Reglement op de raadscommissie

Artikel 1 Begripsbepalingen

In dit Reglement wordt verstaan onder:

• a.

  de commissie: de raadscommissie;

• b.

  de voorzitter: de voorzitter van de commissie of diens vervanger;

• c.

  griffier: de griffier van de commissie.

• d.

  het presidium: het presidium bedoeld in artikel 5 van het Reglement van orde voor de raad.

Artikel 2 Taken

• 1.

  De commissie behandelt onderwerpen die de gemeente betreffen.

• 2.

  De behandeling heeft een informatief, beeldvormend doel en is gericht op visievorming.

• 3.

  Daarnaast heeft de commissie als doel de communicatie met inwoners te versterken.

• 4.

  Het presidium kan raadsvoorstellen agenderen voor de commissie; de behandeling daarvan heeft tot doel de besluitvorming in de raad informatief voor te bereiden en een uitspraak te doen over de vraag of het voorstel rijp is voor behandeling in de raad.

Artikel 3 Samenstelling

• 1.

  De raadscommissie bestaat uit alle leden van de gemeenteraad.

• 2.

  In een commissievergadering kunnen anderen dan commissieleden informatie verstrekken over de te behandelen onderwerpen; zij worden daartoe uitgenodigd door de griffier.

• 3.

  De bij de onderwerpen betrokken portefeuillehouders zijn bij de bespreking van die onderwerpen in de commissie aanwezig. Zij worden in de gelegenheid gesteld aan de bespreking deel te nemen volgens aanwijzingen van de voorzitter en kunnen zich laten bijstaan door een ambtenaar.

Artikel 4 Zittingsduur

De zittingsperiode van een lid loopt gelijk met de zittingsperiode van de raad.

Artikel 5 De voorzitter

• 1.

  De raad benoemt uit zijn midden, voor de duur van de zittingsperiode van de raad, de voorzitter van de commissie, niet zijnde één der fractievoorzitters.

• 2.

  De voorzitter is belast met:a.het leiden van de vergaderingb.het handhaven van de ordec.het doen naleven van dit reglementd.hetgeen de Gemeentewet of dit Reglement hem verder opdraagt.

• 3.

  In geval van afwezigheid van de voorzitter treedt de waarnemend voorzitter van de raad op als voorzitter van de raadscommissie.

Artikel 6 De griffier

• 1.

  De raadsgriffier is tevens griffier van de commissie. Zo nodig wordt hij vervangen door de plaatsvervangend raadsgriffier.

• 2.

  De griffier heeft een adviserende functie en heeft geen stemrecht.

• 3.

  Hij draagt, in overleg met de voorzitter, zorg voor een goede voorbereiding van de vergadering.

• 4.

  Hij voert de correspondentie en draagt er zorg voor dat van de vergaderingen van de commissie een afspraken- en besluitenlijst wordt gemaakt.

Artikel 7 De vergaderfrequentie

De maandag in de week voorafgaand aan die van de raadsvergadering wordt gereserveerd voor de commissievergadering. De vergaderingen worden in de regel gehouden in de burgerzaal van het raadhuis. Het presidium kan bepalen dat een andere vergaderlocatie, een andere dag of een ander aanvangsuur wordt gekozen.

Artikel 8 De oproep

• 1.

  De voorzitter zendt ten minste 7 dagen voor een vergadering de leden een schriftelijke oproep onder vermelding van de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering.

• 2.

  De voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken worden tegelijkertijd met de schriftelijke oproep aan de leden verzonden.

• 3.

  Als een aanvullende agenda wordt vastgesteld als bedoeld in artikel 9 lid 2 worden deze agenda en de daarbij behorende stukken zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering aan de leden gezonden.

• 4.

  De datum, het aanvangstijdstip en de locatie van de vergadering en de agenda worden op de voor de gemeente gebruikelijke wijze openbaar bekendgemaakt. Daarbij wordt melding gemaakt van de mogelijkheid in te spreken.

Artikel 9 De agenda

• 1.

  Voordat de schriftelijke oproep wordt verzonden, stelt het presidium de agenda van de vergadering voorlopig vast.

• 2.

  In spoedeisende gevallen kan de voorzitter na het verzenden van de schriftelijke oproep tot 48 uur voor de aanvang van een vergadering een aanvullende agenda opstellen.

• 3.

  De commissie stelt bij aanvang van de vergadering de agenda definitief vast. Op voorstel van een lid of van de voorzitter kan de commissie bij de vaststelling van de agenda onderwerpen aan de agenda toevoegen of van de agenda afvoeren.

• 4.

  Op voorstel van een lid of van de voorzitter kan de commissie de volgorde van behandeling van agendapunten wijzigen.

Artikel 10 Besluitvorming

• 1.

  De commissie kan besluiten over aangelegenheden van huishoudelijke aard. Een besluit wordt genomen bij meerderheid van stemmen

• 2.

  De commissie besluit over de vaststelling van de besluiten- en afsprakenlijst.

• 3.

  Over een aan de commissie voorgelegd raadsvoorstel spreekt de commissie uit dat het al dan niet rijp voor behandeling door de gemeenteraad is. Een dergelijke uitspraak geschiedt bij meerderheid van stemmen.

Artikel 11 Terinzagelegging van stukken

Stukken die ter toelichting op de onderwerpen en voorstellen dienen worden gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep voor de leden ter inzage gelegd in de fractiekamer of in het raadsinformatiesysteem geplaatst.

Artikel 12 Spreekrecht burgers over onderwerpen die niet op de agenda staan

• 1.

  Na de opening van de vergadering, direct volgend op de vaststelling van de agenda, kunnen aanwezige burgers en andere belanghebbenden gedurende maximaal 30 minuten het woord voeren over onderwerpen die niet op de agenda staan.

• 2.

  Het woord kan niet worden gevoerd:a. over een besluit van het gemeentebestuur waartegen bezwaar of beroep op de rechter openstaat of heeft opengestaan;b. over benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen;c. over klachten omtrent gedragingen als bedoeld in artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht.

• 3.

  De voorzitter geeft het woord in volgorde van aanmelding.

• 4.

  Elke spreker krijgt maximaal vijf minuten het woord. Indien er meer dan zes sprekers zijn, verdeelt de voorzitter de spreektijd naar evenredigheid van het aantal sprekers.

• 5.

  Nadat de spreker het woord heeft gevoerd, stelt de voorzitter de leden van de commissie in de gelegenheid de spreker naar aanleiding van diens inbreng vragen te stellen.

• 6.

  Nadat de vragen door de inspreker zijn beantwoord wordt de portefeuillehouder in de gelegenheid gesteld het woord te voeren over het onderwerp.

Artikel 13 Spreekrecht burgers over onderwerpen op de agenda

• 1.

  Bij elk agendapunt kunnen aanwezige burgers het woord voeren volgens aanwijzingen van de voorzitter.

• 2.

  Het bepaalde in artikel 12 lid 2 is van overeenkomstige toepassing.

Artikel 14 Belanghebbenden

Voor zover belanghebbenden voor een concreet agendapunt bekend zijn, worden zij schriftelijk of via e-mail gewezen op de vergadering van de commissie met de mededeling dat zij desgewenst in die vergadering het woord kunnen voeren overeenkomstig het bepaalde in artikel 13.

Artikel 15 Besloten vergadering

• 1.

  Op verzoek van twee commissieleden of wanneer de voorzitter dit nodig oordeelt, worden de deuren van de vergadering gesloten, waarna de commissie beslist of met gesloten deuren zal worden beraadslaagd.

• 2.

  Over de punten welke in een besloten vergadering worden behandeld kan ook een besluit worden genomen.

• 3.

  Op een besloten vergadering zijn de overeenkomstige bepalingen voor een openbare vergadering van toepassing.

• 4.

  Na de behandeling van een onderwerp in een besloten vergadering beslist de commissie op voorstel van de voorzitter over de vraag of omtrent het verhandelde geheimhouding zal worden opgelegd. Is geheimhouding opgelegd, dan kan deze alleen in een besloten vergadering worden opgeheven.

• 5.

  De geheimhouding wordt, zowel door de leden die bij de behandeling tegenwoordig waren, als door de leden die op andere wijze van het verhandelde en van de stukken kennisnemen, in acht genomen tot de commissie haar opheft. De verplichting tot geheimhouding geldt ook voor de griffier en anderen die bij de behandeling aanwezig zijn geweest.

• 6.

  Van een besloten vergadering wordt een verslag gemaakt.

• 7.

  Het verslag van een besloten vergadering wordt afzonderlijk gehouden.

Artikel 16 Handhaven orde

• 1.

  De voorzitter draagt zorg voor de handhaving van de orde der vergaderingen.

• 2.

  Ter handhaving van de orde kan de voorzitter de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en indien na de schorsing de orde opnieuw wordt verstoord, de vergadering sluiten.

• 3.

  De voorzitter is bevoegd toehoorders die op enigerlei wijze de ordelijke gang van de vergadering verstoren, te verwijderen of te doen verwijderen.

Artikel 17 Besluiten- en afsprakenlijst

Van elke vergadering wordt een korte besluiten- en afsprakenlijst gemaakt. De conceptlijst van de voorgaande vergadering wordt aan de leden toegezonden gelijktijdig met de schriftelijke oproep. Bij het begin van de vergadering wordt de lijst van de vorige vergadering vastgesteld.

Artikel 18 Uitleg van het reglement

• 1.

  Voor zover dit reglement daarin niet voorziet, zijn de bepalingen van de Gemeentewet en het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad van Appingedam van overeenkomstige toepassing.

• 2.

  In de gevallen waarin dit Reglement niet voorziet en de Gemeentewet of het in het vorige lid genoemd Reglement van orde geen oplossing biedt, beslist de commissie op voorstel van de voorzitter.

Artikel 19 Inwerkingtreding

• 1.

  Dit reglement treedt in werking op 1 september 2010.

• 2.

  Op dat tijdstip vervalt het Reglement op de raadscommissie vastgesteld bij raadsbesluit van 20 september 2007.