Organisatiebesluit

Artikel 1 Organisatiefilosofie

Aan de structuur van de ambtelijke organisatie en het functioneren daarvan liggen de volgende uitgangspunten ten grondslag:- een compacte, doelmatige en flexibele organisatie van hoge kwaliteit;- het bieden van een goede dienstverlening;- het inspelen op een continu veranderende omgeving;- het opereren als één slagvaardige, klantgerichte organisatie;- integratie van beleidsvoorbereiding en beleidsuitvoering;- integrale verantwoordelijkheid voor de te leveren prestaties;- gericht op samenwerking;- verantwoordelijkheden op een zo laag mogelijk niveau(mandateren, budgetteren);- een lerende organisatie met een coachende stijl van leidinggeven;- een organisatie die plezierig werken hoog in het vaandel heeft staan.

Artikel 2 Organisatorische eenheden

• 1.

  De ambtelijke organisatie van de gemeente is gebaseerd op het directiemodel.

• 2.

  De ambtelijke organisatie wordt geleid door een directie die bestaat uit een algemeen-directeur en een adjunct-directeur.

• 3.

  De ambtelijke organisatie bestaat verder uit de volgende afdelingen:a. Publiekzaken;b. Beleid en Realisatie;c. Staf en Ondersteuning;De afdelingen worden geleid door een afdelingshoofd.

• 4.

  Binnen een afdeling kunnen door de directie werkeenheden worden gevormd.

• 5.

  De directie kan voor een werkeenheid een teamleider aanwijzen.

• 6.

  Onder verantwoordelijkheid van het afdelingshoofd, kan het inhoudelijk aansturen en functioneel leidinggeven aan de medewerkers van een werkeenheid worden opgedragen aan een coördinator.

• 7.

  De directie besluit, naar aanleiding van een door het college vastgesteld projectplan, tot het instellen van tijdelijke organisatorische verbanden tussen werkeenheden ter voorbereiding en/of uitvoering van het beleid dat meerdere organisatorische eenheden aangaat. Het handboek “projectmatig werken gemeente Appingedam” is van toepassing.

Artikel 3 De gemeentesecretaris

• 1.

  De secretaris draagt, onverminderd de verantwoordelijkheid van de burgemeester, zorg voor een goede voorbereiding van de vergadering van het college.

• 2.

  De secretaris staat de burgemeester ter zijde bij de bevordering van een goede afstemming tussen de bestuursorganen en de ambtelijke organisatie alsmede tussen de griffier en de ambtelijke organisatie.

• 3.

  De gemeentesecretaris is als eindverantwoordelijke voor de ambtelijke organisatie direct verantwoording schuldig aan het college.

• 4.

  De gemeentesecretaris is als enige bevoegd om opdrachten van het college aan te nemen.

• 5.

  De adjunct-directeur vervangt de secretaris bij diens afwezigheid als bedoeld in artikel 106 van de Gemeentewet. De gemeentesecretaris kan na overleg met het college een afdelingshoofd aanwijzen als tweede en derde vervanger.

Artikel 4 Directie

• 1.

  De directie bestaat uit de gemeentesecretaris/algemeen directeur en de adjunct-directeur.

• 2.

  Binnen de directie wordt gewerkt op basis van een taakafbakening.

• 3.

  Onverminderd de eindverantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris is de directie verantwoordelijk voor het leiden van de ambtelijke organisatie als totaal, voor strategiebepaling en voor beleidsintegratie.

• 4.

  De directie stuurt de afdelingen indirect aan via de afdelingshoofden.

Artikel 5 Afdelingen

• 1.

  Het afdelingshoofd is als enige bevoegd opdrachten van de directie aan te nemen en opdrachten te geven aan de medewerkers van zijn afdeling.

• 2.

  Onverminderd de verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris en de directie is het afdelingshoofd verantwoordelijk voor:a. de dagelijkse leiding van de afdeling;b. een goede kwaliteit van de door zijn afdeling uit te brengen adviezen en overige producten;c. het op doelmatige en doeltreffende wijze realiseren van de door of namens het bestuur vastgestelde omvang en kwaliteit van de dienstverlening, de levering van de opgedragen producten en verantwoordelijkheden voor de daartoe ter beschikking gestelde middelen;d. een goede voorbereiding, coördinatie, voortgang, behandeling en juiste afdoening en uitvoering van taken en activiteiten binnen zijn afdeling;e. de zorg voor een goede vakinhoudelijke en integrale advisering met betrekking tot het taakgebied van de afdeling aan de bestuursorganen;f. een goede informatie-uitwisseling tussen medewerkers en management of bestuur;g. regelmatig werkoverleg met zijn medewerkers.

• 3.

  Het afdelingshoofd voert regulier overleg met de portefeuillehouder over beleidsaangelegenheden die het gebied van zijn afdeling betreffen. Van het overleg maakt het afdelingshoofd een schriftelijke samenvatting en doet dat aan de directie toekomen.

• 4.

  De directie wijst voor elke afdelingshoofd een plaatsvervanger op management niveau aan.

Artikel 6 Managementteam

• 1.

  De gemeentesecretaris/algemeen directeur, de adjunct-directeur, tevens afdelingshoofd Staf en Ondersteuning, het afdelingshoofd Publiekszaken en het afdelingshoofd Beleid en Realisatie vormen onder voorzitterschap van de gemeentesecretaris/algemeen directeur het managementteam.

• 2.

  Het managementteam heeft periodiek overleg over de strategische en tactische afstemming van taken die de grenzen van de afdelingen overschrijden.

• 3.

  Op uitnodiging van de voorzitter kunnen derden aan dit overleg deelnemen.

Artikel 7 Controller

• 1.

  Met inachtneming van de verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris/directeur is de controller verantwoordelijk voor:a. het sturen, initiëren en stimuleren van de verdere ontwikkeling van een systeem van planning en control;b. de sturing en coördinatie bij het opstellen, bewaken en verantwoorden van gemeentelijke beleidsplannen, werkplannen en budgetten en de beoordeling/analyse van resultaten;c. het toezicht op de totstandkoming van periodieke rapportages en analyses en de coördinatie van budgetterings- en planningscycli;d. de optimalisering van de administratieve organisatie en informatievoorziening;e. de beoordeling van investeringsprojecten;f. het uitvoeren van bedrijfseconomische onderzoeken;g. het opzetten en uitvoeren van het beschrijven van processen en de administratieve organisatie, het opzetten van maatregelen van interne controle en het uitvoeren van interne controle.

• 2.

  De controller rapporteert aan de gemeentesecretaris/directeur. Indien de controller inzake de inhoud van een rapportage verschilt van inzicht met de gemeentesecretaris/directeur en beiden na onderling overleg niet tot overeenstemming kunnen komen, is de controller bevoegd rechtstreeks aan het college te rapporteren.

Artikel 8 Mandaat, machtiging en volmacht

Bij de uitoefening van bevoegdheden in mandaat, bij machtiging of bij volmacht worden de door het college dan wel de burgemeester gestelde kaders in acht genomen.

Artikel 9 Verantwoording en rapportage

• 1.

  De directie legt verantwoording af aan het college door het periodiek uitbrengen van beleidsrapportages.

• 2.

  De afdelingshoofden leggen verantwoording af aan de directie over het door hen gevoerde beheer van de afdeling door het periodiek uitbrengen van management-rapportages.

Artikel 10 Slotbepalingen

• 1.

  Dit besluit treedt in werking op 1 november 2007.

• 2.

  De Organisatieverordening gemeente Appingedam, vastgesteld bij raadsbesluit d.d. 17 maart 1994, wordt op de in het eerste lid genoemde datum ingetrokken.