Organisatieregeling 2008

1. De aan de directeuren opgedragen dagelijkse leiding van de dienst omvat mede de verantwoordelijkheid voor het functioneren van de dienst, onverminderd het in artikel 9 van de Instructie voor de secretaris aangegevene.

2. Tot de dagelijkse leiding van een dienst wordt eveneens gerekend het realiseren van de met het college overeengekomen omvang en kwaliteit van de dienstverlening en de verantwoordelijkheid voor de daartoe ter beschikking gestelde (im)materiële middelen.

1. Ter uitvoering van het bepaalde in artikel 8 komt het college daartoe, in overeenstemming met de secretaris en de directeuren, en onverlet het bepaalde in hoofdstuk XIII van de Gemeentewet, met ieder van hen voor een begrotingsjaar overeen:

• a.

  het werkplan van de dienst, en in relatie daarmee:

• b.

  het budget van elke dienst tenminste verdeeld naar het toegestane personeelsbudget en het toegestane activiteitenbudget;

• c.

  de richtlijnen waarbinnen het gemeentelijke middelenbeleid door de diensten zal worden uitgevoerd.

2. Indien tussen het college en de secretaris respectievelijk directeur geen overeenstemming wordt bereikt als bedoeld in artikel 8, tweede lid, stelt het college deze aangelegenheid eenzijdig vast.

1. Tot het gemeentelijk middelenbeleid als bedoeld in de artikelen 8 en 9, eerste lid, worden in ieder geval gerekend:

• ·

  dienstverlening;

• ·

  het personeelsbeleid;

• ·

  het financiële beleid;

• ·

  het organisatiebeleid;

• ·

  het strategisch- en communicatiebeleid;

• ·

  het informatiserings- en automatiseringsbeleid;

• ·

  het huisvestingsbeleid ten aanzien van de gemeentelijke organisatie;

• ·

  het post- en archiefbeleid;

• ·

  het beleid op het algemeen bestuurlijk en juridisch gebied.

2. De Publieksdienst en de dienst Middelen zijn in het bijzonder belast met de advisering, de coördinatie en de evaluatie van het gemeentelijk middelenbeleid. Het college kan nadere regels stellen omtrent de voorbereiding van het middelenbeleid voor zover dit aan de diensten is opgedragen en de rapportage door de betreffende directeuren inzake de uitvoering.

1. In de organisatie is eenheid in de uitoefening van de aan de ambtelijke organisatie opgedragen taken een randvoorwaarde. Ter bewaking hiervan en ter bevordering van een goede samenwerking en samenhang tussen de diensten voert de secretaris met de directeuren regelmatig gezamenlijk overleg. Dit overleg wordt aangeduid met de benaming ‘managementteam’.

2. De secretaris is voorzitter van het managementteam en laat zich daarbij bijstaan door een ambtelijk secretaris.

3. De voorzitter van het managementteam kan in voorkomende gevallen (naar aanleiding van de agenda) functionarissen aanwijzen die tevens aan het overleg deelnemen.

4. Volgens afspraak vindt er, ingeval van afwezigheid van een lid van het managementteam wegens verlof of ziekte, in principe horizontale vervanging plaats. Ingeval van afwezigheid van de voorzitter treedt één van de directeuren als voorzitter op.

1. De voorzitter van het managementteam stelt de vergaderdata en de agenda voor de vergaderingen van het managementteam vast. De leden van het managementteam kunnen zaken voor agendering indienen bij de voorzitter of de ambtelijk secretaris. De ambtelijk secretaris zorgt er in overleg met de voorzitter voor dat de agenda en de bijbehorende stukken worden gereedgemaakt en tijdig in het bezit zijn van de leden van het managementteam.

2. Leden van het managementteam kunnen, onder door hen gezamenlijk te bepalen leiding en met ondersteuning gevende ambtenaren, deelopdrachten van het managementteam uitvoeren. Zij rapporteren daarover aan het managementteam dat het uiteindelijke advies daarover aan het college uitbrengt.

3. Het managementteam draagt, met inachtneming van de door het college gegeven richtlijnen en de (wettelijke) bepalingen inzake de positie van de secretaris en diens taak, zorg voor:

• a.

  afstemming in hoofdlijnen van het gemeentelijk beleid, en

• b.

  afspraken ten aanzien van het gemeentelijk middelenbeleid.

4. Het in het derde lid, sub a, vermelde taakgebied bevat ten minste de deeltaken:

• ·

  aangeven van lange termijn ontwikkelingen;

• ·

  advisering over bestuursopdrachten;

• ·

  coördinatie en bewaking van de beleidscyclus;

• ·

  vertaling van bestuursbesluiten in concrete werkplannen voor de ambtelijke organisatie.

5. Het in het derde lid, sub b, vermelde bevat ten minste als deeltaken:

• ·

  mede-advisering aan het college over de uitgangspunten van het te voeren middelenbeleid;

• ·

  coördinatie van en toezicht op het beheer en de inzet van deze middelen, alsmede de verantwoording over het gevoerde middelenbeheer;

• ·

  bevordering van een cultuur ter verwezenlijking van de doelstellingen van de organisatie;

• ·

  advisering aan het college over het instellen van tijdelijke organisatorische verbanden tussen de diensten;

• ·

  sturing en beheersing van al dan niet tijdelijke, horizontale, interdisciplinaire samenwerkingsverbanden;

• ·

  planning en voortgangsbewaking van belangrijke beleidsprocessen (met uitzondering van de plannings- en voortgangsbewaking die belegd is bij de controllerfunctie, geregeld zoals in artikel 20 wordt vermeld);

• ·

  advisering over de structuur van de gemeentelijke ambtelijke organisatie;

• ·

  zorg voor de huisvesting van de ambtelijke organisatie en de inrichting van de gebouwen.

6. Omtrent de in het vierde en vijfde lid genoemde taken brengt het managementteam gevraagd en ongevraagd advies uit aan het college.

7. Het managementteam kan ter uitvoering van de onder het tweede, derde en vierde lid genoemde verantwoordelijkheden projectgroepen instellen voor de voorbereiding van dienstoverstijgende voorstellen. Het zal in dat geval een van zijn leden belasten met de verantwoordelijkheid voor het project.

8. Het managementteam draagt zorg voor het inzetten van personeel en middelen ten behoeve van de uitwerking van bestuursopdrachten en in te stellen projectgroepen en voor de planning en de voortgangsbewaking.

1. Elke zaak wordt primair voorbereid en uitgevoerd door de dienst tot wiens taakgebied de desbetreffende zaak behoort, tenzij in een bestuursopdracht anders wordt bepaald.

2. Indien een zaak zich in belangrijke mate over het taakveld van meer dan één dienst uitstrekt, wijst het college op voorstel van de secretaris een dienst aan die primair verantwoordelijk is voor de voorbereiding en/of uitvoering, alsmede de tijdsplanning en de bewaking van de voortgang.

3. Indien een zaak het taakgebied van een andere dienst raakt, vraagt de primair met de voorbereiding of uitvoering belaste dienst aanvullend advies aan die andere dienst.

4. De dienst die gevraagd of ongevraagd aanvullend advies uitbrengt, treedt zoveel mogelijk in overleg met het met de voorbereiding of uitvoering van het beleid belaste dienst, teneinde te trachten tot geïntegreerde advisering te komen, waarin de argumenten ten aanzien van de mogelijke beleidskeuzes worden opgenomen.

5. Het aanvullend advies wordt rechtstreeks uitgebracht aan de dienst die met de voorbereiding of uitvoering belast is.

6. Bij verschil van inzicht voegt de dienst, die primair met de voorbereiding of uitvoering belast is, het aanvullende advies onverkort aan het advies toe. Bij blijvend verschil van inzicht tussen de afdelingen binnen een dienst, tussen een dienst en de directeur, of tussen een dienst en de portefeuillehouder, worden de verschillende standpunten uitdrukkelijk aan het advies toegevoegd.