedragscode integriteit voor externen 2009 (versie 2)

Ondertekening

Toelichting Gedragscode integriteit voor externen 2009

Met hij of zijn wordt ook zij of haar bedoeld.

1. Algemene bepalingen

• 1.2

  Deze gedragscode geldt voor derden die tijdelijk bij de gemeente werken en worden aangestuurd door gemeentelijk personeel (of een externe die als leidinggevende wordt ingehuurd om dat te doen). Onder aansturen wordt verstaan hiërarchisch of functioneel leidinggeven. Een externe kan een interim-manager zijn, maar ook bijvoorbeeld een stagiair. Voor externe inhuur wordt door dit artikel geen fictief dienstverband gesuggereerd.

• 1.4

  Dit artikel beoogt, naast de in de bepaling aangegeven expliciete doelen, aan te geven dat integriteit bespreekbaar moet worden gemaakt. Het managementteam is hiervoor de aangewezen plaats.

• 1.5

  Onderdeel van integer zijn is transparantie. Om deze reden is de gedragscode openbaar.

• 1.6

  De gedragscode voor externen is onderdeel van de offerteaanvraag. De opdrachtnemer verplicht zich om kennis te (laten) nemen van de gedragscode voordat met de werkzaamheden bij de gemeente wordt begonnen. Het niet nakomen van verplichtingen kan leiden tot beëindiging van de opdracht.

2. Goed gedrag

De term ‘goed gedrag’ slaat op het gedrag dat van een externe wordt verwacht. In dit verband is ook van belang de gemeentelijke regeling over ongewenst gedrag en seksuele intimidatie.

• 2.2

  Onder correct wordt verstaan: moreel en maatschappelijk onberispelijk.

3. Vertrouwelijk omgaan met gevoelige informatie

• 3.2

  In bepaalde gevallen kan de geheimhoudingsverplichting opgeheven worden.

• 3.3

  Om zich te kunnen verantwoorden, verifieerbaar en controleerbaar te zijn, en bewijs van rechten en plichten van overheid en burgers te kunnen leveren (algemene beginselen van behoorlijk bestuur), moet de gemeente beschikken over een betrouwbare informatievoorziening. Deze bestaat uit gegevensbestanden en documenten en alle hulpmiddelen die voor het beheer van overheidsinformatie nodig zijn. De Archiefwet 1995, de Wet openbaarheid van bestuur en het Besluit informatiebeheer verplichten de gemeente om de betrouwbaarheid, vindbaarheid en beschikbaarheid van overheidsinformatie te waarborgen.

• 3.6

  Hiermee wordt o.a. ook bedoeld dat kasten zijn afgesloten en dat computers zijn uitgezet.

4. (Overige) werkzaamheden

Een externe dient het algemene belang en werkt onpartijdig. Dat wil zeggen dat geen vermenging optreedt met oneigenlijke belangen en dat ook de schijn van vermenging wordt vermeden. Raakvlakken tussen functionele taken en (privé-)activiteiten van externen kunnen leiden tot botsingen of verstrengeling van belangen. Daardoor kan een onafhankelijke beoordeling in gevaar komen of kan de schijn daarvan ontstaan. Dit kan reden zijn om een opdracht aan een externe niet te gunnen.

• 4.3

  Doel van dit artikel is (de schijn van) belangenverstrengeling voorkomen. Daarom mag een externe naast zijn werk voor de gemeente Apeldoorn in de persoonlijke sfeer geen diensten verrichten voor of goederen verkopen of verhuren aan zijn opdrachtgever.

5. Geschenken, aanbiedingen en incidentele vergoedingen

• 5.1

  Door externen ontvangen geschenken en/of giften met een hogere waarde dan € 50,- worden binnen de dienst geregistreerd. In sommige gevallen zal de opdrachtgever de ontvangst van een afzonderlijk geschenk melden bij de gemeentesecretaris.

Binnen de afzonderlijke diensten kunnen afspraken gemaakt zijn over de wijze waarop omgegaan wordt met ontvangen geschenken (bijvoorbeeld verdelen of verloten).

6. Uitnodigingen

• 6.1

  De aanwezigheid van een externe bij bijeenkomsten en evenementen e.d. zal niet zo vaak gebeuren en als het gebeurt, dan zal het doorgaans een directe functionele betekenis hebben voor de gemeente: het profileren van een gemeenteonderdeel, het delen van ervaringen, het opdoen van kennis, de mogelijkheid waardevolle contacten te leggen of te onderhouden. Ontbreekt die betekenis, dan wordt de uitnodiging afgeslagen. Als een externe wordt uitgenodigd om bijvoorbeeld een spreekbeurt te houden op een symposium zullen er afspraken moeten worden gemaakt over de vraag of dat namens de gemeente dan wel op persoonlijke titel gebeurt en of het tijdens dan wel buiten werktijd plaatsvindt.

• 6.2

  Bij twijfel dient de externe contact op te nemen met zijn opdrachtgever. Uitnodigingen voor ontspannende activiteiten kunnen tegelijkertijd functioneel zijn. Een etentje met bijvoorbeeld een externe partner ter afsluiting van een goed verlopen project bestendigt de relatie tussen partijen. Echter een gezamenlijke lunch of diner met een relatie tijdens het onderhandelingsproces kan duiden op een poging tot beïnvloeding. Ook een overdadig diner met attracties op kosten van een derde kan een sfeer van verplichtingen scheppen. Een uitnodiging moet daarom kritisch bekeken worden.

7. Verantwoord omgaan met gemeentelijke voorzieningen en personeelsregelingen

Deze gedragscode bepaalt dat een externe zonder toestemming van zijn opdrachtgever privé geen gebruik mag maken van interne diensten en eigendommen van de gemeente, dit geldt van internetaansluiting tot suikerzakje.

• 7.3

  In dit verband zijn van belang de gemeentelijke regelingen over e-mail- en internetgebruik, mobiele telefoons, gemeentelijke eigendommen.

8. Belangenverstrengeling en belangen van familieleden, vrienden en ex-collega’s

• 8.1

  De functies waarvoor dit artikel geldt, worden door het college aangewezen.

• 8.2

  Als bijvoorbeeld een vriend of collega van de externe meedingt in een aanbesteding van de gemeente Apeldoorn, dan dient de externe dit te melden bij zijn opdrachtgever.

• 8.3

  Om ongewenste beïnvloeding en afhankelijkheid te voorkomen, worden onderhandelingen met aanbieders van diensten en goederen zoveel mogelijk met ten minste twee personen gedaan. Hiervan kan in overleg met de opdrachtgever worden afgeweken. Voorwaarde is dat taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn vastgelegd in de administratieve organisatie en dat op de juiste toepassing van de afgesproken regels wordt gecontroleerd.

• 8.4

  Een situatie met tegengestelde belangen kan bijvoorbeeld ontstaan als het bestuur en de ambtelijke organisatie niet op één lijn zitten.

• 8.5

  In dit artikel gaat het om persoonlijke relaties, bijvoorbeeld een aanbieder van diensten en/of goederen, iemand die een gemeentelijk product (vergunning, uitkering of iets dergelijks) vraagt en dergelijke.

• 8.6

  De achtergrond van dit artikel is dat het bestaan van een meer dan vriendschappelijke relatie, zoals een liefdesrelatie of gezinsrelatie, met een ambtenaar of met iemand die anderszins bij de gemeente werkzaam is, invloed kan hebben op het uitoefenen van de functie door de betreffende externe. Om deze reden dient bij een vermoeden dat een dergelijke relatie in strijd is met het gemeentebelang dit door de externe bij de opdrachtgever te worden gemeld. Mocht het de opdrachtgever zelf betreffen dan is de naast hogere leidinggevende de aangewezene om deze taak over te nemen. Staat vast dat de relatie in strijd is met het dienstbelang, dan worden passende maatregelen getroffen.

• 8.7

  Als de externe bijvoorbeeld bezwaar maakt voor zijn oude moeder die zelf geen bezwaar kan maken tegen een WOZ-beschikking, dan overlegt de externe dit met zijn opdrachtgever. Een externe mag te allen tijde bezwaar aantekenen tegen een besluit van de gemeente Apeldoorn, waarin hij belanghebbende is.

Een bezwaar indienen voor bijvoorbeeld een familielid is niet toegestaan als het onderwerp van bezwaar ligt op het vakgebied van de externe.

9. Reageren op niet-integere zaken

Voor de integriteit van een organisatie is het belangrijk dat externen zich vrij voelen om misstanden intern aan te kaarten. Het begrip ‘misstand’ is breed: het kan gaan om fraude, diefstal van kantoormeubilair, het bevoordelen van vrienden bij het verlenen van een vergunning, het achterhouden van relevante informatie door een wethouder, het door een manager onderhands regelen van vacaturevervulling etc. Er mag in principe niet ‘gelekt’ worden naar de pers. Vermoedens van misstanden in de organisatie zijn interne aangelegenheden waarmee vertrouwelijk omgegaan moet worden. Er zijn echter omstandigheden denkbaar dat het naar buiten brengen van vertrouwelijke informatie door een externe terecht is, bijvoorbeeld als de organisatie niet adequaat reageert bij een acuut gevaar voor de volksgezondheid.

10. Een externe in een leidinggevende rol bij de gemeente draagt het integriteitbeleid uit

Iedere externe is verantwoordelijk voor zijn individuele gedrag. Een externe in een leidinggevende rol heeft daarnaast een verantwoordelijkheid voor de omgeving waarin de medewerkers hun werk doen. Een omgeving waarin grote openheid heerst, werkt remmend op ‘gesjoemel’ en ander ongewenst gedrag. Hij bevordert de bewustwording van de medewerkers en ondersteunt hen in het omgaan met gevoelige en risicovolle situaties. Hij maakt ongewenst gedrag van een medewerker bespreekbaar, corrigeert en treft zonodig strafmaatregelen.

• 10.2

  Het onderwerp integriteit moeten een voortdurend punt van aandacht zijn bij functioneringsgesprekken. Voorbeelden van onderwerpen zijn: werksfeer, pesten, dilemma's, integer handelen, bestaande of nieuwe nevenwerkzaamheden.