Budgethoudersregeling gemeente Appingedam

Artikel 1 Begripsbepalingen

In de regeling wordt verstaan onder:

• a.

  budget: de middelen die via de programmabegroting en productraming zijn toegekend voor het realiseren van een samenhangend geheel van doelstellingen, resultaat- en prestatieafspraken;

• b.

  beheersing: het beheren van de middelen binnen de kaders van de productenraming;

• c.

  hoofdbudgethouder: de ambtenaar die uit hoofde van zijn functie verantwoordelijk is voor de beheersing van het totale budget van de gemeente;

• d.

  budgethouder: de ambtenaar die uit hoofde van zijn functie verantwoordelijk is voor de beheersing van een budget dan wel waarvoor hij als zodanig is aangewezen;

• e.

  budgetbeheerder: de ambtenaar die voor de beheersing van een deel of delen van een budget als budgethouder is aangewezen.

Artikel 2 Aanwijzing van budgethouders

• 1.

  De directie is de hoofdbudgethouder.

• 2.

  De directie kan per budget een afdelingshoofd of projectleider aanwijzen als budgethouder.

• 3.

  Het afdelingshoofd kan gemeentelijke medewerk(st)ers aanwijzen als budgetbeheerders.

• 4.

  De aanwijzing als budgetbeheerder wordt met vermelding van de betreffende budgetten schriftelijk gedaan.

• 5.

  Het afdelingshoofd meldt elke aanwijzing als bedoeld in het vierde lid aan de comptabele.

• 6.

  De melding als bedoeld in het vierde lid gaat vergezeld van de paraaf van de betreffende budgetbeheerder.

• 7.

  De comptabele verwerkt de aanwijzing van budgetbeheerders binnen vijf werkdagen na melding in de administratie.

• 8.

  Het afdelingshoofd Staf en Ondersteuning rapporteert voor het begin van elk begrotingsjaar de directie aan de hand van een totaal overzicht van de aanwijzingen als bedoeld in het vijfde lid.

• 9.

  De directie kan op grond van de rapportage als bedoeld in het achtste lid het aantal budgetbeheerders wijzigen.

Artikel 3

• 1.

  De griffier is de hoofdbudgethouder voor de budgetten die direct ten behoeve van de gemeenteraad staan.

• 2.

  Voor de budgetten als bedoeld in het eerste lid, kan de directie in samenspraak met de griffier een budgethouder aanwijzen.

Artikel 4 Verantwoordelijkheden

De directie is eindverantwoordelijk voor de beheersing van de budgetten binnen de kaders van de productraming inclusief tussentijdse wijzigingen van het college.

Artikel 5

Het afdelingshoofd dat is aangewezen als budgethouder is onverminderd de bepalingen die in deze regeling zijn opgenomen voor taken van budgethouders en –beheerders eindverantwoordelijk voor de beheersing van de budgetten en de realisatie van inkomsten die tot het taakveld van zijn afdeling behoren.

Artikel 6 Bevoegdheden en verplichtingen

• 1.

  De directie, de budgethouder en –beheerder zijn namens het college bevoegd tot het aangaan van verplichtingen en het doen van uitgaven:a. tot maximaal de betreffende budgetten waarvoor hij als budgethouder of –beheerder is aangewezen;b. tot maximaal het saldo van de voorzieningen die onderdeel uitmaken van de exploitatie en als zodanig vallen binnen de budgetten als bedoeld onder a.;c. tot maximaal de kosten van uitvoering van een in de begroting opgenomen investering waarvoor hij als budgethouder is aangewezen met dien verstande dat hij het college vooraf de inhoudelijke en financiële invulling van de investering ter vaststelling aanbiedt.

• 2.

  De directie, de budgethouder en –beheerder laten verplichtingen van een bedrag van € 500 of meer registreren in de financiële administratie en wel op het moment dat de verplichting ontstaat.

• 3.

  Het gestelde in het tweede lid is van overeenkomstige toepassing op vorderingen.

• 4.

  De budgethouder of- beheerder draagt er zorg voor dat akkoordverklaringen ondertekend en voor het verstrijken van de betalingstermijn(en) aan de financiële administratie worden geleverd.

• 5.

  De directie kan per geval of in het algemeen instructies geven aan de budgethouders over de administratieve vastlegging en verantwoording.

Artikel 7 Rapportage en verantwoording

• 1.

  Het afdelingshoofd en de projectleider die is aangewezen als budgethouder legt aan de directie verantwoording af over de inhoudelijke en financiële uitvoering van de taken op grond van deze regeling.

• 2.

  Op de inhoud en frequentie van de in het eerste lid bedoeld verantwoording zijn de daarvoor vastgestelde planning, afspraken en kwaliteiten in het kader van de planningcyclus en controlcyclus van toepassing.

• 3.

  Budgethouders rapporteren in de reguliere rapportages in ieder geval over afwijkingen met een budgetgevolg van meer dan € 5000. Afwijkingen met budgetgevolgen groter dan € 12.500 worden tussentijds gerapporteerd.

Artikel 8 Informatieverstrekking

• 1.

  Het afdelingshoofd van de afdeling Staf en Ondersteuning draagt er zorg voor, dat de directie, de budgethouders en –beheerders beschikken over actuele informatie over de budgetten waarvoor zij als budgethouder zijn aangewezen.

• 2.

  De directie, de budgethouders en –beheerders worden in de gelegenheid gesteld in de financiële administratie alle gegevens over hun budgetten te raadplegen.

Artikel 9 Slotbepalingen

• 1.

  Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 november 2007.

• 2.

  Op de in het eerste lid genoemde datum worden alle budgetregelingen van eerdere datum ingetrokken.

• 3.

  De regeling kan worden aangehaald als de “Regeling Budgethouders Appingedam”.